o~~çëîççêëíéä låçéêïéêéw Inkoop- en aanbestedingsbeleid Portefeuillehouder: J. Kuper Dienst: PCFO Afdeling: DIR Steller: C. Hagesteijn ((0591)68 55 39) ^~å=çé=öéãééåíéê~~ç sççêöéëíéäç=äéëäìáí In te stemmen met het inkoop- en aanbestedingsbeleid zoals in bijgaande nota met titel "Alles waar een factuur tegenover staat" is beschreven. p~ãéåî~ííáåö Het College heeft besloten om een inkoop- en aanbestedingsbeleid uit te laten werken. Een concernbrede projectgroep heeft als eindresultaat bijgesloten nota met titel Alles waar een factuur tegenover staat aan het college aangeboden. Deze nota behandelt in hoofdzaak twee aandachtsvelden: 1) Uitgangspunten van inkoop- en aanbestedingsbeleid en 2) Uitgangspunten van de inkoop- en aanbestedingsorganisatie. Bijlagen: geen Stukken ter inzage: Nota met titel "Alles waar een factuur tegenover staat".
2 NK ^~åäéáçáåö=îççê=üéí=îççêëíéä Binnen het proces van professionalisering van de inkoopfunctie in de gemeentelijke organisatie, heeft het College op 8 januari 2002 besloten om een inkoop- en aanbestedingsbeleid uit te laten werken. De gemeente Emmen besteedt jaarlijks veel grootschalige projecten aan; Europees, openbaar, onderhands of op uitnodiging. De totale uitgaven aan derden bedragen jaarlijks circa 70 miljoen euro. Door de steeds verdergaande uitbesteding van taken nemen de inkoopuitgaven toe en worden inkoopbeslissingen steeds belangrijker en strategischer van aard. Een aantal ontwikkelingen zorgt ervoor dat inkoopbeslissingen zowel intern als extern steeds meer aandacht krijgen: de steeds verdergaande uitbesteding van taken; de strengere eisen en controle op naleving (Europese regelgeving); doelmatige besteding van gemeentelijke gelden; integriteit binnen de organisatie en gelijke kansen voor externe partijen; negatieve publiciteit over de wijze waarop overheidsopdrachten worden vergeven; en zeer recentelijk de bouwfraude. De inkoopfunctie dient met de verdere professionalisering van de organisatie mee te gaan. Het is van belang dat de wijze waarop een leverancier wordt gekozen, stoelt op vastgestelde regels en vastgesteld beleid. Hier wordt per dienst tevens verschillend mee omgegaan. Bovengenoemde aspecten en ontwikkelingen leiden, zoals bij vele andere overheidsorganisaties, ook bij de gemeente Emmen tot de behoefte en noodzaak een inkoopen aanbestedingsbeleid op te stellen en te laten vaststellen. Zonder regels en verplichtingen kunnen geen werkelijke veranderingen worden gerealiseerd en zijn mensen ook niet aan te spreken wanneer de richtlijnen niet worden nagekomen of worden ontdoken. OK ^êöìãéåí~íáéläéççöç=éññéåí De gemeente Emmen wil een integere en betrouwbare opdrachtgever zijn die leveranciers eerlijke en gelijke kansen biedt. Met als doel om in te kopen tegen de juiste prijs/kwaliteit verhouding waarbij het inkoopproces transparant is en het beoordelen van aanbiedingen objectief. Deze doelstelling kan gerealiseerd worden met behulp van: 1. Gemeentebrede afspraken; 2. Professionele inkooporganisatie; 3. Waarborging. PK oéä~íáé=ãéí=äéëí~~åç=äéäéáçlééêçéê=öéåçãéå=äéëäìáíéå De gemeente Emmen beschikt tot op heden niet over een beschreven aanbestedingsbeleid. QK ^ÑëíÉããáåÖ=ãÉí=ÉñíÉêåÉ=é~êíáàÉåLÅçããìåáÅ~íáÉ Leveranciers van de gemeente Emmen zullen op de hoogte worden gebracht van het voorgenomen beleid ten aanzien van het wegzetten van opdrachten aan derden.
3 RK p~ãéåî~ííáåö=î~å=üéí=êéëìäí~~íw=çé=åçí~ De doelstelling genoemd bij 2. kan gerealiseerd worden met behulp van: 1. Gemeentebrede afspraken; 2. Professionele inkooporganisatie en 3. Waarborging. 1. Gemeentebrede afspraken De uitgangspunten betrekking hebbend op het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn onderverdeeld naar 4 categorieën, nl.: a) juridische; b) ethische- en ideële; c) integriteit en d) economische. Om de juiste prijs/kwaliteit verhouding te garanderen is voorgesteld om afhankelijk van de waarde van de opdracht een aanbestedingsvorm te kiezen. Er worden als basis 4 vormen van aanbestedingen (marktbenadering) onderscheiden, te weten: 1. gunning uit de hand (geen concurrentie) 2. onderhands (beperkte concurrentie tussen minimaal 3 leveranciers) 3. openbaar (vrije concurrentie in Nederland) 4. europees (vrije concurrentie in Europa) In het vervolg is het streven erop gericht om alle aankopen in de vorm van leveringen, diensten en werken conform één van bovenstaande vormen te betrekken. Met uitzonderingen is rekening gehouden, het college zal daartoe een besluit dienen te nemen. Daarnaast wordt op termijn gestreefd naar het afsluiten van meerjarenovereenkomsten voor gelijksoortige aankopen. Daarbij geldt bovendien dat alle contracten in een centraal contractenbestand dienen te worden ondergebracht. Bij de specificatie en de selectie fase zal aandacht zijn voor duurzame aspecten. Tevens zal de gemeente Emmen geen voorkeursbeleid voeren ten aanzien van Emmense bedrijven. 2. Professionele inkooporganisatie De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de inkoopfunctie zijn in 3 niveaus te onderscheiden: 1. Strategisch (beleid) 2. Tactisch (inkoop/aanbestedingsproces tot en met contracteren) en 3. Operationeel (ook wel bestelfunctie genoemd) Vanuit optimale functiescheiding zullen deze niveaus ieder een eigen positie hebben in de organisatie. Zo zal de strategische inkoopfunctie binnen de concernstaf worden gepositioneerd en de tactische inkoopfunctie binnen een gemeenschappelijk inkoop- en aanbestedingsbureau i.o.. Dit bureau zal gepositioneerd worden binnen de nieuw in te richten dienst Ondersteuning. Dit betekent dat de gemeente Emmen ervoor kiest om centraal de strategische- en tactische inkoopfunctie en decentraal de operationele inkoopfunctie te versterken. 3. Waarborging Naast het vaststellen van een nieuwe werkwijze wordt er ook besloten tot implementatie van de voorgestelde werkwijze. Door de diensten gebruik te laten maken van het inkoop- en aanbestedingsbureau i.o. en het onder brengen van de monitoringsrol binnen de strategische inkoopfunctie.
4 SK cáå~ååáøäé=åçåëéèìéåíáéëlîççêöéëíéäçé=çéââáåö Rekening houdende met de bezuinigingen en de wens tot het instellen van inkoopfuncties op strategisch en operationeel niveau, is in de formatie van de nieuwe organisatie voorzien. Een conceptbesluit is bijgevoegd. Emmen, 18 januari 2005. Burgemeester en wethouders van Emmen, de secretaris, de burgemeester, A.J. Mewe C. Bijl
5 De van de gemeente Emmen, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 18 januari 2005, nummer: 05/144; b e s l u i t : in te stemmen met het inkoop- en aanbestedingsbeleid zoals in bijgaande nota met titel "Alles waar een factuur tegenover staat" is beschreven. Vastgesteld in de openbare vergadering van 31 maart 2005. de griffier, de voorzitter, J.A. Hekman C. Bijl