VOLLEDIGE BOEKHOUDING - 1 -
1 FIN. DAGBOEKEN: INBRENGEN BANKUITTREKSELS Inbrengen van financiële verrichtingen op klanten of leveranciers. Module FINANCIEEL Financiële dagboeken. In te vullen velden: Eindsaldo afschrift: vul hier het eindsaldo in van het laatste dagafschrift dat je gaat inboeken. Boekingsdatum: neem als boekingsdatum de datum van het bankuittreksel. Documentsoort: Hierin wordt altijd BETALING geselecteerd, behalve in 2 uitzonderingen waarin het veld BLANCO blijft: Indien de zaakvoerder betalingen uitvoert naar klanten. vb: Terugbetaling van creditnota aan de klant, uitbetaling granen. Indien de zaakvoerder betalingen ontvangt van leveranciers. vb: De leverancier betaalt een creditnota terug aan de zaakvoerder. Documentnr. : hierin wordt automatisch het volgende afschriftnummer ingevuld uit de nummerreeks van het financieel dagboek. Rekeningsoort : in dit veld geven we aan welk soort boeking we gaan doen. Klant: Inboeken van een betaling van een klant. Leverancier: Inboeken van een betaling naar een leverancier. Grootboekrekening: Inboeken van bepaalde betalingen rechtstreeks op een grootboekrekening. vb: bankkosten, zie blz. 3 Rekeningnr. : afhankelijk van de keuze van het vorige veld gaan we hierin het klant-, leveranciersof grootboekrekeningnummer selecteren. Omschrijving: hier komt de naam van de klant, leverancier of grootboekrekening mee, afhankelijk van de voorgaande keuzes. Dit veld mag overschreven worden met eigen commentaar. Bedrag: kan op verschillende manieren opgevuld worden, afhankelijk of men al dan niet de overeenkomstige factuur wil vereffenen. Deze wijzen worden op de volgende bladzijde besproken. Het veld Bedrag is NEGATIEF bij betalingen van klanten en POSITIEF bij betalingen aan leveranciers. - 2 -
A) Rechtstreeks afboeken van 1 factuur. Druk onderaan op de knop Vereffenen. Het scherm dat getoond wordt, bevat alle openstaande posten van de geselecteerde klant of leverancier. Duidt nu de factuur aan die moet vereffend worden. Druk daarna op <F9>. Met deze functietoets wordt een vereffenings-id toegekend. Vervolgens druk je op de knop OK. Het scherm sluit en het bedrag van de te vereffenen factuur verschijnt in het veld Bedrag in het financieel dagboek. B) Rechtstreeks afboeken van meerdere facturen van één klant/leverancier. Druk onderaan op de knop Vereffenen. Het scherm dat getoond wordt, bevat alle openstaande posten van de geselecteerde klant of leverancier. Om nu meerdere facturen aan te duiden voor afpunting, selecteren we deze achtereenvolgens, terwijl men de <CONTROL> toets op het toetsenbord ingedrukt houdt. Wanneer we alle facturen geselecteerd hebben, drukken we eveneens op <F9> voor de toekenning van een vereffenings-id en OK om de som van de geselecteerde facturen over te halen naar het veld Bedrag in het financieel dagboek. C) Gedeeltelijk afboeken van facturen van één klant/leverancier. Wanneer bepaalde facturen niet volledig afgepunt moeten worden, zal identiek dezelfde werkwijze moeten gevolgd worden als in A en B hiervoor. Wanneer het veld Bedrag opgevuld is na OK op het afpuntingsscherm, kan dit bedrag manueel aangepast worden in het financieel dagboek. Bij de boeking van het afschrift zal de factuur enkel worden afgepunt voor het bedrag dat op de regels aangepast is. In het geval dat men meerdere facturen heeft geselecteerd voor afpunting, wordt het principe van de oudste post toegepast. De oudste openstaande facturen worden eerst afgepunt en het restbedrag blijft open staan op de minst oude post. D) Niet rechtstreeks afpunten van klanten- of leveranciersposten. Indien men de betalingen niet wenst af te punten met facturen van klant of leverancier, gaan we gewoon verder met het invullen van de betalingslijn in het financieel dagboek. In het veld bedrag vullen we het betalingsbedrag van de klant of leverancier zelf in. Na het boeken kunnen we deze betaling dan manueel gaan afpunten op de klant- of leverancierskaart. Wanneer de bovenstaande velden ingevuld zijn, is de regel compleet. Alle andere velden worden ofwel automatisch ingevuld, ofwel moeten zij blanco blijven. Men kan nu starten met de ingave van de volgende lijn. Let er op dat het veld Documentnr. hetzelfde moet blijven bij hetzelfde bankuittreksel. Via de functietoets <F8> kan je het documentnummer uit de bovenstaande regel kopiëren. Op deze manier kunnen alle lijnen van een bepaald bankafschrift of zelfs meerdere bankafschriften ingegeven worden. Onderaan rechts in het scherm staat een controleteller. Wanneer het veld Totaal verschil gelijk is aan 0, is de boeking in evenwicht en mag deze geboekt worden via de knop Boeken Boeken. - 3 -
Inbrengen van financiële kosten. De ingave van financiële verrichtingen rechtstreeks op grootboekrekeningen is analoog aan bovenstaand verhaal. Uiteraard wordt als Rekeningsoort Grootboekrekening gekozen en wordt als Rekeningnummer het grootboekrekeningnummer geselecteerd. Bij het inboeken hierop is vereffenen van grootboekposten niet mogelijk. Men kan commentaar ingeven in het veld Omschrijving en in het veld Bedrag wordt het bedrag van de verrichting weergegeven. Speciale gevallen: A) Boeken van bankkosten waarop de bank BTW gerekend heeft. Wanneer er bankkosten gerekend zijn door de bank onderhevig aan BTW, moeten deze opgenomen worden in de BTW-aangifte. Dit kan automatisch door het bijkomend invullen van de volgende velden, naast alle andere velden die hierboven reeds vermeld zijn. BTW-Soort: Inkoop Bedrijfsboekingsgroep: Binnenland Produktboekingsgroep: 000 BTW-Bedrijfsboekingsgroep: BE BTW-Produktboekingsgroep: D3 (Indien niet alle velden op scherm staan, kunnen deze toegevoegd worden via BEELD, Kolommen weergeven) In het veld Bedrag wordt het bedrag van de bankkosten INCLUSIEF BTW ingegeven. De BTW wordt er dan automatisch uitgehaald en verwerkt naar de juiste vakken van de aangifte. B) Boeken van bankkosten waarop geen BTW gerekend is, en die niet in de BTW-aangifte opgenomen worden. Wanneer dit het geval is, moet er niets extra worden ingegeven van de bovenstaande velden en is dit een gewone boeking. Men kan ook alle velden invullen, met BTW-Productboekingsgroep=Z - 4 -
2 DIVERSEN DAGBOEKEN Module FINANCIEEL Diversendagboeken In het scherm dat verschijnt, wordt het dagboek DIVERSEN Algemeen gekozen met hierin de Batchnaam STANDAARD. De ingave van het dagboek kan met 2 lijnen gebeuren of in 1 lijn. Indien men met 2 lijnen werkt, geeft men op één lijn het bedrag positief in op de grootboekrekening waar het opgezet moet worden en op de tweede lijn het bedrag negatief op de grootboekrekening waar het afgehaald moet worden. Indien men met 1 lijn werkt, geeft men de grootboekrekening op waarop het moet gezet worden, geeft men het bedrag positief in en geeft men als Tegenrekening de grootboekrekening op waarvan het afgehaald moet worden. Er moet gezorgd worden dat de boeking in evenwicht is vooraleer men deze kan doorboeken. Het boeken gebeurt via de knop Boeken Boeken ofwel via de functietoets <F11>. - 5 -
3 MANUEEL AFPUNTEN VAN KLANTEN/LEVERANCIERS Wanneer we tijdens de ingave van de financiële dagboeken geen afpunting gedaan hebben van klantenen leveranciersposten, kunnen we dit alsnog gaan doen op de klanten- of leverancierskaart. In dit voorbeeld gaan we manueel een klantenpost afboeken, dit kan volledig op dezelfde manier bij leveranciers. We gaan naar klantenkaart via VERKOOP Klanten Klik op Saldo(LV) en op of op de knop Klant Posten. Nu zien we de klantenposten van de betreffende klant op scherm. Dit zijn alle posten, dus ook diegene die reeds afgepunt zijn (Restbedrag = 0,00). Door via de knop Vereffening Vereffenen te selecteren komen we in een scherm dat alleen de openstaande posten voor de klant weergeeft. In dit scherm kunnen we gaan afpunten. Zorg er eerst voor dat de nodige velden zichtbaar zijn: Klik in de menubalk op Beeld en selecteer kolommen weergeven. Er moet een vinkje staan bij Boekingsdatum, Documentsoort, Documentnr., Extern documentnr. (enkel bij leveranciers aanwezig), Omschrijving, Vereffenings-ID, Bedrag, Restbedrag en Vervaldatum. Bevestigen met OK. Na een eventuele verschuiving van kolommen, krijgen we een vereffeningsscherm zoals hieronder: Selecteer de betaalde factuur, houdt de <CONTROL> toets ingedrukt en selecteer als laatste de betaling. Vervolgens klikken we op <F9> om een vereffenings-id toe te kennen, die de te vereffenen posten gaat linken. In het veld vereffenings-id komt er ZKV te staan. Opm: Let erop dat enkel in de geselecteerde lijnen ZKV staat. Moest er op een andere lijn in het veld bij vereffenings-id ook iets staan, verwijder dit dan eerst door erop te klikken en daarna <F9> te drukken. De vereffenings-id op die lijn wordt dan verwijderd. Via de knop Vereffening Vereffening boeken of de functietoets <F11> kunnen we de geselecteerde posten boeken. Deze procedure gaat de restbedragen aanpassen en de betalingen linken aan de facturen. - 6 -
4 AFPUNTEN VAN LEVERANCIER AVEVE Het afpunten van de leverancier 2464 kan bijna volledig automatisch gebeuren. AVEVE stuurt wekelijks de gegevens van de opvragingen via de domiciliëring AVEVE door. Om hiervan gebruik te maken moet er het volgende gebeuren: De domiciliëringen AVEVE die op het bankuittreksel staan moeten in het bankdagboek ingegeven worden op de grootboekrekening 5802464 (WACHTREK.BETAL.DOMICIL.AVEVE) en niet op de Leverancier 2464. Wanneer de inkoopfacturen en creditnota s AVEVE geboekt zijn, doet u Start naverwerking DOMIC. zodat de opvragingen in het Diversendagboek Algemeen ingelezen worden. Het boeken gebeurt via de knop Boeken Boeken ofwel via de functietoets <F11>. Hoe gebeurt dan de automatische vereffening? Bij de naverwerking van de opvragingen die AVEVE doorstuurt gaat AZ-Vision bij de geboekte facturen/creditnota s de betaalde factuur/creditnota opzoeken en linken aan de betaling. Bij het boeken van het Diversendagboek Algemeen gaan al de gelinkte facturen en creditnota s automatisch afgepunt worden op de leverancier 2464. - 7 -
5 AANMAKEN VAN NIEUWE BANKREKENING Module FINANCIEEL Bankrekeningen Deze tabel bevat alle banken. Je gebruikt ze om al je bankrekeningen (bij één of meerdere banken) te beheren. Iedere bank(rekening) wordt weergegeven door middel van een kaart, die allerlei gegevens over de bank bevat. Ook de transacties die je elders in de toepassing voor een bank boekt (bijvoorbeeld een storting, geboekt via het dagboek), worden weerspiegeld op de kaart van de desbetreffende bank. LET OP: Ook de KAS wordt beschouwd als een bank en moet dus als bankrekening aangemaakt worden. Welke stappen moeten doorlopen worden bij de aanmaak van een nieuwe bankrekening? STAP 1: Creatie van een nieuwe BANKREKENING (via <F3>). We gaan als voorbeeld de bank KBC aanmaken om te kunnen boeken via het financieel dagboek. Tabblad Algemeen: Verplicht in te vullen velden: Nr: Hierin vullen we de naam van de bank in, vb. KBC. Naam: In dit veld wordt de naam van de bank weergegeven, vb. KBC Spaarbank. Bankrekeningnr: Dit veld bevat het nummer van de bankrekening. Tabblad Communicatie: Niet verplicht in te vullen. - 8 -
Tabblad Boekingsinfo: Verplicht in te vullen velden: Valutacode: moet ingevuld zijn voor banken in vreemde valuta. Voor bankrekeningen in euro is dit veld blanco! Bankrek.-boekingsgroep: Druk op de om de juiste groep te selecteren. Indien deze groep nog niet bestaat, moet deze aangemaakt worden door op <F3> te klikken om een nieuwe lijn toe te voegen. Vul bij Code de naam in vb. KBC en bij Bankrekening(Grootboek) geeft u de grootboekrekening op waarop de transacties voor de KBC bank geboekt gaan worden. (vb. 5570000) STAP 2: Inbrengen van het beginsaldo op het financieel dagboek van de bank. Module FINANCIEEL Diversendagboeken, Diversen Algemeen Rekeningnr: hier geeft u de code van de bank in vb. KBC. Bedrag: dit is het beginsaldo. Tegenrekening: hier geeft u de grootboekrekening op die met de bank verbonden is vb. 5570000. - 9 -
STAP 3: Creatie van een nieuw DAGBOEKSJABLOON. Module FINANCIEEL Instellingen, Dagboeksjablonen Hier wordt voor elke bankrekening een financieel dagboek gemaakt. Enkel de verplicht in te vulden velden worden overlopen. Voer een nieuwe lijn in via <F3>: Naam: de naam van de bank (vb. KBC). Omschrijving: geef een omschrijving in voor de bank (vb. Financieel Dagboek KBC). Soort: Financieel. Tegenrekeningssoort: Bankrekening. Tegenrekeningsnummer: selecteer de zojuist aangemaakte bankrekening (vb. KBC). Nummerreeks: hier gaan we een nummerreeks aanmaken voor de nummering van de afschriften van de bankrekening. Klik hiervoor op de en voer in het scherm Nummerreeks een nieuwe lijn toe via <F3>. Als Code nemen we KBC, Omschrijving ingeven en bij automatische nummering zetten we een vinkje. Op het veld Beginnr. klikt u op de. Begindatum: datum wanneer het eerste afschrift komt (vb. 010102). Beginnummer: bijvoorbeeld KBC02-001. Eindnummer: KBC02-999. Scherm nummerreeksregels sluiten met het kruisje en klik in het scherm Nummerreeks op de knop OK om de nummerreeks te selecteren. Klik onderaan op het scherm op de knop Sjabloon Batches en vul in het scherm Dagboekbatches ook een naam en omschrijving in. De Tegenrekeningsoort, tegenrekeningnr. en nummerreeks moeten overgenomen zijn van het dagboeksjabloon zelf. - 10 -