FUNCTIEPROFIEL Manager Bedrijfsvoering bij Idealis PublicSpirit mevrouw drs. J. Goudsmit partner 14 Juli 2015
Organisatie & context Idealis is een woningcorporatie en dé studentenhuisvester voor Wageningen en Ede. De belangrijkste doelgroep bestaat uit Nederlandse en buitenlandse studenten van Wageningen Universiteit en de Christelijke Hogeschool Ede. Voor de studentenhuisvesting heeft Idealis ruim 5.100 wooneenheden in haar bezit en beheer. Het aantal wooneenheden is groeiende. Dit vanwege het stijgend aantal studenten aan de Wageningen Universiteit. Behalve huisvesting voor studenten bezit Idealis een beperkt aantal zelfstandige huurwoningen in de sociale en de vrije sector. Naast het bieden van huisvesting aan studenten biedt Idealis ook huisvesting aan jonge promovendi die gerelateerd zijn aan Wageningen Universiteit en Researchcentrum. De organisatie van Idealis bestaat uit 35 medewerkers. Idealis wordt bestuurd door de directeur-bestuurder. Idealis is geen gewone woningcorporatie. Het specialisme is het verhuren van tijdelijke woonruimte aan een specifieke doelgroep, het omgaan met enorm veel verhuizingen in korte tijd en de bijzondere aandacht voor de kwaliteit van de woningen en een prettig leefklimaat voor de bewoners. In een jaar veranderen ongeveer 2.000 kamers van bewoner. Idealis heeft daardoor te maken met snel opeenvolgende generaties jongeren en, door de vele buitenlandse studenten, ook een variatie aan culturen en nationaliteiten. In de huidige dynamiek met een relatief grote invloed van externe omgevingsfactoren (in het bijzonder politieke besluiten) zijn de volgende aandachtspunten van groot belang voor de organisatie: aandacht voor vraag en woningaanbod de relatie met de hoger onderwijsinstellingen in Wageningen en Ede de relatie met de betrokken gemeenten kwaliteitsverbetering van woningbezit vermindering van de kwetsbaarheid van verhuur van het woningbezit Idealis ziet de verwachte toenemende vraag naar studentenhuisvesting als een kans en een grote uitdaging. Nieuwbouw wordt afgestemd op de woonwensen van studenten en zal kleinschaliger, gedifferentieerder en flexibeler zijn. MISSIE Wij bieden jou de ruimte prettig en betaalbaar te wonen als je studeert of promoveert in Wageningen of Ede. Kijk op de website van Idealis, www.idealis.nl, voor meer achtergrondinformatie, de statuten en reglementen, het jaarverslag en het Ondernemingsplan 2015-2018. 2 van 6
Functie De afdeling Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de ondersteuning aan de primaire processen door het realiseren en optimaliseren van de ICT, inkoop, sturingsinformatie, financiële administratie en de managementondersteuning. Stuurbaarheid, beheersbaarheid, efficiency, kostenbesparing én innovatie zijn daarbij de belangrijkste uitgangspunten. Doel van de functie Het vergroten van de efficiency en het verlagen van de kosten van Idealis door het optimaliseren én digitaliseren van alle bedrijfsprocessen, de zorg voor een correcte financiële administratie, het optimaliseren van de inkoop en een kwalitatief goede ondersteuning. Stuurt hiertoe de afdeling aan. Organisatorische positie De Manager Bedrijfsvoering maakt onderdeel uit van de afdeling bedrijfsvoering. De Manager Bedrijfsvoering ontvangt hiërarchisch leiding van de directeur. De Manager Bedrijfsvoering geeft leiding aan de medewerkers van de afdeling Bedrijfsvoering. Functie specifieke resultaatgebieden/kerntaken 1. Afdelingsbeleid ontwikkelen en realiseren - Draagt als lid van het MT, bij aan de ontwikkeling en realisatie van de strategie van de organisatie. - Vertaalt strategische beleidsplannen van de organisatie naar beleid- en jaarplannen en budgetten voor de afdeling en draagt zorg voor de realisatie daarvan. - Neemt de besluiten m.b.t. inkopen op het eigen verantwoordelijkheidsgebied. - Geeft input aan de medewerker Strategie en Beleid voor beleidsnotities die een uitvloeisel zijn van de organisatie- of afdelingsstrategie. - Brengt het beleid, eventueel uitgewerkt door de medewerker Strategie en Beleid, in bij het MT. - Creëert draagvlak binnen de eigen afdeling en bij anderen voor de besluiten op het verantwoordelijksheidsdomein. - Signaleert en analyseert trends, ontwikkelingen en kansen in de markt voor het eigen aandachtsgebied en past deze daar waar mogelijk toe in de organisatie. - Signaleert kansen om kwaliteit te verbeteren en schakelt waar nodig externe deskundigheid in. - Houdt zich continu bezig met vernieuwing en ontwikkeling op het vlak van bedrijfsvoering. - Bewaakt de voortgang en het kwaliteitsniveau van de activiteiten van de afdeling en onderneemt actie bij dreigende afwijkingen onder de norm. - Stuurt op (kosten) efficiency en effectiviteit van afdelingsprocessen en de dienstverlening aan de klant. - Geeft leiding aan en/of participeert in veranderprogramma s/projecten/overlegvormen. - Beoordeelt juridische vraagstukken binnen Idealis of externe expertise vereist is en onderhoudt daartoe contact met externe juristen. 3 van 6
Resultaat: Afdelingsbeleid ontwikkeld en gerealiseerd, zodanig dat: het beleid sluit aan op strategische lijnen het beleid is vertaald naar concrete doelstellingen concrete doelstellingen sluiten aan bij de wensen van de klant kansen op de markt zijn gesignaleerd en doorgevoerd mogelijkheden voor innovatie en optimalisatie in processen zijn gesignaleerd en doorgevoerd klanten tevreden zijn over de woonruimte en de dienstverlening 2. Afdeling bedrijfsvoering aansturen - Geeft leiding aan de afdeling Bedrijfsvoering en stuurt op optimalisatie en efficiënte uitvoering van alle bedrijfsprocessen. - Geeft aanwijzingen en stelt richtlijnen op ten aanzien van het inrichten, aansturen, plannen en bewaken van operationele processen binnen de afdeling. - Draagt zorg voor de realisatie van de afdelingsdoelstellingen en draagt zorg voor de gewenste performance conform de gestelde eisen en neemt maatregelen voor eventuele bijstelling. - Beïnvloedt de huidige en toekomstige succesvolle prestaties van de organisatie door actief te sturen op de ontwikkeling van de afdeling. - Stuurt, coacht, begeleidt en beoordeelt medewerkers ten aanzien van hun functioneren, welbevinden en resultaten op zowel korte als lange termijn. - Biedt ondersteuning bij het opstellen van individuele ontwikkelplannen en bespreekt de voortgang en resultaten. - Adviseert medewerkers bij problemen en is aanspreekpunt voor medewerkers en organisatie bij functioneringsvragen. - Is als manager Bedrijfsvoering mede verantwoordelijk voor de samenwerking met de afdeling Wonen/Vastgoed en de staf. - Onderhoudt alle voor de afdeling benodigde in- en externe contacten en vertegenwoordigt de organisatie in diverse externe overlegsituaties. Resultaat: Afdeling Bedrijfsvoering aangestuurd, zodanig dat: personele bezetting afdeling is zowel kwantitatief als kwalitatief gerealiseerd medewerkers van de afdeling hebben er toe bijgedragen dat de afdelingsdoelstellingen van bedrijfsvoering conform beleid en richtlijnen zijn gerealiseerd bedrijfsprocessen zijn zo efficiënt mogelijk ingericht tegen de laagst mogelijke kosten 3. (Digitale) processen optimaliseren. - Werkt de visie op ICT gebied uit en zorgt voor verbetering en digitalisering van de processen. - Kent de markt, de doelgroep en de concurrentie en ontwikkelt maatwerkconcepten op het verantwoordelijkheidsdomein. - Signaleert kansen om kwaliteit te verbeteren en schakelt waar nodig externe deskundigheid in. - Signaleert knelpunten in de werkprocessen en initieert verbeteringen. 4 van 6
Resultaat: Processen geoptimaliseerd, zodanig dat: er een bijdrage is geleverd aan efficiëntere, effectievere processen met name op ICT gebied processen zijn met een zo hoog mogelijke kwaliteit ingericht zodanig dat ze de kosten besparen innovatie en optimalisatie in processen zijn gesignaleerd en doorgevoerd betrokken interne en externe partijen zijn tevreden over de samenwerking Profiel Profiel Wij zoeken een energieke leidinggevende, iemand die mensen kan motiveren, coachen en ook durft aan te spreken als dat nodig is. Een stevige gesprekspartner in het MT, niet alleen op het terrein van de bedrijfsvoering, van nature wat meer beschouwend en met oog voor verschillende oplossingsrichtingen en consequenties. U bent een inhoudelijke professional, u heeft veel kennis van administratieve organisatie, ervaring met optimaliseren van processen en ervaring met het inrichten en optimaliseren van (financiële) administraties. U hebt ervaring in een kapitaalintensieve organisatie en u bent gewend om met grote bedragen en lange termijn-investeringen om te gaan. Functieprofiel Kennis, ervaring en vaardigheden - HBO/WO werk- en denkniveau - afgeronde HBO of WO-opleiding in relevante richting zoals Bedrijfskunde of bedrijfseconomie - aantal jaren relevante werkervaring - brede kennis van ICT (processen). - kennis van maatschappelijke en branchegerichte ontwikkelingen - kennis van relevante wet- en regelgeving - managementvaardigheden - vaardigheid in het werken met van toepassing zijnde geautomatiseerde systemen - uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheden, Nederlands en Engels Competenties Organisatiecompetenties - Klantgerichtheid - Verantwoordelijkheid - Resultaatgerichtheid Functiecompetenties - Analytisch vermogen - Leidinggeven - Kwaliteitsgerichtheid - Communicatieve vaardigheid - Overtuigingskracht 5 van 6
Arbeidsvoorwaarden De functie is ingeschaald in schaal N, minimaal 5.056,-- en maximaal 7.000,-- bruto per maand. Definitieve inschaling vindt plaats op basis van relevante kennis en ervaring. U wordt aangesteld voor een periode van een jaar met uitzicht, bij goed functioneren, op een aanstelling voor onbepaalde tijd. Meer informatie PublicSpirit kan u meer informatie verschaffen over functie. Voor inhoudelijke vragen kunt u contact opnemen met Jetske Goudsmit. Heeft u vragen over de sollicitatieprocedure, dan kunt u terecht bij managementassistente Karin Mulder, beiden via telefoonnummer 033-4459050. U kunt uw vraag tevens per email aan ons voorleggen: info@publicspirit.nl. Solliciteren U wordt verzocht te reageren voor 15 augustus. PublicSpirit voert in augustus de gesprekken in het kader van de voorselectie en zal de resultaten aan de selectiecommissie presenteren eind augustus. Op 15 en 18 september vinden de selectiegesprekken bij Idealis plaats. Uw sollicitatie kunt u indienen via onze website (www.publicspirit.nl). Vanuit de vacature op de website kunt u solliciteren via de direct reageren button. U kunt hier een motivatiebrief en een cv indienen. Indien uw sollicitatie correct door ons is ontvangen, krijgt u een automatisch gegenereerde ontvangstbevestiging. Mocht de direct reageren button onverhoopt niet werken, dan kunt u uw sollicitatie ook mailen naar info@publicspirit.nl t.a.v. mevrouw drs. J. Goudsmit, onder vermelding van het vacaturenummer 5360. Een assesment (22 september) en pre-employment screening maken onderdeel uit van de procedure. 6 van 6