Handleiding NCDR Databroker Voor aanlevering van geëncrypteerde data Mei 2016 Versie 2.0 2014-2016 by Reports. All rights reserved. Versie 2.0 1
Inhoud 1. Inleiding... 3 2. Inloggen... 3 2.1. Startpagina... 4 2.2. Password aanpassen... 4 3. Kies de Registratie en het type sjabloon waarmee u wilt werken... 5 3.1. Selecteer type data... 5 3.2. Kies het bestand type... 5 4. Excel inlezen: Kies het Bestand: Inloggen Zorg TTP, Bestand uploaden, Herleidbare gegevens encrypteren... 6 5. Uitgifte template aanmaken en (her)gebruiken... 8 5.1. Uitgifte template aanmaken (koppelen van uw Bronbestand aan het NCDR sjabloon)... 8 5.2. Uitgifte template (her)gebruiken... 9 6. Controleren en aanpassen van gegevens... 10 6.1. Weergeven van fouten in het bronbestand... 11 7. Exporteer databestand... 12 2014-2016 by Reports. All rights reserved. Versie 2.0 2
1. Inleiding Met de Databroker kunt u geëncrypteerde data aanleveren aan de NCDR. Hiervoor is het van belang dat u de NCDR sjablonen en datadefinities gebruikt. Deze vindt u op onze site. In deze handleiding vindt u uitleg over de diverse stappen in het proces van data encryptie, datavalidatie en aanlevering aan de NCDR. 2. Inloggen Via https://ncdr-databroker.reports.nl verkrijgt u toegang tot de NCDR Databroker. De Databroker is een webbased omgeving en beschikbaar via de Browser: IE vanaf versie 10, recente versie van Chrome en Firefox. Na openen van de url komt u in het inlogscherm. U voert hier uw username en password in. Deze Databroker inlog gegevens ontvangt u van ons. Wanneer u uw password vergeten bent, kunt u deze opvragen. U ontvangt een bericht in uw mailbox. 2014-2016 by Reports. All rights reserved. Versie 2.0 3
2.1. Startpagina Na succesvol inloggen komt op de Startpagina. U vindt hier een korte uitleg. 2.2. Password aanpassen Uw kunt uw password aanpassen door bovenstaande icoon te kiezen. Kies hierna de Home knop om terug te keren naar de start pagina of de Start knop om verder te gaan naar het volgende scherm. 2014-2016 by Reports. All rights reserved. Versie 2.0 4
3. Kies de Registratie en het type sjabloon waarmee u wilt werken 3.1. Selecteer type data Nadat u op Start heeft geklikt, komt u op de pagina Selecteer type data en start u het proces. Selecteer het sjabloon dat u wilt gebruiken om de data aan te bieden. Nadat u het sjabloon heeft gekozen, komt u op volgende pagina. 3.2. Kies het bestand type U kiest hier of u een Excel of XML bestand gaat inlezen. Na kiezen van het bestand type komt u in het tweede tabblad van de Databroker: Kies het bestand. 2014-2016 by Reports. All rights reserved. Versie 2.0 5
4. Excel inlezen: Kies het Bestand: Inloggen Zorg TTP, Bestand uploaden, Herleidbare gegevens encrypteren Stap 1. Gebruik uw ZorgTTP inlog gegevens. Zorg TTP wordt gebruikt t.b.v. het encrypteren van de patiënt herleidbare gegevens bij Stap 3. Het veld Registratie wordt automatisch ingevuld. Stap 2. U kunt uw bestand uploaden door het bestand binnen het omkaderde blok te slepen of via Bladeren. De gekozen bestandsnaam wordt nu weergegeven. 2014-2016 by Reports. All rights reserved. Versie 2.0 6
Stap 3. In deze stap encrypteert u de patiënt herleidbare gegevens. Aangegeven staat het maximum aantal velden dat u kunt encrypteren. LET OP: aan het gebruik van Zorg TTP zijn kosten verbonden. Gebruik direct het juiste bron bestand. Indien u uw bestand wilt testen, kunt u gebruik maken van de anonimiseerfunctie in plaats van de codeer functie. U kunt geëncrypteerde bestanden naar NCDR sturen, echter geen geanonimiseerde bestanden. Uw bestand wordt weergegeven zoals in onderstaand figuur. U kunt de te encrypteren velden eenvoudig aangeven door een vinkje te zetten voor de rij waar de betreffende variabele wordt weergegeven. Wanneer u de te encrypteren velden heeft aangevinkt kiest u voor Codeer (kies voor Anonimiseer om te testen). Wanneer u meer dan het aangegeven maximaal aantal velden of geen variabelen heeft geëncrypteerd, krijgt u een foutmelding te zien. Pas uw encryptie aan en kies opnieuw voor Codeer. U ziet vervolgens de volgende melding. Wanneer u op Volgende stap klikt, gaat u door naar het tabblad Uitgifte template 2014-2016 by Reports. All rights reserved. Versie 2.0 7
5. Uitgifte template aanmaken en (her)gebruiken 5.1. Uitgifte template aanmaken (koppelen van uw Bronbestand aan het NCDR sjabloon) Op deze pagina wordt uw Bronbestand met het Registratie sjabloon van NCDR gekoppeld. U creëert hiervoor een Uitgifte template. In bovenstaand voorbeeld bevat de tweede kolom van uw Bronbestand de variabele Surname. U kunt deze kolom koppelen aan het Registratie sjabloon door de kolom van het bron bestand te selecteren in het uitklapmenu dat hoort bij het veld in het NCDR sjabloon. Kies B. Surname is nu gemapped met de NCDR Registratie. 2014-2016 by Reports. All rights reserved. Versie 2.0 8
Indien de velden in uw bronbestand qua locatie en volgorde al zijn opgemaakt volgens het NCDR sjabloon kunt u alle velden direct koppelen door op de knop te klikken. De invulling vindt dan automatisch plaats. Nadat u op volgende stap heeft geklikt, krijgt u de mogelijkheid om het template op te slaan, zodat u deze opnieuw kunt gebruiken. 5.2. Uitgifte template (her)gebruiken Wanneer u in het verleden al een Uitgifte template heeft aangemaakt en u heeft deze opgeslagen, dan kunt u deze template hergebruiken voor uw nieuwe dataset door op de knop hergebruiken uitgifte template te klikken. Hier selecteert u het template dat u wilt hergebruiken. Wijzigingen in het hergebruikte Uitgifte template kunt u onder dezelfde of een nieuwe naam opslaan nadat u op Volgende stap heeft geklikt. 2014-2016 by Reports. All rights reserved. Versie 2.0 9
6. Controleren en aanpassen van gegevens Op deze pagina ziet u of uw bronbestand voldoet aan de eisen die de databroker stelt om de data door te sturen naar NCDR. Via de instructieknop vindt u uitleg over het weergeven van de notificaties, waarschuwingen en fouten. 2014-2016 by Reports. All rights reserved. Versie 2.0 10
6.1. Weergeven van fouten in het bronbestand Via Weergave wordt de door u ingelezen data weergegeven in het NCDR sjabloon. Door op de gekleurde rij of cel meldingen te klikken, worden de rijen en cellen waar meldingen over zijn gegenereerd gemarkeerd. Regels welke foutmeldingen bevatten worden in rood aangegeven. Cellen waarover een foutmelding wordt gegenereerd, worden in het roze aangegeven. Wanneer u met de muis op een roze veld gaat staan verschijnt de betreffende foutmelding. Foutmeldingen dienen in het bronbestand gecorrigeerd te worden. Hierna kan de data weer opnieuw worden ingelezen via Start. Wanneer er geen fouten zijn gevonden, dan kunt u het bestand aanbieden bij NCDR. Kies daarvoor Volgende stap. Indien u een overzicht van de gegenereerde foutmeldingen wilt downloaden, klikt u dan op download validatie resultaat. 2014-2016 by Reports. All rights reserved. Versie 2.0 11
7. Exporteer databestand Wanneer er 0 fouten zijn gevonden in het Bronbestand, en u hebt geëncrypteerd in plaats van geanonimiseerd, kan het ingelezen bestand worden geëxporteerd naar de NCDR. U kunt uw bestand altijd naar uw eigen pc exporteren. Dit bestand is niet geschikt om wijzigingen in door te voeren en opnieuw te uploaden vanwege encryptie en anonimisering van data. Vul de Bestandsnaam in Selecteer het Bestandstype Kies de Export locatie. Lokaal (op eigen server/pc) of SFTP NCDR (alleen mogelijk bij 0 fouten) 2014-2016 by Reports. All rights reserved. Versie 2.0 12