Marijke de Hullu, Petra Eland en Floris Hofstede 13 april 2017, UMC Utrecht

Transcriptie

1 Kennisbijeenkomst Online Inzage Verdiepingssessie Implementatie patiëntenportaal mijn UMC Utrecht: Het perspectief van de zorgverlener op (de implementatie van) het patiëntenportaal Marijke de Hullu, Petra Eland en Floris Hofstede 13 april 2017, UMC Utrecht

2 Marijke de Hullu Algemeen projectleider patiëntenportaal Mijn UMC Utrecht

3 Zorgverleners voorbereiden door draagvlak te bouwen: stappen zetten in jaren 2011: Ingebruikname van ChipSoft EZIS Succesvolle go-live Pilots met portalen voor o.a. HIV, cystic fibrosis en hematologie : Realisatie generieke patiëntenportaal

4 Wat is het patiëntenportaal Mijn UMC Utrecht? Een beveiligde website waarmee alle patiënten online toegang hebben tot hun dossier met real time inzage in medisch en verpleegkundig dossier, inclusief uitslagen

5 Impressie

6 Real time tonen? Wat betekent dat voor een zorgverlener? Realtime tonen van uitslagen = geen vertraging gegevens Redenen voor deze keuze: Kunnen beschikken over dezelfde informatie Gelijkwaardige gesprekspartners: patiënt en behandelaar Patiënten hebben behoefte aan teruglezen van afspraken, gespreksonderdelen, terminologie Keuze is aan de patiënt om het dossier in te zien (inloggen met DigiD en SMS)

7 Overige beslispunten bij implementatie patiëntenportaal relevant voor zorgverleners Verzoeken voor uitsluiten van delen dossier c.q. specialismen (ieder specialisme is in feite uniek!) Omgaan met toegang portaal van wilsonbekwamen en omgaan met toegang tot portaal kinderen Uitgangspunt: Het UMC Utrecht gaat voor een breed patiëntenportaal, voor alle patiënten met real time inzage.

8 Generieke basis = gelijk voor alle patiënten Definiëren van zichtbare delen/ data uit het dossier (verslagen, lab uitslagen (klinisch chemisch lab), virologie en bacteriologie, endoscopie, pathologie, radiologie, allergieën metingen, medicatie, patiënt brieven, e-consulten, herhaalrecepten, vragenlijsten e.d.) Bespreken van deze delen met de eigenaren, zoals laboratoria, röntgen, artsen Vastleggen van de afspraken in officiële documenten

9 Vertraging bij tonen van uitslagen Timeline Diagnostisch onderzoek Patiënt perspectief

10 Vertraging bij tonen van uitslagen Timeline Diagnostisch onderzoek Patiëntenportaal

11 Wie is er blij met snelle uitslag in het patiëntenportaal? Denkmodel Mogelijke oplossing bij individuele gevallen: portaal dichtzetten in overleg met de patiënt

12 Beoogde resultaten van de implementatie Patiënten en zorgverleners zijn op de hoogte van het feit dat patiënten toegang hebben tot hun medisch dossier via het patiëntenportaal en de mogelijkheid hebben tot e-consult en aanvragen herhaalrecepten Zorgverleners zijn opgeleid in gebruik van het portaal en e-consult/herhaalrecepten Patiënten en zorgverleners werken samen aan de beste zorg en zetten hier het patiëntenportaal waar mogelijk bij in

13 Petra Eland Projectleider Implementatie en Communicatie patiëntenportaal

14 Welke uitgangspunten bij de implementatie van het patiëntenportaal? Besluit van Raad van Bestuur Verantwoordelijkheid divisies: divisies geven uitvoering aan het besluit Centrale projectteam ondersteunt divisies Co-creatie: samenwerking met: Afvaardiging van zorgprofessionals UMC breed patiëntenpanel Beheerorganisatie ICT Marketing en communicatie

15 Hoe bereid je afdelingen voor op de komst van het patiëntenportaal? Plan en projectgroep per divisie Verantwoordelijk voor planning en uitvoering van training, inrichting, voorbereiding en instructie, vastleggen werkafspraken, ondersteuning, nazorg Procesworkshops: Werkafspraken over inzet patiëntenportaal EZIS-training volgens train-de-trainer principe Basistraining alle medewerkers Aanvullende training patiëntenportaal Werkinstructies online incl filmpjes Presentaties, gesprekken met vakgroepen, inzet ambassadeurs, collegezaalbijeenkomsten

16 Zorgverleners voorbereiden via procesworkshops Doel: Werkafspraken vaststellen over inzet patiëntenportaal per divisie Aanpak: 1. Voorbespreking met leidinggevende 2. In kaart brengen huidige werkwijze, met selecte groep 3. Procesworkshop met alle betrokken rollen (2 uur) 4. Terugkomsessie met alle betrokken rollen (0,5-1 uur) Deelnemers: Afvaardiging per specialisme, met mandaat workshop: 1-3 afgevaardigden per rol: artsen, verpleegkundig specialisten, verpleegkundigen, medisch secretaresses, teamleider, etc.

17 Interface snel zichtbaar maken voor zorgverleners

18 Zorgverleners niet alleen voorbereiden op go live van het patiëntenportaal maar ook de data-start

19 Arts en patiënt aan het woord op informatiebijeenkomsten Informatiebijeenkomsten over: Het wat, wanneer, waarom Inhoud en interface-demo Schrijven in het dossier Juridische aspecten Arts en patiënt aan het woord (geen ICT-aangelegenheid) Artsen en verpleegkundigen als ambassadeurs!

20 In gesprek met zorgverleners over de komst van het patiëntenportaal De organisatie ingaan; bijv. tijdens de overdracht een demo geven van het portaal; neem een zorgverlener mee, dat helpt! Luisteren naar de zorgen en angsten die er leven en daar serieus op ingaan Ook benoemen wat onzeker is, met respect voor de behandelaren. Bijvoorbeeld dat je niet weet hoe patiënten he portaal zullen ervaren. Erkennen dat je met zijn allen nieuw en onbekend terrein betreedt.

21 Gesprekstips voor behandelaren en Quotes gebruiken van ervaren en bevlogen artsen:

22 Persrelease: wacht 1 maand om artsen te laten wennen + laat artsen aan het woord in interviews: peer to peer communicatie werkt!

23 Floris Hofstede arts en lid projectteam patiëntenportaal Wilhelmina kinderziekenhuis

24 Hoe krijg je een arts enthousiast voor het patiëntenportaal? Onbekend maakt onbemind: laat snel zien wat het portaal is: wat doet het, hoe ziet het eruit Ervaringen van een zorgverlener (liefst zelfde specialisme) overtuigen eerder dan die van een enthousiaste IT-er Onderzoek naar effectiviteit kan helpen Ervaringen met e-consult vanuit andere ziekenhuizen: hoeveel mail komt er daadwerkelijk binnen?

25 Wat zijn de angsten en en zorgen die er leven onder artsen bij de komst van een patiëntenportaal? Dat er veel extra werk binnenkomt als gevolg van e- consult waar geen DBC voor geregeld is Patiënten worden angstig van wat ze in het portaal lezen Dat patiënten een snelle reactie verwachten op mailtjes via het portaal Aansprakelijkheid voor wat er in het portaal te lezen is Privacy: je naam staat zwart op wit in he portaal

26 Welke mythes zijn er over artsen en het patiëntenportaal? Ze willen het niet gebruiken, want ze zijn ouderwets Ze hebben niks met ICT, ze willen persoonlijk contact Ze vinden hun eigen specialisme uniek en niet toepasbaar voor online inzage Ze vinden dat ze het beter weten dan de patiënt Ze voelen zich op hun vingers gekeken Ze willen eerst een DBC geregeld hebben Etc!

27 Maar is dit waar? En helpen deze mythes bij de realisatie van een patiëntportaal? Pas op met mythes want voor je het weet ga je ernaar handelen en worden ze een extra waarheid in je project en je hebt er al genoeg!

28 Wat vindt een arts echt belangrijk bij de komst van het patiëntenportaal? Wat is het, hoe werkt het, hoe ziet het eruit? Wat kan de patiënt zien, lezen en doen? Hoe zijn de ervaringen bij andere ziekenhuizen? Wat wordt er van mij verwacht? Moet ik iets nieuws leren? Verandert er iets in mijn aansprakelijkheid? Ben ik er extra tijd mee kwijt? Vanaf wanneer staan mijn verslagen online?

29 Mijn ervaringen als arts met het gebruik van het patiëntenportaal De ingebruikname gaat geleidelijk: geen big bang want patiënt moeten het leren kennen en als arts biedt je het niet standaard aan Weinig vragen over de inhoud van het EPD, ok al kunnen patiënten nu alles lezen Econsult en herhaal recepten zijn als taken prima te beleggen in het team; weinig extra werk Meerwaarde in de behandeling?