Handleiding Semanur Yilmaz Consumentenbelangen 14 maart 2016
Inhoudsopgave Algemeen Taal instellen Onderdelen van Outlook E-mail Mail verzenden Mail verplaatsen naar map E-mail aan team/ manager Automatisch antwoorden bij afwezigheid Handtekening aanmaken Nieuwe map aanmaken Agenda Nieuwe afspraak maken Personen uitnodigen voor vergadering Vergaderzaal reserveren Controleren of de zaal beschikbaar is Afspraak markeren als persoonlijk, hoge urgentie en lage urgentie Opvolgen Agenda blokkeren In iemand zijn agenda kijken Machtiging agenda Terugkerende afspraak maken Contactpersonen Contactpersoon toevoegen Groep aanmaken Huidige weergave Taken en Nieuwe taak Taak toewijzen aan iemand Notities Skype Aanmelden Personen toevoegen Groepen aanmaken Instellingen Betekenis van alle icoontjes Extra Overzicht sneltoetsen
Algemeen
Taal instellen 1. Ga naar bestand 2. Kies opties 3. Klik op Taal 4. Klik dubbel op de taal die je wilt instellen 5. En dat doe je bij bewerkingstaal, weergavetaal en Help-taal Als hoofdtaal is Engels ingesteld, als je dat fijner vindt kun je dat natuurlijk zo laten. Maar Nederlands kan makkelijker zijn ook omdat de handleiding in het Nederlands is.
Onderdelen van Outlook Outlook bestaat uit verschillende onderdelen, namelijk; E-mail Agenda Contact personen Taken
Mail verzenden 1. Open Start 2. Ga naar Nieuw 3. Kies Nieuwe e-mail 4. En er komt een blanco mail tevoorschijn. Zie foto rechts
Mail verplaatsen naar map 1. Open Start 2. Ga naar snelle stappen 3. Verplaatsen naar 4. Klik op kies een map 5. Selecteer een map 6. Door op het pijltje te klikken open je de mappen erin. 7. Om te bevestigen klik je op OK 8. Let erop dat je de juiste mail geselecteerd hebt. Of je kan de mail slepen naar de juiste map
E-mail aan team/ manager 1. Ga naar Start -> Snelle stappen 2. Klik Aan manager en/of Aan team aan. 3. Mail(s) van manager/ team komt automatisch te staan, je kan er ook een mail toevoegen als er eentje niet staat 4. Klik op opslaan Let erop dat de juiste mail is ingevoerd!
Automatisch antwoorden bij afwezigheid 1. Ga naar Bestand 2. Klik op Info 3. Klik Automatisch antwoorden 4. Pop up zie afbeelding 5. Je klinkt Automatisch antwoorden verzenden aan en dan kan je tijd/ datum instellen. 6. In het vak dat omlijnd is kan je je boodschap schrijven. 7. Om alles op te slaan klik je op OK.
Handtekening aanmaken 1. Maak een nieuwe mail aan 2. Ga naar opnemen 3. Klik op Handtekening 4. Kies nieuw 5. Geef de handtekening een naam 6. En typ de tekst die je onder elke brief wilt zien. Bijvoorbeeld 7. Klik op OK om alles te bevestigen. Als je ook een handtekening wilt onder mails die je beantwoord of doorstuurt vergeet dat dan niet in te stellen bij Standaardhandtekening kiezen
Nieuwe map aanmaken 1. Ga naar map 2. Klik op Nieuwe map 3. Er komt een pop-up zoals hier rechts 4. Geef de map een naam 5. Kies waar je de map wilt opslaan 6. En tot slotte klik op OK om te bevestigen
Agenda
Een nieuwe afspraak maken 1. Onderaan je mail zie je 2. Klik op Agenda 3. Boven aan de pagina kun je kiezen uit 4. Kies Start 5. Ga naar Nieuwe afspraak 6. Vul onderstaande gegevens in en sla alles op door op Opslaan en sluiten te klikken
Vergaderzaal reserveren 1. Ga naar Agenda 2. Kies Nieuwe vergadering 3. Klik op Ruimten.. 4. Pop-up komt tevoorschijn en klik op Meer kolommen 5. Zoek op NL 6. Kies uit een van de ruimtes 7. Klik dubbel op de gewenste ruimte en daarna op OK om het te bevestigen.
Controleren of een zaal beschikbaar is 1. Klik op de vergaderzaal die je wilt zoals op de vorige pagina is aangegeven 2. Klik op ruimtes zoeken 3. Selecteer de datum door er 1 keer op te klikken (de gekozen datum wordt geel) 4. En dan zie je de beschikbare tijden
Personen uitnodigen voor vergadering 1. Ga naar Agenda 2. Kies Nieuwe vergadering 3. Vul onderstaande gegevens in en reserveer ruimte indien nodig 4. Klik op verzenden
Afspraak markeren als persoonlijk, hoge urgentie en lage urgentie 1. Ga naar Start 2. Klik op Nieuwe afspraak 3. Als je zoals onderstaande afbeelding naar Codes gaat kunt u kiezen uit persoonlijk, hoge urgentie en lage urgentie 4. Klik dubbel op persoonlijk, hoge urgentie of lage urgentie en het is gereed 5. Vergeet ook niet om het op te slaan door op Opslaan en sluiten te klikken 6. Let er op dat je selectief omgaat met de codes!!!
Opvolgen 1. Ga naar start 2. Zoek kolom Labels 3. Klik op 4. En kies de gewenste Vlag
Agenda blokkeren 1. Ga naar Agenda 2. Klik op Nieuwe afspraak 3. A. Vink Duurt de hele dag aan B. Stel de Begintijd en Eindtijd in 4. Klik tenslotte op Opslaan en sluiten
In iemand zijn agenda kijken 1. Ga naar Map 2. Klik op agenda openen 3. Kies Uit adresboek 4. Er komt een pop-up en dan klik je op meer kolommen 5. Typ de naam van degene van wie je agenda wilt zien en klik vervolgens op OK 6. Nu krijg je degene zijn agenda te zien, je ziet niet wat voor afspraak degene heeft maar wel of hij/zij vrij is op dat moment.
Machtigingen voor agenda 1. Ga naar Map 2. Klik op Machtigingen voor agenda 3. Er komt een pop-up zoals hier rechts 4. Door op toevoegen te klikken kun je collega s machtigen voor je eigen agenda 5. Vergeet niet te selecteren wat ze kunnen doen. Ze kunnen je agenda bijv. lezen, erin schrijven of dingen verwijderen.
Terugkerende afspraak maken 1. Ga naar Agenda 2. Kies Nieuwe Afspraak 3. Vul alvast het onderwerp en indien nodig de locatie in 4. Klik op Terugkeerpatroon 5. Er komt een pop-up tevoorschijn en daar vul je de tijd en op welke dag(en) het is en wanneer het begint en eindigt 6. Klik op OK en tenslotte klik je op Opslaan en Sluiten
Contactpersonen
Contactpersoon toevoegen 1. Ga naar Contactpersonen 2. Kies Nieuwe contactpersonen 3. Vul de gewenste gegevens in, de omlijnde vak is het belangrijkste 4. Door twee keer op foto toevoegen te klikken kan je een 5. Klik als laatst op Opslaan en sluiten
Groep aanmaken 1. Ga naar Contactpersonen 2. Kies Nieuwe groep contactpersonen 3. Klik op Leden toevoegen 4. Typ de naam van je collega in, de collega moet je eerst wel in je contactpersonen hebben voordat je degene in een nieuwe groep kan toevoegen 5. Klik dubbel op de naam en vul de overige namen ook in 6. Klik op OK 7. En tenslotte op Opslaan en sluiten
Huidige weergave 1. Ga naar Contactpersonen 2. Kies huidige weergave 3. Klik dubbel op de gewenste weergave van contactpersonen
Taken en
Nieuwe taak 1. Ga naar Taken 2. Klik op Nieuwe taak 3. Vul het onderwerp en alle andere dingen in 4. Klik op Opslaan en sluiten
Taak aan iemand toewijzen 1. Ga naar Taken 2. Klik op Nieuwe taak 3. Klik op Taak toewijzen 4. Vul het onderwerp, aan wie het is en alle andere dingen in 5. Als je de mail niet meer weet kun je altijd in het Adresboek kijken 6. Klik op Verzenden
Notities 1. Ga naar 2. Klik op Nieuwe Notitie 3. Er komt een notitie tevoorschijn en daar schrijf je dan wat op 4. Klik naast de notitie om het weer te minimaliseren of klik op het kruisje rechts van de notitie 5. Als je iets wilt wijzigen aan de notitie klik je er 2 keer op 6. Als je het wilt verwijderen klik je eenmaal op de notitie en klik je op Verwijderen en als je het wilt doorsturen of verplaatsen geldt hetzelfde verhaal
Skype
Aanmelden bij Skype Als je voor de eerste keer aanmeldt op Skype moet je je mail en je wachtwoord invullen. Daarna logt Skype automatisch in wanneer je je computer opstart
Personen toevoegen 1. Klik op het icoontje 2. Je krijgt een aantal keuze mogelijkheden zoals je hier rechts ziet 3. Kies een van de gewenste opties en vul de gevraagde gegevens in. 4. Bij een contact binnen mijn organisatie toevoegen moet je in de zoekbalk de naam van je collega invoeren en klik dubbel om toe te voegen 1
Groep aanmaken Je kan op verschillende manieren een groep aanmaken. 1 1. Door op dit icoontje te klikken kan je een groep aanmaken. Onder aan de pagina komt dan een balkje met Nieuwe groep geef de groep een je kan de personen toevoegen. 2. Je kan ook een groep maken door op je rechter muisknop te klikken, dan krijg je ook de keuze om een groep aan te maken. 3. Als je de groepsnaam wilt wijzigen of als je een vergadering wilt klik je ook op je rechter muisknop. Let er wel op dat je bij de juiste groep bent.
Instellingen 1 2 1. Beschikbaarheid instellen door op te klikken Locatie kan je instellen door ook weer op te klikken. Dit kan je doen zodat je collega s weten waar je werkt, want soms werk je niet op 1 afdeling 2. Door op te klikken kom je bij alle instellingen van Skype. Hier kan je alles instellen zoals je zelf wilt. Hier een klein lijstje met alle dingen die je kan instellen.
Handig om te weten 1 2 3 Als je je computer vergrendelt schakelt je skype automatisch van bijvoorbeeld beschikbaar naar zo terug. Dus dit hoef je niet elke keer zelf te doen, wel raad ik jullie aan als je bijvoorbeeld een vergadering hebt of langere tijd weg zal blijven om het zelf te doen. 4 Betekenis icoontjes: 1. Contacten (Kan je o.a. zien wie er online, afwezig en niet beschikbaar is) 2. Gesprekken (staan alle gesprekken, gemiste gesprekken en oproepen) 3. Vergaderingen (staan geplande vergaderingen 4. Zoekbalk (kan je collega s sneller opzoeken)
Extra
Overzicht sneltoetsen CTRL+N: Nieuw item aanmaken Deze sneltoets is overigens overal te gebruiken binnen Microsoft Office. Het maakt een nieuw document aan in het actieve onderdeel of programma. Is het Postvak IN in Outlook geopend dan zal CTRL+N een nieuw e- mailbericht maken CTRL+R: Mail beantwoorden Misschien wel de meest gebruikte handeling in Outlook: het beantwoorden van mail. Gebruik daarvoor CTRL+R. Tip: Ezelsbruggetje: R is van Replay CTRL+F: Mail doorsturen Dagelijks sturen we mail door. Niet onverstandig om ook hier een toets combinatie te gebruiken: CTRL+F. Tip: Ezelsbruggetje: F is van Forward CTRL+ENTER: Mail verzenden Werkwijze ALT+Z - Zorg dat de cursor in de tekstgedeelte van het e-mailbericht staat - Druk op de ALT-toets, hou deze ingedrukt en druk tegelijkertijd op de Z - De mail wordt verzonden Werkwijze CTRL+ENTER - Zorg dat de cursor in de tekstgedeelte van het e-mailbericht staat - Druk op de Ctrl-toets, hou deze ingedrukt en druk tegelijkertijd op ENTER - De mail wordt verzonden Meerdere mails selecteren - CTRL en klik de gewenste mails aan - Of SHIFT en de eerste en de laatste mail aanklikken, dan heb je alle mails ertussen ook automatisch geselecteerd