opdracht geven, opdracht nemen een wereld van verschil Workshop Derk K. Kremer
Derk Kremer Even voorstellen. TUD Civiele Techniek en Bedrijfskunde Directeur Eestum Management, een onafhankelijk adviesbureau voor opdrachtgevers Ruime ervaring als opdrachtnemer en als opdrachtgever van investeringsprojecten in verschillende branches Geeft lezingen, gastcolleges en workshops Organiseert symposia over het onderwerp Opdrachtgeverschap In gesprek met Universiteit om onderzoek te doen naar de rol van Opdrachtgever
Onze missie Het krijgen van begrip voor elkaars situatie en daarmee een brug te slaan tussen opdrachtgever en opdrachtnemer Door het geven van ondersteuning aan de opdrachtgever, een volwaardige gesprekspartner creëren voor de project manager
Stelling In de veel gevallen is de opdrachtgever van ict projecten de zwakste schakel in de keten als het gaat om het verhogen van de slaagkans van deze investeringsprojecten, terwijl het juist één van de belangrijkste kritische succesfactoren is. mee eens oneens
Stelling In veel gevallen is de projectmanager van ict projecten de zwakste schakel in de keten als het gaat om het verhogen van de slaagkans van deze investeringsprojecten, terwijl het juist één van de belangrijkste kritische succesfactoren is. mee eens oneens
Wanneer een project? éénmalig een concreet resultaat realiseren meerdere activiteiten die op elkaar aan moeten sluiten er zijn meerdere afdelingen en/of disciplines bij betrokken beperking in middelen: tijd, geld en mensen altijd sprake van opdrachtnemer én opdrachtgever
BOUW Kenmerkende verschillen? ICT
Krantenberichten afgelopen jaar
deze bepalen het succes! opdracht gever gebruikers project manager
en deze voert de regie! opdracht gever
Is regie belangrijk? politiek directie aandeel houders bestuur OR management opdracht gever accountant adviseurs afdelingen gebruikers project manager leveranciers medewerkers ICT manager
Is regie belangrijk? opdracht gever Oplossingen met een gouden rand, veel extra s en kans op suboptimalisatie of onderuit halen project gebruikers project manager Technologisch gedreven oplossingen voorbijgaand aan behoefte s en absorptievermogen van de organisatie
Belangrijk evenwicht opdracht gever project manager
Gezamenlijk 15.000 mislukt 200.000 gedeeltelijk immateriële schade ongrijpbaar fenomeen
Project bureau, Rapportages Overkill aan control Projectleiders, Project Managers, Program Managers Contract Management Methodieken als Prince2, MSP, DSDM, etc Project audits, risico analyses Trainingen projectmedewerkers Stuurgroep, Partner Board, Change Committee, Etc, etc, etc, etc
Toegevoegde waarde of kosten? (aan uitvoerende kant) Toename management lagen project leider ~ 1980 ~1995 ~2005 nu straks? jaren
Oorzaken 7% technische complexiteit 17% doelstellingen niet gedefinieerd overig 7% 32% projectmanagement 20% communicatie onduidelijke scope en complexiteit 17%
Gebruik Business Case volledig 32% onbekend 3% niet 9% gedeeltelijk 21% grotendeels 35%
Opstellen Business Case overigen 11% opdrachtgever 29% project bureau 2% opdrachtnemer 58%
Rapportages Project bureau Projectleiders, Project Managers, Program Managers Contract Managers Methodieken als Prince2, MSP, DSDM, etc Project audits Risico analyses Trainingen Stuurgroep Partner Board, Change Committee Management Management Succesvolle organisaties onderkennen het verschil wat nooit mag veranderen en wat open kan staan voor verandering, tussen wat echt heilig is en wat niet. De zeldzame kunst om continuïteit en verandering te managen is nauw verbonden aan de bekwaamheid een heldere visie te ontwikkelen.. Leiderschap Leiderschap Balans?
bestuurders Verwachtingen opdracht gever gebruikers project manager
Verwachtingen bestuurders opdrachtgevers worden meer en meer afgerekend op de toegevoegde waarde van het projectresultaat: meer doen met minder geld opdrachtgevers moeten meer en meer alert zijn op kansen en meerwaarden van de investeringen
Verwachtingen gebruikers zij verwachten een goede communicatie over wat er op hun af komt en willen een goede toelichting op de business case en het beoogde resultaat zij willen weten wat er van hun verwacht wordt wat betreft hun inzet en inbreng in het project
Verwachtingen project managers beschikbaarheid sponsorship speelveld bepalen besluitvorming communicatie
Benchmark over de invulling van de rol van OG mening opdrachtgever mening projectmanager beschikbaarheid sponsorship speelveld bepalen besluitvorming communicatie 0 0,2 0,4 0,6 0,8 1 percentage "mee eens" EESTUM MANAGEMENT - onafhankelijke adviseurs voor opdrachtgevers
Wat houdt een opdrachtgever bezig? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 EESTUM MANAGEMENT - onafhankelijke adviseurs voor opdrachtgevers
Turn around in benadering? EESTUM MANAGEMENT - onafhankelijke adviseurs voor opdrachtgevers
Turn around in benadering van technology driven naar business driven van bottom up naar top down EESTUM MANAGEMENT - onafhankelijke adviseurs voor opdrachtgevers
Praktijk Case: opdracht om de rol van opdrachtgever te analyseren van een omvangrijk en complex project uit de praktijk Pauze Na de pauze: enkele slides over onderwerpen die vanuit het perspectief van de opdrachtgever worden behandeld
% tijdsbesteding Tijdsbesteding opdrachtgever 5 à 10% omvang van het project
Betrokkenheid betrokkenheid PROJECTMANAGER OPDRACHTGEVER investering
Methodieken EIGEN 20% PRINCE2 DSDM 1% 4% 3% RUP 72% MSP
Aansturing project
WBS van belang voor OG? PROJECT EESTUM MANAGEMENT - onafhankelijke adviseurs voor opdrachtgevers
Multilevel planning opdrachtmanagement projectmanagement projectleiding deelprojecten EESTUM MANAGEMENT - onafhankelijke adviseurs voor opdrachtgevers
Earned Value principe investering 1 2 3 BASELINE ACTUAL EARNED VALUE tijd
Moment van oplevering percentage gereed 80% tot 90% gereed project onderhoud tijd
Succesfactoren CRITICAL SUCCESFACTORS 10 succesfactoren die succes of falen in hoge mate bepalen Bepalen tot wel 90% het succes en de adoptiesnelheid van ICT innovaties EESTUM MANAGEMENT - onafhankelijke adviseurs voor opdrachtgevers
Oplossing voldoet aan de verwachtingen en is goed voor de organisatie Winning team opdracht gever Optimale oplossing voor de organisatie én gebruiker gebruikers project manager Optimaal gebruik technologische mogelijkheden en tevreden leverancier EESTUM MANAGEMENT - onafhankelijke - adviseurs voor voor opdrachtgevers
Conclusies
Onze diensten The Principal s Sparring Partner de Sparring Partner van úw Opdrachtgever Principal 4 Steps Principal Support Principal Opinion Principal Scan Principal Workshop Principal Coaching Principal Savings Principal Settlements Principal Standby
Principal 4 Steps Een methodiek waarmee in 4 stappen op een gestructureerde en inzichtelijke manier, en gezien vanuit het perspectief van de opdrachtgever, de relatie tussen opdrachtgever en projectmanager (verder) wordt geprofessionaliseerd De stappen zijn: Bewustwording: het herkennen en erkennen dat een goede relatie tussen opdrachtgever en projectmanager essentieel is voor het verhogen van de slaagkans van het project. Beoordelen wat het aandeel van deze relatie is in het overschrijden van het investeringsbudget Inventarisatie: na het bepalen van de scope van deze fase, wordt een inventarisatie gemaakt van mogelijk verbeterpunten in de relatie tussen opdrachtgever en projectmanager. Meerdere stakeholders zijn bij deze inventarisatie betrokken Programma: in nauw overleg met betrokkenen wordt een programma opgesteld dat gaat leiden tot een professionele en volwaardige relatie tussen beiden. Uitvoeren: het programma wordt uitgevoerd met minimale inzet van onze kant en met meerdere evaluatie momenten. De theoretische onderbouwing van onze methodiek is gedaan in samenwerking met HanzeConnect. EESTUM MANAGEMENT - onafhankelijke adviseurs voor opdrachtgevers
Overig Voordat wij een opdracht aannemen, voeren wij eerst een intakegesprek. Op basis hiervan wordt een offerte gemaakt. Onze prijs/prestatie verhouding is zonder meer concurrerend te noemen In principe werken wij op basis van nacalculatie, maar fixed price behoort tot de mogelijkheden Vanwege onze sterke focus, werken wij met Associates die een ruime ervaring hebben op het gebied van directievoering en opdrachtgeverschap. Zij zijn in staat de situatie snel in te schatten en daar naar te handelen. Onze Associates werken door geheel Nederland. Ons type dienstverlening is in principe gebaseerd op een inzet van slechts enkele uren per week of per maand. Minimale kosten, maximaal rendement voor u.
Eestum Management www.eestum.eu info@eestum.eu Discussieforum voor opdrachtgevers en projectmanagers, waarin het thema van opdrachtmanagement centraal staat: www.opdrachtmanagement.nl contactpersoon: Derk K. Kremer derk.kremer@eestum.eu +31(0)6 21 805 668 EESTUM MANAGEMENT - onafhankelijke adviseurs voor opdrachtgevers