Applicaties overzicht 2017
INDEX INDEX... 2 WebbiPro CMS... 4 Belangrijke kenmerken van het CMS:... 4 WebbiPro CRM... 5 Het CRM als onderdeel van... 5 Belangrijke kenmerken CRM:... 6 WebbiPro Agenda... 7 Kies wat het beste bij uw bedrijf past.... 7 Belangrijke kenmerken:... 7 WebbiPro Webkassa... 9 Onderweg en toch klanten laten afrekenen kan nu ook... 9 Belangrijke kenmerken:... 9 WebbiPro Rapportage... 11 Exporteren van data... 11 Belangrijke kenmerken:... 11 WebbiPro Notitie... 12 Belangrijke kenmerken... 12 WebbiPro Chat... 13 Veiligheid... 13 Belangrijke kenmerken:... 14 WebbiPro Document Builder... 15 Belangrijke kenmerken... 15 WebbiPro Betaal Online... 16 1. Webshop, klanten kopen online... 16 2. Offertes, facturen online laten afrekenen... 16 Belangrijke kenmerken:... 16 2
WebbiPro API... 18 Er zijn twee mogelijkheden:... 18 WebbiPro Maatwerk... 19 Functie overzicht per applicatie... 20 Leads... 20 Campagnes... 21 Opportunity management... 21 Relatiebeheer... 22 Offertes, orders, facturen en creditnota's (OOFC)... 22 Catalogus... 23 Verkoop... 23 Bestanden... 24 Berichten... 24 Online delen... 24 Overige... 24 Medewerkers... 25 Prefix nummering... 25 Bedrijfsinformatie... 25 3
WebbiPro CMS Meer bezoekers op uw website Uw website heeft als doel uw bezoekers te informeren over uw bedrijfsactivteiten. Wilt u meer bezoeken op uw website? Met WebbiPro doet u precies dat. U zorgt dat zonder extra werk direct uw producten en diensten (uit uw CRM) op uw website staan. U bepaalt de inhoud van uw website, met één simpele druk op de knop. Met WebbiPro ziet uw website er professioneel uit! Belangrijke kenmerken van het CMS: (Content Management System) (= beheer van de inhoud van uw website) Verschillende teksten schrijven en tonen Geschikt voor gebruik op PC, tablet en mobiel Versiebeheer (van teksten) Alle opmaak in de stijl van uw template (sjabloon) Standaard diverse media afbeeldingen (media gallery), slideshows (bewegende beelden) Einddatum publicatie (handig bij aanbiedingen) Ondersteuning voor meerdere talen Standaard contactformulier 4
Geleverd met een template (sjabloon) naar keuze WebbiPro CRM Een andere manier om met klanten samen te werken Het CRM (Content Relation Management) als onderdeel van de website betekent: geen extra hosting en geen extra kosten. Maar wél de voordelen om snel informatie met klanten te delen, zoals bijvoorbeeld offertes en facturen, en online afspraken maken. Doordat de website en het CRM geïntegreerd zijn in één systeem hoeft u niet én in het CRM én in de website uw zaken bij te houden. U hebt minder kans op fouten, bespaart tijd en het ziet er altijd professioneel uit. Door informatie via uw website te delen heeft u ook minder emailverkeer, en u heeft altijd de beschikking over de laatste versie (van bijvoorbeeld een offerte). Alles is overzichtelijk in uw CRM. Met pay-online kunnen offertes online goedgekeurd én betaald worden door de klant. Klanten bezoeken hierdoor vaker de website, waardoor aanbiedingen, acties of nieuws sneller gezien worden. 5
Belangrijke kenmerken CRM: Meerdere gebruikers werken samen Op een overzichtelijke manier informatie delen met klanten Bijlagen in offertes Gesplitste BTW De bedrijfshuisstijl kan worden gebruikt voor de opmaak van offertes en facturen B2C (Business to Customer) voor Kalender koppelingen; dit betekent o.a. dat klanten via de Kalender online een afspraak kunnen maken Slim accounts en contacten toevoegen Catalogus voor 1:1 webpublicatie van producten, diensten en medewerkers (bv. consultants) Accounts- en contactenbeheer Verkoopbeheer van offertes, orders, facturen PDF-export van offertes, orders, facturen Beheer van producten, diensten en contracten Medewerkerstabel, zoeken per groep Product- en relatietypen Salesstatus E-mail templates voor geautomatiseerde berichten Uitbreidbaar met andere componenten 6
WebbiPro Agenda Klanten, medewerkers én bedrijf samen in één agenda "Applicaties praten met elkaar", dat merkt u zodra u met Agenda aan de slag gaat. Klanten plannen een afspraak vanaf de bank, medewerkers plannen hun rooster, u heeft het overzicht. U bepaalt welke medewerkers ingezet worden voor welke diensten. Alles gebeurt op één plek, in één keer, dus geen dubbel werk. Ook de applicatie "Rapportage" kan door de agenda gebruikt worden om bijvoorbeeld te tonen welke omzet op welke dagen door welke medewerkers is gerealiseerd. Kies wat het beste bij uw bedrijf past. De afsprakenmodule heeft standaard de look en feel van de website en kent verschillende soorten van presentaties voor diverse bedrijfstoepassingen. Belangrijke kenmerken: Afsprakenmodule op de website Koppeling met diensten uit het CRM Koppeling met producten (Verhuur) Medewerkers plannen Klanten zelf laten plannen 7
Winkeltijden instellen Afspraakgegevens worden bewaard Neemt de opmaak van de template over Kalenderoverzicht Afsprakenlijst Klantmodule Geoptimaliseerd voor gebruik met mobiel Overzicht conflicterende afspraken Snelplanner 8
WebbiPro Webkassa Slimme kassa op een tablet of mobiel Klanthistorie zien, eenvoudig een extra product op de kassa zetten, niet overal prijzen hoeven aanpassen, met meerdere mensen tegelijk afrekenen? Dit kan allemaal met Webkassa POS (Point of Sales). Deze applicatie wordt op het CRM aangesloten, waardoor medewerkers, diensten en producten direct beschikbaar zijn in de kassa. Ook rapporten van de dagomzet zijn nu elk moment van de dag beschikbaar. Met de medewerker-pincode kan eenvoudig een overzicht gegenereerd worden van de omzet en verkochte producten per medewerker. Onderweg en toch klanten laten afrekenen kan nu ook Webkassa is ook te bedienen vanaf een mobiele telefoon. Ideaal in combinatie met een M-pos smartpin (mobiel) betaalsysteem. Levert u veel diensten aan consumenten aan huis, dan is Webkassa uitermate geschikt voor u! Belangrijke kenmerken: Alle CRM-plus functies Eenvoudig te bedienen kassafuncties 9
Klanthistorie Klantenkaart Productgroepen Medewerker-pincode B2C Consumenten Connector voor Kalender koppelingen Te gebruiken op een tablet of mobiele telefoon Geschikt voor betalingen met een M-pos smartpin Dagelijks opmaken van de kas: per medewerker of totaal Randapparatuur aansluiten zoals printer Omruilen, retouren verwerken 10
WebbiPro Rapportage Alle processen samenvatten in feiten Deze applicatie kan overal informatie vandaan halen en helpt uw bedrijf met de cijfermatige feiten. Rapportage is de applicatie die werkt als een spin in het web. Standaard rapportages als BTW-periodiek, producten en diensten, top 10 meest verkochte en/of winstgevende producten worden meegeleverd. Ook is het mogelijk om eigen rapportages te laten maken. Exporteren van data Rapporten kunnen in 4 verschillende formaten worden geëxporteerd, nl. Excel, CSV, XML en PDF. Hiermee kunt u buiten het systeem de data delen, opslaan en of verder verwerken in bijvoorbeeld een presentatie of een jaaroverzicht. Belangrijke kenmerken: Toegang tot rapportages wordt d.m.v. gebruikersrechten bepaald Overzichtelijke structuur Marktconforme rapportages Export functies Eenvoudig uit te breiden of aan te passen middels XML scripts 11
WebbiPro Notitie Bijhouden wat er gebeurt! Notities is een los onderdeel en wordt niet standaard in het CRM geïnstalleerd. Notities is ideaal om specifieke klantafspraken te noteren. Notities worden in lijstjes in de tabbladen op elke pagina getoond zodat u direct een overzicht hebt op de plek waar u het nodig hebt. Ook kunt u een overzicht krijgen van alle aantekeningen. Dit is vooral handig als het om uw persoonlijke aantekeningen gaat. Elke notitie kan voorzien worden van een kenmerk "type" zodat er automatisch een ordening ontstaat die alles overzichtelijk houdt en zo kunt u direct zien of iets om een terugbelactie, een herinnering of een bezoekverslag gaat. Belangrijke kenmerken Beschikbaar op de meest gebruikte onderdelen van het CRM zoals Accounts en Contacten Verschillende type notities Eigen lijst met types aanmaken Notities standaard delen met collega's Persoonlijke notities maken 12
WebbiPro Chat Communiceren kan nu nog eenvoudiger, via uw website! Chat is een uitbreiding op het WebbiPro CRM én de wesbite. De chatfunctie maakt het mogelijk om met uw klanten een offerte te bespreken of adviezen te geven aan een potentiële klant die de website bezoekt. U kunt collega's toevoegen aan een chat hetgeen handig kan zijn als er meer inhoudelijke informatie nodig is of als er een deal moet worden gesloten. Doordat de chat alléén op uw website draait (in tegenstelling tot gratis diensten met buitenlandse servers) zijn uw gegevens alleen beschikbaar op uw server. Elke chat wordt opgeslagen op onderwerp (bijvoorbeeld de offerte) of bij een contactpersoon zodat deze ook altijd kan worden teruggekeken. Dit is erg fijn als er afspraken worden gemaakt. Het is ook mogelijk de chat in een email te versturen naar de klant (transcriptie). Veiligheid Steeds meer diensten bieden Saas (Software as a Service) Chat aan maar daarvan is het vaak onduidelijk waar die data staat of wat er van wordt gebruikt. Bij WebbiPro is dat duidelijk. U kunt erbij en verder niemand. 13
Belangrijke kenmerken: Chat functie voor alle WebbiPro applicaties Chatten met klanten en bezoekers Chat uitbreiden met collega's Archiveren van chats 14
WebbiPro Document Builder Alleen schrijven wat uniek is en hergebruiken wat er al is Document Builder bespaart u een hoop tijd als u regelmatig rapporten maakt. U maakt eenvoudig sjablonen (een vooraf ingericht document) door eenmalig de tekst op te slaan voor de verschillende rapporten die u nodig heeft. Door speciale elementen voert het systeem direct informatie in van klanten in het rapport. De rapporten worden online gedeeld met de betreffende klant. Dit bespaart veel mailverkeer. Als er toch een document verstuurd dient te worden, dan kan het document geëxporteerd worden naar een PDF, waarna WebbiPro het rapport verstuurt met een standaard email bericht. Belangrijke kenmerken Eenvoudig hergebruik van teksten Versiebeheer Opslaan van rapporten bij klanten in het CRM Online beschikbaar voor klanten (optie aan/uit) Exporteren naar PDF Importeren van klantgegevens 15
WebbiPro Betaal Online We maken betalen nog makkelijker! Deze online betaalmodule is een alleskunner. Online afrekenen door klanten is mogelijk via een betaal-link of via het klantportaal op de website. U bespaart hierdoor een hoop administratie en herinneringen sturen is niet meer nodig. Met online betalen staat het geld gelijk op uw rekening. 1. Webshop, klanten kopen online Webshop is de slimme aanvulling op uw CRM waarmee kunnen klanten online producten kopen. Ook facturen kunnen worden voldaan op basis van een offerte. Zo zijn er in één keer meerdere manieren om de klant gelijk te laten afrekenen hetgeen minder administratie betekent. 2. Offertes, facturen online laten afrekenen U kunt aangeven welke offertes u online wilt laten afrekenen: een vinkje in de offerte is voldoende. De klant wordt persoonlijk via een (standaard) e-mailbericht geïnformeerd, zonder dat u een tekst hoeft te bedenken. Belangrijke kenmerken: 16
Webshop Online producten verkopen Offertes en facturen online betalen Ondersteuning voor Paypal, Mollie en meerdere banken Transactie overzicht 17
WebbiPro API Informatie uitwisselen met andere systemen API (Application Programming Interface) is een manier om informatie tussen WebbiPro en een extern systeem uit te wisselen. Bijvoorbeeld: een leverancier heeft informatie over producten die u ook wilt gebruiken zonder dat u steeds bestanden hoeft te importeren. Er zijn twee mogelijkheden: informatie inlezen: bijvoorbeeld productgegevens informatie aanleveren: bijvoorbeeld voor een boekhoudpakket Belangrijk is dat het andere systeem ook een API heeft. Een andere mogelijkheid is natuurlijk om een import te doen met Excel, CSV of XML. Het nadeel is dan echter dat het steeds handmatig moet worden gedaan, er kunnen fouten optreden. 18
WebbiPro Maatwerk Omdat elk bedrijf anders is! Voor WebbiPro ontwikkelen wij continue nieuwe applicaties voor onze klanten. Laat ons weten wat uw wensen zijn. Het kan zijn dat u iets nodig heeft dat wij al aan het ontwikkelen zijn. Heeft u een aanpassing aan een bepaalde functie nodig die niet in onze standaard instellingen voorkomt dan kunnen we die voor u maken. Of heeft u een applicatie of workflow die niet is opgenomen in ons standaard WebbiPro aanbod dan kunnen wij deze voor u ontwikkelen. Er wordt een voorstel gemaakt met een beschrijving van de eisen en wensen met een kostenraming en een overzicht van het tijdpad en de kosten. Maatwerk applicaties worden standaard met een specifieke ondersteuning voor de betreffende applicatie geleverd. Ook is het mogelijk om medewerkers te trainen voor het gebruik van de applicatie. 19
Functie overzicht per applicatie In dit hoofdstuk is een overzicht gemaakt van de diverse applicaties. Hiermee krijgt u inzicht in het soort informatie dat wordt gebruikt en in de functies van de verschillende applicaties van WebbiPro. Dit is geen handleiding; hiervoor verwijzen wij naar het BizzXL Support Center. Niet alle functies worden standaard in elke bundel gebruikt. Het is mogelijk extra functies in een bundel te activeren. De meeste onderdelen kennen een lijstoverzicht en een detailscherm Detailschermen hebben in de regel de volgende velden: verantwoordelijk medewerker datum aangemaakt datum aangepast gewijzigd door: naam medewerker Deze zijn optioneel uit te schakelen. CRM Leads Omschrijving: het beheren van toekomstige relaties Onderdelen: leads omzetten naar accounts, contacten contact contactgegevens, social media, foto bedrijfsnaam bedrijfsgegevens, bedrijfslogo 20
koppeling met campagne (zie hieronder) status algemene omschrijving Campagnes Omschrijving: organiseren van verkoopacties campagne management o relatie informatie contact bedrijfsgegevens, social media o bronnen o looptijd o actief aan/uit o algemene omschrijving campagne filter voor opvolging campagne typen Opportunity management Omschrijving: beheren van verwachte opdrachten relatie: lead, account, consument omschrijving bron: (lead)contact status volgende actie orderwaarde gewogen opportunity % kans % verwachte orderdatum 21
notities Relatiebeheer Omschrijving: beheren van bedrijven en hun relaties waar u zaken mee doet Onderdelen: accounts (B2B = business to business) o KvK, btw contacten(b2b) o relatie werkt bij... consumenten (B2C = business to customer) alle bovenstaande, zonder de bedrijfsgerelateerde gegevens Bovenstaande hebben allen de volgende velden: adresgegevens, social media routemap, routeplanner verantwoordelijk medewerker Offertes, orders, facturen en creditnota's (OOFC) Omschrijving: documenten die u deelt met klanten m.b.t. verkoop Onderdelen: offerte, order, facturatie (OOFC) tool omzetten en kopiëren van OOFC (bijv. order omzetten naar factuur) korting (totaal of per regel) BTW per regel, BTW totaal per BTW-groep verkoopstatus (zie TAR = taken, acties en reminders) periodiek factureren o maand, week online delen 22
e-mail bericht naar klant/pop-up optie offertes delen en intrekken documenten als bijlage bij offertes PDF-export voor offertes, orders, facturen en creditnota's webversie van OOFC, online delen Catalogus Omschrijving: informatie van producten, diensten, contracten (uit het CRM) via de website tonen. Verkoop Onderdelen: producten diensten contracten verzendkosten Bovenstaande onderdelen hebben allen de volgende velden: foto, titel, prijs, BTW type omschrijving algemeen extra (optionele) omschrijving voor catalogus toon informatie in: o catalogus o webshop o agenda voor producten en diensten: o duur van behandeling (bij activering agenda) o aantal beschikbare plaatsen per "behandeling" 23
Bestanden bijlagen bij offertes (bijvoorbeeld ontwerp of brochure) documenten koppelen aan accounts, contacten, consumenten online bestanden delen met klanten Berichten berichten templates versturen van berichten voor het delen van offertes met de klant versturen van herinneringen handtekeningen template per medewerker algemene e-mail handtekening Online delen aan en uit te schakelen o algemene instelling o per offerte (OOFC) o per contact, consument uitnodiging (e-mailbericht) naar klant voor toegang tot CRM gegevens Overige BTW instellingen hoog/laag zelf aan te passen typen voor industrie, relatie etc. 24
valuta instelling import: leads, accounts Medewerkers CRM owner (beheerder van het systeem) CRM medewerker toegang tot algemene en eigen informatie foto, naam en functie eigen inlog/te blokkeren e-mail handtekening per medewerker Prefix nummering contact, offerte, order, factuur, product, dienstverlening, medewerker, contract, transportkosten, lead, opportunity omschrijving startwaarde voor nummering Bedrijfsinformatie naam, n.a.w., KvK, BTW, website, emailadres logo (voor gebruik op OOFC) algemene voorwaarden tekst en weblink optie éénmanszaak 25
Notities Omschrijving: notities worden getoond bij de meeste onderdelen van WebbiPro (bijv. bij contacten, offertes). Onderdelen: verschillende typen notities (zelf aan te passen) filter op alle notities en "mijn notities optie: alleen eigen notities tonen Rapportages Omschrijving: helpt uw bedrijf met de cijfermatige feiten. Rapportages worden gegenereerd op basis van data in de WebbiPro applcaties (CRM, agenda etc..) Onderdelen: verschillende soorten rapporten o maand omzet producten o top 10 Verkopers o BTW per kwartaal (hoog /laag) o dag-, maand-, kwartaal-, jaaromzet o meest verkochte producten o status facturen meerdere grafieken per rapport grafieken aan te passen per rapport o lijn, kolom, staaf, spreiding, cirkel, trend o horizontaal, verticaal opslaan grafieken als afbeelding.png export van rapporten 26
o Excel o CSV o PDF o XML maatwerk rapportage mogelijk Agenda Agenda kan op verschillende wijzen worden vorm gegeven bijvoorbeeld voor een afspraak bij een kapper, een klas met studenten of voor het huren van goederen. Elke configuratie heeft/toont zijn eigen velden. De agenda kan worden gebruikt door: klanten: maken van een reservering CRM medewerkers: bovenstaande, werk roosteren, afspraken aanpassen, verwijderen CRM eigenaar: bovenstaande, (winkel)openingstijden, instellingen agenda Onderdelen: Online afspraak maken Verschillende afspraken overzichten: o Afsprakenlijst o Alle afspraken per week o Mijn afspraken per week o Alle afspraken per dag Afsprakenoverzicht filteren op medewerker(s) Nieuwe afspraken toevoegen Online reservering van diensten of producten Koppelen van medewerkers aan diensten, projecten, etc. Instellingen openingstijden: 27
o bepalen van de reguliere openingstijden o aangeven van speciale perioden (vakantie, feesdagen, etc.) o module voor het tonen van openingstijden op de website filteren van zichtbare dagen in de agenda-overzichten lijstoverzicht van de afspraken roosteren van beschikbaarheid van medewerkers e-mail bericht bevestiging afspraak aanmaken en aanpassen afspraken door medewerker Instellingen beschikbaarheid: scherm om bijzonderheiden van medewerkers te noteren (bij voorbeeld vakantie, verzuim of verlof). 28
Chat Omschrijving: (potentiële) klanten kunnen online communiceren met uw bedrijf Onderdelen: chat met een klant chat koppelen en opslaan bij een contact of onderwerp (bv. offerte) medewerker toevoegen aan gesprek archiveren van de chats e-mail gesprek (transcriptie) Digitaal Dit is een uitbreiding op CRM Producten, en is bedoeld om digitale producten als download aan te kunnen bieden met een bepaalde licentie periode. Verder is er een Dependency Controle om afhankelijkheden van verschillende onderdelen (bijvoorbeeld software) te kunnen controleren. Onderdelen: product downloads aanbieden versiebeheer licentie periode optie product afhankelijkheden (het systeem controleert of er andere onderdelen die kritiek zijn voor het functioneren van de app zijn geinstalleerd) licentie sleutel generator download log overzicht error log 29
Webkassa POS (Point of Sales) Omschrijving: Slimme kassa, bedoeld voor gebruik op tablet of mobiel onderweg. Onderdelen: klantgeschiedenis eenvoudig te bedienen, producten toevoegen of prijzen veranderen geïntegreerd met de CRM modules (alle CRM-plus functies) klantenkaart productgroepen beveiligd met medewerker-pincode B2C Consumenten Connector voor Kalender koppelingen geschikt voor betalingen met een M-pos smartpin ( onderweg betalen ) dagelijks opmaken van de kas: per medewerker of totaal randapparatuur aansluiten zoals printer omruilen, retouren verwerken Online betalen (Deze informatie volgt nog) 30