Sociaal jaarverslag 2016
Voorwoord Er gloort weer licht aan de horizon. Na een periode van recessie en taakstellingen zien we in Venray ook op personeelsgebied weer meer ruimte voor nieuwe initiatieven, ontwikkeling en zelf verjonging. Onze ambities zijn onverminderd hoog, de werkdruk is ook fors, maar uit het recent uitgevoerde medewerkers onderzoek blijkt dat onze medewerkers graag voor Venray werken. Venray mag zich zelfs scharen bij de beste werkgevers binnen de groep van middelgrote gemeenten. Iets om trots op te zijn! Het afgelopen jaar is de totale formatie licht gestegen als gevolg van de toename van het aantal tijdelijke medewerkers voor met name taken binnen het sociaal domein. De vaste formatie is gedaald. De bezetting is toegenomen als gevolg van o.a. tijdelijke medewerkers die op reeds bestaande formatie zijn benoemd. Om flexibel te blijven is de inhuur voor tijdelijke, of meer specialistische taken toegenomen. In 2016 hebben we de taakstelling op de organisatie gerealiseerd en is de vacaturestop opgeheven. Als gevolg daarvan zijn voor het eerst sinds jaren weer meer nieuwe medewerkers aangenomen die niet alleen zorgen voor een frisse blik, maar zelfs ook voor verjonging binnen een toch vergrijzende organisatie. Ook het aantal stagiaires is gelukkig fors toegenomen. We blijven echter kritisch op verdere uitbreiding. Onze ambitie blijft immers om een compacte gemeente te zijn met efficiënt georganiseerde beheer taken en ruimte voor ontwikkeling. Het afgelopen jaar is veel energie gestoken in het opstellen van een strategisch personeelsplan (SPP) voor de komende vijf jaar. Hierin is een doorkijk gemaakt naar wat Venray nodig heeft aan personeel om ook in de toekomst goede dienstverlening te kunnen garanderen. Daarbij is gekeken naar zowel kwaliteit als kwantiteit. Dit SPP dient ook als hulpmiddel bij het sturen van in-, door- en uitstroom. Het geeft zicht op de vacatures die ontstaan door het vertrek van medewerkers die met pensioen gaan, helpt bij het besluit om vacatures wel of niet open te stellen en geeft inzicht in welke medewerker op basis van hun kennis en kwaliteiten kunnen doorstromen naar andere functies. Zo komen we ook het gebied van onze belangrijkste succesfactor, ons personeel, meer en meer in control. Net als in 2015 is ook in 2016 veel aandacht uitgegaan naar organisatieontwikkeling en regionale samenwerking op het gebied van HRM. Samen met vele collega s is gewerkt aan doorontwikkeling, cultuur en nieuwe manieren van werken. Ondanks de werkdruk blijft het van belang om hierin te investeren en leren van elkaar. Dat zorgt niet alleen voor interessant werk, ruimte voor initiatieven en werkplezier, maar vooral ook voor een betere dienstverlening. Dorien van der Giessen waarnemend algemeen directeur/gemeentesecretaris 2
Formatie De totale formatie bestaat uit vaste formatie en een gedeelte tijdelijke formatie. In 2016 is de totale formatie licht gestegen ten opzichte van 2015. De vaste formatie is in 2016 291 fte. Dit is een daling van 2 FTE ten opzichte van het voorgaande jaar en heeft te maken met een bezuiniging op de personele kosten. De tijdelijke formatie is in 2016 met 3,3 fte toegenomen tot 11,7 fte (incl. RUD). Deze toename komt door uitbreiding binnen het maatschappelijk domein, zoals jeugd en WMO consulenten. De toename van het aantal medewerkers, 6,41% ten opzichte van 2015, is te verklaren door de toename van de tijdelijke formatie en vanwege het aantal inhuurkrachten dat een vaste aanstelling heeft gekregen. In 2016 hebben 24 medewerkers een tijdelijke urenuitbreiding gehad. Hiervan hadden drie medewerkers een tijdelijke urenuitbreiding tot 40 uur per week. Dit is een daling ten opzichte van 2015, waar 34 medewerkers een tijdelijke uitbreiding hebben gehad. Zes medewerkers hadden toen een tijdelijke urenuitbreiding tot 40 uur per week. 400 Bezetting en formatie 2012-2016 350 300 346 320 316 305 287 283 312 332 293 291 250 2012 2013 2014 2015 2016 Aantal medewerkers in dienst Totale vaste formatie Gemeente Venray heeft 6,7 FTE per 1.000 inwoners (excl. RUD en MGR). Landelijk is de gemeentelijke formatie voor vergelijkbare gemeenten 6,3 FTE per 1.000 inwoners. 3
In-, door- en uitstroom 55 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 51 38 17 Aantallen instroom, doorstroom en uitstroom 2009-2016 46 28 23 24 18 8 22 16 18 14 10 11 10 10 11 7 1 0 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 34 31 Instroom Doorstroom Uitstroom De gemeente Venray kreeg vanaf 2010 te maken met een organisatietaakstelling, waarop strak is gestuurd met onder andere het invoeren van een vacaturestop. Er is zeer terughoudend omgegaan met het invullen van vacatures. In 2016 is vastgesteld dat de organisatietaakstelling is gerealiseerd. In dit kader is ook besloten om de vacaturestop op te heffen, waarbij nog steeds kritisch wordt gekeken naar de noodzaak van vacatures en de mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling. In 2016 zijn als gevolg van de bij formatie genoemde ontwikkelingen 31 medewerkers in dienst gekomen. Hiervan zijn 16 externe medewerkers direct in vaste dienst aangenomen en 14 medewerkers hebben een vaste aanstelling gekregen na een periode van inhuur. Er zijn in 2016 11 medewerkers, ofwel 3,3%, doorgestroomd naar een andere functie. De doorstroom is daarmee iets hoger dan de 2,6% bij vergelijkbare gemeenten. 11 medewerkers zijn uit dienst gegaan, 6 medewerkers in verband met ontslag op eigen verzoek en 5 medewerkers in verband met het bereiken van de AOW gerechtigde leeftijd. In de komende jaren zal de uitstroom wegens het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd zich voortzetten. In de periode tot en met 2020 bereiken circa 20 medewerkers de AOW gerechtigde leeftijd. 4
Gemiddelde leeftijd Gemeentelijke bezetting in personen naar leeftijdsklasse in 2016 0% 29% 9% 27% <25 25-34 35-44 45-54 35% >55 Waar de gemiddelde leeftijd in 2015 nog op 49 jaar lag, is deze in 2016 gedaald naar een gemiddelde van 48 jaar. De daling heeft te maken met de uitstroom van AOW gerechtigden en de instroom van medewerkers in de leeftijdsklasse van 35-44 jaar. Voor vergelijkbare gemeenten in Nederland is de gemiddelde leeftijd ook 48 jaar. Landelijk in de private sector ligt de gemiddelde leeftijd lager, namelijk op 44,6 jaar. De leeftijd bij de gemeente Venray ligt dus nog steeds aan de hoge kant. 35 JAAR 55 JAAR 9% onder de 35 jaar 29% boven de 55 jaar 5
Verdeling man/vrouw Aantal mannen - vrouwen in voltijd/deeltijd 350 332 300 250 200 150 100 50 127 49 176 21 156 135 148 184 Mannen Vrouwen Totaal 0 voltijd deeltijd Totaal Venray had in 2016 184 vrouwen en 148 mannen in dienst. Van de vrouwen werkt 27% in voltijd. Bij de mannen is dit 86%. De organisatie heeft meer medewerkers die in voltijd werken (53%) dan in deeltijd (47%). Voor vergelijkbare gemeente is deze verdeling gelijk, 53% werkt voltijd en 47% werkt deeltijd. Stagiaires In 2016 heeft gemeente Venray aan 34 stagiaires een stageplaats beschikbaar gesteld. In 2015 waren er 19 stagiaires. Deze toename is een positieve ontwikkeling in relatie tot de vergrijzing. Het is van belang om nieuwe jonge talenten ervaring op te laten doen en op deze manier kennis te maken met potentiële nieuwe medewerkers. 6
Vacatures, inhuur en bezuinigingen In 2016 is er kritisch gekeken naar taken, bezetting en formatie. In totaal zijn er 30 vacatures opengesteld. Voor de invulling van deze vacatures zijn er 21 nieuwe medewerkers aangesteld, 8 intern ingevuld en 1 ingevuld middels een inhuurconstructie. Sinds 1 januari 2015 is er een regionale arbeidsmarkt, waarbij medewerkers van de gemeenten Venray, Venlo, Horst aan de Maas, Bergen, Gennep, Beesel en Peel en Maas worden gezien als interne kandidaat. In 2016 zijn er 2 interne medewerkers van de gemeente Horst aan de Maas aangesteld en kwamen er 6 interne medewerkers vanuit de gemeente Venray zelf. Omvang ingehuurde medewerkers 2012-2016 3.378.156 2.154.401 2.025.085 3.294.929 3.860.904 2012 2013 2014 2015 2016 De kosten voor inhuur van personeel is in 2016 toegenomen ten opzichte van 2015. Deze groei is voornamelijk toe te schrijven aan enkele vacatures op managementfuncties, meer inhuur op sociaal domein alsmede de capaciteitsinzet voor het AZC en ICT-projecten, alsmede voor extra opdrachten waar specifieke kennis voor nodig is. Ontwikkeling Het jaar 2016 was een periode vol met ontwikkelingen. De Nederlandse economie en arbeidsmarkt herstelt zich. De AOW-leeftijd is weer verhoogd. Van de gemeente worden nieuwe taken verwacht en een andere rolinvulling. We hebben een hoog ambitieniveau en er zijn grote uitdagingen zoals de ontwikkelingen op sociaal en fysiek domein, burgerparticipatie en zelfsturing, samenwerkingsvraagstukken en de steeds verdergaande digitalisering. Ook was er veel dynamiek in de wetgeving rondom onze medewerkers (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie, Wet arbeidsongeschiktheidsverzekering, Wet Werk en Zekerheid, Werkkostenregeling, Banenafspraak, Modernisering arbeidsvoorwaarden etc.). Vooral de wet normalisering rechtspositie ambtenaren zal een grote impact gaan hebben. Het team HRM houdt deze ontwikkelingen nauwgezet in de gaten. Organisatieontwikkeling De ontwikkelingen om ons heen vragen een organisatie die hierop flexibel kan inspelen. In 2015 is in het kader van onze organisatieontwikkeling een organisatieplan opgesteld met daarin de koers voor de toekomst. Op basis daarvan is de organisatiestructuur plus aansturing aangepast. Het werken binnen een meer vraaggerichte hoofdstructuur met een kleinere span of control, betekent dat het management meer tijd kan besteden aan de doorontwikkeling van medewerkers. 7
In 2016 stond de organisatie-ontwikkeling vooral in het teken van cultuur en ontwikkeling gericht op de doorontwikkeling van medewerkers en managers. Hierbij is veel aandacht voor competentie ontwikkeling. Kernwoorden hierbij zijn resultaat- en klantgericht, samenwerken en communicatie. Samen mét medewerkers en leidinggevenden uit de gehele organisatie is dit actief opgepakt door middel van deelopdrachten, workshops en activiteiten binnen de afdelingen en teams. Er is een Centraal Opleidings Plan opgesteld met daarin diverse activiteiten en trainingen die de gewenste manier van werken ondersteunen. Hierin is ook aandacht voor management development. In toenemende mate wordt ook gebruik gemaakt van beschikbare kennis en kwaliteiten van medewerkers door hen in te zetten als interne trainers of procesbegeleiders. Ook zijn er afdeling- en teamplannen opgesteld om alle ambities van de organisatie een plaats te geven, te prioriteren en te evalueren. De ervaringen zijn overwegend positief. Om de effecten van het organisatie ontwikkeltraject te kunnen volgen is besloten periodiek een zogenaamd medewerkers onderzoek te houden, te beginnen in 2017. De voorbereidingen daarvoor hebben eind 2016 plaatsgevonden. Strategische Personeels Planning (SPP) De nieuwe taken en nieuwe ontwikkelingen hebben een grote impact op de benodigde kwantiteit, competenties, kennis, houding en gedrag van ons personeel. Met behulp van strategische personeelsplanning zijn de verschillende ontwikkelingen door het management in kaart gebracht en is bekeken wat we als organisatie in de toekomst nodig hebben aan personeel. Voor de ontwikkeling van de kwaliteit van het personeel heeft het management begin dit jaar tijdens de jaarlijkse personeelsschouw wederom gekeken naar de vakkennis, kerncompetenties en een aantal functie-gerelateerde kerncompetenties. Hierbij is de lat richting de toekomst hoog gelegd. Op hoofdlijnen is in 2017 t.o.v. 2016 over de gehele linie een stijgende lijn zichtbaar. Per afdeling en team geven de cijfers een verschillend beeld. Het merendeel van de organisatie functioneert goed tot excellent. Hierbij heeft circa 39 procent het gewenste competentieniveau bereikt en kan 51 procent zich nog door ontwikkelen. Overall ziet het management meer dan voldoende potentie in de medewerkers om daarmee de gestelde doelen te behalen en is beter in beeld gekomen waar bijsturing nodig is. Dit is ook onderdeel van de jaargesprekken met de medewerkers. Jaarlijks wordt een personeelsschouw gehouden om de ontwikkeling verder te volgen. Het management heeft ook het kwantitatieve aspect van strategische personeelsplanning in kaart gebracht. Op het niveau van functiegroepen heeft het management bekeken of de formatie binnen de diverse teams naar verwachting de komende vijf jaar zal toenemen, afnemen of anders wordt georganiseerd. Hierbij zie je op bijna alle afdelingen veel dynamiek. Slechts 50 procent van de formatie blijft gelijk. In het merendeel van de formatie worden stijgingen of dalingen voorzien als gevolg van nieuwe ontwikkelingen. Denk hierbij aan de omgevingswet of uitbestedingen. Ook wordt formatie mogelijk anders georganiseerd door bijvoorbeeld de steeds verdergaande digitalisering of samenwerking in de regio. 8
Door de kwaliteit en kwantiteit van het personeel in het licht te zetten van onze toekomstvisie en doelen van de gemeente Venray kunnen we ook in de toekomst tijdig een antwoord blijven geven op nieuwe ontwikkelingen en onze medewerkers inzetten in hun kracht voor de samenleving van de gemeente Venray. Tevens biedt SPP een belangrijk afwegingskader bij het invullen van vacatures. Ontwikkelingen op het gebied van HRM Om de diverse ontwikkelingen te kunnen ondersteunen is in samenwerking met het management het HRM beleid aangescherpt (HRM Focus 2016 2020) en is een nieuwe HRM visie vastgesteld. Medewerkers zijn de succesfactor bij het behalen van de organisatiedoelen van de gemeente Venray. Het team HRM adviseert, faciliteert en ondersteunt als partner pro-actief het bestuur, management en medewerkers met het ontwikkelen, realiseren en behouden van deze verbinding op de korte en lange termijn. Hierbij stellen we de klant, samenwerking en het resultaat centraal. Op basis hiervan heeft HRM vier speerpunten vastgesteld die vervolgens leiden tot verschillende HRM activiteiten die in 2016 zijn gerealiseerd of gestart. Talentmanagement: SPP (formatie- en bezettingsmanagement), Mobiliteitsvisie regionale arbeidsmarkt, gesprekkencyclus, generatiemanagement en Banenafspraak. Resultaatgerichtheid: gesprekkencyclus, sociaal jaarverslag, evalueren klantvraag HRM. Klantgerichtheid: vereenvoudiging verlofhoofdstuk CAR/UWO, harmonisering regionale arbeidsvoorwaarden, flexibel beloningsbeleid, vereenvoudiging HR regelgeving. Efficiënt / Lean werken: verdere digitalisering van HRM processen, door middel van de uitrol van nieuwe E-HRM modules. Bij diverse activiteiten is hierbij samengewerkt met de 7 Noord Limburgse gemeenten, omdat we ons realiseren dat we samen de beste resultaten kunnen bereiken voor de gemeente Venray en onze regio. ARBO Er zijn 12 meldingen gedaan van agressie en geweld door externe klanten. Medewerkers worden regelmatig getraind om te kunnen anticiperen bij incidenten. Dit is een daling ten opzichte van 2015, waar 14 meldingen zijn gedaan. De vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen is 1 keer om advies gevraagd in 2016. In 2015 is er 2 keer om advies gevraagd. In 2016 heeft 1 medewerker een melding gemaakt van een ongeval, waarbij indien nodig passende maatregelen zijn getroffen. In 2015 zijn er 2 meldingen gemaakt van (bijna) ongevallen. 9
Ziekteverzuim 6,0 Ziekteverzuimpercentage algemeen 2012-2016 4,0 5,7 5,6 5,3 5,3 3,6 2,0 0,0 2012 2013 2014 2015 2016 Het ziekteverzuimpercentage in Venray is in 2016 gelijk gebleven met 5,3%, ten opzichte van 2015. Het landelijk gemiddelde voor vergelijkbare gemeente ligt op 4,9%. Het ziekteverzuimpercentage wordt in belangrijke mate negatief beïnvloed door enkele langdurig zieke medewerkers. Als we het ziekteverzuimpercentage splitsen in kort, middellang en lang verzuim ziet dat er als volgt uit: Opbouw verzuimpercentage in kort, middellang en lang verzuim Vergelijkbare gemeente 1 0,9 3 Gemeente Venray 0,79 0,44 4,08 0 1 2 3 4 5 6 Kort verzuim (1-7 dagen) Middellang verzuim (8-42 dagen) Lang verzuim (> 42 dagen) 10
Medezeggenschap Ondernemingsraad / Georganiseerd Overleg De Ondernemingsraad (OR) functioneert als formeel overlegorgaan voor de organisatie de gemeente Venray. De gemeentesecretaris, het hoofd van de ambtelijke organisatie, is in de rol van WOR bestuurder de formele gesprekspartner. In een aantal, in de Wet op de Ondernemingsraden bepaalde zaken, dient de OR om advies en/of instemming gevraagd te worden. Daarnaast heeft de OR het recht om ongevraagd advies uit te brengen of om informatie te vragen. De OR vergadert wekelijks. De overleggen met de WOR bestuurder vinden iedere zes weken plaats. Voor 2016 heeft de OR o.a. haar advies uitgebracht op het gebied van Implementatie toptakenwebsite en heeft daarnaast ingestemd met o.a. de HRM gesprekscyclus, het ziekteverzuimprotocol, Individueel Keuzebudget, flexibel belonen en de brugdagen 2017. De Ondernemingsraad en Georganiseerd Overleg (GO) trekken zoveel als mogelijk met elkaar op. Zo is in 2016 o.a. aan de orde gekomen een wijziging van het functieraster, de versoepeling van de regeling beeldschermbril en een wijziging in de maaltijdvergoeding is vastgesteld en goedgekeurd door het GO. Voor zover de CAR-UWO daartoe mogelijkheden bood, zijn er met de betrekking tot de arbeidsvoorwaarden positieve besluiten genomen. 11