Handleiding Individueel Keuze Budget (IKB) Youforce Flex Benefits

Handleiding Individueel Keuze Budget (IKB) Youforce Flex Benefits

Inhoudsopgave IKB Overzicht... 3 IKB uitbetalen... 4 IKB verlofuren kopen... 7 Verkoop verlofuren... 9 Reiskosten fiscale uitruil (1x per jaar)... 10 Reiskosten fiscale uitruil (maandelijks)... 11 Studiekosten... 13 Vakbondscontributie... 15 Fiets... 16 Fitness... 17 Overzicht alle keuzes... 19 Overzicht overeenkomsten... 20 Status overzicht alle keuzes... 21 Opgave enkele reis afstand woon, werkverkeer... 22 Meer keuzevrijheid! Dat is in essentie wat er verandert met de invoering van het Individueel Keuze Budget (IKB) per 1 januari 2016. Vanaf die datum beschik je als gemeentemedewerker naast je salaris over een vrij besteedbaar budget. Daardoor beslis je voortaan zelf wanneer je je budget ontvangt en waaraan je dit besteedt. Zo kun je keuzes maken die passen bij jouw persoonlijke levensfase, ambities en doelen. Nu en in de toekomst. Deze handleiding is bedoeld voor medewerkers die hun IKB keuzes willen doorvoeren, maar nog niet helemaal wegwijs zijn binnen het IKB gedeelte van Youforce. Hierin wordt uitgelegd hoe je jouw IKB keuzes invoert binnen Flex Benefits. Versie 3 2

16-01-2016 IKB Overzicht Hier vind je het overzicht van jouw IKB en de gevolgen van je keuze. Flex Benefits presenteert voor jou een prognose voor de resterende maanden van het jaar. 3

IKB uitbetalen Hier volgt een voorbeeld hoe je in kan stellen dat je gereserveerd budget uit laat betalen in de maand mei. Dit voorbeeld is vergelijkbaar met de betaling van het vakantiegeld in de voorgaande jaren. Aan het eind van het jaar met de salarisbetaling van december wordt het restant van het budget van dat jaar automatisch uitbetaald. Hiervoor hoef je geen handeling te verrichten. Stap 1 Ga naar IKB uitbetalen Stap 2 Zet bovenin beeld de periode op mei Stap 3 Zet het schuifje helemaal naar rechts als je het volledige bedrag (= gereserveerd budget van januari t/m mei) wil laten uitbetalen. Wil je slechts een deel uit laten betalen? Vul dan het bedrag in het vakje of verplaats het schuifje tot je op het juiste bedrag bent. Stap 4 Klik onderin beeld op Bewaren. Rechts in beeld zie je vervolgens je gemaakte voorlopige keuze. Stap 5 Klik onderin beeld op Indienen, je komt nu in het volgende scherm: Zet een vinkje in het vakje voor IKB uitbetalen mei en klik onderin beeld op OK. Je keuze is nu ingediend. 4

Wil je elke maand of enkele maanden (een deel van) je budget uit laten betalen? In onderstaand voorbeeld is ervoor gekozen om in bepaalde maanden (februari, augustus en november) een deel van het budget ( 100,-) uit te laten betalen. Stap 1 Ga naar IKB uitbetalen Stap 2 Zet bovenin beeld de periode op februari Stap 3 Vul het bedrag van 100,- in het vakje achter IKB budget. Stap 4 In voorgaande stappen is aangegeven dat in de periode februari, 100,- IKB budget uitbetaald moet worden. Ditzelfde moet ook voor de maanden augustus en november. Door simpel een vinkje te zetten in de vakjes voor deze maanden, geef je dit aan. Stap 5 Klik onderin beeld op Bewaren. Rechts in beeld zie je vervolgens je gemaakte voorlopige keuze. 5

Stap 6 Klik onderin beeld op Indienen, je komt nu in het volgende scherm: Zet een vinkje in de vakjes voor IKB uitbetalen februari, augustus en november en klik onderin beeld op OK. Je keuze is nu ingediend. 6

IKB verlofuren kopen Je mag 144 uur verlof kopen als je fulltime werkt, deeltijders naar rato. Stap 1 Ga naar IKB verlofuren kopen Stap 2 Het maximum aantal uren dat de medewerker in dit voorbeeld kan kopen is 93,60 uur, maar hij kiest ervoor om 60 uur terug te kopen. Hiervoor zet hij het schuifje naar rechts tot 60 of vult hij 60 in in het vakje achter verlofuren. Na een druk op de tab-toets wordt het bedrag berekend wat de te kopen uren kosten. In dit geval kost het hem: 60 x 23,01 (uurloon) = 1.380,60. Dit is het bedrag dat verrekend moet worden met zijn IKB budget. Het maandelijkse IKB budget van de medewerker is 380,36. Dit betekent dat hij na 4 maanden zijn volledig budget gespaard te hebben, hij in de maand april voldoende budget heeft om de 60 uur verlof te kopen. Stap 3 Zet bovenin beeld de periode op april. Stap 4 Vul het te verrekenen bedrag van 1.380,60 in het vakje achter IKB budget óf klik op zodat het bedrag van 1.380,60 automatisch wordt ingevuld in het vakje achter IKB budget. 7

Stap 5 Klik onderin beeld op Bewaren. Rechts in beeld zie je vervolgens je gemaakte voorlopige keuze. Stap 6 Klik onderin beeld op Indienen, je komt nu in het volgende scherm: Zet een vinkje in het vakje voor IKB verlofuren kopen april en klik onderin beeld op OK. Je aanvraag is nu ingediend. Je kan er ook voor kiezen om een paar keer per jaar uren terug te kopen. Stel de medewerker wil in april, juni en september 10 uur verlof kopen: - Hij zet de periode op april (zie nr. 3) - Hij vult 10 uur verlofuren in (zie nr. 2) en klikt op enter zodat het te verrekenen bedrag zichtbaar wordt. - Hij klikt op het pijltje achter IKB budget zodat het te verrekenen bedrag automatisch wordt ingevuld in het vakje achter IKB budget. - De medewerker zet een vinkje in het vakje voor de maanden juni en september (april is al aangevinkt). Dit heet de keuze doorkopieren. De keuze die de medewerker maakt voor de periode april, kopieert hij naar de periodes juni en september door een vinkje voor deze periodes te zetten. 8

Verkoop verlofuren Een fulltimer mag maximaal 72 uur verlof verkopen, deeltijders naar rato. Medewerkers met leeftijdsverlof mogen maximaal 93 uur verkopen. Dit kan slechts 1x per jaar. Stap 1 Ga naar Verkoop verlofuren Stap 2 Het maximum aantal uren te verkopen uren in dit voorbeeld is 23,40. De medewerker wil al deze uren verkopen. Hij zet het schuifje achter verlofuren opzij of vult 23,40 in het vakje in achter verlofuren en klikt op enter. Hij ziet nu bij maandbedrag extra geld hoeveel geld de te verkopen uren hem bruto oplevert. In dit voorbeeld is dat 538,43 (= 23,40 uur x uurloon 23,01) Stap 3 Je kan hier aangeven in welke periode je het geld van je verkochte verlof uitbetaald wilt krijgen. In dit voorbeeld is voor de periode april gekozen. Stap 4 Klik onderin beeld op Bewaren. Rechts in beeld zie je vervolgens je gemaakte voorlopige keuze. Stap 5 Klik onderin beeld op Indienen, je komt nu in het volgende scherm: Zet een vinkje in het vakje voor Verkoop verlofuren april en klik onderin beeld op OK. Je aanvraag is nu ingediend. Je leidinggevende moet deze aanvraag goedkeuren. 9

Reiskosten fiscale uitruil (1x per jaar) In dit voorbeeld kiest de medewerker ervoor om gelijk aan het begin van het jaar in december de reiskosten van het hele jaar te fiscaliseren. Je kan er ook voor kiezen om het maandelijks te doen (zie volgende blz.). De fiscale ruimte is het maandelijks berekende bedrag aan reiskosten. Dit bedrag is afhankelijk van de reisafstand van huis naar jouw vaste werkadres en het aantal reisdagen per week Let op: als je verhuist, een ander werkpatroon hanteert of als er andere factoren zijn waardoor je fiscale ruimte wijzigt dan moet je de reeds ingediende keuzes voor de reiskosten wijzigen. Wijzig je de oorspronkelijke aanvraag niet dan fraudeer je (ongemerkt) of loop je mogelijk het extra financiële voordeel mis. NB. Staat er bij jou de fiscale ruimte op 0,00, dan is jouw enkele reisafstand woon, werkverkeer nog niet gevuld. Ga dan naar het einde van deze handleiding naar het onderdeel: Opgave enkele reis afstand woon- werkverkeer. Stap 1 Ga naar Reiskosten Stap 2 Zet de periode op december Stap 3 Hier zie je je fiscale ruimte van alle maanden van het lopende jaar. Zet het schuifje achter keuze helemaal naar rechts of vul het bedrag van 2.611,16 in het vakje achter keuze en klik op enter. Stap 4 Vul het te verrekenen bedrag van 2.611,16 in het vakje achter IKB budget óf klik op zodat het bedrag van 2.611,16 automatisch wordt ingevuld in het vakje achter IKB budget. Stap 5 Klik onderin beeld op Bewaren. Rechts in beeld zie je vervolgens je gemaakte voorlopige keuze. 10

Stap 6 Klik onderin beeld op Indienen, je komt nu in het volgende scherm: Zet een vinkje in het vakje voor Reiskosten december en klik onderin beeld op OK. Je aanvraag is nu ingediend. Reiskosten fiscale uitruil (maandelijks) Wil je maandelijks je reiskosten fiscaliseren? In onderstaand voorbeeld fiscaliseert de medewerker zijn reiskosten maandelijks. Hij start hiermee in periode mei. NB. Staat er bij jou de fiscale ruimte op 0,00, dan is jouw enkele reisafstand woon, werkverkeer nog niet gevuld. Ga dan naar het einde van deze handleiding naar het onderdeel: Opgave enkele reis afstand woon- werkverkeer. Stap 1 Zet de periode op december, nu verschijnt het jaarbedrag wat je mag fiscaliseren. In dit voorbeeld is dat 41,12. Deel dit bedrag door het aantal resterende maanden van dit jaar. Stel je maakt deze keuze in de periode mei dan kun je het jaarbedrag ( 41,12) delen door 8 maanden (mei t/m december) = 3,74 11

Stap 2 Zet de periode (terug) op de maand mei Stap 3 Vul het bedrag van 3,74 in achter keuze en klik op enter. Stap 4 Vul het te verrekenen bedrag van 3,74 in het vakje achter IKB budget óf klik op zodat het bedrag van 3,74 automatisch wordt ingevuld in het vakje achter IKB budget. Stap 5 Klik onderin beeld op Bewaren. Rechts in beeld zie je vervolgens je gemaakte voorlopige keuze. Stap 6 Klik onderin beeld op Indienen, je komt nu in het volgende scherm: 12

Zet een vinkje in het vakje voor Reiskosten mei t/m december en klik onderin beeld op OK. Je aanvraag is nu ingediend. Studiekosten Stap 1 Ga naar Studiekosten Stap 2 Vul de kosten van de studie/cursus in achter Scholingskosten Stap 3 Vul de naam in van de studie/cursus in achter Soort scholing 13

Stap 4 Vul de (eventuele) bijdrage van de werkgever in achter Bijdrage van de werkgever Stap 5 Vul het te verrekenen bedrag van 200,00 (= kosten voor werknemer) in het vakje achter IKB budget óf klik op achter IKB budget. zodat het bedrag van 200,00 automatisch wordt ingevuld in het vakje Stap 6 Je kan hier aangeven in welke maand je de belastingvrije vergoeding wilt ontvangen voor de studie/cursus. In dit voorbeeld is voor de maand mei gekozen. Stap 7 Klik onderin beeld op Bewaren. Rechts in beeld zie je vervolgens je gemaakte voorlopige keuze. Stap 8 Klik onderin beeld op Indienen, je komt nu in het volgende scherm: Zet een vinkje in het vakje voor Studiekosten mei. Voeg de factuur en/of studiefaciliteitenformulier als bijlage toe door op te klikken en het bestand te uploaden. Klik onderin beeld op OK. Je keuze is nu ingediend. Je ingediende keuze gaat nu naar je leidinggevende ter goedkeuring. 14

Vakbondscontributie Stap 1 Ga naar Vakbondscontributie Stap 2 Vul de Ingangsdatum in Stap 3 Vul het Bedrag vakbond jaarlijks in en klik op Enter Stap 4 Vul het te verrekenen bedrag van in dit geval - 180,- in het vakje achter IKB budget óf klik op zodat het bedrag van 180,- automatisch wordt ingevuld in het vakje achter IKB budget. Stap 5 Klik onderin beeld op Bewaren Stap 6 Klik onderin beeld op Indienen, je komt nu in het volgende scherm: Zet een vinkje in het vakje voor Vakbondscontributie jaar. Voeg de factuur als bijlage toe door op Klik onderin beeld op OK. Je keuze is nu ingediend. te klikken en het bestand te uploaden. 15

Fiets Stap 1 Ga naar Fiets Stap 2 Vul de Ingangsdatum betalingsregeling in Stap 3 Vul het Bedrag fiets in en klik op Enter Stap 4 Vul de factuurdatum in Stap 5 Vul het Aantal aflossingsjaren in. Kies je voor inzet van je IKB budget, dan moet je 1 jaar kiezen bij het aantal. Stap 6 Vul het te verrekenen bedrag van in dit geval - 180,- in het vakje achter IKB budget óf klik op zodat het bedrag van 180,- automatisch wordt ingevuld in het vakje achter IKB budget. Je kan er ook voor kiezen om het bedrag te fiscaliseren met je brutoloon eenmalig of maandelijks Stap 5 Klik onderin beeld op Bewaren Stap 6 Klik onderin beeld op Indienen, je komt nu in het volgende scherm: Zet een vinkje in het vakje voor Fiets jaar. Voeg de factuur als bijlage toe door op de paperclip te klikken en het bestand te uploaden. Klik onderin beeld op OK. Je keuze is nu ingediend. 16

Fitness Het invullen van de velden voor het fiscaliseren van je abonnementskosten voor fitness werkt anders dan je logischerwijs zou denken. Lees daarom onderstaande instructie én voorbeelden goed door. Stap 1 Ingangsdatum: Hier vul je de 1 e dag van de maand in waarin je het bedrag van je abonnement wilt fiscaliseren (dus niet de ingangsdatum van je abonnement). Je kunt zelf bepalen in welke maand je het bedrag van je abonnement wilt fiscaliseren. Je kunt het bedrag niet verdelen over meerdere maanden. Stap 2 Aantal maanden: Hier geef je aan hoeveel maanden je abonnement nog loopt. De einddatum van je abonnement wordt automatisch berekend aan de hand van de door jou ingevulde ingangsdatum + ingevulde aantal maanden. Het zijn tevens het aantal maanden waarover je het totaalbedrag fiscaliseert. Zie voorbeeld hierboven: het abonnement loopt van 01-09-2015 t/m 01-09-2016 en je gaat in de maand maart het volledige bedrag fiscaliseren: het abonnement loopt op het moment van indienen (1 maart) nog 6 maanden. Stap 3 Abonnementskosten: Vul hier het totaalbedrag in van je abonnement. Stap 4 Klik op zodat het bedrag dat je ingevuld hebt bij abonnementskosten automatisch gevuld wordt in het vakje achter IKB budget. In de maand maart wordt het bedrag van 240,00 gefiscaliseerd. Stap 5 Klik onderin beeld op Bewaren. Rechts in beeld zie je vervolgens je gemaakte voorlopige keuze. Stap 6 Klik onderin beeld op Indienen, je komt nu in het volgende scherm: Fitness 17

Zet een vinkje in het vakje voor Fitness. Voeg de bewijsstukken toe door op het paperclipje te klikken en het bestand te uploaden (laat zien dat je abonnementskosten betaald hebt of dat je verplichting hebt voor de komende maanden bijvoorbeeld a.d.h.v. kopie van de overeenkomst, factuur, bankafschrift). Klik onderin beeld op OK. Je keuze is nu ingediend. Voorbeelden: Halfjaarlijks abonnement en deels met terugwerkende kracht fiscaliseren: Je wilt nu (per 01-05-2016) je fitnessabonnement fiscaliseren. Je hebt een abonnement van 01-12-2015 t/m 30-06-2016 voor een bedrag van 180,- Je vult het volgende in: Ingangsdatum: 01-05-2016 (= datum fiscaliseren, niet ingangsdatum abonnement) Aantal maanden: 2 (= mei + juni) Abonnementskosten: 180,00 (=volledige abonnementskosten) Einddatum abonnement: wordt automatisch gevuld met 30-06-2016 IKB Budget : klik op zodat het bedrag automatisch gevuld wordt. In de maand mei wordt het bedrag van 180,- gefiscaliseerd. Als je een nieuw abonnement hebt dat op 01-07-2016 ingaat, dan kan je deze vanaf 01-07-2016 fiscaliseren. Stel je abonnement is inmiddels volledig verstreken en je wilt met terugwerkende kracht fiscaliseren op 1 mei 2016, dan vul je bij aantal maanden 1 in. De einddatum wordt automatisch gevuld met de datum 31-05-2016. Eventueel kan je vanaf 1 juni 2016 in Flex Benefits weer je nieuwe abonnementsperiode fiscaliseren. Let op: met terugwerkende kracht fiscaliseren betekend dat je nog een abonnement mag fiscaliseren die is ingegaan vanaf 01-07-2015. Doorlopend abonnement per jaar fiscaliseren: Je hebt een doorlopend abonnement en je wil de kosten jaarlijks fiscaliseren. Je wilt nu (per 01-05-2016) je fitnessabonnement fiscaliseren. Je hebt een abonnement van 01-12-2015 t/m 01-12-2016 voor een bedrag van 360,- Je vult het volgende in: Ingangsdatum: 01-05-2016 (= datum fiscaliseren, niet ingangsdatum abonnement) Aantal maanden: 7 (= mei t/m november) Abonnementskosten: 360,00 (= volledige abonnementskosten) Einddatum abonnement: wordt automatisch gevuld met 30-11-2016 IKB Budget : klik op zodat het bedrag automatisch gevuld wordt. In de maand mei wordt het bedrag van 360,00 gefiscaliseerd. 18

Overzicht alle keuzes In dit scherm kan je al je gemaakte keuzes zien. Het overzicht bestaat uit drie onderdelen: Voorlopige keuzes Hier zie je een overzicht van de door jou gemaakte voorlopige keuzes. Dit zijn de doelen waarvoor je keuzes hebt opgeslagen met de knop bewaren, maar nog niet hebt ingediend. Dit betekent dat er niets met je keuze gebeurt. Voorlopige keuze indienen: Ga via menu naar het betreffende doel de knop indienen onderin beeld. en klik alsnog op Voorlopige keuze wijzigen: Ga via menu naar het betreffende doel en klik in dat scherm naast je gemaakte keuze op de knop verwijderen. Voer een nieuwe keuze in, klik onderin beeld op bewaren en vervolgens op indienen. Voorlopige keuze verwijderen: Ga via menu naar het betreffende doel scherm naast je gemaakte keuze op de knop verwijderen. en klik in dat Ingediende keuzes Hier zie je een overzicht met de door jou ingediende keuzes. Dit zijn de doelen die je met behulp van Flex Benefits hebt ingediend. Als de salarisverwerking van de maand waarin je hebt aangegeven dat de keuze moet plaatsvinden nog niet is geweest, dan kan je je ingediende keuze nog wijzigen of verwijderen. Zie de instructie hierboven hoe je dat kunt doen. Verwerkte keuzes Hier zie je een overzicht met de door jou gemaakte verwerkte keuzes. Dit zijn de doelen die je met behulp van Flex Benefits hebt ingediend en die inmiddels zijn goedgekeurd. Deze keuzes kan je niet meer wijzigen of verwijderen. 19

Overzicht overeenkomsten Na het indienen van een keuze maakt Flex Benefits automatisch een overeenkomst aan. De overeenkomst is de bevestiging van de door jou ingediende keuze. De menu-optie 'Inzien overeenkomsten' opent een venster waarop je de voor jou gemaakte overeenkomsten kan inzien. c Goedgekeurd betekent in dit geval goedgekeurd door het systeem. Je ingediende keuze wordt verwerkt. De enige ingediende keuzes die door een leidinggevende geaccordeerd moeten worden zijn verkoop verlofuren en studie. Als je het venster opent wordt er een overzicht getoond van beschikbare overeenkomsten. In de tabel zie je alle actuele overeenkomsten uit het huidige keuzejaar. Selecteer één van de overeenkomsten en klik op de knop 'Inzien'. De geselecteerde overeenkomst wordt dan geopend met het programma Adobe Reader. 20

Status overzicht alle keuzes De menu-optie 'Status overzicht' opent een venster waarop een overzicht van de status van alle ingediende keuzes wordt getoond. Op het venster wordt een lijst getoond van alle ingediende producten. Goedgekeurd betekent in dit geval goedgekeurd door het systeem. Je ingediende keuze wordt verwerkt. De enige ingediende keuzes die door een leidinggevende geaccordeerd moeten worden zijn verkoop verlofuren en studie. 21

Opgave enkele reis afstand woon, werkverkeer - Ga naar Youforce - Ga naar Self Service - Ga naar Start - Ga naar tabblad Dienstverbandgegevens - Klik op de knop Enkele reisafstand woonwerk - Om voor het hele kalenderjaar je reisafstand op te geven moet je bij datum ingang kiezen voor 01-01-jjjj. - Vul de enkele reisafstand in. - Via de ANWB routeplanner kun je een print maken van de berekende enkele reisafstand. Scan die in en sla het ergens op je computer op. Upload de scan via de blauwe paperclip bovenin het scherm. - Als je de bijlage hebt toegevoegd, vink je ja aan. - Klik onderin beeld op verder 22

- Klik in het volgende scherm op verzenden. Je bent klaar met de opgave van je enkele reisafstand woon werkverkeer. - Heb je dit gedaan vóór de 5 e van de maand? Wacht dan met het fiscaliseren van je reiskosten met IKB tot ongeveer de 15 e van de maand zodat de salarisverwerking klaar is, je opgave is verwerkt en je fiscale ruimte goed staat. - Heb je dit gedaan ná de 5 e van de maand? Dan kan de opgave van je enkele reisafstand niet meer verwerkt worden met de salarisverwerking van die maand. Wacht dan met het fiscaliseren van je reiskosten met IKB tot ongeveer de 15 e van de maand erop volgend, zodat de salarisverwerking klaar is en je opgave is verwerkt zodat je fiscale ruimte goed staat. 23