De essenties (en plaats) van procesmanagement in ons beroep 11 december 2012 Jaap Walter, p2 managers te Rossum
Wetenschappelijke uitkomsten 9% van de vernieuwingen geschiedt zonder externe partij, 91% met twee of meer waarvan 41% met drie of meer Samenwerkingsverbanden mislukken voor meer dan 50% door gebrekkige fit tussen partners (voortkomend uit gebrek aan ervaring, kennis, management vaardigheden, competenties) Samenwerking & innovatie, de Man/Duijsters 2002
Definitie van projectmanagement (vandaag?!) Het managen van een aantal in tijd gefaseerde activiteiten, die leiden tot een gewenst (en begrepen) eindresultaat
Procesmanagement * (vandaag!?) Het managen van een opeenvolgende reeks van activiteiten of gebeurtenissen leidend tot een uitgewerkt idee, gewenst resultaat of voorlopige toestand In overheid. In bedrijfsleven: Idea Development Management?
Een geheel ontwikkelingstraject Verrijking Uitwerking Handhaving R Gewenst resultaat 1 e Besluit Ontwerp of ontwikkeling Voorbereiding Realisatie: bouwen of leren Borging en routine Rood > procesmanagement
(On)bekendheid initiatief bepaalt mede de aanpak? Hoge snelheidsfietspad Yoghurt waar je gezond van wordt Elektriciteit geleidende verf Dierenvoer met vaccin Akker managementsysteem op basis van satellietbeelden Intern verzelfstandigd ingenieursbureau Omgelegde spoorbaan Nieuw stadhuis Operationeel case management
(On)voorspelbaarheid netwerk bepaalt mede de aanpak Voorspelbaar netwerk Productmanagers, verkopers, customer-service medewerkers, directeur marketing en agenten rond de ontwikkeling van een product dat beter is dan dat van de concurrentie Onvoorspelbaar netwerk Rayonmanagers, aandeelhouders, lokale politici, busondernemers, toeleveranciers rond de ontwikkeling van één chipcard voor het openbaar vervoer
Kies een aanpak Geen on : Projectmanagement Wel on : Procesmanagement
factoren actoren macht draagvlak ideehebber idee MKDHmodel kracht haalbaarheid intrinsiek extrinsiek
Oefening Formuleer individueel een HKI die nu van toepassing in je eigen opdracht. Een HKI is een vraag die begint met Hoe kan ik.. Kies soepel een van de HKI s aan tafel die verder gebruikt zal worden.
Oefening Roep een aantal ideeën als antwoord op de in de groep gekozen HKI (geen discussie, wel verheldering!) De eigenaar van de HKI mag de definitieve keuze maken welk idee voorgesorteerd wordt en schrijft dit op.
Oefening Verrijk het gekozen idee met aanvullingen. De nieuwe versie van het idee staat op papier. Spelregel: iedereen aan tafel mag een en ander toevoegen behalve de ideehebber: degene wiens idee in de vorige stap is gekozen. Deze kijkt en luistert slechts toe: geen bijdrage!
Essentie 1: partijen verschuiven hun positie dankzij verrijking! Vertrouwen Wantrouwen Gedeeld belang Vriend Coalitiepartner Tegengesteld belang Tegenstander Vijand
Goed idee?
Criteria voor idee formulering Wel Beschrijf de inhoudelijke stand van zaken van het idee. Ook tegenstellingen dienen verwoord te worden. Ook betrokken partijen erin formuleren. Maak onderscheid tussen feiten en meningen. Niet Beoordeling goed - niet goed. Eigen mening alleen als partij verwoorden. Aangeven hoe het was, dan wel zou moeten zijn. Check op beschrijving van idee aan tafel
Essentie 2: onderscheid idee en goed idee Een idee is een denkbeeld met een niet-stoffelijk karakter Een goed idee is een idee dat omarmd is door de machtigen én dat onderbouwd is met feiten en cijfers
Oorspronkelijke opdracht in Arnhem De wethouder wil een wijkgerichte toegang voor vragen van burgers in het kader van de WMO (welzijn, wonen, zorg en gemeentelijke voorzieningen) (On)bekendheid resultaat? (On)voorspelbaar netwerk? (On)gerichte besluitvorming?
Projectmatige opdracht in Arnhem Het college en directies van huisvesting-, zorg- en welzijnsorganisaties willen een inloopfaciliteit in een aantal Arnhemse gebieden. De faciliteit (met WMOimago) fungeert als makelaar in vragen/kansen, en heeft instrumenten en medewerkers met vaardigheden passend bij het vraaggerichte takenpakket: vraagverheldering, advisering, doorverwijzing, informatieverschaffing, signalering van latente vraag én ontwikkeling in de wijk, initiëren en afhandeling van eigen trajecten en trajecten verder in de keten. Er zijn routines voor rapporteren van ervaringsgegevens, terugmelding naar vragenstellers en overdracht naar opvolgers in de keten. Er is een beheerorganisatie die de kwaliteit en ontwikkelingen volgt.
Dus vaak eerst procesmatig met een idee op pad NZO wil de productie van Nederlandse kaas garanderen. Zij wil dat doen door bescherming van het merk Goudse Kaas op Nederlandse bodem. De Nederlandse kaas moet herkenbaar zijn in de winkel. Een en ander betekent dat afspraken maken over ingrediënten en inrichting van het productieproces. NZO start een initiatief met verschillende belanghebbenden als ministerie, producenten, distributeurs, verkopers, boeren 19
Verderop een project- of routinematige aanpak
Wyberen: divergeren>convergeren>consolideren draagvlak ruimte scheppen ruimte invullen consolideren haalbaarheid
Praktijkvoorbeeld: wybers Wat Wie Start Contactgroep Individuele beantwoording vragenlijst Individuele huisarts Bespreking opvattingen in HAGRO Individuele HAGRO Toetsing gemeenschappelijkheid Contactgroep Ontstaan samenwerkings verband huisartsen Alle huisartsen gemeente X Aanloop naar andere partijen /uitbouwen Samenw. Gedelegeerden Van HA Uitwerking Gedelegeerden van betrokken partijen Tijd September Oktober November/ december Januari 16 januari februari juni Vanaf juni Beelden over samenwerking Concept samenwerking binnen HA Intentieverklaring ZV s, PPCF, SVGR, gemeente Wat willen we wel/niet in vogelvlucht Samenwerking binnen HAGRO Samenwerking binnen samenwerkingsverband en opstelling naar externen Operationele samenwerking in project!
Even stoeien met de werkwijze Stel je hebt net besloten met elkaar te trouwen. Tussen het moment dat je dat met z n tweeën hebt besloten en het moment van je bruiloft zitten vaak een flink aantal activiteiten! Gaan ze over draagvlak of haalbaarheid? Zijn het divergerende of convergerende activiteiten?
Activiteiten: Gaan ze over draagvlak of haalbaarheid? Zijn ze divergerend of convergerend? Op de website van het budgetadviescentrum zoeken naar wat de Nederlander gemiddeld aan een bruiloft uitgeeft. De geliefden maken samen eerste selectie genodigden maken, met parkeerlijst voor discussie gevallen Met een jurist voor en nadelen in onze ogen van verschillende huwelijks voorwaarden op een rij zetten Samen op de bank wegdromen over je ideale bruiloft
Instrument: voorbeelden van divergerende werkvormen Consultatieronde Expertbijeenkomst; ook met doelgroep! Interview, marktonderzoek o.i.d. Cursus, lezing, congres etc. Groepsdiscussie, open space aanpak Excursie, schouw Creativiteitssessies zoals mindmapping Internetscan Media analyse
Instrument: voorbeelden van convergerende werkvormen Stemmen, voorkeur peilen, enquête PMI: plus- en minpunten aangeven Box twee assen en twee criteria Rondetafel, group decision room Scorekaart, prioriteren met punten Consentbenadering Consensus/verschillen opstelling Kosten Baten uitwerking
Instrument: partijen werken met hetzelfde idee: de consolidatie!
Consolidatie (ook informeel) Top Darlings according to group 1: Points 1) Use of Change management file/ order 48 2) Involvement of execution in definition phase 39 3) Roll- out of Viper 37 4) Improve scope definition 28 5) Improve use of handover documents 26 Weet de projectleider wat het MT deelnemers in groèp 1 vindt?!
Instrument: de zeven T s Timing Toneel Tempo Tol Toon Thema Toegang (Tijdgeest: expliciteren van overheersende opinies).
Voorbeeld van Thema s
Instrument: spelregels voorbeeld 1. Alle relevante partijen worden bij besluitvorming betrokken (relevant is blokkade- en productiemacht en/of (moreel)belang 2. Proceskeuzen vooraf aan inhoudelijke keuzen 3. Commitment aan het proces, niet aan het resultaat 4. Deelnemers hebben hoge posities in eigen organisaties (weinig ruggespraak, inleveren mogelijk) 5. Wel of geen wederzijds instemmingsrecht bij toetreding van nieuwelingen 6. Mate van vertrouwelijkheid vs. openbaarheid van informatie 7. Alle betrokken partijen krijgen alle bij partijen beschikbare informatie 8. X beheert (actuele) informatie
Essentie 3: Naast de projectcompetenties zijn dus ook procescompetenties van belang! Greep: Procesontwerpen maken, momentopname in krachtenveld weergeven,goede ideeën beschrijven, volgorde van discussies bepalen, toepassen van divergentie en convergentietechnieken, hanteren onderscheid feiten en meningen, aard van de management opgave duiden, itereren, spelregels formuleren, synchroniseren van partijen, voorkomen van besluitvorming (kortom regisseren?)
Kortom: vragen bij ontwikkeling van ideeën (de voorkant van initiatieven) Hoe hanteren we meerdere partijen bij implementeren van ideeën? Hoe zorgen we dat goede ideeën ook tot uitvoering komen? Hoe zorgen we dat enthousiasme van initiatiefnemers in stand blijft?
Antwoord: procesaanpak/idm is essentieel voor ons beroep Manage gelijktijdig partijen/personen (=meningen: macht) en feiten (=onderbouwing: kracht). Noem misvorming van het onderwerp verrijking. Voorkom snelle besluitvorming, maar werk met divergentie- en convergentieslagen per timebox met samenvatting van de status per thema. Manage voortschrijdend inzicht door steeds het laatste verrijkte idee als uitgangspunt te nemen. Boeken: a) T. Bekkering, J. Walter Managen van processen b) E. ten Heuvelhof e.a. Procesmanagement
Samenvatting aanpak Ingrijpen Begrijpen Management opgave Procesontwerp Spelregels