Praktijkcase: implementatie PSYGIS Quarant bij GGZ ingeest Hoe implementeer je succesvol PSYGIS Quarant, het EPD van PinkRoccade Healthcare, binnen een GGZ-organisatie? Steenwinkel Kruithof Associates heeft in meerdere rollen, waaronder de rol van projectleider, meegewerkt aan de implementatie van Quarant bij GGZ ingeest. Een ambitieus project dat het totale primaire proces raakte (zowel administratief als zorginhoudelijk). Circa 1500 medewerkers waren betrokken bij dit project, waarbij de continuïteit van de cliënteninformatie, declaraties en productieregistratie gewaarborgd moesten worden. Het project is in april 2011 afgerond en hieronder kunt u lezen hoe dit project is verlopen. Tevens beschrijven we enkele geleerde lessen die andere organisaties kunnen gebruiken bij hun eigen implementatieproject. Uitgangssituatie GGZ ingeest had vanwege een fusie te maken met twee in gebruik zijnde EPD s, twee registratiesystemen en per zorgcircuit verschillende werkwijzen. De organisatie heeft bewust gekozen om in het Implementatie Quarant(IQ-)project één van de bestaande systemen te implementeren en te verbeteren aan de hand van één gezamenlijk gedefinieerd nieuw werkproces. Met de keuze voor PSYGIS Quarant streefde de organisatie een kwaliteitsverbetering na in: Zorgverlening (dossiers worden bijvoorbeeld overal benaderbaar omdat ze in één systeem zitten); Behandeling (één wijze van vastleggen resultaten en afspraken tussen behandelaar en cliënt); Bedrijfsvoering (bijvoorbeeld geen verschillen meer in interpretatie van managementinformatie); Financiële administratie (één bron voor het declareren van DBC s bij verzekeraars). Omvang van het project Bij de opzet van een dergelijk implementatieproject heeft een organisatie grofweg de keuze uit een drietal opties: 1. Een migratie van PSYGIS Classic naar PSYGIS Quarant waarbij de inrichting en het werkproces hetzelfde blijven en alleen de verschijningsvorm van PSYGIS verandert; 2. Een migratie van PSYGIS Classic naar PSYGIS Quarant waarbij de inrichting en het werkproces veranderen; 3. Een conversie van een ander systeem naar PSYGIS Quarant waarbij de inrichting en verschijningsvorm veranderen en naar keuze ook het werkproces wordt herzien. Omdat een deel van de organisatie met PSYGIS Classic werkte en een ander deel met IRIS, heeft GGZ ingeest ervoor gekozen om optie 2 en 3 parallel uit te voeren: optie 2 voor het deel van de organisatie dat met PSYGIS Classic werkte en optie 3 voor het deel van de organisatie dat met IRIS werkte. Voorafgaand aan het project hebben de Raad van Bestuur, directeuren, behandelaren en andere sleutelpersonen onder aanvoering van de eerste geneeskundige een visiedocument opgesteld. Hierin geven zij hun visie over het nieuwe EPD en de nieuwe werkwijze voor de korte en lange termijn. Een belangrijk uitgangspunt voor de implementatie van het nieuwe EPD was het definiëren van een uniform werkproces op basis van de beschreven referentieprocessen van GGZ Nederland. Daarnaast besloot GGZ ingeest tot een lean en mean dossier. Praktijkcase: implementatie PSYGIS Quarant bij GGZ ingeest 28 september 2011 pagina 1 van 5
Projectopzet Gedurende het project hebben ongeveer 150 personen hun bijdrage geleverd aan één of meerdere deelprojecten. De stuurgroep kwam eenmaal per maand een uur bij elkaar. Onder de projectgroep vielen zes deelprojecten met elk een eigen projectleider. In de afbeelding geven we de projectstructuur weer in een organogram: Naast de projectleiders heeft elk circuit één of meerdere linking pin(s) aangewezen. Deze medewerkers functioneerden als (communicatie)brug tussen de projectorganisatie en het betreffende circuit en speelden een belangrijke rol bij de implementatie van het EPD binnen de circuits. Tijdens het project heeft de projectgroep intensief samengewerkt met PinkRoccade Healthcare. Zo zijn het projectplan en de planning gezamenlijk opgesteld. Groot voordeel hiervan is dat leverancier en zorgorganisatie vooraf elkaars mogelijkheden en onmogelijkheden kennen. Praktijkcase: implementatie PSYGIS Quarant bij GGZ ingeest 28 september 2011 pagina 2 van 5
Fasering Het IQ-project bestond uit vijf fasen: Steenwinkel Kruithof Associates Definitie- en opzetfase Voorbereiding implementatie Uitrol PSYGIS Classic naar PSYGIS Quarant Uitrol Iris naar PSYGIS Quarant Overdracht In de definitie- en opzetfase is de projectorganisatie opgezet en bemenst. In deze fase is het uniforme werkproces aan de hand van het eerder genoemde visiedocument en met medewerking van de gebruikersorganisatie gedefinieerd en vastgesteld. Verder zijn de brieven, formulieren en de inrichting van het EPD geharmoniseerd. In de voorbereidingsfase is het uniforme werkproces vertaald naar de inrichting van het nieuwe EPD. Doel was om het proces zo optimaal mogelijk te ondersteunen. Daarnaast werden medewerkers in kennissessies bekend gemaakt met het nieuwe, uniforme werkproces. De volgende twee fasen betroffen de werkelijke overgang naar PSYGIS Quarant. Er is bewust gekozen om eerst het deel van de organisatie dat werkte met PSYGIS Classic over te laten gaan, omdat dit een kleinere verandering voor de gebruikers betrof. Enkele maanden later vond de migratie van Iris naar Quarant plaats, wat een grotere verandering en een complexere conversie was. Tot slot werd in de laatste fase de overdracht van de projectorganisatie naar de structurele beheerorganisatie afgerond. Hierbij zijn er afspraken gemaakt over het eigendom, het beheer, het gebruik en het onderhoud van PSYGIS Quarant. Aanpak en geleerde lessen Hieronder beschrijven we de aanpak voor diverse onderdelen uit het project. Daarnaast delen wij een aantal geleerde lessen met u die wij in deze en eerdere (EPD-)implementaties hebben opgedaan. Opleidingen Aan de medewerkers zijn verschillende opleidingsmogelijkheden aangeboden vanuit het deelproject organisatorische implementatie: E-learning; Klassikale training; Training on the job. De opleidingen hadden geen verplicht karakter. De lijnorganisatie werd verantwoordelijk gesteld voor de naleving en elk circuit heeft dit op een eigen manier opgepakt. De meest succesvolle trainingsmethode in dit project was training on the job na de conversie/migratie. Deze trainingsmethode heeft veel gevraagd van de trainers aangezien slechts 65% van de medewerkers gebruik had gemaakt van de trainingsmethode die men vóór de implementatie had kunnen volgen. Het is belangrijk een breed scala aan opleidingsmogelijkheden aan te bieden en een basis verplicht te stellen. Praktijkcase: implementatie PSYGIS Quarant bij GGZ ingeest 28 september 2011 pagina 3 van 5
Communicatie Communicatie is altijd en overal de kritische factor voor succes van een project. In dit project zijn de volgende communicatiemiddelen gebruikt: een themapagina op intranet, een speciale uitgave van het personeelsblad geheel gewijd aan het IQ-project (de IQkrant), een IQ-markt, roadshows waar Quarant werd gedemonstreerd, maandelijkse nieuwsbrieven en het verspreiden van gerichte informatie via de linking pins. Deze linking pins hebben een belangrijke rol gespeeld binnen het project en het is zeker aan te bevelen deze rol in te vullen bij vergelijkbare projecten. Het is wel van belang dat dit medewerkers zijn met overwicht en daadkracht, omdat zij een belangrijke rol spelen bij de implementatie van het EPD in hun circuit. Voor het draagvlak van een dergelijk groot project is het verder van belang dat de ambassadeurs van het project (RvB, directeuren, managers, projectleden) de urgentie, noodzaak en de complexiteit van het project continu uitdragen en daarmee de organisatie helpen prioriteiten te stellen. Communicatie is de kritische succesfactor. Stel daadkrachtige linking pins aan en laat ambassadeurs het project continu uitdragen. Inzet interne en externe projectmedewerkers Inzet van interne medewerkers in het project is van groot belang voor het lerend vermogen van de organisatie en de continuïteit na afloop van het project. De medewerkers moeten wel in de gelegenheid worden gesteld om op alle niveaus in het project mee te kunnen draaien. Ook moeten zij de juiste capaciteiten bezitten. In dit project was dit niet altijd het geval en is ervoor gekozen om duo s te formeren van in- en externe medewerkers voor de leidinggevende functies binnen het project. Op die manier werd het lerend vermogen binnen de organisatie geborgd door kennisoverdracht tussen de externe en interne medewerkers. Zorg voor continuïteit en kennisoverdracht richting je interne medewerkers door te werken in duo s bij de inzet van externe medewerkers. Conversie dossiergegevens Bij zowel de conversie van PSYGIS Classic naar PSYGIS Quarant als de migratie van Iris naar PSYGIS Quarant is de actuele informatie uit het PSYGIS Classic Dossier via een handmatige conversie naar Quarant overgezet. Dit betrof het Centrale Diagnostisch Verslag (CDV), het behandelplan en de alerts en signalen. Hiervoor zijn studenten ingehuurd. Deze handmatige conversie beperkte zich tot cliënten die in behandeling waren. Daarnaast zijn de dossiergegevens van alle patiënten uit Iris gemigreerd op basis van PDF-documenten die in Quarant raadpleegbaar zijn. De conversie van dossiergegevens naar PDF-documenten verdient grote aandacht. De behandelaar wil immers de structuur van het overgezette dossier begrijpen en zijn informatie kunnen vinden. Daarnaast is het zinvol om tot enkele maanden na de overgang een inkijkversie van het oude systeem in de lucht te houden. Houd het oude systeem, indien mogelijk, nog enkele maanden in de lucht als inkijk systeem en benader de omzetting van het dossier naar PDF-formulieren net zo nauwkeurig als een gewone dataconversie. Praktijkcase: implementatie PSYGIS Quarant bij GGZ ingeest 28 september 2011 pagina 4 van 5
Koppelingen Het aantal koppelingen blijkt vaak groter te zijn dan men in eerste instantie denkt. In dit project had men onder andere te maken met de volgende koppelingen: Elektronisch Voorschrijf Systeem (EVS), Vecozo, Veiligheid Management Systeem (VMS), Managementinformatiesysteem en DBC Informatie Systeem (DIS). Een complicerende factor is dat, parallel aan de integratie en de conversie van de EPD s, de gekoppelde systemen moeten worden geïntegreerd en geconverteerd. Om een juiste conversie te kunnen garanderen, zijn na iedere proefconversie de koppelingen opnieuw gerealiseerd. Het realiseren van de koppelingen en de bijbehorende conversies blijkt vaak ingewikkelder dan men bij aanvang inschat. Voor dit project is een apart deelproject koppelingen ingericht. Hierin zijn voor elke applicatie specialisten met inhoudelijke kennis ingezet. Besteed ruime aandacht aan de koppelingen en de conversies van externe systemen, bij voorkeur in de vorm van een deelproject koppelingen. Inzet afdeling ICT De afdeling ICT speelt een grote ondersteunende rol in een implementatieproject. Het is daarom belangrijk dat er vanuit de ICT-organisatie voldoende medewerkers beschikbaar en aanwezig zijn en er niet tegelijkertijd meerdere grote projecten de aandacht van de afdeling ICT vragen. In het bijzonder bij ICT en functioneel applicatiebeheer wordt een enorm beroep gedaan op de parate kennis van de medewerkers van de organisatie. Het is zinvol om direct bij aanvang van het project deze medewerkers volop in het project mee te laten draaien en anderen (eventueel door inhuur van externen) de dagelijkse werkzaamheden te laten uitvoeren. Zorg voor voldoende beschikbaarheid en aanwezigheid van de afdeling ICT binnen het project. Tot slot De implementatie van een nieuw EPD is een omvangrijk project, zeker wanneer ook het werkproces opnieuw wordt ingericht. Hiervoor is kennis en ervaring met projectmanagement binnen de projectorganisatie onontbeerlijk. Steenwinkel Kruithof Associates heeft deze kennis en ervaring in huis en wisselt graag met u van gedachten over hoe u een dergelijk groot project in zou kunnen richten. Heeft u concrete vragen over deze opdracht? Neem contact op met Frank Boevink via 020 669 05 81. Publicatie De heer F. Mourits, hoofd Centrale Zorgadministratie van GGZ ingeest en de heer F.J.M..Boevink, directeur van Steenwinkel Kruithof Associates hebben hun toestemming voor publicatie verstrekt op 7 september 2011. Praktijkcase: implementatie PSYGIS Quarant bij GGZ ingeest 28 september 2011 pagina 5 van 5