Hoofdstuk 1 Inleiding Binnen Intramed heeft u de mogelijkheid om abonnementen aan te bieden aan patiënten en het gebruik te registreren en te factureren. Het gaat hierbij om abonnementen op bijvoorbeeld trainingen onder begeleiding zoals cardio-training of fysio-fitness. Instellingen Voordat u abonnementen kunt aanbieden, moet u wel het nodige instellen in Intramed: - u zet in de systeemgegevens de module "Abonnementen" aan, zodat de abonnementmogelijkheden beschikbaar komen; u kunt bepaalde ruimtes in uw locatie aanwijzen voor deze activiteiten; aan deze ruimtes kunt u ook bedrijfsmiddelen als hometrainers koppelen; voor de abonnementen die u wilt aanbieden, legt u vast, welke abonneerbare diensten (zoals fysio-fitness) en abonnementsvormen (zoals jaar-abonnementen of strippenkaarten) u wilt. Abonnement toevoegen en afspraken plannen Vervolgens kunt u een abonnement bij een patiënt toevoegen, en afspraken inplannen. Bij een abonnement, waarvan in de abonnementsvorm is ingesteld dat er een bepaalde bezoekfrequentie is, kunnen lessen ook ingehaald worden. Daarvoor wijst u een bepaald bezoek aan als "inhaalbezoek". Een inhaalbezoek telt niet mee bij het bepalen of het maximum aantal (binnen een bepaalde periode) is bereikt. Zo nodig kunt u een abonnement ook een tijdje opschorten; bijvoorbeeld omdat een abonnementhouder met vakantie is. Factureren Tot slot kunt u de afspraken op het abonnement factureren. 1
Hoofdstuk 2 Abonnementen instellen en toevoegen Module Abonnementen activeren Allereerst moet u de module "Abonnementen" activeren via de systeemgegevens. U heeft het scherm "Systeemgegevens" nog open staan OF open het scherm opnieuw menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens]. Klik op tabblad "7. Modules". Vink de module "Abonnementen" aan. Module Abonnementen Vink deze module aan, als u abonnementen (bijvoorbeeld voor cardiotraining) wilt verkopen aan patiënten. 2
Module Dit levert onder menu [Systeem], [Tabellen] een extra mogelijkheid op: [Abonnementen]. Schakelt u deze module in, dan wordt automatisch de module "Bedrijfsmiddelen" ook ingeschakeld. Bedrijfsmiddelen Vink deze module aan, als u in uw locatie(s) verschillende bedrijfsruimten wilt beheren en bij behandelingen of abonnementen bedrijfsmiddelen (zoals fitness apparaten) wilt reserveren. Dit levert onder menu [Systeem], [Tabellen] een extra mogelijkheid op: [Bedrijfsmiddelen]. 3
Module Hieronder vindt u gegevens over de typen en het aantal exemplaren van bedrijfsmiddelen. Deze module wordt automatisch ingeschakeld en kan niet uitgeschakeld worden bij inschakeling van de module "Abonnementen". In dat geval levert dit in de agenda een extra tabblad op, namelijk " Ruimtes". Op tabblad 2 voert u abonnement afspraken in en reserveert u bedrijfsruimten en bedrijfsmiddelen. 4. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten. ; Vrij beschikbare bedrijfsruimte toevoegen Als u via menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad "7. Modules" de module "Bedrijfsmiddelen" heeft aangevinkt, kunnen bedrijfsmiddelen en -ruimten per locatie geregistreerd en beheerd worden. Zo kunt u binnen een locatie ook verschillende ruimten (bijvoorbeeld behandelkamers en fitnessruimten) vastleggen en deze ruimte bij behandelingen reserveren. Dat kunnen bedrijfsruimten zijn, die in principe altijd beschikbaar zijn; op alle (werk-)dagen van de week zolang uw praktijk geopend is bijvoorbeeld. Dit soort bedrijfsruimten voegt u als volgt toe aan een locatie. Als u een bedrijfsmiddel wilt toevoegen vanuit het scherm "Selecteren Ruimte", start dan vanaf punt 5. 4 Ga naar menu [Systeem], [Organisatie], [Praktijkgegevens]; het scherm "Praktijk" wordt geopend. Klik op tabblad " Locaties". Dubbelklik op een locatie; het scherm "Locatie" wordt geopend.
4. Klik één keer in een regel in de lijst onder "Ruimte:". 5. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon het scherm "Ruimte" wordt geopend. 6. Vul de velden in de rubriek "Algemeen" in. ; Nummer ruimte Hier wordt automatisch een nummer ingevuld; u kunt dit wijzigen. Locatie Hier wordt het nummer en de naam van de locatie ingevuld, waar deze bedrijfsruimte wordt toegevoegd. Naam: Typ hier een naam voor de bedrijfsruimte in. : Typ hier een omschrijving van de bedrijfsruimte in. 5
Capaciteit: Typ hier het maximale aantal personen in die tegelijkertijd in de ruimte ingepland kunnen worden. Altijd beschikbaar: Klik op de knop achter het veld en klik op "Ja". Hierdoor is deze ruimte in principe altijd beschikbaar, maar u kunt nog wel bepaalde dagen (met bepaalde uren) invoeren, waarop deze ruimte niet te reserveren is. Tonen in agenda: Klik op de knop achter het veld en klik op "Ja" of "Nee". Hiermee geeft u aan, of de ruimte wel of niet getoond moet worden in de agenda Agenda starttijd: Als u hier niets invult, worden de start- en eindtijd gehanteerd zoals die in het rooster voor de medewerker zijn vastgelegd. Agenda eindtijd: U stelt deze tijden bijvoorbeeld wél in bij gebruik van de ruimte door derden en bij abonnementgebruik. Kostenplaats: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Kostenplaats" op de gewenste kostenplaats en klik op de knop "OK". De omzet van praktijkbehandelingen op in de betreffende ruimte wordt op de gekozen kostenplaats geboekt. U kunt in het selectiescherm een item toevoegen. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. 7. 6 Als u een tijdstip of datum wilt toevoegen waarop de bedrijfsruimte niet beschikbaar is, kunt u dat in de rubriek "Niet beschikbaar op:" instellen. Als u dat wilt, ga dan vanaf dit punt verder met het onderstaande onderwerp "Afwijkende beschikbaarheid instellen".
8. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm "Ruimte" wordt gesloten. 9. Druk op "ESC" om elk scherm te sluiten, of klik op ;. Vrij beschikbare bedrijfsmiddelen toevoegen of wijzigen Voordat u bedrijfsmiddelen kunt reserveren, moet u eerst één of meerdere exemplaren toevoegen in Intramed. Dat kunnen bedrijfsmiddelen zijn, die in principe altijd beschikbaar zijn; op alle (werk-)dagen van de week zolang uw praktijk geopend is bijvoorbeeld. U kunt alleen bedrijfsmiddelen toevoegen als u via menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens]; tabblad "7. Modules" de module "Bedrijfsmiddelen" heeft aangevinkt. Ga naar menu [Systeem], [Tabellen], [Bedrijfsmiddelen], [Exemplaren]; het scherm "Bedrijfsmiddelen" wordt geopend. In onderstaand scherm zijn al een aantal voorbeelden toegevoegd. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon OF dubbelklik op een bestaand bedrijfsmiddel om het te wijzigen; het scherm "Bedrijfsmiddel" wordt geopend. Vul de velden in de rubriek "Algemeen" in. Door op de "TAB"-toets te drukken, gaat u naar het volgende veld. Met de toetsen "Shift" + "TAB" kunt u naar het vorige veld. 7
Type bedrijfsmiddel: Klik op de knop Locatie: Klik op de knop achter het veld. Klik in het selectiescherm "Selecteren Type bedrijfsmiddel" op het gewenste type bedrijfsmiddel en klik op de knop "OK". achter het veld. Klik in het selectiescherm "Selecteren Locatie" op de gewenste locatie waar dit bedrijfsmiddel beschikbaar is en klik op de knop "OK". Ruimte: Klik op de knop achter het veld. Klik in het selectiescherm "Selecteren Ruimte" op de gewenste bedrijfsruimte waar dit bedrijfsmiddel beschikbaar is en klik op de knop "OK". Altijd Klik in het veld daarachter op de knop en klik op "Ja". beschikbaar: : 4. 5. 6. Typ hier zo nodig een nadere omschrijving van het bedrijfsmiddel in. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon ; het scherm "Bedrijfsmiddel" wordt gesloten, en u keert terug naar het scherm "Bedrijfsmiddelen". Als u een tijdstip of datum wilt toevoegen waarop het bedrijfsmiddel toch niet beschikbaar is, kunt u dat in de rubriek "Niet beschikbaar op:" instellen. Als u dat wilt, ga dan vanaf dit punt verder met het onderstaande onderwerp "Afwijkende beschikbaarheid instellen". Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. Abonneerbare dienst toevoegen of wijzigen Voordat u abonnementen kunt aanbieden aan patiënten, moet u eerst één of meerdere abonneerbare diensten (b.v. fitness of cardio-training) instellen. 8
Ga naar menu [Systeem], [Tabellen], [Abonnementen], [Diensten]; het scherm "Abonneerbare diensten" wordt geopend. In onderstaand scherm zijn al een aantal voorbeelden toegevoegd. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon OF dubbelklik op een bestaande abonneerbare dienst om deze te wijzigen; het scherm "Abonneerbare dienst" wordt geopend. Vul de velden in de rubriek "Algemeen" in: Nummer: Dit nummer wordt automatisch ingevuld als u de gegevens bewaart. Abonneerbare dienst: Typ hier een omschrijving van de dienst in. Bijvoorbeeld "Fitness ". Agenda interval: Typ hier de duur van de dienst in. Als de dienst bijvoorbeeld 20 minuten duurt, is de agenda-regel ook 20 minuten. 9
Omzetrekening: Klik op de knop achter het veld. Klik in het selectiescherm "Selecteren Grootboekrekening" op het gewenste rekeningnummer en klik op de knop "OK". Het selectiescherm "Selecteren Grootboekrekening" wordt steeds gefilterd op rekeningnummers, die bij het type rekening beschikbaar zijn. Door onder in dit scherm het filter "actief (niet geblokkeerd)" aan te vinken, ziet u alleen de beschikbare grootboekrekeningen. Als u niets invult, wordt het veld automatisch gevuld met de instelling uit de systeemgegevens. Kostenplaats: Klik op de pijlknop achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren Kostenplaats" op de gewenste kostenplaats en klik op de knop "OK". De omzet van abonnementen wordt op de gekozen kostenplaats geboekt. 4. 10 Vul de kolommen in de lijst "Te reserveren ruimte:" in. Klik in de eerste regel in de kolom "Ruimte"; bevestig dat u deze abonneerbare dienst wilt bewaren.
5. Klik in de eerste regel in de kolom "Ruimte" op de knop ; het scherm "Selecteren Ruimte" wordt geopend. 6. Kies de gewenste ruimte en klik op de knop "OK". In de andere kolommen worden de naam van de gekozen ruimte en de locatie overgenomen. 7. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon 8. Druk zo nodig op de toets of klik op het icoon om naar een nieuwe regel te gaan om nog een abonneerbare dienst toe te voegen, of klik op het icoon 9. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op.. Herhaal stappen 5 tot en met 9.. Abonnementsvorm toevoegen of wijzigen Voordat u abonnementen kunt aanbieden aan patiënten, moet u eerst één of meerdere abonnementsvormen (b.v. een kwartaal- of maandabonnement) instellen. 11
Ga naar menu [Systeem], [Tabellen], [Abonnementen], [Vormen]; het scherm "Abonnementsvormen" wordt geopend. In onderstaand scherm zijn er al een aantal voorbeelden toegevoegd. Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon OF dubbelklik op een bestaande abonnementsvorm om deze te wijzigen; het scherm "Abonnementsvorm" wordt geopend. Vul de velden in de rubriek "Algemeen" in: Abonnementsvorm: Dit nummer wordt automatisch ingevuld als u de gegevens bewaart. Actief: 12 Standaard is hier "Ja" ingevuld. U kunt dit wijzigen: kies via de pijlknop achter het veld voor "Nee".
Als u hier "Nee" kiest, kunt u deze abonnementsvorm niet gebruiken in abonnementen. Dienst: Klik op de knop achter het veld. Klik in het selectiescherm "Selecteren Abonneerbare dienst" op de gewenste dienst en klik op de knop "OK". : Typ hier een omschrijving van de abonnementsvorm in. Geldigheid: Typ hier een aantal weken / maanden / jaren in hoe lang deze abonnementsvorm geldig is. Klik in het veld daarachter op de knop en klik op één van de mogelijkheden "Week", "Maand", "Jaar". Waarschuwen bij ruimte (bezoeken/ dagen): Typ hier een aantal bezoeken of dagen in. Als dit aantal bezoeken / dagen bereikt is, krijgt u bij het inplannen van een bezoek een waarschuwing dat het maximaal aantal bezoeken / dagen bijna bereikt is. Ook wordt vermeld hoeveel ruimte er nog over is. Stilzwijgend verlengen: 4. Vink dit veld aan, als u wilt dat er geen melding komt dat een abonnement van deze vorm verlopen is. Zo'n abonnement wordt na verloop automatisch verlengd, op voorwaarde dat de optie "Automatisch verlengen" in het abonnement zelf (die u bij de patiënt toevoegt) ook op "Ja" staat. Vul de velden in de rubriek "Bezoek" in; natuurlijk voor zover van toepassing voor u. 13
Maximum aantal: Typ hier het maximale aantal bezoeken in, wat bij deze abonnementsvorm binnen de geldigheidstermijn toegestaan is. Bij het automatisch verlengen wordt wel de geldigheidstermijn verlengd, maar niet het maximum aantal verhoogd. Frequentie: Vul hier de toegestane bezoek frequentie in: Klik achter het eerste veld op de knop en klik op één van de mogelijkheden "1 maal", "2 maal", "3 maal", "4 maal", "5 maal", "Onbeperkt". Klik achter het tweede veld op de knop en klik op één van de mogelijkheden "Per dag", "Per week", "Nvt". Standaard duur: 5. Typ hier de standaard duur (in minuten) van een bezoek bij deze abonnementsvorm in. Vul de velden in de rubriek "Facturering" in: Intakekosten factureren met eerste termijn: Vink dit veld aan, als u wilt dat de totale intakekosten bij de eerste termijn gefactureerd worden. Als u dit veld niet aanvinkt, worden de intakekosten over alle termijnen verdeeld. Aantal termijnen: Typ hier het aantal termijnen in, waarover de facturering verdeeld moet worden. Als alles in één keer betaalt moet worden, typt u "1" in. 6. Klik in de lijst "Abonnementsprijzen:" in de eerste regel in de kolom "Ingangsdatum"; het scherm "Bevestig" wordt geopend. 7. 8. Klik op de knop "Ja". Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon om een nieuwe regel toe te voegen. De nieuwe regel herkent u aan het sterretje vóór de regel. De regels die al bewaard zijn herkent u aan het teken. 14
9. Vul de kolommen in de lijst "Abonnementsprijzen:" in. Kolom Ingangsdatum Klik op de knop achter het veld. Klik ik het scherm "Kalender" op de gewenste datum waar vanaf de abonnementsprijzen gelden, en klik op de knop "OK". In de kalender ziet u ook de knop "Huidig" waarmee u snel de huidige datum kiest. In plaats van de kalender te gebruiken, kunt u ook de datum intypen, of de letter "H" om de huidige datum te krijgen. Prijs Typ hier de abonnementsprijs in; inclusief of exclusief btw. Dit geeft u in het veld "Incl./excl. btw" aan. Intakekosten Typ hier de intakekosten in; inclusief of exclusief btw. Dit geeft u in het veld "Incl./excl. btw" aan. Incl./excl. btw Klik achter het veld op de knop en klik op "Exclusief" of "Inclusief". Btw-tarief Klik achter het veld op de knop en klik op één van de mogelijkheden "Geen", "Laag" of "Hoog". 10. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon 1 Druk zo nodig op de toets of klik op het icoon. om naar een nieuwe regel toe te voegen. Herhaal stappen 9 tot en met 1 1 Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. 15
Hoofdstuk 3 Abonnement toevoegen en afspraken plannen Abonnement bij patiënt toevoegen Als iemand een abonnement wil aanschaffen, kunt u dat aan de patiëntgegevens toevoegen. 4. U heeft het scherm "Patiënt..." nog open staan OF open het scherm opnieuw via menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de betreffende patiënt. Ga naar tabblad "9. Abonnementen". Druk op de toetsen "Ctrl" + "Ins" of klik op het icoon ; het scherm "Abonnement" wordt geopend. Vul de velden in. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. Abonnement tabblad Algemeen Op tabblad " Algemeen" van het abonnement vult u algemene gegevens in. 16
Vul de velden in de rubriek "Algemeen" in. Client: Dit nummer wordt overgenomen uit de patiëntgegevens. Status: Hier wordt automatisch de status van de facturatie ingevuld. Abonneerbare dienst: Selecteer via het selectiescherm (pijltje) de abonneerbare dienst. Abonnementsvorm: Selecteer via het selectiescherm (pijltje) de abonnementsvorm. Achter dit veld worden vervolgens de prijs en de intakekosten automatisch ingevuld. Prijs: De prijs van de abonnementsvorm wordt automatisch ingevuld. Intakekosten: De intakekosten van de abonnementsvorm wordt automatisch ingevuld. Medewerker: Vul hier de medewerker in die het abonnement verkocht heeft aan een cliënt. Hier wordt automatisch de aangemelde medewerker ingevuld. Verkoopdatum: Vul hier de verkoopdatum in. Hier wordt automatisch de datum van vandaag ingevuld, maar u kunt dit wijzigen. 17
Doel: Klik op de pijl achter het veld, en maak een keuze uit "N.v.t", "Preventie", "Reïntegratie", "Sport" of "Workshop". Vul de velden in de rubriek "Betaler" in. Soort betaler: Klik op de pijl en kies wie betaalt: de patiënt of een instelling. Betaler: Klik op de pijl en kies welke patiënt of instelling betaalt. Vul de velden in de rubriek "Geldigheid" in. Ingangsdatum: Vul de ingangsdatum van het abonnement in. Geldigheid: De inhoud van deze velden zijn overgenomen uit de abonnementsvorm. Einddatum: Deze datum wordt automatisch ingevuld aan de hand van de geldigheidsduur. Frequentie: De inhoud van deze velden zijn overgenomen uit de abonnementsvorm. Eenheid: De inhoud van deze velden zijn overgenomen uit de abonnementsvorm. Automatisch Hier kunt u aangeven of het abonnement automatisch verlengd moet verlengen: worden wanneer deze afloopt. Bij het maken van een nieuwe afspraak na de abonnementsperiode volgt geen vraag om verlenging, maar wordt de afspraak gewoon ingepland en het abonnement verlengd. 4. 18 Datum stopzetten: De datum waarop een abonnement is stopgezet. Dit hoeft niet de daadwerkelijke einddatum te zijn. Reden stopzetten: Kies hier de reden waarom het abonnement is stopgezet door op het pijltje te klikken. Vul zo nodig nog een vrije tekst in bij het veld "Opmerking:".
5. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten. ; Abonnement tabblad Financieel Op tabblad " Financieel" ziet u de tarieven en de totaalprijs. Op dit tabblad kunt u betalingstermijnen instellen. De velden uit de rubriek "Tarieven" en "Totaalprijs gehele looptijd" zijn overgenomen uit de abonnementsvorm, of zijn automatisch berekend. U kunt deze waarden hier niet aanpassen. In de rubriek "Termijnen" worden automatisch de betalingstermijnen ingevuld. Als u een abonnement aanmaakt op basis van een abonnementsvorm waarin geen betaling in termijnen is vastgelegd, ziet u in de lijst "Facturatietermijnen" maar één regel. Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon. Via menu [Bestand], [Abonnementen] opent een lijst van verkochte abonnementen. Via de knop "Printen", optie "Abonnementstermijnen" krijgt u een lijst, waarin bij de diverse abonnementen de termijnen te zien zijn, met hun vervaldatum en betaling / openstaand bedrag. Extra informatie Tabblad "Reserveringen" in behandeling Als u een abonnement bij een patiënt heeft toegevoegd, is er in de behandeling een extra tabblad "Reserveringen" beschikbaar. Het tabblad wordt automatisch ingevuld: 19
Prijs per periode, Intakekosten, Looptijd (aantal periodes), Btw-tarief De inhoud van deze velden zijn overgenomen uit de abonnementsvorm. Totaalbedrag, De inhoud van deze velden worden automatisch berekend. Totaal btw-bedrag, Totaalbedrag incl btw Facturatietermijnen De velden zijn automatisch ingevuld aan de hand van de gegevens uit de abonnementsvorm. U kunt hier facturatieregels verwijderen, bijvoorbeeld als iemand voortijdig het abonnement opzegt. Klik op de betreffende regel, en vervolgens op het icoon. Decl. vanaf Dit is de vervaldatum, en is steeds het begin van de termijn. U kunt deze datum aanpassen. Reeds gefactureerd, Nog te factureren, Status Deze velden worden automatische berekend en/of ingevuld. Declaratiehistorie 20
Via de knop "Schermen", optie "Declaratiehistorie" kunt u de declaratiehistorie van het abonnement inzien. In het scherm "Declaratiehistorie" dat geopend wordt, ziet u in welke debet en/of credit declaraties het abonnement is opgenomen. Afspraak abonnementen U kunt voor patiënten bij wie u een abonnement heeft toegevoegd, afspraken inplannen in de agenda inplannen totdat een eventueel maximum is bereikt. Ga naar menu [Bestand], [Agenda]; het scherm "Agenda" wordt geopend. Er is een extra tabblad "Ruimtes" beschikbaar. 21
Ga naar tabblad " Ruimtes". Op tabblad " Ruimtes" in de agenda kan er een locatie, ruimte, dienst en eventuele bedrijfsmiddelen worden gekozen. Wanneer een cliënt een afspraak wil maken op zijn abonnement, kiest u eerst een locatie en een ruimte (door op het pijltje achter het veld te klikken), en eventueel tot 3 bedrijfsmiddelen. Vervolgens klikt u de regel aan op de datum en het tijdstip wanneer de afspraak moet plaatsvinden. U kunt nu de afspraak inplannen op dezelfde manier als wanneer u een afspraak inplant voor een behandeling: u begint met het typen van de naam of het patiëntnummer op de regel in de agenda; de wizard "Plannen van een afspraak" wordt geopend. 4. Als er meerdere abonnementen zijn, selecteert u op het eerste scherm van de wizard het abonnement. 22
5. Klik op de knop "Volgende"; op het volgende scherm staat de samenvatting van de afspraak. 6. Klik op de knop "Voltooien" om de afspraak definitief in te plannen. Als het abonnement verlopen is of als het maximum aantal bezoeken bereikt is, kunt u via de wizard géén afspraak toevoegen. Ook niet als het om een inhaalbezoek gaat. U moet dan een afspraak toevoegen door op het icoon te klikken in de agenda, tabblad " Ruimtes". Inhaalbezoek plannen Bij een abonnement, waarvan in de abonnementsvorm is ingesteld dat er een bepaalde bezoekfrequentie is, kunt u een bepaald bezoek als "inhaalbezoek" aanwijzen. Een inhaalbezoek telt niet mee bij het bepalen of het maximum aantal (binnen een bepaalde periode) is bereikt. 23
Dubbelklik op de afspraak in de agenda; het scherm "Abonnement gebruik" wordt geopend. Als u het vakje achter "Dit is een inhaalbezoek" aanvinkt, dan geeft u daarmee aan dat dit een bezoek is dat ingehaald wordt. Er is dan een extra veld beschikbaar "Reden". U kunt hier een reden intypen voor het inhalen. Sla de afspraak op door op de knop "F5" te drukken, of op het icoon te klikken. Als u een inhaalafspraak in de agenda kopieert, wordt het veld "Dit is een inhaalbezoek" leeg gemaakt in de nieuwe afspraak. Abonnement opschorten U kunt een abonnement een tijdje opschorten; bijvoorbeeld als een abonnementhouder op vakantie is of opgenomen in een ziekenhuis. 4. 24 Ga naar menu [Bestand], [Patiënten]. Dubbelklik op de patiënt, waarvan het abonnement moet worden opgeschort. Klik op tabblad "9. Abonnementen". Klik op de knop "Opties"
5. Klik op de optie "Opschorten abonnement..."; het scherm "Opschortingen" wordt geopend. 6. Klik op het icoon ; het scherm "Opschorting" wordt geopend. 7. 8. In de rubriek "Abonnement" worden de gegevens van het abonnement overgenomen. Vul de velden in de rubriek "Opschorting" in: 9. 10. Reden opschorting: Typ hier de reden van de opschorting in. Begindatum: Vul hier de begindatum van de opschorting in. Einddatum: Vul hier de einddatum van de opschorting in. Bewaar de gegevens met "F5" of klik op het icoon. U bent terug in het scherm "Opschortingen"; sluit dit scherm met "Esc" of klik op. Bij het opschorten van een abonnement wordt de einddatum opgeschoven met hetzelfde aantal dagen als de opschorting lang is. Als hierdoor de einddatum voorbij de begindatum van een vervolgabonnement komt te liggen, dan wordt het vervolgabonnement opgeschoven met de duur van de overlapping. 25
Reserveringen die gepland staan binnen de opschortingsperiode, worden verwijderd als de opschorting bewaard wordt. U krijgt hiervan nog een bevestigingsvraag. Omgekeerd wordt er een foutmelding gegeven als u een reservering binnen een opschortingsperiode wilt maken: "Reservering niet mogelijk omdat datum in een opschortingsperiode (<begindatum opschorting> - <einddatum opschorting>) valt.". In de agenda is onder de knop een keuze "Opschortingen (Ctrl + S)" toegevoegd. Dit roept ook de lijst "Opschortingen" op met de, op de agendadatum lopende, opschortingen. Vanuit de agenda kunt u geen opschortingen wijzigen of toevoegen. 26
Hoofdstuk 4 Abonnementen factureren Het factureren van abonnementen kan via een baliefactuur of via een nota, op dezelfde manier als het factureren van een behandeling of verkoop. Dit geldt overigens ook voor de manier van aanmanen van een abonnementsnota. Baliefactuur bij abonnement aanmaken Een baliefactuur gebruikt u, wanneer er aan de balie betaald wordt. Voor een abonnement kunt u de baliefactuur via de agenda, of via de patiëntgegevens afdrukken. Via de agenda Ga naar menu [Bestand], [Agenda]; het scherm "Agenda" wordt geopend. Ga naar tabblad " Ruimtes". Klik op de betreffende afspraak. Via de knop "Opties", optie "Zoek afspraak..." of door de toets "F9" in te drukken, kunt u de afspraak snel vinden. 4. 5. Klik op de knop "Opties". Klik op de optie "Baliefactuur..."; het scherm "Opbouwen baliefactuur" wordt geopend. 6. Vul de velden in. Verkopen ook declareren: Klik op de pijl Proefdeclaratie: Klik op de pijl achter het veld, en klik op "Ja" als u alle verkopen in de lijst die nog niet gedeclareerd zijn op één baliefactuur wilt afdrukken. Klik op "Nee" als u alleen van het abonnement een baliefactuur wilt afdrukken. achter het veld, en klik op "Ja" als u eerst een concept baliefactuur wilt afdrukken. Klik op "Nee" als u de daadwerkelijke baliefactuur wilt afdrukken. Betaling via dagboek: Als u uw boekhouding in Intramed doet, kies bij dit veld op welk dagboek u de baliefactuur wilt inboeken. Klik op de pijlknop achter het veld; het scherm "Selecteren Dagboek" wordt geopend. 27
Het dagboek "Kas" gebruikt u als de patiënt direct contant betaald. Klik op het betreffende dagboek, en klik op de knop "OK". 7. Klik op de knop "OK"; als de nota's per e-mail verzonden worden, wordt verbinding gemaakt met uw emailprogramma. Klik op de knop "Toestaan" om de nota('s) te versturen. Er wordt een melding getoond als de nota is verstuurd: De nota wordt als pdf-bijlage verstuurd. De naam van dit bestand is "Nota_nummer_datum". De datum wordt genoteerd als jjjjmmdd. Het onderwerp van de e-mail is "naam nota bestand" van "praktijknaam" met als tekst: "Aanhef patiënt", Bijgevoegd sturen wij u een nota. 8. 28 Met vriendelijke groet, "Volledige naam declarant" "Praktijkomschrijving", "Praktijknaam". Druk op de knop "OK".
9. Als de nota niet per e-mail wordt gestuurd, opent het scherm "Verkoopnota". 10. 1 Stel zo nodig het soort uitvoer in. Klik op de knop "OK"; het rapport wordt afgedrukt zoals u bij de rubriek "Uitvoer" hebt ingesteld. 1 Als u in het scherm "Opbouwen baliefactuur" bij het veld "Proefdeclaratie:" heeft gekozen voor "Ja", staat er boven de afdruk "Concept". Herhaal de vorige stappen om de daadwerkelijke baliefactuur af te drukken. (Kies dan bij het veld "Proefdeclaratie" voor "Nee".) Als u bij de rubriek "Uitvoer" heeft gekozen voor "Scherm", dan kunt u zo nodig onderin het rapportscherm op het icoon klikken om het rapport alsnog op papier te printen of op het 1 icoon 14. om het rapport als PDF te bewaren. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. Via de patiëntgegevens 4. Ga naar menu [Bestand], [Patiënten]; het scherm "Patiënten" wordt geopend. Dubbelklik op de betreffende patiënt; het scherm "Patient..." wordt geopend. Klik op tabblad "9. Abonnementen". Klik op de knop "Opties". 29
5. Klik op de optie "Baliefactuur"; het scherm "Opbouwen baliefactuur" wordt geopend. 6. Vul de velden in. Verkopen ook declareren: Klik op de pijl Proefdeclaratie: Klik op de pijl achter het veld, en klik op "Ja" als u alle verkopen in de lijst die nog niet gedeclareerd zijn op één baliefactuur wilt afdrukken. Klik op "Nee" als u alleen van het abonnement een baliefactuur wilt afdrukken. achter het veld, en klik op "Ja" als u eerst een concept baliefactuur wilt afdrukken. Klik op "Nee" als u de daadwerkelijke baliefactuur wilt afdrukken. Betaling via dagboek: Als u uw boekhouding in Intramed doet, kies bij dit veld op welk dagboek u de baliefactuur wilt inboeken. Klik op de pijlknop achter het veld; het scherm "Selecteren Dagboek" wordt geopend. Het dagboek "Kas" gebruikt u als de patiënt direct contant betaald. Klik op het betreffende dagboek, en klik op de knop "OK". 30
7. Klik op de knop "OK"; het scherm "Verkoopnota" wordt geopend. 8. 9. Stel zo nodig het soort uitvoer in. Klik op de knop "OK"; het rapport wordt afgedrukt zoals u bij de rubriek "Uitvoer" hebt ingesteld. 10. Als u in het scherm "Opbouwen baliefactuur" bij het veld "Proefdeclaratie:" heeft gekozen voor "Ja", staat er boven de afdruk "Concept". Herhaal de vorige stappen om de daadwerkelijke baliefactuur af te drukken. (Kies dan bij het veld "Proefdeclaratie" voor "Nee".) Als u bij de rubriek "Uitvoer" heeft gekozen voor "Scherm", dan kunt u zo nodig onderin het rapportscherm op het icoon klikken om het rapport alsnog op papier te printen of op het 1 icoon 1 om het rapport als PDF te bewaren. Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op. Nota aanmaken voor abonnement Als u via een nota wilt factureren, moet u er op letten dat u de abonnementen meeneemt in de declaratie: 31
Ga naar menu [Financieel], [ Declaraties], [Opbouwen nota's]; het scherm "Opbouwen nota's wordt geopend. Standaard staat "Abonnementen" aangevinkt; vink zo nodig de andere soorten uit als u alleen nota's voor abonnementen wilt maken. Als u alles heeft ingesteld, en klikt op de knop "OK", wordt het gebruikelijke venster "Te declareren verwijzingen, verkopen en abonnementen" geopend. Onderaan is een lijst met te declareren abonnementen toegevoegd. 4. 5. 6. 7. Klik op de knop "Opties". Klik op de optie "Declareren..."; het scherm "Declareren verwijzingen, verkopen en abonnementen" wordt geopend. Stel zo nodig filters in. Klik op de knop "OK". Het nota ontwerp dat wordt gebruikt is ingesteld in menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad " Declaraties", veld "Nota lay-out". U kunt dit wijzigen. 32
Hoofdstuk 5 Rapportages Abonnement rapportages Over de abonnementen kunt u een aantal rapportages opvragen. Rapport "Abonnementen" 4. Ga naar menu [Rapporten], [Abonnementen], [Abonnementen]. Stel zo nodig één of meer filteringen in. Stel de uitvoermogelijkheden in. Klik op de knop "OK". Dit rapport laat zien, welke abonnementen (lopend en gestopt) er afgenomen zijn. Rapport "Abonnementsvormen" 4. Ga naar menu [Rapporten], [Abonnementen], [Abonnementsvormen]. Stel zo nodig één of meer filteringen in. Stel de uitvoermogelijkheden in. Klik op de knop "OK". Dit rapport laat zien, welke abonnementsvormen er in uw administratie aangemaakt zijn. Rapport "Gebruik abonnementsvormen" 4. Ga naar menu [Rapporten], [Abonnementen], [Gebruik abonnementsvormen]. Stel zo nodig op de tabbladen één of meer filteringen in. Stel de uitvoermogelijkheden in. Klik op de knop "OK". Dit rapport laat zien, welke abonnementen in welke vorm er afgenomen zijn. Daarbij ziet u ook het aantal bezoeken en gereserveerde bezoeken, net als de te factureren bedragen. Rapport "Abonneerbare diensten" 4. Ga naar menu [Rapporten], [Abonnementen], [Abonneerbare diensten]. Stel zo nodig één of meer filteringen in. Stel de uitvoermogelijkheden in. Klik op de knop "OK". Dit rapport laat zien, welke abonneerbare diensten er in uw administratie aangemaakt zijn. Daarbij ziet u, welke ruimtes daarvoor aangewezen zijn. 33
Rapport "Abonnement gebruik" 4. Ga naar menu [Rapporten], [Abonnementen], [Abonnement gebruik]. Stel zo nodig één of meer filteringen in. Stel de uitvoermogelijkheden in. Klik op de knop "OK". Dit rapport laat zien, welke abonnementen door welke clienten afgenomen zijn. 34