Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Jaarverslag gemeentearchivaris 2013 Programma / Programmanummer Facilitaire diensten / 1043 BW-nummer Portefeuillehouder B. van Hees Samenvatting Op grond van de Archiefverordening 2013 brengt de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit aan ons College over het beheer van de archiefbewaarplaats en het uitgeoefende archieftoezicht. Ons College kan zich op zijn beurt met het verslag van de gemeentearchivaris verantwoorden naar de Raad over de wijze waarop aan de zorgplicht voor het archief- en informatiebeheer wordt voldaan. In de wet Revitalisering Generiek Toezicht is geregeld dat het verslag van de gemeentearchivaris kan worden gebruikt als informatie ten behoeve van de provinciaal toezichthouder (verticaal toezicht). Behalve voor de horizontale verantwoording tussen ons College en de Raad dient het jaarlijkse verslag ook worden toegezonden aan het College van Gedeputeerde Staten. Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. IA80, Hans Cillissen, 2775 Datum ambtelijk voorstel 03 november 2014 Registratienummer 14.0010388 Ter besluitvorming door het college 1. Het jaarverslag vast te stellen. 2. De aanbevelingen uit het jaarverslag in ogenschouw te nemen in relatie tot de eindrapportage van het Verbeterplan Dossiervorming. 3. De brief over het jaarverslag aan de Raad vast te stellen 4. De brief over het jaarverslag aan Gedeputeerde Staten van Gelderland vast te stellen. Steller Hans Cillissen Paraaf akkoord Datum Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad Besluit B&W d.d. 25 november 2014 X Conform advies Aanhouden Anders, nl. nummer: 3.15 Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Portefeuillehouder Collegevoorstel
Collegevoorstel 1 Probleemstelling In het jaarverslag legt de gemeentearchivaris verantwoording af over het toezicht op de niet overgebrachte archieven en over het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Deze verantwoording is gerelateerd aan de 10 kritische prestatie-indicatoren voor de archiefketen. 2 Juridische aspecten Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de gemeente de plicht de onder haar berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Op basis van de gemeentelijke Archiefverordening 2013 dient de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit te brengen aan ons College over het beheer van de archiefbewaarplaats en het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in de gemeente Nijmegen. Ons College dient, volgens dezelfde verordening, verantwoording af te leggen aan de Raad, onder overlegging van het jaarverslag. In het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht wordt tevens dit jaarverslag toegezonden aan Gedeputeerde Staten van Gelderland. 3 Doelstelling Het doel is het jaarverslag vast te stellen en de aanbevelingen in ogenschouw te nemen in relatie tot de eindrapportage van het Verbeterplan Dossiervorming. De Raad en Gedeputeerde Staten worden hierover geïnformeerd. 4 Argumenten Informatie is van essentieel belang. Voor een gemeente die transparant, modern, efficiënt en gericht op burgers en bedrijven wil zijn, is intensieve informatie-uitwisseling noodzakelijk. Dit betekent dat dossiers toegankelijk moeten zijn maar ook het beheer moet zodanig zijn geregeld dat de betrouwbaarheid, authenticiteit en volledigheid van dossiers wordt gewaarborgd. Een goede, geordende en toegankelijke staat van dossiers is niet alleen een voorwaarde voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering maar ook voor het afleggen van verantwoording over ons handelen tegenover politiek en samenleving. Dossiers vormen het geheugen van onze organisatie. 5 Klimaat Dit voorstel heeft geen gevolgen voor het klimaat. 6 Financiën Er zijn geen financiële consequenties verbonden aan dit voorstel. 7 Participatie en Communicatie Het jaarverslag gemeentearchivaris 2013 wordt aan de Raad aangeboden. Tevens wordt het jaarverslag aan Gedeputeerde Staten aangeboden. 8 Uitvoering en evaluatie Over dit voorstel wordt op de gebruikelijke manier gecommuniceerd.. 9 Risico Er zijn geen risico s verbonden aan dit voorstel. Bijlage(n): Jaarverslag archivaris 2013 Aanbiedingsbrief gemeenteraad jaarverslag 2013 Aanbiedingsbrief jaarverslag 2013 aan Gedeputeerde Staten
Informatiemanagement en Automatisering Documentaire Informatievoorziening Aan de gemeenteraad van Nijmegen Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen Telefoon 14024 Telefax (024) 329 30 15 E-mail gemeente@nijmegen.nl Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Datum 25 november 2014 Ons kenmerk IA80/14.012126 Contactpersoon Hans Cillissen Onderwerp Jaarverslag archivaris 2013 gemeente Nijmegen Datum uw brief nvt Doorkiesnummer (024) 3292775 Geachte leden van de Raad, Hierbij doen wij u toekomen het jaarverslag van de gemeentearchivaris over 2013 met een: verantwoording over het beheer van de regionale archiefbewaarplaats en een verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in de gemeente Nijmegen. Dit verslag is gebaseerd op de 10 Kritische Prestatie-indicatoren voor de Archiefketen, zoals de VNG die samen met IPO en het ministerie van Binnenlandse Zaken hebben opgesteld. Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, drs. H.M.F. Bruls drs. B. van der Ploeg Aantal Bijlagen: jaarverslag gemeentearchivaris 2013 www.nijmegen.nl 20141111_Aanbiedingsbrief gemeenteraad jaarverslag archivaris 2013
Regionaal Archief Nijmegen Openingstijden di tlm vr 09.00-17.00 uur donderdag van 09.00-20.00 uur GEMEENTE ljmegen Het college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Mariënburg 27 6511 PS Nijmegen Telefoon 14024 Telefax (024) 329 22 84 E-mail gemeente@nijmegen.nl Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Datum 29-04-2014 Ons kenmerk AR00/14. 0005390 Contactpersoon Jan Beens Onderwerp Jaarverslag gemeentearchivaris over 2013 Datum uw brief Doorkiesnummer (024) 3292824 Geacht college, Bijgaand mijn jaarverslag over het jaar 2013. In dit verslag leg ik verantwoording af over het uitgevoerde toezicht op het archief- en informatiebeheer in uw gemeente en over het beheer van de archieven in de archiefbewaarplaats in Nijmegen. Volgens de gemeentelijke Archiefverordening ontvangt uw College dit verslag jaarlijks. Dezelfde verordening geeft aan dat uw College over dit toezicht en beheer jaarlijks verantwoording aflegt aan de gemeenteraad, onder overlegging van dit verslag. De Wet Revitalisering Generiek Toezicht geeft aan dat uw College over dit toezicht en dit beheer informatie verstrekt aan Gedeputeerde Staten van Gelderland. Dit kan onder meer door toezending van dit jaarverslag. Graag ontvang ik uw (eventuele) reactie op dit verslag en word ik geïnformeerd over de afhandeling hiervan. Het pubheksjaarverslag van het Regionaal Archief Nijmegen is in maart dit jaar digitaal aan uw college to rld. chivaris Aantal Bijlagen: 1 www.nijmegen.nl 20140414 Aanbiedingsbrief Nijmegen (concept)
V erslag van de gemeentearchivaris van Nijmegen over het jaar 2013 april2014
Samenvatting Algemeen In dit jaarverslag legt de gemeentearchivaris verantwoording af over het toezicht op de nietovergebrachte archieven en over het beheer van de gemeentelijke atchiefbewaarplaats. Hij doet dit gerelateerd aan de tien kritische prestatie-indicatoren voor de archiefketen. De gemeentearchivaris, en namens hem de archief1nspecteur, constateert in zijn archieftoezicht dat er binnen de gemeente Nijmegen voldoende aandacht is voor de verantwoording van de bedrijfsvoering, maar beduidend minder voor de reconstmctie van werkprocessen (met het oog op toekomstige rechtmatigheidstoetsen) en ketenarchivering. Proceseigenaren hebben niet altijd helder hoe ze in hun werkprocessen met informatie willen (en dienen) om te gaan en hoe dat gefaciliteerd kan worden. Beheer niet naar de archiifbewaarplaats ovejt,ebrm'hte archievetl Ge'i:nitieerd door het rapport van de Rekenkamer in 20 12 heeft Nijmegen een Verbeterplan opgesteld dat thans wordt uitgevoerd. Voor de aanbevelingen van de Archief1nspectie, zoals gedaan in de rapportages van 2013 en 20 14, is geen apart verbeterplan opgesteld. Maar een deel van de aanbevelingen wordt opgepakt in dit Y erbeterplan. Omdat de termijn zoals genoemd in het Verbeterplan nog loopt, zijn de meeste acties (verbeterpunten) nog niet integraal uitgevoerd. De Archiefinspectie heeft nog niet de mogelijld1eid gehad om de acties op effectiviteit te toetsen. Evenals in de vorige rapportages constateert de Archiefmspectie dat de archivering op orde is bij processen die zich binnen één kolom of bureau voltrekken of die als bulkprocessen zijn ingericht. Bij werkprocessen die minder gestructureerd verlopen en nog niet digitaal zijn ingericht loopt de gemeente het risico dat formele dossiers niet volledig worden gearchiveerd en niet-authentieke stukken bevatten. Aandachtspunten blijven: de kwaliteit van de dossiervorming als gevolg van onvoldoende archiefbewustzijn van medewerkers en ptoceseigenaren; het regelen van het archief- en informatiebeheer (en het toezicht hierop) bij het aangaan van samenwerking met externe partijen en bij het uitbesteden of overnemen van taken, zowel in het publieke als in het private domein. Een systematisch kwaliteitszorgsysteem kan helpen de kwaliteit van de dossiervorming te verbeteren en het archiefbewustzijn in de organisatie te verhogen. De gemeentearchivaris is dan ook verheugd dat Bureau Documentaire Informatie (BDI) met behulp van de Baseline Informatievoorziening van IZING (VNG) een nulmeting heeft uitgevoerd. Deze meting heeft geresulteerd in een advies aan de organisatie om een kwaliteitszorgsysteem voor het archief- en informatiebeheer in te richten. Beheer van tiaar de anhiifbmvaatplaats overgebrachte anhieven. Het beheer van de overgebrachte archieven door het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) is over het algemeen op orde. Aandachtspunten zijn de Q1er) inrichting van een systematische en planmatige kwaliteitscontrole en de overbrenging van (een deel van) het archiefblok 1984-1992. Beide zaken worden overigens al door het RAN opgepakt. 3
1. Inleiding / aanleiding Grondslag en doelstelling De gemeente Nijmegen heeft voor de archiefzorg een eigen Archiefverordening opgesteld. De gemeentearchivaris van Nijmegen is de beheerder van de door Nijmegen aangewezen archiefbewaarplaats en daatmee ook belast met het toezicht op het infotmatiebeheer van de gemeente Nijmegen. Op gtond van de Atchiefvetotdening 2013 btengt de gemeentearchivaris jaarlijks vetslag uit aan het College van butgemeestet en wethoudets ovet het beheet van de atchiefbewaarplaats en het uitgeoefende archieftoezicht Het College kan zich op zijn beutt met het verslag van de gemeentearchivaris verantwootden naar de Raad ovet de wijze waarop aan de zotgplicht voor het archief- en infotmatiebeheet wotdt voldaan. In de wet Revitalisering Generiek Toezicht is getegeld dat het vetslag van de gemeentearchivatis kan wotden gebruikt als informatie ten behoeve van de ptovinciaal toezichthouder (vetticaal toezicht). Behalve voot de horizontale vetantwoording tussen College en Raad dient het jaatlijkse verslag ook worden toegezonden aan het College van Gedeputeetde Staten. Werkwijze Als toetsingskadet maakt de Atchiefmspectie gebmik van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoten (KPI) dat op landelijk niveau is ontwih:eld. De ptestatie-indicatoten zijn te beschouwen als een atchiefkader waatmee toetsing op alle aspecten. van het atchief- en informatiebeheet in de hele atchiefketen kan watden gedaan en laten zien in wellee mate de gemeente aan de atchiefwettelijke eisen voldoet. De volgotde van de I<PI's bepaalt voot het ovetgtote deel de inhoud en indeling van dit vetslag. Doot de unifotroe indeling geven de jaatlijkse verslagen inzicht in de toestand én in de ontwikkeling van de kwaliteit van de informatiehuishouding. Gedutende het jaat heeft de Archiefinspectie op een consttuctieve en positieve wijze samengewetkt met bettoldeenen binnen de gemeente. De archiefinspecteuts hebben in 2013 meerdere inspectiebezoeken afgelegd (monitoroverleggen gevoetd) met de vetschillende disciplines binnen de organisatie die zich met informatie en ICT bezighouden. Tijdens deze bezoeken is gesproken over actuele ontwild\:elingen en vraagstuldcen en over vootgenomen wijzigingen die van invloed (kunnen) zijn op het informatiebeheer. Daarnaast waten er vanuit Nijmegen met de archiefinspecteurs contacten in verband met kaderstelling en interpretatie van de atchiefwet- en regelgeving. Naast dit vetslag van de gemeentearchivatis publiceett het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) een publieksjaatverslag. Dit publieksvetslag is te vinden op de website van het RAN. (www.nijmegen.nl/ atchief) 5
2. Toezicht op nog niet overgebrachte archieven Lokale regelingen In december 20 12 hebben College en Raad de lokale archiefkaders vastgesteld. Hletmee hebben gemeentesecretatis en gemeentearchivaris handvatten gekregen voor het beheet van de Nijmeegse archieven. De gemeentelijke regelgeving is up-to-date, maar wordt deze ook integtaal toegepast? De gemeentelijke Rekenkamer kwam destijds tot de conclusie dat de gemeentelijke kaders op orde zijn, maar (nog niet) "geland" op de werkvloer. De opmerkingen van de Rekenkamer en de aanbevelingen die de gemeentearchivaris hieromtrent heeft gedaan in zijn rappottage zijn als doelen opgenomen in het Verbeterplan 1 dat de otganisatie op gtond van het Rekenkarnetrapport heeft opgesteld. Deze doelen zijn doorvettaald naat acties. Deze acties zijn in 2013 gestart maat, conform de planning, nog niet afgerond.2 De Archiefmspectie heeft dan ook nog niet kunnen ancletzoeken of de verbeteracties ook hebben geleid tot het behalen van de gestelde doelen. Hoewel steeds meer ptoceseigenaten zich et van bewust zijn (worden) dat juist zij een eigen verantwoordelijkheid hebben op het gebied van atchief- en informatiebeheer, is de Archiefmspectie niet tevteden. Door de "verhuis bewegingen" binnen het gemeentelijk apparaat, die in 2013 aanzienlijk zijn toegenomen, duiken nog steeds atchiefonderdelen op die niet bekend waren bij zowel het Bureau Documentaite Infotmatievoorziening (BDI) als de gemeentelijke Archiefmspectie. Niet alleen levert dit extra werk op voor BDI, maar ook kan dit risico's opleveren voor Nijmegen als niet het totaal van de Informatiehuishouding in beeld is. Naar de inschatting van de Archiefinspectie zullen, gelukkig, deze witte vlekken als gevolg van de toenemende verschuiving naar digitaal werken (en dus ook digitaal atchiveren) over enkele jaten tot het verleden behoren. In het Inspectierapport 20 13 is aandacht gevraagd voot de uitvoering van artikels van de Archiefverordening 20 13. In dit artikel draagt de Raad het College op om bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspetsonen die overheidstaken uitvoeren, het beheet van de atchiefbescheiden bij deze teehtspersonen zo veel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van de (Archief)wet te laten vetlopen. Hieromtrent zijn ook acties opgenomen in voornoemd V etbetetplan. Ook deze zijn gestart, maar nog niet geheel afgerond. Interne kwaliteitszorg en toezicht Eind 20 12 heeft Nijmegen een traject in gang gezet om te komen tot een kwaliteitszotgsysteem voot het archief- en informatiebeheer. Dit wordt gedaan aan de hand van de Baseline Informatiehuishouding, opgesteld door KING (Kwaliteitsinstituut Nedetlandse Gemeenten). Een interne werkgroep heeft inmiddels een nulmeting uitgevoerd, waardoor duidelijk is geworden welke stappen nog moeten worden gezet. Hierover is een advies aan de organisatie uitgebracht. Ook het al eerder genoemde Verbeterplan noemt de opzet van een kwaliteitszorgsysteem een essentieel onderdeel van dit plan. Het plan is dat bij elk te digitaliseren proces een kwaliteitsmonitot wordt ingericht. Hiertoe wordt een Handboek beheer digitaal werken opgesteld, dat in het derde kwartaal van 2014 zal watden opgeleverd. De Archiefmspectie verwacht een plan van aanpak en een planning om de onderdelen van het kwaliteitssysteem die nog moeten wotden ingericht, binnen afzienbare tijd "in ptoductie" te hebben. 1 Verbeterplan dossiervorming en -beheer. Plan van aanpak, 29 mei 2013. z Verbeterplan dossiervorming en -beheer. Voortgangsrapportage juli 2013 t/ m januari 2014, februari 2014. 7
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid De aanbevelingen uit het Inspectierapport 2013 worden bij de invoering van digitaal werken in de gemeente Nijmegen meegenomen. Voor het borgen van de analoge dossiers zijn processen vastgesteld en gecommuniceerd met de medewerkers van de gemeente. Tevens wordt nog het nodige gedaan om medewerkers (proceseigenaren) e1van bewust te maken dat zij een eigen verantwoordelijkheid hebben ten aanzien van het archief- en informatiebeheer. Daar waar dit minder slaagt, is dit naar de mening van de Archieftnspectie vaak terug te voeren naar het management, dat onvoldoende prioriteit geeft aan het handhaven van afspraken op dit gebied. In het kader van het verbeterplan worden ook een aantal belangrijke beleidsdossiers (voornamelijk over verbonden partijen) gemonitord. Dit is in gang gezet, maar nog niet afgerond. Over de toetsing van de Archiefinspectie met betrekking tot deze actie zal in het jaarverslag over 20 14 worden gerapporteerd. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden De gemeente Nijmegen werkt hard aan de digitalisering van werkprocessen. Na het Handboek inrichting digitaal werken wordt er als veivolg hierop gewerkt aan een Handboek beheer digitaal werken, waarin procedures en controls ten behoeve van de botging van kwaliteit zullen worden opgenomen of worden aangevuld. Maar Nijmegen kent nog een behoorlijk aantal applicaties waarin archiefbescheiden worden beheerd, die hiervoor volgens de wet- en regelgeving niet geschikt zijn. In Nijmegen is er voor gekozen dit te ondervangen door koppeling van deze applicaties aan het centrale DMS/RMA (Corsa DMS). Dit is niet voor alle applicaties gerealiseerd. Indien koppeling niet mogelijk is, zal de organisatie de risico's voor de proceseigenaren inzichtelijk moeten maken. De Archiefinspectie heeft in 20 13 zowel Corsa DMS als de beheeromgeving voor digitale archiefstukken opnieuw getoetst aan de normen en aan de wet- en regelgeving. Het DMS en de beheeromgeving zijn op de meeste punten akkoord bevonden (NEN 2082 en Rodin). Voor de overblijvende punten zijn de risico's inzichtelijk gemaakt. In 20 13 heeft een interne werkgroep, bestaande uit medewerkers van I&A, RAN en Financiën geadviseerd aan te sluiten bij de landelijke ontwikkelingen edepot Omdat deze landelijke ontwikkelingen het eerst ten goede komen aan de v.m. rijksarchieven in de provincies, heeft de werkgroep geadviseerd toch alvast een pilot op te statten met het aanhaken bij een reeds functionerend edepot (van een gemeente). Helaas heeft de stuur- en regiegroep SIB aan het in gang zetten van deze ontwikkelingen, in vergelijking tot andere projecten, een lagere prioriteit toegekend. De Archiefinspectie vindt dit zorgelijk, omdat bij het RAN de aanwas aan digitaal archief reeds op gang komt en er geen adequate voorzieningen zijn om dit erfgoed te beheren. Daarbij komt dat het bestaande DMS/RMA wel geschikt is voor het beheer van de digitale gemeentelijke archieven, maar als applicatie slechts een beperkte levensduur heeft. Vernietiging, vetvanging en vervreemding van archiefbescheiden In 2013 heeft de gemeentearchivaris 10 machtigingen tot vernietiging afgegeven voor archiefbescheiden die in 2012 en 20 13 voor vernietiging vatbaar waren. In de opschorting van de vernietiging van de crediteuren boekjaren door de bewaarplicht van ESF-documenten is geen 8
verandering opgetreden, zij het dat er in 20 13 één boekjaar bij is gekomen. In de structurele jaarlijkse vernietiging zijn geen achterstanden. Vernietiging van digitale archiefbescheiden, inclusief de vernietiging van digitale kopieën van analoge vernietigbare atchiefbescheiden, wordt nog niet volgens de geldende wet- en regelgeving uitgevoerd. Evenals in 20 12 blijft de Archiefinspectie hierover in overleg met de bureaus BDI en On twild eling. Over een standaard procedure voor het verwijderen van digitale gegevens uit geautomatiseerde systemen is overleg gevoerd met enkele buteaus binnen de afdeling I&A. Met deze bureaus zijn triggers gevonden waardoor de Archiefinspectie signalen krijgt als er applicaties worden uitgefaseerd. De Archiefinspectie beoordeelt dan of et onderzoek nodig is. Dit is in 2013 een aantal malen voorgekomen. De uitkomsten van de onderzoeken van de Archiefinspectie hebben in voorkomende gevallen geleid tot aanpassing van de uitfasering van de desbetreffende applicatie. Het digitaal maken door middel van scanning en het daarna vernietigen van de originelen heet vervanging (of substitutie) en is niet zomaar toegestaan. Daarvoor gelden een aantal zorgvuldigheidseisen en is et een wettelijke procedure die doorlopen moet worden. Het RAN zelf heeft geen vervangingsvoorstellen in voorbereiding. In 2013 heeft de gemeentearchivaris van Nijmegen, hiervoor gemandateerd door het College, een besluit tot vervanging van de bestaande cliëntendossiers WMO genomen. Overbre11ging archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Over dit aspect wordt u in hoofdstuk 3 van dit vetslag geinformeetd. Archiefbewaarplaats, archiefruimten en e-depot De archiefruimten en de ruimten voor archiefopslag (waarin op termijn vetnietigbare stukken worden bewaard) zijn op orde. Alleen de archiefruimte Burgerzaken (afdeling Publiekszaken) behoeft qua inrichting nog aanpassing. Over de archiefbewaarplaats wordt u in hoofdstuk 3 van dit vetslag uitgebreid geïnformeerd. In dit hoofdstuk, onder het kopje "Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden", informeert de gemeentearchivaris u over van zijn zotgen omtrent de inrichting van een edepot in de gemeente Nijmegen. 'Ter beschilddngstelling naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven Zie bieivoor het desbetreffende kopje in hoofdstuk 3 van dit verslag. Rampen, calamiteiten en veiligheid Voor alle ruimten in de gemeente, waarin formeel archieven worden beheerd, is een (Archief) calamiteitenplan vastgesteld. Dit calamiteitenplan is onderdeel van het gemeentelijke calamiteitenplan. In het archiefcalamiteitenplan is aangegeven hoe te handelen bij brand, wateroverlast of bij andere incidenten. In 20 13 is voor het eerst met het plan geoefend. Nijmegen kent geen integtaal plan voor informatie beveiliging, maar voldoet minimaal voor de verplichte deelaspecten GBA, BAG, DigiD etc. aan alle eisen. In vervolg op het verschijnen van de Baseline Informatiebeveiliging vanking is er een gemeentelijke werkgroep BIG opgestart die zich met integrale informatiebeveiliging in de gemeente Nijmegen gaat bezighouden. 9
Mensen en middelen Momenteel worden in een behoorlijk tempo werkprocessen omgezet naar digitaal werken en dus ook digitaal archiveren. Maar als het digitaal archiveren goed is ingericht betekent dit nog niet dat daarmee ook de werkzaamheden aan de papieren archieven onmiddellijk komen te vervallen. Het gereedmaken van archieven voor toekomstige overdracht evenals het bewerken van door afdelingen zelf gevormde archieven vergen voor de komende jaren nog de nodige capaciteit. BDI ontwikkelt zich momenteel tot de partner voor ondersteuning en advisering aan de veranderende organisatie. Maar hierdoor vloeit er capaciteit weg, die nodig is voor werkzaamheden voor analoge archieven. De Archiefmspectie vindt het zorgelijk dat deze capaciteit onvoldoende wordt gecompenseerd. 10
3. Beheer van de archiefbewaarplaats Lokale regelgeving In de Archiefverordening 20 13 en het Besluit Informatiebeheer 2013 van Nijmegen zijn regels opgenomen voor de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats. Daarin staat onder meer dat de gemeentearchivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en collecties van de gemeente Nijmegen. Het Regionaal Archief Nijmegen beheert ook de archieven van de gemeenschappelijke regelingen waarvan Nijmegen de centrumgemeente is. De gemeentearchivaris van Nijmegen is tevens benoemd tot gemeentearchivaris van Beuningen, Druten, Heumen, Lingewaard, Ubbergen, \V' est Maas en \V' aal en Wijchen. Deze gemeenten hebben de archiefbewaarplaats van Nijmegen aangewezen als hun archiefbewaarplaats. De gemeente Nijmegen heeft daarnaast dienstverleningsovereenkomsten voor het beheer van de statische archieven afgesloten met de gemeente Millingen aan de Rijn en het \X! a terschap Rivierenland. In het Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit gemeente Nijmegen heeft het College van burgemeester en wethouders een aantal van zijn bevoegdheden op archiefgebied aan de gemeentearchivaris gemandateerd, waaronder het stellen van openbaarheidsbeperkingen en het nemen van vervangingsbesluiten. Interne kwaliteitszorg en toezicht Het RAN legt zijn beleid jaarlijks vast in een afdelingsplan. Volgens het afdelingsplan 20 13 heeft het regionaal archief als kerntaak het beheren, toegankelijk maken en beschikbaar stellen van kennis en informatie. Zijn rol is die van content beheerder en -leverancier ten behoeve van andere partijen. De archiefdienst wil dat de bronnen door een zo breed mogelijk publiek gebruikt worden. Daarnaast moet het RAN vanuit haar archiefwettelijke taak borgen dat de inwoners in de stad en regio de mogelijkheid hebben om de overheid te controleren en om juridisch bewijs te vinden, dat rechtmatige besluitvorming controleerbaar plaatsvindt in historisch perspectief en dat historisch onderzoek verricht kan worden. De archiefdienst streeft er naar het aantal digitale bezoekers en de interactie met de klant via internet te vergroten. Ze doet dat via de digitale Studiezaal door een toename van het aanbod van digitale producten. Het RAN heeft ten behoeve van het beheer van het statisch archief in haar archiefbewaarplaats in 2004 kwaliteitszorg geünplementeerd. Dit heeft geresulteerd in risico- en controlplannen, waarvan het laatste dateert van 20 10. De archiefdienst doet wel aan kwaliteitsbewaking, maar het planmatige en de verantwoording ontbreekt nog. De controlplannen worden opnieuw opgepakt. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid In het depot van het RAN staat ongeveer 14.400 strekkende meters aan archieven en collecties. Daarvan is bijna 3.000 meter afkomstig uit gemeenten in de regio. Het Gelders Archief heeft eerder 2.000 meter archief tijdelijk bij het RAN geplaatst. Deze archieven zijn in 2013 teruggegaan naar Arnhem. Het RAN houdt rekening met een verschuiving naar digitale archieven en de uitdagingen die daarmee gepaard gaan om deze archieven in leesbare en toegankelijke staat te houden. Maar papieren archieven blijven belangrijk en voorlopig komt er nog de nodige aanwas aan te beheren 11
meters vanuit Nijmegen en vanuit de regio. Omdat gemeenten een digitaliseringslag maken zullen de papieren archieven in versneld tempo naar de archiefbewaarplaats toe komen. Het bureau Documentaire Informatievoorziening Nijmegen beheert de afgesloten cliëntdossiers en draagt zorg voor de jaarlijkse vernietiging ervan. Het beheer van alle andere semistatische archieven van Nijmegen is sinds 2006 door BDI overgedragen aan het RAN. Bij de taakoverdracht is destijds afgesproken dat de Nijmeegse archieven vanaf dat moment in goede, geordende en toegankelijke staat worden overgeplaatst naar het RAN. Medewerkers van het RAN inventariseren de Nijmeegse archieven van vóór 1999. Dit inventarisatieproject verloopt volgens planning. Het RAN heeft het archiefbeheersysteem Atlantis in gebruik als geautomatiseerd inventarisatie- en beheerprogramma. Jaarlijks wordt circa 500 meter toegankelijk gemaakt. De Nijmeegse archieven tot en met 1984 zijn in de jaren negentig overgebracht en openbaar gemaakt. Aan de toegankelijkheid en materiele staat van de archieven wordt nog wel gewerkt. Daarnaast zijn nieuwe aanwinsten toegankelijk gemaakt. In 20 13 waren dat niet alleen Nijmeegse archieven, zoals dat van de Vierdaagse, het Canisius College en de Waalse kerk, maar ook overheids- en particuliere archieven uit de regio. Voor onderzoekers zijn in 2013 weer een aantal registers van de burgerlijke stand openbaar geworden. Steeds meer archiefbronnen worden door middel van scanning digitaal gemaakt en veelal met behulp van vrijwilligers digitaal doorzoekbaar gemaakt. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden De belangrijkste ontwikkeling waar het RAN de komende jaren mee te maken zal krijgen is de toename van het digitaal werken en archiveren binnen de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Steeds meet archieven zullen (alleen nog maar) in digitale vorm worden aangeboden. Dit heeft nu al gevolgen voor het toezicht op de archiefvorming. Het duurzaam beheer en de duurzame beschikbaarstelling van archieven moeten immers geborgd worden. Om grip te kunnen houden op digitale archiefstulàen moeten de archiveringssystemen een logisch onderdeel gaan vormen van de werkproces sen. Een voorwaarde hiervoor is dat bij de inrichting van de werkprocessen en de aanschaf van informatiesystemen vanaf het begin rekening wordt gehouden met de wijze waarop archiefinformatie wordt vastgelegd. Als het gaat om archiefmateriaal beheert het RAN op dit moment vrijwel alleen digitale documenten waarvan de originelen ook worden bewaard. De digitale kopie heeft vooral de functie om het publieksbereik van de archieven en collecties van het RAN te vergroten en om de kwetsbare originelen te beschermen. Voor foto's, affiches en ander materiaal uit de collecties komt het wel voor dat daarvan alleen de digitale versies worden beheerd en beschikbaar gesteld via de digitale studiezaal. Digitaal archiveren, beheren en beschikbaarstellen kan niet zonder een oplossing voor archivering gedurende de héle levenscyclus van archiefsh1làen, dus inclusief bewaring voor statische archieven. In Nijmegen ontbreekt het op dit moment nog aan een voorziening voor het duurzaam opslaan en duurzaam toegankelijk houden van de digitale archiefgegevens op de lange termijn. V oor de archivering van de website en de social media-activiteiten van de gemeente Nijmegen is in 20 13 een overeenkomst gesloten met een externe dienstverlener op het gebied van webarchivering. 12
Onder de overeenkomst tot archivering vallen naast Nijmegen.nl ook een aantal domeinen waar het RAN om cultuurhistorische redenen het belang van archivering heeft aangegeven. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden De Archiefinspectie toetst de vernietigingsvoorstellen die door de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen worden voorgelegd. Na het verkrijgen van de machtiging van de gemeentearchivaris worden de archiefstukken daadwerkelijk vernietigd en wordt een verklaring van vernietiging opgemaakt. Met de verklaring wordt vastgelegd welke en onder wiens verantwoordelijkheid archiefstuh:en zijn vernietigd. Begin 20 13 zijn er circa 600 bouwvergunningen van panden in kerkdorp Lent, die na de gemeentelijke herindeling in 1998 ten onrechte zijn opgenomen in het Nijmeegse bouwarchief, door de gemeentearchivaris teruggegeven aan Overbetuwe. Deze gemeente is de rechtsopvolger van de voormalige gemeente Elst waar Lent toen deel van uitmaakte. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats In artikel 12 van de Archiefwet staat dat overheidsarchieven die voor bewaring in aanmerking komen en ouder zijn dan 20 jaar, moeten worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Bij de overbrenging van archieven gaat het formele beheer over naar de gemeentearchivaris en worden ze openbaar. Nijmegen, de Nijmeegse GR's en de regiogemeenten voldoen aan de gestelde termijn van 20 jaar met een uitloop van nog eens 10 jaar. Voor sommige archiefblokken, onder meer bij gemeente Nijmegen, wordt overbrenging komende jaren wel urgent. Bij een enkele gemeente ligt er nog een ouder bestand bouwvergunningen dat kan worden overgebracht. De verschillende gemeenten en GR's zijn bezig met het overbrengingsklaar maken van volgende archiefbloh:en. Voor de registers burgerlijke stand gelden langere termijnen dan de overbrengingstermijn van 20 jaar. Alle registers van de burgerlijke stand van de gemeenten die aangesloten zijn bij het regionaal archief en voor overbrenging in aanmerking komen, bevinden zich bij het RAN. Het RAN beheert archieven van de gemeente Nijmegen die in het verleden in de archiefbewaarplaats opgenomen zijn, maar waarvan bij controle geen besluit tot overbrenging is aangetroffen in het archief van het RAN. Het regionaal archief is in 20 13 een project gestart om de beheerstatus van deze archieven uit te zoeken en indien nodig via een verzamelbesluit alsnog overbrenging te regelen. Bij de jongere archieven is de beheerstatus voldoende duidelijk:. Tegenwoordig geldt hiervoor een sluitende procedure. Archiefruimten en archiefbewaatplaats De archiefbewaarplaats aan de Mariënburg heeft een capaciteit van 16,2 strekkende kilometers archief. De bewaarplaats voldoet aan de Archiefregeling en is in 2009 goedgekeurd door de Provinciale Archieflnspectie. Het klimaat in de archiefbewaarplaats wordt 24/7 gemonitord. Dit geldt eveneens voor de afzonderlijke quarantaineruimte. Voor de archiefbewaaiplaats is er een schoonmaakprotocol en vindt er periodieke controle plaats op de aanwezigheid van schimmels en plaagdieren. De gemeentelijk archiefinspecteur schouwt de archiefbewaarplaats jaarlijks. Geconstateerde tekortkomingen worden daaropvolgend zo snel mogelijk verholpen. Ter beschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven Het RAN beheert ruim 14 kilometer aan overheids- en particuliere archieven uit Nijmegen zelf en de regio, hiervan is ca. 11 kilometer afkomstig uit Nijmegen. De overige archieven en collecties 13
betreffen overgebrachte archieven van Gemeenschappelijke Regelingen waaivan Nijmegen centrumgemeente is en archieven van het waterschap en de regiogemeenten waarmee Nijmegen een overeenkomst heeft afgesloten. De archiefdienst bezit een grote collectie foto's, films, affiches, historische kaarten en plattegronden en een uitgebreide historische bibliotheek. Het RAN doet veel om de digitale bereikbaarheid en toegankelijkheid van de bronnen verder te verbeteren via de Digitale Studiezaal. De archieven en collecties worden gedurende de openstelling van de studiezaal aan bezoekers ter beschikking gesteld en de toegangen zijn raadpleegbaar via de digitale studiezaal van het RAN. Het inzien van archieven die bij het RAN berusten is gratis, zoals de Archiefwet bepaalt. Regels over de raadpleging en gebruik van de archieven staan in het bezoekersreglement en de daarop gebaseerde huisregels. De archieven in de archiefbewaarplaats die zijn overgebracht, zijn daarmee ook openbaar, behoudens de dossiers waarvan de openbaarheid is beperkt op grond van de Archiefwet en de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Het RAN heeft een procedure vastgesteld waarmee ontheffing voor de raadpleging aangevraagd kan worden. In 20 13 werd door het RAN deelgenomen aan de hindelijke kwaliteitsmonitor archieven van de branchevereniging van archiefinstellingen BRAIN. De Kwaliteitsmonitor is een instrument met benchmarking, waarmee archieftnstellingen elke twee jaar zelf kunnen meten in welke mate hun producten en diensten aansluiten op de wensen en verwachtingen van de bezoekers. De waardering voor het RAN wordt door de bezoekers uitgedrukt met een gemiddeld rapportcijfer 7,6; dat is vergelijkbaar met het gemiddelde voor alle archiefdiensten in Nederland. Voor het toenemend aantal initiatieven en activiteiten waarbij het RAN in 20 13 archiefbronnen beschikbaar heeft gesteld of medewerking werd verleend, wordt verwezen naar het publieksjaarverslag. De studiezaal van het RAN werd in 20 13 ongeveer 6.320 keer bezocht. Meer gedetailleerde gegevens over aantallen bezoeken aan de fysieke en digitale studiezaal, en over het aantal opgevraagde items en afgehandelde vragen zijn eveneens te vinden in het publiekjaarverslag over 2013. Rampen, calamiteiten en veiligheid De beveiliging en de brandveiligheid van de archiefbewaarplaats was in 20 13 op orde. Ook de beveiliging tegen inbraak of diefstal door bezoekers of medewerkers van het RAN is op een goed niveau. Voor de archiefbewaarplaats is er een Calamiteitenplan (onderdeel van het gemeentelijke plan), waarin staat hoe te handelen in geval van brand, wateroverlast of bij andere incidenten. Daarbij had het RAN in 2013 een piketdienst ingesteld die ingeval van archiefcalamiteiten de nodige actie kan ondernemen. Inmiddels is de bereikbaarheid op een andere manier geregeld. De gemeente Nijmegen is lid van de Documentenwacht, zodat men bij een calamiteit verzekerd is van acute eerste hulp. Voor de archiefbewaarplaats is in 20 12 een Collectie Hulpverleningsplan (CHV) vastgesteld. Dat is nodig omdat wè te maken hebben met kwetsbaar en uniek erfgoedmateriaal In 2013 is met dit plan ook daadwerkelijk geoefend. 14
Mensen en middelen Doordat de archiefbewaarplaats aan hoge eisen moet voldoen wordt een onevenreelig deel van het totale budget (ca. 40%) besteed aan de exploitatie hiervan. Voor de dienstverlening aan de regiogemeen ten, de gemeenschappelijke regelingen en het waterschap ontvangt het RAN financiële bijdragen. In totaal werkten er in 20 13 bij het RAN 35 medewerkers (2 8 fte). Daarnaast zijn er ruim vijftig vrijwilligers actief die werkzaamheden van uiteenlopende aard verrichten. Het RAN heeft uitgesproken dat er voor de komende jaren gespecialiseerd personeel beschikbaar moeten blijven om papieren archieven en collecties toegankelijk te maken. Het is van groot belang dat de medewerkers kennis hebben van de digitale ontwih:elingen. Het opleidings- en bij scholingsprogramma, het vacaturebeleid en de kennisoverdracht zijn hier in eerste instantie op gericht. 15
Informatiemanagement en Automatisering Documentaire Informatievoorziening Aan Gedeputeerde Staten van Provincie Gelderland Postbus 9090 6800GX Arnhem Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen Telefoon 14024 Telefax (024) 329 30 15 E-mail gemeente@nijmegen.nl Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Datum Ons kenmerk IA80/14.012127 Contactpersoon Hans Cillissen Onderwerp Jaarverslag 2013 archivaris gemeente Nijmegen Datum uw brief nvt Doorkiesnummer (024) 3292775 Geachte leden van Gedeputeerde Staten, Hierbij doen wij u toekomen het jaarverslag van de gemeentearchivaris over 2013 met een: verantwoording over het beheer van de regionale archiefbewaarplaats en een verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in de gemeente Nijmegen. In het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht wordt dit jaarverslag aan u toegezonden. Dit verslag is gebaseerd op de 10 Kritische Prestatie-indicatoren voor de Archiefketen, zoals de VNG die samen met IPO en het ministerie van Binnenlandse Zaken hebben opgesteld. Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, drs. H.M.F. Bruls drs. B. van der Ploeg Aantal Bijlagen: Jaarverslag 2013 archivaris gemeente Nijmegen www.nijmegen.nl 2014111_Aanbiedingsbrief jaarverslag 2013 Gedeputeerde Staten