RAADSVOORSTEL Onderwerp : Voorstel tot het nemen van enkele besluiten in het kader van de financiële rechtmatigheid in relatie tot de jaarrekening 2005 Toelichting Bij de interne controles in het kader van het opstellen van de jaarrekening 2005 is in overleg met de accountant- gebleken dat in het belang van de financiële rechtmatigheid van de jaarrekening 2005 enkele aanvullende besluiten genomen moeten worden. Het betreft: 1. Aanpassing van het normenkader rechtmatigheid 2005 In de vergadering van 14 februari j.l. stelde uw raad onder meer het normenkader rechtmatigheid 2005 ten behoeve van de controle over het boekjaar 2005 vast. In dit normenkader (bijlage 2 bij het voorstel van 14 februari j.l.) is aangegeven dat de accountant ten aanzien van de subsidieverordening Educatie, Welzijn en Zorg gemeente Heusden onder meer toetst op het aanhouden van de termijnen, welke zijn genoemd in de artikelen 3.4, 6.1, 8.1, 10.1 en 11 van deze verordening. Deze termijnen hebben betrekking op de indiening van begrotings- en verantwoordingsstukken door de subsidieaanvragers en het nemen van een subsidiebeschikking door het college. In de subsidieverordening is niet uitdrukkelijk bepaald dat het hier om termijnen van orde gaat, waardoor bij het niet nakomen van de termijnen de financiële rechtmatigheid in het geding is. Omdat door de late vaststelling van de subsidieverordening (raadsvergadering 21 december 2004) alle subsidiebeschikkingen pas in 2005 konden worden verzonden, wordt in geen enkel geval voldaan aan artikel 8, lid 1 dat bepaalt dat het college de beschikking omtrent de subsidieverlening vóór de aanvang van het kalenderjaar waarop de beschikking betrekking heeft, moet afgeven. Dit kan tot gevolg hebben dat de goedkeuringstolerantie die uw raad bij de vaststelling van het controleprotocol 2005 (raadsbesluit 14 februari 2006) heeft vastgesteld, wordt overschreden, hetgeen weer gevolgen heeft voor de goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening. Om deze reden vragen wij uw raad alsnog te besluiten dat de hiervoor genoemde termijnen termijnen van orde zijn, c.q. akkoord te gaan met de subsidieverleningen, waarbij deze termijnen zijn overschreden. 2. Wijzigingen begroting 2005 2.1 In 2005 hebben een aantal budgetoverhevelingen vanuit de jaarrekening 2004 plaatsgevonden. Het totaal van deze budgetoverhevelingen is bij de bestemming van het rekeningresultaat 2004 gestort in de Reserve budgetoverhevelingen. De uitgaven welke terzake van deze budgetoverhevelingen in 2005 zijn gedaan, zijn ingevolge de voorschriften functioneel in de exploitatie verantwoord. Vervolgens zal bij de bestemming van het rekeningresultaat 2005 een bedrag, gelijk aan de gedane uitgaven aan de Reserve budgetoverheveling worden onttrokken. De functioneel verantwoorde bedragen zijn niet begroot, waardoor deze lasten niet voldoen aan het begrotingscriterium, dat één van de criteria is dat een rol speelt bij de beoordeling van de financiële rechtmatigheid. Wij vragen uw raad daarom de bijgevoegde begrotingswijziging (bijlage 1), waarbij de overgehevelde budgetten op de functionele posten worden geraamd en waarin tevens de daar tegenover staande onttrekking uit de Reserve budgetoverhevelingen is opgenomen, vast te stellen, zodat alsnog aan het begrotingscriterium wordt voldaan. 2.2 Bij de vaststelling van de Nota reserves en voorzieningen, weerstandsvermogen, activering, waardering en afschrijving van activa en rente van de gemeente Heusden in de raadsvergadering van 21 december 2004, is vanuit verschillende afzonderlijke reserves één bestemmingsreserve gevormd voor de afwikkeling van de vóór de vaststelling van deze nota gevoteerde kredieten voor investeringen, waarvan bij de votering was besloten dat ze zouden worden gedekt door aanwending van een reserve. Het ging daarbij voor wat betreft
de daarbij betrokken investeringen met economisch nut, om een overgangsmaatregel die verband hield met het van kracht worden van de nieuwe begrotings- en verantwoordingsvoorschriften die bepalen dat investeringen met economisch nut altijd moeten worden geactiveerd en dus niet ten laste van een reserve mogen worden gebracht. De uitgaven die op uit de afwikkelingsreserve te dekken kredieten worden gedaan worden jaarlijks geactiveerd en vervolgens in het betreffende jaar ineens afgeschreven. Tegenover deze extra afschrijving vindt bij de bestemming van het rekeningresultaat een onttrekking uit de afwikkelingsreserve plaats. De extra afschrijvingen en de onttrekking uit de afwikkelingsreserve zijn (om praktische redenen, omdat ze pas na afloop van het jaar kunnen worden vastgesteld) niet begroot met de gevolgen voor de financiële rechtmatigheid zoals eerder onder 2.1 beschreven. Ook voor deze extra afschrijvingen en voor de onttrekking vragen wij u een begrotingswijziging (bijlage 2) vast te stellen. 2.3 Een derde categorie waarvoor nog een begrotingswijziging benodigd is zijn de investeringen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte, die ten laste van een bestemmingsreserve (bijvoorbeeld reserve parallelstructuur, reserve realisering Giersbergen/Margriet, reserve investeringen met maatschappelijk nut) worden gebracht. De uitgaven op deze investeringen worden rechtstreeks ten laste van de exploitatie gebracht. Daartegenover wordt bij de bestemming van het rekeningresultaat een gelijk bedrag uit de betrokken reserves onttrokken. Ook voor de ten laste van de exploitatie gebrachte bedragen en voor de daar tegenover staande onttrekking aan de betrokken reserves is een begrotingswijziging (bijlage 3) noodzakelijk. Advies raadscommissie Dit voorstel wordt rechtstreeks aan u voorgelegd. Voorstel Wij stellen u voor om bijgaand conceptbesluit vast te stellen, Het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven de burgemeester, drs. H.P.T.M. Willems BIJLAGEN: Conceptbesluit Begrotingswijzigingen TER INZAGE: De stukken liggen ter inzage in de leeskamer, locatie Vlijmen. Steller: M. van der Heijden
Variabelen in het CONCEPTBESLUIT: CONCEPTBESLUIT De gemeenteraad van Heusden in zijn openbare vergadering van 25 april 2006; gezien het voorstel van het college van 18 april 2006, doc.nr. B200604579; b e s l u i t : 1. vast te stellen dat de in de artikelen 3.4, 6.1, 8.1, 10.1 en 11 van de subsidieverordening Educatie, Welzijn en Zorg gemeente Heusden termijnen van orde zijn en akkoord te gaan met de subsidieverleningen, waarbij deze termijnen zijn overschreden; 2. de als bijlage bij dit voorstel gevoegde begrotingswijzigingen vast te stellen. Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 25 april 2006; De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, A.J. Emmen drs. H.P.T.M. Willems