OTO Kwaliteitskader Een handvat voor het ontwikkelen, opzetten en evalueren van OTO-activiteiten Versie 1. April 2011 Onderdeel van:
COLOFON Landelijk OTO platform, april 2011. Aan de totstandkoming van het OTO Kwaliteitskader hebben de volgende personen en organisaties een bijdrage geleverd: Drs. Arold Reusken ROAZ regio West Jos Gubbi ROAZ regio West Frans Versteegen ROAZ regio Noord Harry Smits Landelijk coördinator OTO Drs. Saskia Noordewier Noordewier CMC OTO kwaliteitskader 2/27 13-4-2011
Inhoudsopgave Kwaliteitsverbetering opleiden, trainen en oefenen 4 1. Inleiding 4 3. Plannen 5 4. OTO-activiteiten 6 5. Deelnemers 9 6. Evalueren 10 7. De vier bouwstenen in hun onderlinge verband 12 8. Toepassing in de praktijk 13 Bijlage 1 De leerpunten en aanbevelingen op een rij 15 Bijlage 2 Leerstijlen 16 Bijlage 3 Fasemodel 17 Bijlage 4 Procesbeschrijving OTO 22 Bijlage 5 De OTO-kaartenbak 23 Bijlage 6 Een voorbeeld van een OTO-kaart 26 Bijlage 7 Literatuurlijst 27 OTO kwaliteitskader 3/27 13-4-2011
Kwaliteitsverbetering opleiden, trainen en oefenen 1. Inleiding In deze notitie geeft de projectgroep OTO-Toolkit haar visie weer op opleiden, trainen en oefenen ter voorbereiding op rampen en calamiteiten. De inspanningen in de voorbereiding op de crisisbeheersing moeten er primair toe bijdragen dat tijdens een ramp of zwaar ongeval slachtoffers zo adequaat mogelijk worden geholpen 1. Daarnaast is het beperken van de maatschappelijke ontwrichting een belangrijke doelstelling. Er wordt te weinig echt geleerd van evaluaties 2 van OTO-activiteiten en daadwerkelijke inzetten, hierdoor blijven plannen en procedures ongewijzigd en sluiten nieuwe trainingen onvoldoende aan op reeds gevolgde opleidingen. Er zijn als het ware twee arena s, een plan- en overlegarena en een praktijkarena. De evaluatiepunten uit de praktijkarena worden onvoldoende opgenomen in de plan- en overlegarena. In de planen overlegarena besteedt men veel tijd aan overleg en het maken van plannen. Daarbij komt men niet toe aan het eigenlijke implementeren van deze plannen en het werkelijk testen. Het management heeft er weinig aandacht voor, er is toch iemand mee bezig. In de praktijkarena blijkt dat de dagelijkse werkzaamheden voorrang krijgen, rampen komen immers maar zelden voor 3. De consequentie van deze analyse is dat als dit knelpunt blijft bestaan, er veel geld en energie gestoken wordt in OTO-activiteiten, maar dat het rendement hiervan beperkt zal zijn. Bovendien bestaat het risico dat de motivatie van de deelnemers afneemt. In dit document wordt een oplossingsrichting aangedragen voor het bestaande knelpunt. Deze oplossingsrichting kan, samen met de andere onderdelen uit de OTO-Toolkit, als samenhangend OTO-instrument gezien worden, dat organisaties in staat stelt de voorbereiding op de opgeschaalde zorg te organiseren en te toetsen. De oplossingsrichting wordt verwerkt in een praktisch instrument, dat OTO-ontwikkelaars ondersteunt in het opzetten en uitvoeren van een haalbaar en doordacht OTO-traject. 2. Leerpunten en aanbevelingen In het OTO-proces onderscheiden we vier belangrijke bouwstenen. Voor elk van de vier bouwstenen benoemen we leerpunten. De bouwstenen zijn: 1. planvorming, 2. OTO-activiteiten, 3. deelnemers of medewerkers, 4. evaluatie. Om werkelijk voorbereid te raken op een crisis, moet het leerproces effectiever worden ingericht 4. Omdat 1 Iedereorganisatieenhierbinneniederorganisatieonderdeeldatbetrokkenisbijdecrisisbeheersing,zouhetbegrip adequaat voorzichzelfmoetenkunnenoperationaliseren. 2 Deplan do check act cirkelisnietgesloten,metnamedestapvanchecknaaractblijktlastig. 3 VanOtterdijk, Vanrampenleren,VliegbasisEindhovenalscasus,2006. 4 Vansingle loopnaardouble loopleren. OTO kwaliteitskader 4/27 13-4-2011
plannen, de houding en leermogelijkheden van de deelnemer en de aanpak van de evaluatie het leerrendement evenzeer beïnvloeden als de OTO-activiteiten zelf, wordt in dit document een integrale aanpak beschreven. In bijlage 1 zijn de aanbevelingen op een rij gezet. Deze aanbevelingen kunnen gebruikt worden als handreiking en ingebed worden in de kwaliteitssystemen van individuele zorgorganisaties en -instellingen. In de volgende paragrafen worden de aanbevelingen beschreven en toegelicht. 3. Plannen Het leerpunt Plannen zijn vaak omvangrijk en complex. De Onderzoeksraad voor de Veiligheid benoemt het in zijn rapport van de poldercrash als volgt: Naar de mening van de Raad kunnen vereenvoudigde en uniforme werkwijzen, dus minder complexe draaiboeken en beter uitvoerbare scenario s, de taken van de hulpverleners bij grootschalige inzetten aanmerkelijk ondersteunen 5. Daarnaast zijn de afwijkingen tussen de aanpak tijdens de crisisorganisatie en de dagelijkse routine soms groot. In een onderzoek van het Nederlands Instituut voor Fysieke Veiligheid (NIFV) naar repeterende problemen bij het optreden van de geneeskundige sector wordt aangedragen dat processen die fors afwijken van de gang van zaken in de reguliere gezondheidszorg, of die in de reguliere zorg niet van toepassing zijn, meer problemen opleveren dan deelprocessen die veel overeenkomst vertonen met de reguliere gang van zaken 6. De aanbeveling Door de kwaliteit van de plannen te verbeteren, kan het rendement van OTO-activiteiten worden vergroot. De kwaliteit van plannen wordt verhoogd als: 1. plannen beknopt zijn, 2. zoveel mogelijk aansluiten bij de dagelijkse praktijk, 3. concrete normen bevatten, 4. plannen voorzien zijn van checklists. Beknopte plannen Door alleen het noodzakelijke te benoemen kunnen plannen worden ingekort. Plannen zijn generiek en beschrijven niet alle uitzonderingssituaties of scenario s. Aansluiten dagelijkse praktijk Het is van belang de crisisorganisatie zoveel mogelijk te laten aansluiten bij de dagelijkse praktijk en functionarissen tijdens een crisis vooral te laten doen wat ze dagelijks al ondernemen. Afwijkingen die blijven bestaan, worden vervolgens getraind (zie oplossingsrichtingen OTO-activiteiten). Een voorbeeld ter verduidelijking. De brandweerorganisatie liep tijdens grootschalige inzetten aan tegen problemen in het portofoongebruik en de bijbehorende verbindingsschema s. Ook al kwam het portofoongebruik in opleidingen, trainingen en oefening aan bod, toch bleven de problemen bestaan. Uiteindelijk was de oplossing 5 OnderzoeksraadvoordeVeiligheid, HulpverleningnaongevalTurkishAirlines,Haarlemmermeer,25februari2009,2010 p.15. 6 NIFV, Communicatie,afwijkenvanroutinehandelingenendebeperktewaardevanprotocollen:repeterendeproblemen bijvijfrecenteflitsrampeninnederland. OTO kwaliteitskader 5/27 13-4-2011
simpel. De methode die gebruikt werd tijdens grootschalige inzetten, werd in de dagelijkse praktijk ingevoerd. Hiermee kwam de werkwijze van alledag overeen met die in crisissituaties. Concrete normen Concreet maken betekent dat in de planvorming normen expliciet zijn gemaakt: welke operationele prestaties leveren wij? Wat zijn de kritische producten van de sleutelfunctionarissen? Wanneer is de organisatie tevreden over het resultaat (kwaliteitscriteria)? De normen ontbreken nog steeds, zo stelt de Inspectie Openbare Orde en Veiligheid in 2009: Ook een eenduidige systematiek (inclusief normen) voor het bepalen van het operationeel presterend vermogen (de output ) van de organisatie ontbreekt 7. In de quickscan van het Nivel wordt in 2008 al gemeld: Er bestaat in het veld een duidelijke behoefte aan een prestatie-indicator 8. Het is van belang om deze normen expliciet te maken 9. De geformuleerde normen kunnen worden opgenomen in de kwaliteitssystemen van de individuele organisaties. Door plannen concreet te maken kan zowel de kwaliteit van het optreden van sleutelfunctionarissen worden vergroot als die van waarnemers en oefenleiders. Een huisartsenpost heeft als onderdeel van het Harop (huisartsen rampenopvang plan) de aanpak van de crisiscommunicatie beschreven. Dit is gedaan door de kritische communicatieproducten te benoemen, waaronder het persbericht. De productkaart persbericht omschrijft onder meer waaraan het persbericht moet voldoen en aan wie het gestuurd wordt. Het is ook duidelijk wie welke rol heeft in het opstellen en goedkeuren van het persbericht. Als hulpmiddel is er een format voor een persbericht toegevoegd. Daarmee heeft deze huisartsenpost eigen prestatie-indicatoren opgesteld. Voorzien van checklists Sleutelfunctionarissen hebben baat bij checklists als hulpmiddel om snel de juiste beslissingen te nemen. In diverse onderzoeken, zoals het rapport van de Inspectie Openbare Orde en Veiligheid naar het optreden tijdens Koninginnedag 2009, komt het ontbreken van en de behoefte aan handzame checklists en normen naar voren 10. Waarnemers en oefenleiders gebruiken de normen om het functioneren in OTOactiviteiten beter te evalueren. Immers, van tevoren zijn de normen helder en dus kan het gedrag van de deelnemers hieraan gespiegeld worden. 4. OTO-activiteiten Het leerpunt De volgorde van OTO wordt niet altijd aangehouden en de deelnemers doorlopen niet altijd alle onderdelen van OTO. Het bereik en de effectiviteit van verschillende OTO- 7 Rapport Deorganisatievandegeneeskundigehulpbijongevallenenrampen,InspectieOpenbareOrdeenVeiligheid,30 juni2009. 8 Nivel, StandvanZakenOpleiden,Trainen,Oefeneneninformatievoorzieningtervoorbereidingoprampen:eenquickscan onderzorginstellingen. 9 ZoalsuitdebriefvanGHORNederlandaandevoorzittersvandeLVTC,deNFUenNVZvan14juli2010blijkt,startde GHORhetprojectoperationeelpresterendvermogenGHORKeten. 10 IOOV, Koninginnedag2009,eenonderzoekdoorIOOV,p.11,zieook HulpverleningnaongevalTurkishAirlines( ) door OnderzoeksraadvoordeVeiligheid,p.14en HetmysterievanHoogeveen( ),eenonderzoekdoorcot,p.58. OTO kwaliteitskader 6/27 13-4-2011
onderdelen worden daardoor soms beperkt. Het blijft dan ook de vraag in hoeverre personen ( ) daadwerkelijk weten wat hun taak is als er een ramp uitbreekt 11. Het ontbreken van een opbouw in OTO-activiteiten betekent ten eerste dat de opbouw van opleiding, naar training, naar oefening, nog onvoldoende wordt gemaakt. Deze volgorde wordt ook wel tenietgedaan doordat medewerkers niet altijd dezelfde OTOonderdelen doorlopen 12. Daarnaast betekent het dat de opbouw in inhoud, complexiteit en authenticiteit 13 nog te weinig vorm krijgt. De oorzaak hiervan kan aan de ene kant gezocht worden in het ontbreken van een eenduidig beeld van de opbouw van OTOactiviteiten 14. Aan de andere kant bestaat er discussie over wat functionarissen moeten kennen of kunnen. Of, zoals het Nivel in de Quickscan stelt: In het algemeen zijn er uiteenlopende visies over wat OTO is en zou moeten zijn en waarop men zich in de toekomst moet richten. Er is geen gemeenschappelijk referentiekader, weinig uniformiteit, systemen sluiten niet op elkaar aan en er is te weinig transparantie. Normering kan daarbij een oplossing zijn, met name door duidelijk te maken wat minimaal gehaald moet worden 15. De aanbeveling De kwaliteit van OTO-activiteiten wordt verbeterd als (er): 1. een opbouw is in vorm: 1. opleiden, 2. trainen, 3. oefenen, 2. een opbouw is in de inhoud: het CMC Fasemodel, 3. een professionele oefenorganisatie is, 4. de link met de dagelijkse praktijk steviger wordt aangezet, 5. een focus is op afwijkende kritische onderwerpen. Opbouw in vorm en inhoud OTO-activiteiten moeten haalbaar en niet te complex zijn: keep it simple. Het is immers slechts mogelijk concrete resultaten te laten zien als de lat niet te hoog wordt gelegd. Niet behaalde doelstellingen hebben een negatieve uitwerking op motivatie en draagvlak 16. OTO-activiteiten hebben een duidelijke afbakening. Zonder afbakening wordt een evaluatie te breed en wordt het lastig voor de deelnemer om het gedrag aan te scherpen. Door stapsgewijs de inhoud en complexiteit op te voeren kan een beginner uitgroeien tot een gevorderde, een professional en uiteindelijk een expert. Het model dat deze opbouw ondersteunt, is het CMC 17 Fasemodel. Iedere fase heeft een duidelijke focus op specifieke kennis en kunde. Het model maakt de verwachtingen expliciet die aan het gedrag van de crisismanager worden gesteld. Dit heeft als voordeel dat de deelnemer weet wat van hem wordt verwacht en zelf kritisch zijn optreden kan beschouwen. Het heeft ook als voordeel dat de waarnemer of oefenleider zo objectief mogelijk het optreden kan beoordelen. Het Fasemodel is dus een stappenplan om OTO-activiteiten een duidelijke opbouw te geven, maar het kan ook gebruikt worden om sleutelfunctionarissen te positioneren. 11 Idem,p.8. 12 Idem,p.30. 13 Plato,Zonnevelde.a., Oefenenalsprofessie,Handboekprocesmanagementoefenenvoorcrisisbeheersingen rampenbestrijding,p.90. 14 Organisatieskomenvaaknietverderdan vankleinnaargroot,terwijldezeopbouwnietszegtoverdecomplexiteit. 15 Nivel, Standvanzakenopleiden,trainen,oefeneneninformatievoorzieningtervoorbereidingoprampen:eenquickscan onderzorginstellingen,p.63. 16 ResearchvoorBeleid,p.40 17 CrisisManagementConsultants. OTO kwaliteitskader 7/27 13-4-2011
Deelnemers worden ingedeeld in een fase op basis van hun kennis en kunde van de crisisbeheersing 18. In bijlage 3 is het Fasemodel opgenomen. Een professionele oefenorganisatie Het niveau van de oefenleider en waarnemers beïnvloedt ook de kwaliteit en evaluatie van de OTO-activiteit. Er wordt een kwalificatieprofiel ontwikkeld voor zowel de oefenleider als de waarnemer. Het kwalificatieprofiel wordt gebruikt bij het opstellen van een ontwikkeltraject voor deze functionarissen. De oefenleider/ontwikkelaar is in staat ervoor te zorgen dat het oefenproces zorgvuldig plaatsvindt. Een beschrijving van het proces is opgenomen in bijlage 4. Zorgvuldig betekent dat de oefenontwikkelaar weet welke producten gerealiseerd worden en erop toeziet dat deze producten aan de kwaliteitscriteria voldoen. Elke organisatie bepaalt de kwaliteitscriteria zelf. Zo zouden kwaliteitscriteria van het oefendraaiboek de volgende kunnen zijn: conform een vastgesteld format opgebouwd en minimaal een week voorafgaand aan de oefening toegestuurd aan de deelnemers. De link met de dagelijkse praktijk Informatie wordt in ons geheugen bewaard, als het vaak genoeg herhaald wordt 19. Het probleem met OTO-activiteiten in het kader van de crisisbeheersing is, dat ze in lage frequentie plaatsvinden en dat er weinig dagelijkse toepassingsmogelijkheden lijken. Voor veel organisaties is het niet haalbaar om frequenter te oefenen. De oplossing is dan ook het leggen van een nadrukkelijke link met de dagelijkse praktijk, de routine. Dit vergroot niet alleen de toepassingsmogelijkheden maar mogelijk ook de betrokkenheid van cursisten. Deze transfer vraagt een concrete investering van de OTO-ontwikkelaar, want vaardigheden die in het ene domein zijn geleerd worden niet zomaar en niet zonder meer gebruikt in andere situaties. Transfer treedt met ander woorden niet spontaan op 20. De consequentie hiervan is dat de docent tijdens OTO-activiteiten duidelijk moet maken hoe de nieuwe kennis toegepast kan worden in de praktijk van alledag. Een leidinggevende in een GGD-organisatie stuurde de functionarissen van zijn afdeling goed aan. Zodra hij echter in een crisisoefening een team moest managen ging het mis. Het bleek dat hij zich onzeker voelde over zijn rol. In een volgende training werd stilgestaan bij de overeenkomsten tussen het voorzitten van een crisisteam en de meer alledaagse voorzittersrol. De leidinggevende kreeg meer vertrouwen in zijn eigen capaciteiten en in de eerstvolgende oefening lukte het hem wel zijn rol adequaat op te pakken. Afwijkende en kritische onderwerpen Alleen dat wat een crisissituatie anders maakt, wordt getraind. De hier genoemde onderwerpen zijn die onderwerpen die in onderzoeken naar crises, rampen en zware ongevallen, keer op keer gesignaleerd worden. Focus betekent dus aandacht voor: 18 Hetroutinematigeoptredenvaltbuitendecontextvanditmodel. 19 Hoewelindecognitievepsychologieookwelaangegevenwordtdatditprocesparallellooptendatereenwerkgeheugen is,isherhalingvoorhetonthoudenvaninformatievanbelang,zie Lereneninstructie,Boekaertsenanderen,2003,p.25. 20 Idem,p.49en50. OTO kwaliteitskader 8/27 13-4-2011
Leiding, coördinatie en opschaling o Command and control o Aandacht voor de keten en schakels in de keten: o Regie rol meldkamer Informatiemanagement Bijzondere werkzaamheden, zoals: o Communicatie Werken met C2000 (etherdiscipline) Tussen disciplines Bij uitval communicatiemiddelen Met slachtoffers en verwanten o Triage (snelheid classificatie slachtoffers naar ernst letsel) o Slachtofferregistratie/slachtoffervolgsysteem o Gewondenspreiding (coördinatie in de keten) o Grootschalige opvang van patiënten o Opvang familieleden o Veerkracht en zelfredzaamheid burgers benutten en versterken, ook in de nazorg o Bijzondere ziektebeelden, bijvoorbeeld chemisch besmette slachtoffers of grieppandemie 5. Deelnemers Het leerpunt In veel gevallen vormen de verschillende onderdelen geen samenhangend geheel, maar bestaat de voorbereiding uit losse stappen 21. Het feit dat OTO-activiteiten uit losse stappen bestaan, betekent dat er in de basis al onvoldoende duidelijkheid is. Te veel functionarissen worden getraind en er is onvoldoende focus in trainingen op wat kritiek is en in de praktijk vaak misgaat. Het komt voor dat onvoldoende helder is wie de sleutelfunctionarissen zijn en wat hun competenties zijn; soms is dit wel duidelijk maar sluiten OTO-activiteiten onvoldoende aan op de kwalificatieprofielen. De aanbeveling Voorafgaand aan het starten van OTO-activiteiten, worden de volgende stappen ondernomen: 1. benoem de sleutelfunctionarissen, 2. zorg voor kwalificatieprofielen, 3. zoek aansluiting bij de leerstijl van deelnemers, 4. bepaal en sluit aan bij het huidige kennisniveau. Sleutelfunctionarissen en kwalificatieprofielen Functionarissen die een coördinerende of kritische en afwijkende taak hebben, worden als sleutelfunctionaris benoemd. Alleen de sleutelfunctionarissen volgen een OTOprogramma. De projectgroep OTO-Toolkit heeft sleutelfunctionarissen benoemd en kwalificatieprofielen opgesteld. De resultaten zijn te vinden in de OTO-Toolkit. Het benoemen van sleutelfunctionarissen betekent niet dat de rest van de organisatie die betrokken is bij de crisisbeheersing, nooit oefent. Deze medewerkers nemen af en toe 21 Researchvoorbeleid,(leer)ervaringenmetopleiden,trainen,oefenenenborgen. Evaluatieimplementatietrajecten OTO,ziekenhuizenronde1en2,Tussenrapportage,p.57. OTO kwaliteitskader 9/27 13-4-2011
deel aan OTO-activiteiten, de focus ligt echter op de sleutelfunctionarissen. Immers, het zijn de getrainde sleutelfunctionarissen die hun collega s in de uitvoering adequaat aansturen. Een ziekenhuis organiseerde een stralingsoefening op de spoedeisende hulp. Alleen de sleutelfunctionarissen van het ziekenhuis hadden een OTO-traject op het thema doorlopen. Bij de start van de oefening gaven de sleutelfunctionarissen een briefing aan het personeel van de spoedeisende hulp. Met behulp van de briefing en de daaropvolgende aansturing van de sleutelfunctionarissen konden de verpleegkundigen en artsen de radioactief besmette slachtoffers op de juiste manier behandelen. Leerstijlen Iets heeft leerrendement als in meer of mindere mate het geleerde blijft hangen. Hierbij speelt behalve het bewaren van informatie (zie vorige paragraaf) ook het opnemen van informatie een rol. Bij het opnemen van informatie draait het om hoe het aangebodene wordt gepresenteerd. Iedereen leert anders. Het is daarom van belang dat OTOactiviteiten aansluiten bij de leerstijlen van de deelnemers (zie bijlage 2). Deelnemers aan een OTO-activiteit hebben niet allemaal dezelfde leerstijl 22. Door de programma s van OTO-activiteiten en de gehanteerde werkvormen te variëren, sluiten OTOactiviteiten bij verschillende leerstijlen aan 23. Het huidige kennisniveau OTO-activiteiten sluiten niet alleen aan bij de leerstijl, maar ook bij het niveau van de deelnemers. Is de materie nieuw voor de deelnemer en is hij een beginner of heeft hij meer ervaring opgedaan en kan hij zich dus richten op een andere fase? Met het Fasemodel kan de deelnemer op basis van zijn kennis en vaardigheden worden gepositioneerd (zie bijlage 3). Uitgangspunt is het kwalificatieprofiel van de deelnemer 24. 6. Evalueren Het leerpunt Te weinig leren van OTO-activiteiten komt niet alleen voort uit de kwaliteit van de activiteit, maar voor een belangrijk deel ook uit het evaluatieproces. IGZ concludeerde al in zijn publicatie Oefenen? Noodzaak! dat er te weinig geleerd kon worden van evaluaties omdat die er onvoldoende waren of omdat die niet eenvoudig beschikbaar waren 25. Om te kunnen leren moeten evaluatiepunten bekend zijn, maar dit biedt nog geen garantie voor noodzakelijke aanpassingen in planvorming en OTO-beleid. De problemen die geconstateerd zijn in het geneeskundige hulpverleningsproces na het 22 Hetkomtwelvoordatinsommigegroepeneenleerstijldominantis.EenOTO ontwikkelaarzouditinkaartkunnen brengen. 23 Indeprogramma sopdeoto kaartenkunnendeverschillendeinstapniveausindekolbcycluswordenverwerkt,zodat metverschillendeleerstijlenrekeningwordtgehouden. 24 DeprojectgroepOTO Toolkitsteltdeprofielenopenbuigtzichoverhetfeitofhetnoodzakelijkiseeninstapniveaute benoemen.eenfunctionarismoetwelinstaatzijn(eigencapaciteit)omdebetreffendefunctietevervullen. 25 IGZ, Oefenen?Noodzaak!,p.6,2006. OTO kwaliteitskader 10/27 13-4-2011
ongeval met het vliegtuig van Turkish Airlines zijn niet nieuw. Zij komen overeen met de problemen die bij eerdere grote ongevallen en rampen zijn geïdentificeerd 26. De Onderzoeksraad voor de Veiligheid concludeert in een ander onderzoeksrapport: Gemeenten en regio s gaan relatief vrijblijvend om met deskundigenadviezen. De lokale uitwerking en invoering ervan zijn afhankelijk van prioriteitstelling en capaciteitsafwegingen 27. Daarmee komen wij op een ander punt dat in onderzoeken meerdere malen naar voren komt als cruciaal: de bereidheid om evaluatiepunten op te pakken en daarmee ook de betrokkenheid van het bestuur of de directie. De steun van het bestuur is nodig om veranderingen te bewerkstelligen. De kwaliteit van het evaluatierapport bepaalt mede deze bereidheid om verbeteringen door te voeren. Hoogleraar Bestuurskunde Hans de Bruijn stelt dat het beperkte leervermogen niet alleen aan de overheid ligt, maar ook aan onderzoekscommissies zelf. Deze commissies stellen volgens hem de vraag naar het waarom onvoldoende en weten daarom onvoldoende wat de dieper liggende oorzaken zijn van het gedrag van organisaties en individuen 28. Leren is alleen mogelijk als we niet alleen kijken naar het ene faalgeval, maar ook naar alle goede inschattingen die hiervoor waren gemaakt. Door geen aandacht te besteden aan vergelijkbare gevallen, kunnen leerprocessen worden geblokkeerd 29. De aanbeveling Evaluaties worden gekenmerkt door: 1. beschikbaarheid, 2. concrete actiepunten, 3. relatie met toetsbare normen, 4. wisselwerking tussen deelnemers, OTO-activiteiten en planvorming, 5. betrokkenheid van management en bestuur. Beschikbaar Van zowel OTO-activiteiten als daadwerkelijke inzetten worden evaluatierapporten gemaakt. Geleerde lessen kunnen op verschillende manieren onder de aandacht worden gebracht, bijvoorbeeld met themabijeenkomsten of artikelen. Concrete actiepunten Niet alleen de planvorming, ook evaluaties kunnen concreter, door naast conclusies en aanbevelingen ook actiepunten met verantwoordelijken en deadlines te benoemen. Toetsbare normen Deelnemers krijgen voorafgaand aan de OTO-activiteit te horen aan welke normen hun gedrag wordt gespiegeld. In het evaluatieverslag komen deze normen herkenbaar terug. De geleerde lessen worden teruggekoppeld naar de deelnemers en verwerkt in de plannen. 26 OnderzoeksraadvoordeVeiligheid, HulpverleningnaongevalTurkishAirlines( ),p.13. 27 OnderzoeksraadvoordeVeiligheid, DuikongevalTerneuzen( ),p.10. 28 HetvoorstelvanDeBruijnisomverschillenderedeneerpatronenruimtetegeven:backwardmappingviacausaleen casuistischebenaderingenforwardmappingviacontextueleenvergelijkendebenadering.deprojectgroepoto Toolkitis vanmeningdathetopeendergelijkewijzeopzettenvanoto evaluatiesnietreëelis.daarentegenpleitdeprojectgroep welvoorhettoelatenvanvergelijkingbinnendecontextvaneenoto activiteit. 29 H.deBruijn, Eengemakkelijkewaarheid,2007,p.20en25. OTO kwaliteitskader 11/27 13-4-2011
De wisselwerking tussen deelnemers, OTO-activiteiten en planvorming Opleiden, trainen en oefenen, en planvorming, zijn nauw met elkaar verbonden. De wisselwerking bestaat eruit dat plannen worden toegepast in OTO-activiteiten door deelnemers en dat dit input genereert voor de planvorming. Oefeningen leggen immers mogelijke onduidelijkheden en lacunes in de planvorming bloot. Bovendien vormen oefeningen een veilige omgeving om mogelijke oplossingsrichtingen te testen. Indien evaluatieresultaten niet leiden tot aanpassingen in de plannen, zullen knelpunten keer op keer gesignaleerd worden (zie ook bijlage 4). Zonder aanpassingen in plannen (en daarmee in veronderstellingen en normen) vindt er geen voortgang plaats en blijft het leereffect beperkt 30. Betrokkenheid management Om daadwerkelijk veranderingen in de organisatie tot stand te brengen, is het van belang dat het management en bestuur betrokkenheid tonen. Hieraan kunnen zij vorm geven door expliciet te benoemen dat het bestuur verantwoordelijk is voor de OTOorganisatie en de invulling van de aanbevelingen uit dit document. Deze aanbevelingen zouden onderdeel moeten zijn van de reguliere kwaliteitssystemen en langs deze weg geaudit worden. In de inspiratiegesprekken die gehouden zijn met partijen in het veld, werd onderlinge benchmarking unaniem genoemd als een handzaam instrument om de aandacht van het bestuur te krijgen en te behouden. 7. De vier bouwstenen in hun onderlinge verband In de onderstaande figuur zijn de vier terreinen en de aanbevelingen op elk terrein in hun onderlinge verband weergegeven. 30 Double looplerenbetekentdatbestaandeveronderstellingenennormenmeeveranderenbijdeaanpassing,zodatfouten gecorrigeerdworden:hetvermogenomopnieuwnaardesituatietekijken eendouble look endaarbijde achterliggendenormenterdiscussietestellen.ditintegenstellingtotsingle looplerenwaarbijdesymptomenworden bestreden:deorganisatiezelfwijzigthetgedragmaardespelregelsblijvenonveranderd(argyrisenschön). OTO kwaliteitskader 12/27 13-4-2011
Toepassing van de aanbevelingen uit dit document zouden ertoe moeten leiden dat de praktijkarena in staat is om ook bij rampen, crises en calamiteiten adequate zorg te bieden en de maatschappelijke ontwrichting te beperken. 8. Toepassing in de praktijk Om de toepassing van de aanbevelingen voor een kwaliteitsverbetering te vereenvoudigen, worden OTO-kaarten ontwikkeld. In bijlage 5 zijn de opzet en het gebruik van de kaartenbak beschreven. In bijlage 6 is een voorbeeld van een OTO-kaart opgenomen. Een OTO-kaart is een hulpmiddel voor de OTO-ontwikkelaar. De ontwikkelaar bepaalt de doelgroep en stelt het niveau van de doelgroep vast om vervolgens een OTO-kaart van het kennisportaal af te halen. De OTO-kaart presenteert een beknopt programma en een aanpak die aansluit bij de visie uit dit document. Door de OTO-kaarten te gebruiken zal het kwaliteitskader automatisch worden toegepast. Op het kennisportaal zijn straks ook hulpmiddelen te vinden die de OTO-ontwikkelaar ondersteunen in de uitvoering, zoals een presentatie en een oefendraaiboek. Op deze wijze helpt de kaartenbak de OTO-ontwikkelaar bij het opzetten, organiseren en evalueren van OTO-activiteiten. Een functionaris van een GGZ-instelling wil het bestuur introduceren in de crisisbeheersing. Door personele wisselingen is het team nieuw en hebben de functionarissen weinig ervaring met crises. Het onderwerp staat nog niet hoog op de agenda, bewustwording is dan ook het voornaamste doel. De OTO-ontwikkelaar pakt de eerste OTO-kaart voor leden van het strategisch crisisteam uit de kaartenbak. Van het kennisnet haalt hij de bijbehorende presentatie met filmmateriaal en een korte casus. OTO kwaliteitskader 13/27 13-4-2011
Aansluitend op een regulier overleg van het bestuur voert hij in een uur het programma uit. OTO kwaliteitskader 14/27 13-4-2011
Bijlage 1 De leerpunten en aanbevelingen op een rij De benoemde aanbevelingen worden opgenomen in de OTO-kaartenbak en een checklist. In de checklist staan de aanbevelingen die niet verwerkt kunnen worden in een OTO-kaartmet een * aangemerkt. Leerpunt 1 Plannen Keep it simple. Plannen sluiten aan op de routine, zijn simpel en concreet. De aanbevelingen 1. Plannen zijn beknopt.* 2. Plannen sluiten zoveel mogelijk aan bij de dagelijkse praktijk.* 3. Plannen bevatten concrete normen.* 4. Plannen zijn voorzien van checklists.* Leerpunt 2 OTO-activiteiten OTO-activiteiten kennen een duidelijke focus en opbouw. De aanbevelingen 1. OTO-activiteiten kennen een opbouw in vorm: O-T-O. 2. OTO-activiteiten kennen een opbouw in de inhoud (CMC Fasemodel). 3. De link met de dagelijkse praktijk is stevig aangezet. 4. Er wordt gezorgd voor een professionele oefenorganisatie. 5. Er is een focus op afwijkende en kritische onderwerpen. Leerpunt 3 Deelnemers Betrek er alleen de sleutelfunctionarissen bij. Weet wat zij kennen en kunnen en hoe zij leren. De aanbevelingen 1. Sleutelfunctionarissen zijn benoemd. 2. Er zijn kwalificatieprofielen. 3. Met de leerstijl van deelnemers wordt rekening gehouden. 4. Het huidige kennisniveau van de deelnemer is bekend. Leerpunt 4 Evalueren Actiepunten zijn helder voor het management, de planvormers, de OTO-ontwikkelaars en deelnemers. De aanbevelingen 1. Evaluaties zijn beschikbaar. 2. Evaluaties bevatten concrete actiepunten.* 3. Evaluaties worden teruggekoppeld naar OTO-activiteiten en -plannen.* 4. Het management en het bestuur zijn erbij betrokken.* OTO kwaliteitskader 15/27 13-4-2011
Bijlage 2 Leerstijlen Iedereen heeft een persoonlijke leerstijl, een manier van omgaan met leerstof en leeractiviteiten. Door inzicht te krijgen in de leerstijlen van de sleutelfunctionarissen kunnen OTO-activiteiten hierop beter aansluiten. Leerstijlencyclus Kolb De leerstijlencyclus gaat ervan uit dat eigen ervaringen centraal staan in het leren van volwassenen. Het krijgen van nieuwe ervaringen en het gebruikmaken van aanwezige kennis en vaardigheden (oude ervaringen), spelen een belangrijke rol. Om zo effectief mogelijk te leren is het volgens Kolb noodzakelijk om aandacht te besteden aan elke stap uit de cyclus. De methodiek van Kolb kan enigszins aangescherpt worden door meer ruimte in te bouwen voor evaluatie: ook na het toepassen van begrippen wordt geëvalueerd. De achtergrond en ervaringen van een cursist hebben invloed op het moment waarop de cyclus wordt binnengestapt. Iedereen heeft een persoonlijke leerstijl, een manier van omgaan met leerstof en leeractiviteiten. In de onderstaande tabel staan de individuele leerstijlen beschreven. Doener Bezinner Denker/theoreticus Beslisser/pragmaticus Houding Wat is nieuw? Wat gaan we doen? Leerstijl - - directe ervaringen opdoen - - oplossen van problemen - - direct aan de slag met een uitdagende taak Instap in cyclus Dit betekent: Concrete ervaring Ik wil direct aan de slag. Hoe kunnen we dit het beste aanpakken? - - eerst een plan maken - - tijd nemen voor lastige beslissingen - - ervaringen overdenken en evalueren Observatie en reflectie Ik wil nadenken over de consequenties van handelingen. Hoe is het onderlinge verband? - - intellectuele uitdagingen - - vragen bespreken en achterliggende concepten en systemen begrijpen Verkennen van begrippen Ik wil de methodiek begrijpen. Hoe kan ik dit toepassen in de praktijk? - - verbanden willen leggen tussen theorie en praktijk - - praktische toepasbaarheid bekijken - - aan de slag in veilige omgeving Toepassen van begrippen Ik wil de praktische toepasbaarheid testen. Toepassing van Kolb In de beperkte toepassing van Kolb houdt de OTO-ontwikkelaar rekening met het feit dat mensen op verschillende manier leren. OTO-programma s beginnen bijvoorbeeld de ene keer met het verkennen van begrippen (een presentatie) en een andere keer met het toepassen van begrippen (een casus). Door het instapmoment in de cyclus te variëren, blijft het OTO-programma voor iedereen aantrekkelijk. OTO kwaliteitskader 16/27 13-4-2011
Bijlage 3 Fasemodel Inleiding De projectgroep OTO-Toolkit stelt voor het door CMC ontwikkelde Fasemodel te gebruiken 31. Het model is enerzijds een stappenplan om OTO-activiteiten een duidelijke opbouw te geven. Anderzijds wordt het model gebruikt voor de normering, om de sleutelfunctionarissen te positioneren. Deelnemers worden ingedeeld in een fase op basis van hun kennis en kunde van de crisisbeheersing 32. Het model maakt de verwachtingen expliciet die aan het gedrag van de crisismanager worden gesteld. Dit heeft als voordeel dat de deelnemer weet wat van hem wordt verwacht en zelf kritisch zijn optreden kan beschouwen. Het heeft ook als voordeel dat de waarnemer of oefenleider zo objectief mogelijk het optreden kan beoordelen. In deze bijlage staat beschreven welke fasen een deelnemer doorloopt om uiteindelijk een expert in crisismanagement te worden. Het Fasemodel Er zijn vier fasen te onderscheiden die samen het ontwikkelingstraject vormen. Het onderscheid is richtinggevend voor het opzetten van een OTO-programma. Fase Fase 1: Fase 2: Fase 3: Fase 4: de beginner de gevorderde de professional de expert De startsituatie Wat kan de deelnemer aan het begin van deze fase nog niet? De eindsituatie Wat kan iemand die deze fase heeft doorlopen? De deelnemer is nieuw in de crisisorganisatie doordat hij/zij bijvoorbeeld nieuw is in de functie. Hij/zij heeft bijna geen kennis van crisisbeheersing. Bovendien is de ervaring met (gesimuleerde) grootschalige monodisciplinaire incidenten minimaal. De deelnemer heeft voldoende kennis van de crisisbeheersingsorganisatie in het algemeen en zijn/haar taken De deelnemer heeft bijna geen ervaring met (gesimuleerde) rampen of zware ongevallen. Bovendien heeft de deelnemer praktisch geen ervaring met gestructureerd multidisciplinair crisisoverleg. De deelnemer is in staat orde aan te brengen in de chaos van een incident en integraal een goed besluitvormingsproces in te richten. 31 CrisisManagementConsultants, Hetvertrekpunt,Kluwer,2003. 32 Hetroutinematigoptredenvaltbuitendecontextvanditdocument. De deelnemer is nog niet vertrouwd met het combineren van de kennis van de crisisbeheersingsorganisat ie met de vaardigheid om te komen tot een zorgvuldig besluit. De deelnemer is in staat om met een team zorgvuldige en inhoudelijk juiste beslissingen te nemen. De deelnemer heeft nog niet de routine die nodig is om intuïtief besluiten te kunnen nemen en dus zeer snel situaties te overzien, ontwikkelingen in te schatten en de daarbij aansluitende activiteiten te ondernemen. De deelnemer is in staat intuïtief juiste beslissingen te nemen. Hij/zij treedt op volgens de protocollen, maar is voldoende flexibel om indien OTO kwaliteitskader 17/27 13-4-2011
daarin in het bijzonder. nodig hiervan beredeneerd af te wijken. Niveau waarop OTOactiviteiten plaatsvinden Nadruk op kennisverwerving. Nadruk op het aanleren van vaardigheden. Nadruk op combinatie van kennis en vaardigheden. Nadruk op aanscherpen van competenties. Trainingsmeth ode Opleiding waarbij de theorie rondom de crisisorganisatie wordt behandeld. Monodisciplinair (eigen proces) trainen en oefenen van grootschalig optreden. Concreet gericht op: - wet-en regelgeving - planvorming - protocollen en pro-cessen. Rampenkoffer: plannen, protocollen, procedures en kwalificatieprofiele n. Opleiding waarbij de theorie van het besluitvormingsproces wordt behandeld. Teamtrainingen en oefeningen waarbij een crisissituatie wordt gesimuleerd. Concreet gericht op de doe s (7 besluitvormingsprincipes). Opleiding met aandacht voor kwaliteitscriteria van producten. Teamtrainingen en oefeningen waarbij een complexe crisissituatie wordt gesimuleerd. Concreet gericht op het evalueren van de output. Aandacht individuele competenties in éénop-ééncoaching. Intervisie en supervisie. Multidisciplinaire complexe oefeningen waarbij een crisissituatie wordt gesimuleerd. Concreet betekent dit de link leggen tussen dagelijkse werkzaamheden en werkzaamheden in crisisomstandigheden. Expliciet maken normen in (lesmateriaal): De doe s: principes om het besluitvormingsproces te structureren. Productkaarten: beschrijvingen van kritische producten met kwaliteitscriteria. OTO-paspoort/portfolio (op maat). Tabel 1 het fasemodel De toelichting op de matrix Fase 1: de beginner Wat zijn precies mijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden? Deze vraag wordt in de eerste fase van het model beantwoord. Een goede kennis van de crisisbeheersingsorganisatie vormt de basis voor alle trainingen en oefeningen. In deze fase wordt onder meer een opleiding verzorgd waarin de crisisorganisatie behandeld wordt. Het betreft onder meer wet- en regelgeving, protocollen, de beschrijving van verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verschillende teams in de crisisorganisatie 33. Ter ondersteuning wordt materiaal ter beschikking gesteld, dit is de rampenkoffer. In de volgende fasen wordt regelmatig getoetst of de kennis nog aanwezig is. In deze fase wordt ook monodisciplinair getraind en geoefend. Functionarissen leren hun eigen processen goed te beheersen, dit is een voorwaarde om teamtrainingen, waarin verschillende disciplines samenkomen, effectief te kunnen volgen. 33 ZoalshetZirop,hetGROPendergelijke.ZieookresultaatLeidraadcrisisorganisatiealsonderdeelvandeOTO Toolkit. OTO kwaliteitskader 18/27 13-4-2011
Fase 2: de gevorderde In deze tweede fase is het van belang kennis en vaardigheden te ontwikkelen om als team goed te functioneren. Het zijn vooral vergadertechnieken die in deze fase centraal staan. Hoe besluiten genomen worden is hierbij van belang. De vooronderstelling is dat als besluiten zorgvuldig genomen worden, de kans groot is dat de inhoud ook juist is. Het gedrag van de deelnemer wordt geëvalueerd aan de hand van vooraf benoemde normen (zoals de doe s). Fase 3: de professional In fase 3 is kennis aanwezig van crisisorganisaties en is het team in staat orde aan te brengen in de chaos van het incident. Het is daarmee tijd om de gevorderde deelnemer op te leiden tot een professional. In de OTO-activiteiten gaat de aandacht uit naar de inhoud van genomen beslissingen en de resultaten die daaruit voortvloeien. Een manier om vaardigheid te krijgen in het nemen van beslissingen die kwalitatief goed zijn en die snel en effectief tot stand komen, is het oefenen van crisissituaties. Een handvat daarbij zijn procesbeschrijvingen met productkaarten waarin de normen expliciet zijn gemaakt. Zo is duidelijk wanneer de organisatie bijvoorbeeld tevreden is over een persbericht (dit verschijnt binnen een uur, beperkt zich tot de feiten, is volgens een standaard opgesteld enz.). Fase 4: de expert In fase 4 zijn de functionarissen professionals, maar kennis en vaardigheden zijn nog niet geïnternaliseerd. Ze vormen nog geen natuurlijk onderdeel van het gedrag van deelnemers. Ik ken de verkeerstheorie, ik kan rijden, ik heb mijn rijbewijs gehaald maar nu moet ik nog leren mij soepel door het verkeer te bewegen. Ik moet de competentie nog ontwikkelen om op onverwachte situaties in te spelen en op mijn gevoel te rijden zonder mij van elke handeling bewust te zijn. Om de intuïtie te bevorderen is het belangrijk de cursisten bewust te maken van de rol van intuïtie in de besluitvorming. In de OTO-activiteiten wordt continu een relatie gelegd tussen de eigen dagelijkse werkzaamheden en de werkzaamheden in crisisomstandigheden. Toepassen van het model Het model onderscheidt vier fasen, elke fase is uniek. Deelnemers in een fase bezitten de kennis en kunde van een vorige fase. Het model geeft niet aan hoe lang een fase duurt, evenmin waar een team of functionaris op dit moment staat. Rampen, calamiteiten en zware ongevallen doen zich gelukkig niet vaak voor, maar dit heeft wel tot gevolg dat de functionarissen uit de crisisorganisatie niet veel in aanraking komen met de materie. Het is daarom van belang dat kennis en kunde uit eerdere fasen in latere fasen herhaald en getoetst worden. Het Fasemodel is en blijft een model, een zo nauwkeurig mogelijke weergave van de werkelijkheid. Daarin zit de beperking: de werkelijkheid kan weerbarstig zijn en het onderscheid tussen fasen fluïde. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn om vanuit strategische overwegingen af te wijken van de opbouw van het model. Als deelnemers, zonder het te OTO kwaliteitskader 19/27 13-4-2011
beseffen, over onvoldoende kennis beschikken, zou dat inzicht wellicht verschaft kunnen worden door een oefening uit fase 2 of 3 te organiseren 34. Kortom, het Fasemodel is een model dat naar eigen inzicht toegepast kan worden om zo een goede aansluiting met de praktijk te verkrijgen. Gebruik in de praktijk, een voorbeeld De ROAZ regio West (Hollands-Midden en Haaglanden) heeft besloten te werken met het Fasemodel. In het OTO-beleidsplan is de ambitie neergelegd om met alle betrokken organisaties eind 2012 in fase 2 te zitten. De negen ziekenhuizen uit de regio hebben vervolgens gezamenlijk een meerjaren-oto-plan opgesteld. Allereerst hebben zij de crisisteams uit hun organisatie in het Fasemodel gepositioneerd. Wat kennen en kunnen de teams nu en waar zouden ze over drie jaar moeten staan? Hoewel binnen de ziekenhuizen ervaring is opgedaan met calamiteiten en oefeningen, wordt begin 2010 toch gestart met de eerste fase. Hiervoor is allereerst gekozen omdat er veel nieuwe ontwikkelingen zijn. Daarnaast is de personele doorstroom in delen van de organisatie groot en is het aantal functionarissen dat getraind moet worden omvangrijk. Bovendien wordt gewerkt met een nieuwe oefensystematiek, waarin trainen niet langer vrijblijvend is en competentiegerichtheid een belangrijke rol vervult. In de komende jaren wordt toegewerkt naar het eind van de tweede fase, de fase van gevorderde 35. De landelijke leidraad Zirop wordt vervolgens gebruikt om per team in kaart te brengen wat de functionaris moet kennen en kunnen. In de onderstaande tabel is dit weergegeven voor een strategisch crisisteam (directielid, crisiscoördinator en hoofd communicatie) van een ziekenhuis. 2010, fase 1 2011, fase 1 en 2 2012, fase 2 Kennen De deelnemer weet het volgende en kan deze kennis reproduceren: -Opschalingstructuur tijdens crises, GRIP-fasen -De rol van de crisisteams -Taken en verantwoordelijkheden geneeskundige kolom -Wet- en regelgeving -Crisisplan Kunnen De deelnemer beschikt over de volgende vaardigheden: -Beleidsbeslissingen en dilemma s benoemen op basis van rapportages -Continuïteit van de organisatie bewaken Kennen De deelnemer weet het volgende en kan deze kennis reproduceren: -Taken en verantwoordelijkheden partners, zoals de gemeente -Afstemmen binnen het team -Afstemmen overige partners Kunnen De deelnemer beschikt over de volgende vaardigheden: -Sitrap (situatierapportage) opstellen -Aansturen interne organisatie -Samenwerken in het team Kennen De deelnemer weet het volgende en kan deze kennis reproduceren: -Zie 2010 en 2011 Kunnen De deelnemer beschikt over de volgende vaardigheden: -Effectief afstemmen met tactisch niveau -Communicatie en afstemming met partners 34 Ditisondersteuningvan onbewustonbekwaam naar bewustonbekwaam,ookmogelijkisomvan onbewust bekwaam naar bewustbekwaam tebegeleiden. 35 Hetismethetaantalmensenendebeschikbaremiddelenvoorhetontwikkelenenverzorgenvanoefeningen,niet haalbaaromindekomendebeleidsperiodefase3tehalen. OTO kwaliteitskader 20/27 13-4-2011
-Benoemen overlap met andere processen -Analyseren mogelijke knelpunten -Veiligheid personeel en patiënten bewaken OTO-activiteiten per jaar 2010 2011 2012 -E-module Zirop en -Simulatie crisisteam basisleerstof GHOR -Oefening met tactisch en -Opleiding crisismanagement operationeel niveau -Table-top-oefening met het team -Opleiding taken en verantwoordelijkheden gemeente en partners -Oefening met gemeente Nu duidelijk is wat de functionarissen moeten kennen en kunnen, is het relatief eenvoudig de vertaalslag te maken naar concrete OTO-activiteiten. In deze OTOactiviteiten zit een opbouw. Door evaluaties wordt de uitvoering van het OTOprogramma gevolgd zodat, als blijkt dat functionarissen niet het einddoel halen (fase 2), er tussentijds kan worden bijgestuurd. OTO kwaliteitskader 21/27 13-4-2011
Bijlage 4 Procesbeschrijving OTO Procesbeschrijving volgens Ordeningsmethodiek Processen (OMP) Procesbeschrijving Opleiden, Trainen en Oefenen als Deming-cirkel OTO kwaliteitskader 22/27 13-4-2011
Bijlage 5 De OTO-kaartenbak Inleiding De resultaten van de verschillende onderdelen uit de OTO Toolkit worden gebundeld in een OTO-kaartenbak. In de OTO-kaartenbak zitten opleidings-, trainings- en oefenkaarten voor de kerntaken van de sleutelfunctionarissen. De OTO-kaarten zijn een belangrijk hulpmiddel bij het ontwikkelen en organiseren van oefeningen, mede omdat de kwaliteitskaders hierin verwerkt zijn. Onderdeel OTO Toolkit Leidraad crisisorganisatie in zorginstellingen/kwalificatieprofielen voor sleutelfunctionarissen Handreiking OTO portfolio OTO catalogus OTO Kennisportaal OTO kwaliteitskader Wat is de link met de OTO-kaarten? Beschrijving kwalificatieprofielen voor sleutelfunctionarissen. De inhoud van de kwalificaties kan vervolgens verdeeld worden over de fasen, zodat er een opbouw komt in kennis en kunde. De OTO-kaarten worden gevuld met de informatie uit de kwalificatieprofielen. De OTO-kaarten die afgehandeld zijn, oftewel de OTOactiviteiten die de sleutelfunctionaris heeft gevolgd, worden in een portfolio bijgehouden. Op elke OTO-kaart staat een verwijzing naar het portfolio. Voortgang OTO-kaarten wordt bijgehouden. In de OTO-brochure staan bureaus die de OTO-kaarten kunnen uitvoeren. Er is nog geen directe link tussen OTOkaarten en bestaande OTO-activiteiten. Bureaus kunnen immers ook maatwerk leveren. Uitvoering OTO-kaarten kan worden uitbesteed. Alle OTO-kaarten staan op het kennisportaal. Ook de hulpmiddelen waar in de OTO-kaarten naar verwezen wordt, zijn hier in de toekomst te vinden. Wellicht dat op het kennisportaal ook ervaringen gedeeld kunnen worden met externe bureaus in de uitvoering van specifieke OTO-kaarten. OTO-kaarten en hulpmiddelen zijn te vinden op het kennisportaal In het kwaliteitskader staat de achterliggende visie van de aanpak en opbouw van de kaarten. Hoe we oefenen wordt in de kaarten verwerkt. OTO kwaliteitskader 23/27 13-4-2011
Uitgangspunten Uitgangspunten voor de kaartenbak zijn: 1. Bestaande landelijke kaders (wetten) en handreikingen. Reeds ontwikkelde documenten worden gebruikt, zoals het model GROP, het Zirop en de Leidraad Crisisorganisatie in de zorg De sleutelfunctionarissen. Sleutelfunctionarissen zijn degenen die een cruciale rol vervullen tijdens een ramp of calamiteit en van wie de functie afwijkt van de dagelijkse rol. Van de sleutelfunctionarissen worden Kwalificatieprofielen opgesteld. De opzet van een OTO-kaartenbak Een OTO-kaartenbak voor de geneeskundige sector krijgt als volgt vorm. De OTO-activiteiten hebben betrekking op: o De opgeschaalde situatie, voorbereiding op crises en rampen. Hierbij gaat de aandacht uit naar interne calamiteiten, waarbij het functioneren van de eigen organisatie onder druk komt te staan (bijvoorbeeld imagocrisis) en externe calamiteiten die druk op de organisatie leggen wegens omvang en complexiteit (flitsrampen, CBRN-incidenten). o Huisartsenposten, Ambulancediensten, GHOR, GGD, GGZ-instellingen en ziekenhuizen. De kaartenbak kent een indeling naar: o Organisatie. Per organisatie is er een kaartenbak. o Niveau. Er zit een opbouw in de kaarten. Er zijn kaarten voor beginners, gevorderden, professionals en experts. Het CMC Fasemodel is het uitgangspunt. o Vorm. Er zijn kaarten met opleidingen, trainingen en oefeningen. o Inhoud. De benodigde competenties/kwalificaties zijn verwerkt in de kaarten. Competenties betreffen kennis, vaardigheden en houdingsaspecten. De kaarten kennen een volgende opbouw: o Algemeen kader met: titel en code, type (OTO), niveau (fase), doelgroep, thema, frequentie. o Doel, beginsituatie, samenstelling oefenstaf, mogelijke opdrachten, hulpmiddelen, aandachtspunten. o Link naar dagelijkse praktijk. o Beoordelingscriteria. Het gebruik van de kaartenbak: o Het gebruik staat beschreven in een handleiding. o Vorderingen van deelnemers worden bijgehouden in een portfoliosysteem. Dit gebeurt zowel op inhoud als op aantal OTOactiviteiten. OTO-kaartenbak in een kader, het gebruik in de praktijk Voorafgaand aan het deelnemen aan OTO-activiteiten, worden sleutelfunctionarissen ingedeeld in niveau (CMC Fasemodel). Wat kennen en kunnen ze nu en waar zouden ze over een jaar (OTO-jaarplan) en waar over een aantal jaren (OTO-meerjarenplan) OTO kwaliteitskader 24/27 13-4-2011
moeten staan? De OTO-kaarten die bij het niveau van de sleutelfunctionaris passen, worden gebruikt om de inhoud van het programma te bepalen. In het portfolio worden de resultaten opgetekend en de voortgang bewaakt. Op het kennisportaal staan de kaarten digitaal opgeslagen en zijn mogelijk ook hulpmiddelen te vinden voor OTO-ontwikkelaars en oefenleiders, zoals filmmateriaal, e- learning en presentaties. OTO kwaliteitskader 25/27 13-4-2011
Bijlage 6 Een voorbeeld van een OTO-kaart Opleiding Crisisbeheersing Sleutelfunctionaris: crisiscoördinator ziekenhuis OTO-kaart 1.2 ziekenhuizen Fase: beginner Thema : basiskennis functie crisiscoördinator, opleiding Competenties : lastig in te vullen op basis van concept kwalificatieprofiel, komt overeen met doel opleiding Lesmateriaal : crisisplan eigen organisatie, wet veiligheidsregio s, regionaal crisisplan Duur opleiding : 4 uur Doel opleiding De deelnemer aan de opleiding kan na afloop de volgende kennis reproduceren: De rollen van de crisisteams De taken en verantwoordelijkheden van de crisiscoördinator Invulling van primaire en overige processen tijdens een crisis Het programma Mogelijke aanpak/programma: Presentatie rol en taken crisiscoördinator (verkennen van begrippen) Casusbeschrijving met vragen (toepassen van begrippen) Rollenspel (concrete ervaring) Discussie en afronding (observatie en reflectie) Hulpmiddelen De beschikbare hulpmiddelen op het kennisportaal zijn: De presentatie opleiding crisiscoördinator 1.2 Beeldmateriaal: film De crisiscoördinator (5 minuten) Casusbeschrijving met vragen en een handleiding voor de docent Beschrijving aanpak rollenspel Link dagelijkse praktijk In de presentatie wordt besproken in hoeverre de dagelijkse functie in het verlengde ligt van het werk tijdens een crisissituatie. De consequenties van de overeenkomsten en verschillen met de routine worden inzichtelijk gemaakt (zie notitiepagina s presentatie voor een handvat). Evaluatie De deelnemers wordt in de afronding gevraagd naar hun beoordeling van de opleiding en de vervolgbehoefte. Er verschijnt geen evaluatieverslag. Deelname aan de opleiding wordt geregistreerd in het portfolio. Volgende OTO-kaart: 1.7 ziekenhuizen, training Table-top de impact van crisissituaties Fase: beginner OTO kwaliteitskader 26/27 13-4-2011