Beleidsplan Tennisvereniging de Hogt 2008-2012 TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 1
Colofon Veldhoven, publicatie 2008 Samengesteld: Projectgroep Beleid: Jan van Kimmenade Hans van Rooij Jeroen van Rooij Niki Bijnen Roland Vereijken Monique Sandmeier Met medewerking van: Corné Boot Projectmedewerker Sportservice Noord-Brabant Tekst en vormgeving: Projectgroep Beleid Correspondentieadres: TV de Hogt p/a Oortlaan 168 5505 RH Veldhoven www.dehogt.nl informatie@dehogt.nl Veldhoven, 31 december 2007 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de voorzitter van TV de Hogt. TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 2
Inhoudsopgave Colofon... 2 Inhoudsopgave... 3 Voorwoord voorzitter TV de Hogt... 4 1. Inleiding... 5 1.1 Gehanteerde werkwijze... 5 2. TV de Hogt... 5 2.1 Historie en huidige situatie... 6 2.2 Accommodatie... 6 2.3 Ledenaantal... 6 3. Organogram TV De Hogt (01-01-2008)... 7 4. Activiteitenaanbod... 8 4.1 Senioren... 8 4.2 Jeugd... 8 5. Analyse sterkte, zwakte, kansen en bedreigingen... 9 5.1 Maatschappelijke ontwikkelingen... 9 5.2 SWOT-analyse... 9 5.3 Externe analyse... 9 5.4 Interne analyse...10 6. Doelstelling, Missie en visie... 10 6.1 Hoofddoelstelling...10 6.2 Missie...10 6.3 Visie...10 7. Strategische doelstellingen 2008-2012... 11 7.1 Prioritering...12 7.2 Controle en bijsturing...12 Bijlage 1: Interne analyse sterkte, zwakte, kansen en bedreigingen... 13 1. Bestuurlijk/organisatorisch...13 2. Technische zaken en jeugdsport...14 3. Vrijwilligersbeleid...14 4. Accommodatie...15 5. Externe communicatie...15 6. PR-commissie...15 7. Financiën...16 Bijlage 2: Operationele doelstellingen... 17 1. Bestuurlijk / organisatorisch...17 2. Technische zaken / jeugdsport...17 3. Vrijwilligersbeleid...18 4. Accommodatie...19 5. Externe communicatie...19 6. PR-commissie...19 7. Financiën...20 Bijlage 3: Taak- en functieomschrijvingen... 21 1. Bestuur...21 2. Ledenadministrateur...25 3. Werkgroep toekomst van van de Hogt...26 4. Technische commissie...27 5. PR-commissie...32 6. Open Toernooicommissie...33 7. Activiteitencommissie...36 8. Jeugdcommissie...39 TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 3
Voorwoord voorzitter TV de Hogt Graag presenteer ik aan iedereen het meerjarenbeleidsplan 2008-2012 van TV de Hogt. Trots ben ik op de organisatie van de vereniging, alle commissies en ondersteuners van TV de Hogt. Maar ook op de sportieve en sociale aspecten van de vereniging. Voorzitter TV de Hogt December 2007 Voorwoord Projectgroep Beleid Graag presenteren wij als projectgroep het eerste meerjarenbeleidsplan van tennisvereniging de Hogt. Met veel enthousiasme hebben we als projectgroep gewerkt aan de samenstelling van dit meerjarenbeleidsplan. Wij hopen dat dit meerjarenbeleidsplan TV de Hogt meer houvast geeft voor de toekomst door het vastleggen van de structuur van de vereniging met de bijbehorende doelstellingen en functieomschrijvingen. Hierdoor hopen wij het toekomstige beleid geschetst te hebben voor de TV de Hogt. Projectgroep Beleid 2008-2012 December 2007 TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 4
1. Inleiding Aanleiding van dit plan is de sportscan, die door Sportservice Noord Brabant is uitgevoerd in opdracht van de gemeente Veldhoven. Uit die sportscan is gebleken dat het als een gemis beschouwd wordt als een vereniging geen meerjarenbeleidsplan heeft. Deze conclusie was voor TV de Hogt aanleiding om een projectgroep te benoemen om een meerjarenbeleidsplan te maken. Doel van het meerjarenbeleidsplan is om structuur, organisatie en doelstellingen binnen TV de Hogt vast te stellen. Zodoende kan een meerjarenbeleidsplan worden uitgevoerd. 1.1 Gehanteerde werkwijze Als hulpmiddel bij het opstellen van het beleidsplan met daarin opgenomen de definiëring van de juiste, in het beleidsplan passende, acties en verantwoordelijkheden is gebruik gemaakt van de SWOT en SMART technieken. Met SWOT 1 wordt bedoeld een sterke / zwakte en kansen / bedreigingen analyse. Met andere woorden per beleidsterrein is bepaald waarin TV de Hogt goed is, waarin minder goed, welke bedreigingen op de loer liggen, waar TV de Hogt voor op moet passen en tot slot, waar nog kansen liggen om te benutten. Vanuit de diverse analyses is SMART 2 techniek toegepast om de gedefinieerde acties binnen de diverse beleidsterreinen zodanig te omschrijven dat ze (zo veel mogelijk) voldoen aan de SMART criteria. Hiermee wordt gegarandeerd dat de acties meetbaar zijn, waardoor de voortgang en/of het behaalde resultaat zichtbaar gemaakt kan worden. In schema: sterkte / zwakte sterkte / zwakte kansen bedreigingen missie confrontatie SMART doelstellingen actieplannen uitvoering en controle uitvoering en controle Indien de Algemene Ledenvergadering instemt met het Beleidsplan 2008-2012, kan worden overgegaan tot uitvoering ervan. 2. TV de Hogt 1 SWOT: Strenghts, Weaknesses, Opportunities & Threats 2 SMART: Specifiek, Meetbaar, Appellerend, Realistisch en Tijdgebonden TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 5
2.1 Historie en huidige situatie 15 oktober 1985: de vereniging De Heiberg wordt notarieel vastgelegd bij de notaris 31 januari 1986: eerste algemene ledenvergadering met een opkomst van 110 leden 10 juni 1993: Statutenwijziging, met name de naamswijziging van de Heiberg in TV DE Hogt 2.2 Accommodatie De tennisbanen van TV de Hogt liggen op Sportcomplex de Heiberg in Veldhoven. Adres: Sportcomplex de Heiberg Heerseweg 49 5504 KP Veldhoven Tel: 040-2543990 Sportcomplex de Heiberg beschikt over 9 binnenbanen en 10 gravelbuitenbanen (baan 1 t/m 9 staan ter beschikking voor TV de Hogt). Voor de allerkleinsten is er nog een minitennisveld. 2.3 Ledenaantal In de onderstaande tabellen staat de ontwikkeling van het ledenaantal weergegeven over de periode 2002-2007. Ontwikkeling ledental in de laatste jaren: TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 6
Aantal leden naar categorie in de periode 2002 t/m 2007 3. Organogram TV De Hogt (01-01-2008) TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 7
4. Activiteitenaanbod Hieronder vindt u een overzicht van de activiteiten voor de leden. Daarbij is een onderscheid gemaakt tussen senioren en jeugd. Naast de genoemde activiteiten moeten nog worden vermeld de loterij en de grote clubactie. 4.1 Senioren Januari Maart April April April / Mei April/September April/September Mei Mei / Juni Juni Juni Juni/juli (Week 27) Algemene ledenvergadering Invitatietoernooi Openingstoernooi buitenseizoen Start zomertraining Zomercompetitie Tossen Vrijdagavondcompetitie Veteranentoernooi Afsluiting zomercompetitie Nieuwe leden toernooi Toernooi 8 en 9 spelers Open Toernooi Augustus / September Clubkampioenschappen Zomerseizoen September September/Maart November De Hogt spektakel (niet tennis activiteit) Feest afsluiting buitenseizoen Wintercompetitie Eettoernooi 4.2 Jeugd Januari Maart April April April/mei Openingsactiviteit (bijv. bowlen, schaatsen) Gerard Smits-cup Blij dat ik weer op gravel glij-toernooi (openingstoernooi) Start zomertraining Zomercompetities 2 e Pinksterdag Sleur je ouder mee naar de baan toernooi (ouder/kind-toernooi) Juni Augustus/September September September September Oktober Holland Party (afsluiting zomercompetitie) Jeugdclubkampioenschappen Mini ¾-toernooi Start wintertraining VJK Uitstapje TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 8
5. Analyse sterkte, zwakte, kansen en bedreigingen 5.1 Maatschappelijke ontwikkelingen Alvorens een SWOT-analyse te maken, wordt het zinvol geacht een aantal maatschappelijke ontwikkelingen te omschrijven die invloed hebben op het (sport)verenigingsgebeuren in het algemeen, op Veldhoven en op TV de Hogt in het bijzonder. Er vindt vergrijzing plaats. Er is een mentaliteitsverandering van ouders en kinderen, met minder incasseringsvermogen, meer een eisende mentaliteit in plaats van een accepterende mentaliteit. Toenemende belangstelling voor projecten als schooltennis en bedrijvensportdagen. Onvoldoende beweging waardoor een toename plaatsvindt van kinderen met motorische achterstand en kinderen met overgewicht. Veel jeugdleden trekken weg voor studie, hebben minder tijd en krijgen andere interesses. Veel mensen hebben tegenwoordig, naast hun dagelijkse bezigheden, geen/weinig tijd en energie voor vrijwilligerswerk. Er is een groot aanbod van tennisverenigingen en andere sporten, zowel binnen Veldhoven als omliggende gemeenten zoals Waalre en Eindhoven. Mensen hebben minder vrije bestedingsruimte; bovendien moeten uit dat budget ook andere activiteiten worden betaald. 5.2 SWOT-analyse Voor een aantal beleidsterreinen is er een SWOT-analyse gemaakt. De SWOT-analyse is gebruikt om keuzes te maken en doelstellingen te omschrijven. De sterke punten (Strengths) zijn afgezet tegenover de zwakke punten (Weaknesses) per onderdeel. Maar ook is gekeken naar de kansen (Opportunities) en de bedreigingen (Threats). Het betreft zowel een interne analyse als een externe analyse. Bij de externe analyse is alleen gekeken naar de kansen en bedreigingen 5.3 Externe analyse Er is een externe analyse gemaakt. Daarbij zijn ook diverse maatschappelijke ontwikkelingen gesignaleerd, die hiervoor reeds zijn genoemd. Een aantal maatschappelijke ontwikkelingen en andere zaken zijn nader uitgewerkt. Vergrijzing Kans Oudere personen hebben veel vrije tijd, en wellicht meer financiële mogelijkheden Bedreiging Geen jeugdaanwas meer, hoe toekomst jeugdleden Samenwerking met andere verenigingen Kans Samenwerking met TSV Kersttoernooi actief gebruiken voor het werven van nieuwe leden Bedreiging Ledenoverstap naar andere vereniging TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 9
Studenten / stageplaatsen Kans Stageplaats gunnen, werk uit handen nemen, andere mensen motiveren eventueel nieuwe leden Maatschappelijke stage door leerlingen van het voortgezet onderwijs Bijvoorbeeld samen met AC nieuwe activiteiten organiseren Bedreiging Mensen tussen 16 en 19 trekken weg voor studie, minder tijd, andere interesses Concurrerende financiële positie t.o.v. de andere tennisverenigingen Kans All weather banen Eigen kantine Bedreiging Alleen in de zomer eigen banen, dus in verhouding duurder Geen inkomsten uit eigen kantine 5.4 Interne analyse Er is een uitgebreide interne analyse gemaakt van TV de Hogt op de volgende onderwerpen: Bestuur / organisatorisch Technische zaken / jeugdsport Vrijwilligersbeleid Accommodatie Externe communicatie PR-commissie Financiën De interne analyse is opgenomen als bijlage 1 bij dit beleidsplan. 6. Doelstelling, Missie en visie 6.1 Hoofddoelstelling Het doel van TV de Hogt is om de komende jaren goed beleid te voeren binnen de vereniging waardoor een gezonde vereniging ontstaat, zowel op sportief als financieel gebied. 6.2 Missie De missie van TV de Hogt is om de komende 5 jaar de in het plan genoemde doelstelling te bereiken en de daarbij behorende activiteiten en acties tot een succes te maken. Opdat we weer een bloeiende vereniging worden met een groot aantal actieve leden en een gezonde financiële positie waarop we trots kunnen zijn. 6.3 Visie Organisatorisch, In het u voorliggende meerjarenbeleidsplan is het ons gelukt een duidelijke structuur van de vereniging aan te geven, een duidelijk organogram te maken en de verantwoordelijkheden van eenieder duidelijk weer te geven. Ondersteund door functieomschrijvingen in een bijlage. Hierdoor ontstaat er een duidelijke taakstelling voor bestuur en commissies. TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 10
Sportief, Wij zijn een enthousiaste recreatieve tennisvereniging die het belangrijk vindt dat iedereen plezier heeft in het tennis, iedereen op zijn/haar manier en niveau. Plezier in de zin van vele sportieve ontmoetingen met elkaar, tijdens de verschillende competities, clubkampioenschappen, tossen, open toernooien enz. Maar zeker in de komende beleidsperiode gaan we bekijken hoe we prestatieve kant kunnen stimuleren. Sociaal aspect, Tijdens deze sportieve ontmoetingen worden ook steeds andere leden van onze vereniging ontmoet waarbij het, na een sportieve ontmoeting, ook leuk is om samen wat te kletsen onder het genot van een drankje. We bevordern hierbij nadrukkelijk het ontstaan van nieuwe contacten. 7. Strategische doelstellingen 2008-2012 Op basis van de hoofddoelstelling, missie, visie en de SWOT-analyse, zijn in dit hoofdstuk de strategische doelstellingen voor de beleidsperiode 2008 2012 nader uitgewerkt. Daarbij wordt bij elk beleidsterrein aangegeven wat de strategische doelstellingen zijn. Bestuur / organisatorisch 1. Coachen, begeleiden en meten van geformuleerde doelstellingen gedurende beleidsperiode. 2. Bewerkstelligen van een behoud / groeiend ledenaantal (jeugd en senioren) 3. Ontwerpen van plannen ten behoeve van het in eigen beheer verwerven van park en kantine Financieel beleid 1. Werken aan en het behouden van een financieel gezonde tennisvereniging. Technische zaken / jeugdsport 1. Ontwikkelen en uitvoeren van trainingtechnisch beleid 2. Verhogen kwaliteit van het sporttechnisch kader 3. Actualiseren van het jeugdbeleidsplan 4. Opstellen van een senioren en ouderen beleidsplan 5. Stimuleren van deelname aan wedstrijden Vrijwilligersbeleid 1. Betrekken meer en verschillende leden bij de commissies 2. Verder uitwerken van draaiboeken en functieomschrijvingen 3. Invullen vacatures Accommodatie 1. Zorgdragen voor optimale trainingsfaciliteiten 2. Uitwerken ideeën voor eigen clubsfeer op het sportpark 3. Optimaliseren van de samenwerking met de eigenaar van het huidige complex Externe communicatie 1. Uitwerken reclameplan sportpark 2. Betrekken van meer mensen bij de externe communicatie PR-commissie 1. Uitwerken van draaiboeken en functieomschrijvingen 2. Genereren van continue jaarlijkse inkomsten via sponsorgelden met een basis van ca. 15.000,00 en een nog vast te stellen groei per jaar. 3. Actualiseren en optimaliseren van web-site TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 11
De operationele doelstellingen (wat gaan we doen) worden overgelaten aan de verantwoordelijke uitvoerenden (bestuurders, projectgroep, werkgroep,..). Daarbij kan dankbaar gebruik gemaakt worden van doelstellingen die in bijlage 2 zijn opgesomd. Zij komen voort uit de verschillende zogenaamde brainstormsessies. 7.1 Prioritering Voor de geformuleerde strategische doelstellingen moet nog een planning worden gemaakt. Wat gaan we wanneer doen en waar liggen de prioriteiten. 7.2 Controle en bijsturing Om te voorkomen dat het beleidsplan in de bij iedereen wel bekende la verdwijnt, is het idee om een zogenaamde commissie beleid in te stellen. De commissie beleid, bestaande uit 3 vertegenwoordigers vanuit leden/trainers/commissies, heeft als taak: Halfjaarlijkse bespreking beleggen met het bestuur omtrent het gevoerde beleid volgens het beleidsplan; Inventarisatie welke doelstellingen inmiddels zijn verwezenlijkt en met welk resultaat; Inventarisatie welke doelstellingen/actiepunten worden voorbereid; Inventarisatie welke doelstellingen/actiepunten moeten worden bijgesteld; Informatie verstrekken aan de leden van de vereniging schriftelijk dan wel mondeling (bijv. Algemene Ledenvergadering) over de stand van zaken; Advies geven aan het bestuur, indien nodig, in te ondernemen activiteiten. Ook is het denkbaar dat eenzelfde procedure wordt gehanteerd als bij het samenstellen van de kascontrolecommissie, waar elk jaar één lid aftredend is en een nieuw lid toegevoegd wordt. TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 12
Bijlage 1: Interne analyse sterkte, zwakte, kansen en bedreigingen In deze bijlage staat de uitgewerkte interne analyse van de sterkte (S), zwakte (W), kansen (O) en bedreidingen (T). 1. Bestuurlijk/organisatorisch S Alle voorziene commissies zijn aanwezig Goede inzet huidige commissieleden Begeleiden nieuwe bestuursleden O Oudere jeugd (meer) bij commissies betrekken Meer onderlinge wisseling tussen commissies Meer verschillende mensen in commissies Ouders van de jeugd (meer) inschakelen Connecties leden met het bedrijfsleven Het maken van taak- en functieomschrijvingen Betere samenwerking tussen commissies Scholing van commissieleden Vrijwilligersfeest Het actualiseren van huidige draaiboeken en opstellen van nieuwe draaiboeken Betrokkenheid van de leden vergroten De saamhorigheid binnen de vereniging is gegroeid door de precaire financiële situatie van de vereniging W Niet goed gevulde commissies (vacatures) Te lang zitten in zelfde commissie (verzadiging/gebrekkige motivatie) Veel mensen met functies in meerdere commissies Onduidelijke omschrijving van de functies Enkele loshangende commissies (niet gestructureerd binnen vereniging) Teveel kennis bij huidige zittende commissieleden, waarbij weinig tot niets op papier staat (lastige kennisoverdracht) Geen invulling P.R.-voorzitter Werving commissieleden T Teruglopend ledenaantal Niet goed kunnen opvullen commissies (weinig animo van leden) Beperkte financiële mogelijkheden commissies (daardoor hogere inschrijfgelden) Dubbele functies commissieleden TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 13
2. Technische zaken en jeugdsport S Veel animo voor voorjaarscompetitie di/do/za/zo Goed bezette en gezellige wintercompetitie op zaterdag (HD & GD) Vrijdagavondcompetitie buiten Tossen Gezellige clubkampioenschappen Erg goed bezet Open Toernooi Clubsfeer Actieve vrijwilligers Senioren (55+) druk bezocht op ma/woe/vrij O All-weather banen Eigen kantine (inkomsten) Samenwerking met scholen Betere benutting buitenseizoen Groep senioren (55+) Inrichting kleine kantine + terras Opstellen (trainings)technisch beleidsplan Actualiseren jeugdbeleidsplan W Hoge kosten wintertraining Beperkte inkomsten Prestatieve kant (niveau vereniging laag, grote niveauverschillen leden) Lage deelname clubkampioenschappen senioren Training senioren (aanbod en structuur) T Hoge kosten van wintertraining Veel vrijwilligers nodig bij een eigen kantine / park Terugloop van het ledenaantal Hoogte contributie voor een half jaar (buiten)tennis KNLTB (dss-systeem, afdracht kosten) Kantine niet altijd open Kosten (dure sport, meerdere gezinsleden, trainingen, speelmateriaal) 3. Vrijwilligersbeleid S Goede inzet huidige commissies Begeleiding nieuwe commissieleden Goede communicatie door organisatiestructuur O Oudere jeugd bij commissies betrekken Wisselwerking tussen commissies Ouders jeugd betrekken Taken en functie omschrijvingen W Onvoldoende gevulde commissies Te lang zitten in zelfde commissie (verzadiging/gebrekkige motivatie) Bekleden van dubbele functies Teveel kennis bij zittende leden, met weinig Niets op papier (kennisoverdracht) T Teruglopend ledenaantal Niet goed opvullen commissies Beperkte financiële mogelijkheden commissies (inschrijfgelden) Bekleden van dubbele functies Ad hoc organiseren (toevalligheden bij organiseren door dubbele functies) Teveel kennis bij zittende leden Niets op papier (kennisoverdracht) Dalende betrokkenheid leden TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 14
4. Accommodatie S Uitstraling park Mogelijkheid binnenbanen Professioneel beheer O Uitwijken naar eigen park Huidige accommodatie maximaal benutten, zowel qua banen als sponsoring Invulling geven aan de inrichting van de kleine kantine W Geen eigen accommodatie, incl. eigen kantine Hoge baankosten Hoge kosten kantine Nauwelijks inkomsten uit accommodatie Geen invulling gegeven aan de inrichting van de kleine kantine Ligging van de accommodatie (niet in/nabij woonwijk) T Seizoensgebonden banen Ontbreken eigen clubhuis 5. Externe communicatie (hoe presenteren wij ons als vereniging) S Federatie Veldhovense Tennisverenigingen (FVT) Intensief overleg met gemeente O Meer personen betrekken bij FVT Werving leden bij Joep Caers door het ophangen van wervingsbord Scholen benaderen (wat bieden wij meer) W Maar 1 persoon bij FVT betrokken Weinig reclame T VLTC (belangrijkste concurrent Kempen Campus) 6. PR-commissie S Sponsorplan Kundige mensen in de commissie Mogelijkheden reclame-uitingen Opbouw sponsorcontracten Compleet overzicht sponsors O Draaiboek maken Functie-omschrijvingen maken Website aanvullen met banner van sponsors Nieuw bedrijfsleven Beheer van de website vereenvoudigen W Ontbreken van draaiboek Ontbreken functie/omschrijvingen Afstemming van activiteiten met leden zonder mail Aanlevering van stukken door commissies laat te wensen over Beheer van de website is erg omslachtig T Veel concurrerende verenigingen Direct contact verdwijnt door mailings TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 15
7. Financiën S Gebruik van boekhoudkundig systeem, PC-leden Automatische incasso s: snellere inning Fondsenwerving Onderverhuur banen O Uitgifte certificaten Deskundigen in kascontrolecommissie W Schuld gemeente (Hoge) eigen bijdrage voor activiteiten, m.n. bij wintertraining T Teruglopend ledenaantal (Naar verhouding) hoge contributies Geen kantineopbrengsten TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 16
Bijlage 2: Operationele doelstellingen In deze bijlage staan bij iedere strategische doelstelling de operationele doelstellingen uitgewerkt. Bezinnen Doen Denken 1. Bestuurlijk / organisatorisch Beslissen A. Coachen, begeleiden en meten van geformuleerde doelstellingen gedurende beleidsperiode Nr. Omschrijving Verantwoordelijk 08 09 10 11 1A.1 Vast agendapunt in x x x x bestuursvergadering 1A.2 Jaarlijkse evaluatie in commissies en x x x x bestuur 1A.3 Actualiseren Huishoudelijk Reglement & Statuten x B. Bewerkstelligen van een behoud / groeiend ledenaantal (jeugd en senioren) Nr. Omschrijving Verantwoordelijk 08 09 10 11 1B.1 Wervingsbord plaatsen bij tennisschool x Joep Caers 1B.2 Meer informatievoorziening plaatselijke x x x dag- en weekbladen 1B.3 Meer informatievoorziening in x x x schoolkranten 1B.3 Organiseren jaarlijks spektakel x 1B.4 Maken van een plan voor ledenbehoud/ledenwerving (bijv. Koninginnemarkt, Flyers uitdelen in winkelcentra) x x x C. Planvorming ten behoeve van eigen beheer kantine en park Nr. Omschrijving Verantwoordelijk 08 09 10 11 1C.1 Instandhouding werkgroep toekomst x x x x van de Hogt 1C.2 Volgen gemeentelijk beleid x x x x 2. Technische zaken / jeugdsport A. Ontwikkelen en uitvoeren van trainingstechnisch beleid Nr. Omschrijving Verantwoordelijk 2A.1 Opstellen van een plan over de trainingen 2A.2 Meer inschrijvingen voor trainingen, zowel senioren als junioren, realiseren. Een belangrijke taak is hier weggelegd voor de clubtrainer. 08 09 10 11 x x x x TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 17
B. Kwaliteit verhogen van het sporttechnisch kader Nr. Omschrijving Verantwoordelijk 08 09 10 11 2B.1 Coaching teams X 2B.2 Begeleiding toernooien X X X 2B.3 Specifieke wedstrijdtraining X X x C. Actualiseren jeugdbeleidsplan Nr. Omschrijving Verantwoordelijk 2C.1 Actualiseren en vaststellen van jeugdbeleidsplan, met aandacht voor overgang van junioren naar senioren 08 09 10 11 x D. Opstellen van beleidsplan senioren en ouderen (55+) Nr. Omschrijving Verantwoordelijk 2D.1 Opstellen van een beleidsplan senioren en ouderen 08 09 10 11 x E. Stimuleren van deelname aan wedstrijden Nr. Omschrijving Verantwoordelijk 08 09 10 11 2E.1 Deelname clubkampioenschappen X X x verhogen 2E.2 Seniorenplus-toernooien X X X x 3. Vrijwilligersbeleid A. Meer en verschillende leden betrekken bij de commissies Nr. Omschrijving Verantwoordelijk 08 09 10 11 3A.1 Aantrekken voorzitter PRcommissie/bestuurslid X 3A.2 Aanstellen vrijwilligerscoördinator X 3A.3 Who z next team impuls geven (structuur cfm. Organogram vorm geven) X X X B. Verdere uitwerken van draaiboeken en functieomschrijvingen 3B.1 Optimaliseren functieomschrijvingen X 3B.2 Draaiboeken formuleren/actualiseren x van alle activiteiten C. Invullen van openstaande vacatures 3C.1 Commissieleden werven x TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 18
4. Accommodatie A. Zorgdragen voor optimale trainingsfaciliteiten Nr. Omschrijving Verantwoordelijk 08 09 10 11 4A.1 Onderhouden contacten met X X X x Sportcomplex 4A.2 Overleg met Joep Caers X X X x 4A.3 Afstemming wintertraining met X X X x sportcomplex 4A.4 Meer benutting buitenbanen in sept. t/m nov. X X x B. Uitwerken ideeën voor eigen clubsfeer op het park Nr. Omschrijving Verantwoordelijk 08 09 10 11 4B.1 Kleine kantine aanpassen en inrichten X X x 5. Externe communicatie A. Uitwerken reclameplan sportpark Nr. Omschrijving Verantwoordelijk 5A.1 Meer gebruik maken van dag- en weekbladen 5A.2 Nauwere samenwerking met andere sportverenigingen en scholen 08 09 10 11 X X x X X x 5A.3 Structureel overleg met gemeente X X X x B. Meer mensen betrekken die extern kunnen communiceren Nr. Omschrijving Verantwoordelijk 08 09 10 11 5B.1 Plan maken: hoe profileren we ons als X X x vereniging en naar wie 5B.2 Uitbreiden informatiecommissie X X x 6. PR-commissie A. Uitwerken van draaiboeken en functieomschrijvingen Nr. Omschrijving Verantwoordelijk 6A.1 Functie-omschrijvingen maken van leden sponsor- en informatiecommissie 6A.2 Vastleggen actiepunten door sponsoren informatiecommissie 08 09 10 11 X X X x B. Continue jaarlijks inkomstenstroom genereren van sponsorgelden met een basis van ca 15.000,00 en een nog vast te stellen groei per jaar Nr. Omschrijving Verantwoordelijk 08 09 10 11 6B.1 Realiseren sponsor-uitingen op complex, X X X X website en andere mogelijkheden 6B.2 Vaststellen jaarlijkse begroting sponsorinkomsten X X x TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 19
C. Website actualiseren en optimaliseren. Nr. Omschrijving Verantwoordelijk 08 09 10 11 6C.1 Website up-to date maken X X X x 6C.2 Onderhoud website vereenvoudigen (CMS) x 7. Financiën A. Werken aan en het behouden van een financieel gezonde tennisvereniging Nr. Omschrijving Verantwoordelijk 08 09 10 11 7A.1 Gebruik maken van de door de X X X x penningmeester opgestelde formulieren 7A.2 Optimaliseren automatische incasso X 7A.3 Aflossen schulden X 7A.4 Certificaten uitgeven X X X X 7A.5 In kaart brengen subsidiemogelijkheden X x TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 20
Bijlage 3: Taak- en functieomschrijvingen In deze bijlage worden de taak- en functieomschrijvingen van het bestuur en alle commissies opgenomen. 1. Bestuur De voorzitter van bestuur Het in goede banen leiden van de vereniging. De voorzitter voert zijn taak uit in overleg met het bestuur. Tezamen met de medebestuursleden legt hij verantwoording af aan de Algemene Ledenvergadering. Het leiden van de vereniging Het leiden van de bestuurs- en ledenvergaderingen Coördineren van de verschillende bestuurstaken. Houdt toezicht daarop en stelt zich op de hoogte van de gang van zaken Vertegenwoordigen van de vereniging naar buiten Onderhouden de contacten met de gemeente en andere verenigingen Toezicht houden op en de verantwoordelijkheid nemen voor juiste uitvoering van statuten, huishoudelijk reglement Initiatieven kunnen nemen Overlegvaardigheden Overtuigingskracht Besluitvaardig Omgevingsbewustzijn Resultaatgericht Samenwerking Politiek bestuurlijk 16 uur/maand Secretaris De secretaris is belast met de algehele correspondentie betreffende de vereniging. De secretaris voert zijn taak uit in overleg met en namens het bestuur. Tezamen met de medebestuursleden legt hij verantwoording af aan de Algemene ledenvergadering. TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 21
De agenda opstellen voor de bestuurs- en ledenvergaderingen Notuleren van bestuurs- en ledenvergaderingen In overleg met de betrokken het jaarverslag van de vereniging opstellen Distribueren van de inkomende en verzorgen van de uitgaande post Zorg dragen voor een juiste archivering Beheren van het archief Goed kunnen luisteren en schrijven op hetzelfde moment Belangrijke punten kunnen filteren uit een gesprek en deze notuleren Kennis van word en e-mail 6 uur/maand Penningmeester De penningmeester voert het financiële beheer van de vereniging. De penningmeester voert zijn taak uit in overleg met en namens het bestuur. Tezamen met de medebestuursleden legt hij verantwoording af aan de Algemene ledenvergadering. Beheren van de geldmiddelen Verzorgen van een financiële administratie Het doen van betalingen namens de vereniging Zorg dragen voor het versturen van nota s: contributies, sponsorgelden, baanhuur etc. Zorg dragen voor de inning van gelden: contributies, sponsorgelden, subsidies etc. Verzorgen van de jaarstukken Opstellen van een ontwerp-begroting en deze voorleggen aan het bestuur en de Algemene Ledenvergadering Het onderhouden van contacten met de bank Nauwe contacten onderhouden met de ledenadministratie Inzage geven aan de kascontrolecommissie van de kas, alle boeken en bescheiden Het kunnen voeren van een financieel beheer Affiniteit met financiën Kennis hebben van PC leden Overlegvaardigheden 12 uur/maand TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 22
Voorzitter van de technische commissie Leiding geven aan de technische commissie. De voorzitter van de technische commissie voert zijn taak uit in overleg met en namens het bestuur. Tezamen met de medebestuursleden legt hij verantwoording af aan de Algemene ledenvergadering. Het leiden van commissievergaderingen Coördineren van de verschillende commissietaken. Houdt toezicht daarop en stelt zich op de hoogte van de gang van zaken Contactpersoon voor de opentoernooi commissie en commissie clubkampioenschappen Verantwoordelijk voor de financiën van TC Doorspelen van relevante informatie aan de informatiecommissie Overlegvaardigheden Initiatieven kunnen nemen Situaties kunnen verhelderen en in perspectief brengen Goed in de omgang met andere mensen 5 uur/maand Voorzitter van de jeugdcommissie Leiding geven aan de jeugdcommissie. De voorzitter van jeugdcommissie voert zijn taak uit in overleg met en namens het bestuur. Tezamen met de medebestuursleden legt hij verantwoording af aan de Algemene ledenvergadering. Het leiden van commissievergaderingen Coördineren van de verschillende commissietaken. Houdt toezicht daarop en stelt zich op de hoogte van de gang van zaken Een aanspreekpunt zijn voor jeugdleden en hun ouders Doorspelen van relevante informatie aan de informatiecommissie Overlegvaardigheden Initiatieven kunnen nemen 8 uur/maand TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 23
Voorzitter van de activiteitencommissie Het organiseren van diverse (niet)tennisactiviteiten voor alle senioren leden binnen de vereniging. Het ondersteunen van de technische commissie bij het Open Toernooi en de Clubkampioenschappen middels het serveren van kleine hapjes tijdens deze activiteiten. De voorzitter van de activiteitencommissie voert zijn taak uit in overleg met en namens het bestuur. Tezamen met de medebestuursleden legt hij verantwoording af aan de Algemene ledenvergadering. Het leiden van commissievergaderingen Coördineren van de verschillende commissietaken. Houdt toezicht daarop en stelt zich op de hoogte van de gang van zaken Doorspelen van relevante informatie aan de informatiecommissie Eindverantwoording over de financiële zaken binnen de commissie en doorspelen van deze informatie naar de penningmeester Overlegvaardigheden Initiatieven kunnen nemen Affiniteit hebben met organiseren Goed kunnen luisteren 8 uur/maand (gemiddelde per jaar) meeste uren worden gemaakt in juni t/m augustus. Voorzitter van de P.R.-commissie Het leiden van de sponsorcommissie en de informatiecommissie. De voorzitter van de P.R.-commissie voert zijn taak uit in overleg met en namens het bestuur. Tezamen met de medebestuursleden legt hij verantwoording af aan de Algemene ledenvergadering. Het leiden van commissievergaderingen Coördineren van de verschillende commissietaken. Houdt toezicht daarop en stelt zich op de hoogte van de gang van zaken Overlegvaardigheden Initiatieven kunnen nemen Overtuigingskracht 3 uur/maand TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 24
2. Ledenadministrateur Het beheren van het ledenbestand van de vereniging. De ledenadministratie hangt onder de penningmeester van het bestuur. Bijhouden van het ledenbestand Periodiek verstrekken van het ledenaantal aan het bestuur Verwerken van inschrijfformulieren nieuwe leden Doorgeven van nieuwe leden aan de informatiecommissie voor welkomstgroet op de verenigingssite Verwerken van adreswijzigingen Verwerken van opzeggingen en het achterhalen van de reden(en) hiervan Contactpersoon invoercentrale KNLTB Uitreiken van de tennispasjes bij aanvang van het nieuwe seizoen Op verzoek de aanvraag regelen van een duplicaatpas Zorg dragen voor het versturen van de jaarlijkse contributienota s (tezamen met de penningmeester van het bestuur) Op verzoek ledenlijst verstrekken aan de diverse commissies Verstrekken ledenlijst voor in het infobulletin (1x p/j) Bewaken kosten ledenadministratie Kennis van PC Leden Kennis van E-mail, Word en Excel Kennis van KNLTB site Gemiddeld 3 uur/maand met een aantal pieken gedurende het jaar TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 25
3. Werkgroep toekomst van van de Hogt Leden werkgroep Toekomst van De Hogt Het onderzoeken / inventariseren van de problemen binnen de vereniging en hiervoor (een) oplossing(en) aan te dragen. Waardoor de toekomst van de vereniging een rooskleuriger perspectief moeten krijgen. De werkgroep toekomst van de Hogt voert zijn taak uit in overleg met het bestuur. Het inventariseren van de problemen binnen de vereniging Het onderzoeken van de problemen binnen de vereniging Het aandragen van oplossingen voor de vereniging Het onderzoeken van de aangedragen oplossingen Inwinnen van informatie bij andere verenigingen Informatie inwinnen bij gemeente en bedrijven Initiatieven kunnen nemen Overlegvaardigheden Overtuigingskracht Besluitvaardig Omgevingsbewustzijn Resultaatgericht Samenwerking Politiek bestuurlijk 3 uur/maand TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 26
4. Technische commissie De voorzitter van de technische commissie Leiding geven aan de technische commissie. De voorzitter van de technische commissie voert zijn taak uit in overleg met en namens het bestuur. Tezamen met de medebestuursleden legt hij verantwoording af aan de Algemene ledenvergadering. Het leiden van commissievergaderingen Coördineren van de verschillende commissietaken. Houdt toezicht daarop en stelt zich op de hoogte van de gang van zaken Contactpersoon voor de opentoernooi commissie en commissie clubkampioenschappen Verantwoordelijk voor de financiën van TC Doorspelen van relevante informatie aan de informatiecommissie Overlegvaardigheden Initiatieven kunnen nemen Situaties kunnen verhelderen en in perspectief brengen Goed in de omgang met andere mensen 5 uur / maand Secretaris Technische Commissie Vergaderingen bijwonen en notuleren Is lid van de technische commissie Maken van de notulen van de vergadering. Versturen notulen via E-mail naar de leden van de technische commissie en bestuur. Vergadering kunnen notuleren Gemiddeld 4 vergaderingen per jaar,bijwonen en notulen maken 4 uur per vergadering TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 27
Materiaal beheerder Verantwoordelijk voor het materiaal van TV de Hogt. Plaats in de TC Inventariseren eigen materiaal TV de Hogt Materiaal verbeteren In overleg met sponsorcommissie winddoeken hangen Ad-hoc werkzaamheden Na het zomerseizoen materialen opruimen en nakijken Initiatieven kunnen nemen Goede communicatie met complex Technische kennis 2 uur / maand Coördinator Trainingen De leden de mogelijkheid bieden om trainingen te volgen. Plaats in de TC Nauw overleg met de trainer(s) Aankondigingen voor trainingen naar de leden verzorgen Inschrijvingen voor trainingen verzamelen In overleg met de hoofdtrainer de trainingen indelen Indeling en trainingstijden communiceren naar de deelnemers Contact met sportcomplex voor inhuren van banen. Bestellen ballen en andere trainingsbenodigdheden Contactpersoon voor administratiekantoor De Jong. Voeren van beoordelingsgesprekken met trainer. Op de hoogte zijn van nieuwe ontwikkelingen bij KNLTB of andere instanties. Initiatieven kunnen nemen Goede communicatieve vaardigheden Goed planningsvaardigheden Om kunnen gaan met word, excel, email 3 uur / maand TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 28
De Competitieleider KNLTB Leden de mogelijkheid geven deel te nemen aan de KNLTB competities en de richtlijnen hiervoor naleven. De competitieleider voert zijn/haar taak uit in nauw overleg met de voorzitter van de Technische Commissie. Beleidslijnen tonen aan de leden. Vraag en aanbod op elkaar afstemmen. Verschillende KNLTB competities aanbieden. Inventariseren van leden die competitie willen spelen. Maken van functie- en taakomschrijvingen voor VCL en spelers. Opstellen van de programma s Het aanreiken van de competitie bescheiden aan de spelers. Volgen en verwerken van de wedstrijddagen. Zorgen voor een goede afsluiting. Initiatieven kunnen nemen Situaties kunnen verhelderen en in perspectief brengen Goed kunnen luisteren en doorvragen Anderen in hun waarde laten Cursus Verenigings Competitie Leider volgen [VCL] na3 jaar herhaling Het gehele jaar door met pieken in november, maart, april en mei. Competitieleider zomertennis en senior+ Leden de mogelijkheid geven deel te nemen Senior Plus eendagstoernooien en vrijdagavondcompetitie Plaats in de TC Leden op de hoogte stellen van het aanbod aan Senior Plus activiteiten Contactpersoon voor Senior Plus activiteiten bij de KNLTB Organiseren Senior Plus eendagstoernooi Organiseren vrijdagavond competitie Initiatieven kunnen nemen Situaties kunnen verhelderen en in perspectief brengen Goed kunnen luisteren en doorvragen Anderen in hun waarde laten Om kunnen gaan met Word, excel en email 3 uur / maand TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 29
Competitieleider wintertennis zaterdag middag GD en HD Organiseren van de wintercompetitie GD en HD op de zaterdagmiddag op de banen van sportcomplex De heiberg Plaats in de TC Opstellen en maken van inschrijfformulieren, restrictieformulieren en wedstrijd schema s Maakt poule indelingen (totaal 3 periodes per seizoen) Maakt begroting van de wintercompetitie t.b.v. de penningmeester en voor het bepalen van de kosten voor deelname aan de wintercompetitie. Bewaakt de uitgaven voor de wintercompetitie. Bestelt de ballen voor de wintertenniscompetitie (ook voor DD) Reserveert de banen i.o.m. de beheerder van Sportcomplex de Heiberg Zorgt ervoor dat er elke zaterdagmiddag iemand van de commissie van het wintertennis aanwezig is op het sportcomplex (van 16.30 uur tot 17.30 uur) voor het verzetten van wedstrijden. Maakt planning van de wedstrijden met het computerprogramma TAS (ook voor DD) Zorgt ervoor dat alle formulieren en wedstrijdschema s op tijd aangeleverd worden voor plaatsing op de website. Verzorgt zelf het versturen van formulieren en wedstrijdschema s aan deelnemers die geen beschikking hebben over een computer. Up to date houden van het wedstrijdreglement Enige kennis van computerprogramma Toernooipakket, Excel, Word en E-mail Gemiddeld 2 uren per week in het winterseizoen 2 Dagen tijdens het weekend voor het plannen van nieuwe periode Coördinator clubkampioenschappen Organiseren van de clubkampioenschappen voor senioren en junioren. Plaats in de TC TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 30
Zorg dragen voor een volledige commissie clubkampioenschappen. Overleggen met commissie clubkampioenschappen over taakverdeling. Vraagt toernooi aan bij de KNLTB. Overlegt met JC over de jeugdclubkampioenschappen. Opstellen en maken van inschrijfformulieren,restrictieformulieren en wedstrijd schema s. Zorgt voor publicatie in nieuwsbrieven en website. Maakt poule indelingen en planning met computerprogramma toernooipakket. Bewaakt de uitgaven voor de clubkampioenschappen en zorgt ervoor dat het inschrijfgeld bij de penningmeester gestort wordt. Bestelt de ballen voor de clubkampioenschappen Overlegt met de beheerder van Sportcomplex de Heiberg over wedstrijdschema, barbezetting, etc. Zorgt ervoor dat er elke wedstrijddag een commissielid clubkampioenschappen achter de wedstrijdtafel en iemand achter de computer zit voor het verzetten en plannen van wedstrijden. Zorgt ervoor dat deelnemers op de hoogte zijn van het reglement en de tijden van de te spelen wedstrijden. Bestelt prijzen voor de finaledag. Zorgt ervoor dat alle partij-uitslagen na het toernooi worden doorgegeven aan de KNLTB. Kennis van computerprogramma toernooipakket, Excel, Word en E-mail Ongeveer 20 uur in de voorbereiding voor het toernooi Gedurende 3 weken clubkampioenschappen ca 40-50 uur. TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 31
5. PR-commissie Leden sponsorcommissie Het werven en behouden van sponsoren voor de vereniging. De leden van de sponsorcommissie worden vertegenwoordigd door de voorzitter van de P.R.-commissie in het bestuur. De leden maken onderling een taakverdeling en houden het totaal bestand van sponsoren bij. Het werven van nieuwe sponsoren Het behouden van aangemelde sponsoren Het maken van sponsorcontracten Het bijhouden van het sponsoren bestand Communicatieve vaardigheden Overtuigingskracht Overlegvaardigheden Initiatief nemen 4 uur/maand Leden informatiecommissie Het maken en bijhouden van het informatiebulletin, de nieuwsbrieven en de website. De leden van de informatiecommissie worden vertegenwoordigd door de voorzitter van de P.R.-commissie in het bestuur. De leden maken onderling een taakverdeling. Het maken van het jaarlijkse informatiebulletin Het maken van de nieuwsbrieven ( t Hogste Woord) Het onderhoud van de website (www.dehogt.nl) Kennis van Word, Frontpage, Excel 6 uur/maand TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 32
6. Open Toernooicommissie De voorzitter van de Open Toernooicommissie De voorzitter van de Open Toernooicommissie is belast met de organisatie van het Open Toernooi. De voorzitter voert zijn taak uit in samenwerking met de overige leden van de Open Toernooicommissie. De voorzitter van Open Toernooicommissie voert zijn taak uit in overleg met en namens het bestuur. Tezamen met de medebestuursleden legt hij verantwoording af aan de Algemene Ledenvergadering. Het leiden van OTC-vergaderingen Coördineren van de verschillende commissietaken. Houdt toezicht daarop en stelt zich op de hoogte van de gang van zaken Een aanspreekpunt zijn voor de deelnemers aan het Open Toernooi Aanspreekpunt zijn voor de KNLTB, waaronder de bondsgedelegeerde Bijwonen KNLTB-vergaderingen Doorspelen van relevante informatie aan alle commissie en Bestuur Certificaat VTL (via KNLTB) 6 uur/maand Secretaris De secretaris is belast met de algehele correspondentie betreffende het Open Toernooi binnen de vereniging. De secretaris voert zijn taak uit in overleg met en namens de Open Toernooicommissie. (In overleg met de voorzitter) de agenda opstellen voor de commissievergaderingen Notuleren van de commissievergaderingen Distribueren van de inkomende en verzorgen van de uitgaande post inzake het Open Toernooi Coördineren van het maken van het toernooiboekje 4 uur/maand TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 33
Penningmeester De penningmeester voert het financiële beheer van de Open Toernooicommissie. De penningmeester voert zijn taak uit in overleg met en namens de Open Toernooicommissie. Verzorgen van de financiële administratie van het Open Toernooi Nauwe contacten onderhouden met de penningmeester van het bestuur Opstellen van een ontwerp-begroting en deze voorleggen aan de penningmeester van het bestuur Nauwe contacten onderhouden met de Sponsorcommissie 2 uur/maand Plannings-leden (4 personen) De plannings-leden zijn belast met alle aangelegenheden met betrekking tot de wedstrijden tijdens het Open Toernooi. De plannings-leden voeren hun taak uit in overleg met en namens de Open Toernooicommissie Verzorgen van de poster, het inschrijfformulier en de uitnodiging aan de deelnemers Plannen van de computerwerkzaamheden voorafgaande aan het toernooi Verzorgen van de indeling van de verschillende categorieën Verzorgen van de planning van de wedstrijden tijdens het toernooi Planning vooraf Verzetten wedstrijden vooraf Toernooi assistent Word, Excel, Outlook 6 uur/maand TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 34
Tafel-leden (4 personen) De tafel-leden zijn belast met de aangelegenheden met betrekking tot het Open Toernooi die niet zien op de planning. De tafel-leden voeren hun taak uit in overleg met en namens de Open Toernooicommissie. Verzorgen van de ontvangst van de deelnemers tijdens het Open Toernooi en het laten aanvangen van de wedstrijden Invullen van alle activiteiten tijdens het Open Toernooi (hapjes, feestavond, finaleweekend) Verzorgen van de publiciteit van het Open Toernooi (kranten e.d.) Bestellen tennisballen, attenties finalisten Verzorgen van het aanwezigheidsschema van de Open toernooicommissie Ophalen van de wisselbekers 3 uur/maand TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 35
7. Activiteitencommissie Voorzitter van de activiteitencommissie Het organiseren van diverse (niet)tennisactiviteiten voor alle senioren leden binnen de vereniging. Het ondersteunen van de technische commissie bij het Open Toernooi en de Clubkampioenschappen middels het serveren van kleine hapjes tijdens deze activiteiten. De voorzitter van de activiteitencommissie voert zijn taak uit in overleg met en namens het bestuur. Tezamen met de medebestuursleden legt hij verantwoording af aan de Algemene ledenvergadering. Het leiden van commissievergaderingen Coördineren van de verschillende commissietaken. Houdt toezicht daarop en stelt zich op de hoogte van de gang van zaken Doorspelen van relevante informatie aan de informatiecommissie Eindverantwoording over de financiële zaken binnen de commissie en doorspelen van deze informatie naar de penningmeester Affiniteit hebben met organiseren Goed kunnen luisteren 8 uur/maand (gemiddelde per jaar) meeste uren worden gemaakt in juni t/m augustus. Secretaris activiteitencommissie De secretaris is belast met het maken van de notulen van de activiteitencommissie en het verdelen daarvan binnen de activiteitencommissie en het bestuur. De secretaris voert zijn taak uit in overleg met en namens de voorzitter van de activiteitencommissie. (In overleg met de voorzitter?) de agenda opstellen voor de activiteitenvergaderingen Bijwonen en notuleren van activiteitenvergaderingen Het verdelen van de notulen binnen de activiteitencommissie en het bestuur Goed kunnen luisteren en schrijven op hetzelfde moment Belangrijke punten kunnen filteren uit een gesprek en deze notuleren Kennis van word en e-mail 1 uur/maand TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 36
De penningmeester activiteitencommissie De penningmeester activiteitencommissie voert het financiële beheer van de activiteitencommissie. De penningmeester activiteitencommissie voert zijn taak uit in overleg met en namens de voorzitter van de activiteitencommissie. Hij legt verantwoording af aan de voorzitter activiteitencommissie Beheren van het budget van de activiteitencommissie Verzorgen van de afrekeningen per activiteit Verdelen van het budget naar de diverse activiteiten Bijwonen vergaderingen activiteitencommissie Zorgvuldig en nauwkeurig kunnen werken Kennis van e-mail en excel (beperkt) 1 uur/maand Organisator gezelligheidstoernooien Het organiseren van gezelligheidstoernooien in het buiten- en binnenseizoen voor alle seniorenleden binnen de vereniging. De organisator gezelligheidstoernooien voert zijn taak uit in overleg met en namens de voorzitter van de activiteitencommissie. Hij legt verantwoording af aan de voorzitter activiteitencommissie Bijwonen vergaderingen activiteitencommissie Bedenken en organiseren gezelligheidstoernooien Aanleveren van de benodigde correspondentie naar informatiecommissie Indelen van de gezelligheidstoernooien Aanwezig zijn bij en het leiden van de gezelligheidstoernooien Initiatieven kunnen nemen Kunnen inschatten van speelsterktes m.b.t. de indelingen Kennis van planningen 1 uur/maand TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 37
Overige leden Activiteitencommissie Het ondersteunen van de diverse activiteiten georganiseerd door de organisator gezelligheidstoernooien, de technische commissie (clubkampioenschappen en open toernooi) en de activiteitencommissie. Het lid activiteitencommissie voert zijn taak uit in overleg met en namens de voorzitter van de activiteitencommissie. Hij legt verantwoording af aan de voorzitter activiteitencommissie Ondersteuning bij gezelligheidstoernooien Ondersteuning bij het verzorgen van feesten Ondersteuning bij het verzorgen van hapjes tijdens activiteiten Ondersteuning bij (niet)tennisactiviteiten Bijwonen vergaderingen activiteitencommissie 4 uur/maand (gemiddeld per jaar, met name in maanden Juni t/m September) TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 38
8. Jeugdcommissie De voorzitter van de Jeugdcommissie De voorzitter van de Jeugdcommissie is belast met de behartiging van de belangen van de jeugdleden binnen TV de Hogt. De voorzitter voert zijn taak uit in samenwerking met de overige leden van de Jeugdcommissie. De voorzitter van de Jeugdcommissie voert zijn taak uit in overleg met en namens het bestuur. Tezamen met de medebestuursleden legt hij verantwoording af aan de Algemene Ledenvergadering. Het leiden van de JC-vergaderingen Coördineren van de verschillende JC-taken. Houdt toezicht daarop en stelt zich op de hoogte van de gang van zaken Een aanspreekpunt zijn voor jeugdleden en hun ouders Doorspelen van relevante informatie aan andere commissies en het bestuur. Contacten onderhouden met voorzitters JC van andere verenigingen Contacten onderhouden met andere instellingen, zoals bijv. scholen Affiniteit met de jeugd Initiatieven kunnen nemen Overleg-vaardigheden 8 uur/maand De secretaris De secretaris is belast met de correspondentie betreffende de jeugdaangelegenheden binnen de vereniging. De secretaris voert zijn taak uit in overleg met en namens de Jeugdcommissie. Opstellen agenda JC-vergadering (in overleg met de JC-voorzitter) Notuleren van de JC-vergaderingen Opstellen van het jaarverslag van de Jeugdcommissie, in overleg met de andere JC-leden Opstellen van de jaarlijkse activiteitenkalender, in overleg met de andere JC-leden Distribueren van de inkomende en verzorgen van de uitgaande post inzake jeugdaangelegenheden Beheren van het archief van de JC (notulen, e.d.) Doorspelen van relevante informatie aan de Informatiecommissie Aanspreekpunt voor de Informatiecommissie TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 39
3 uur/maand De penningmeester De penningmeester voert het financiële beheer van de Jeugdcommissie. De penningmeester voert zijn taak uit in overleg met en namens de Jeugdcommissie. Verzorgen van de financiële administratie van alle jeugdactiviteiten Nauwe contacten onderhouden met de penningmeester van het bestuur Opstellen van een ontwerp-begroting en deze voorleggen aan de penningmeester van het bestuur Onderhouden contacten met Sponsorcommissie (incidenteel) 3 uur/maand Trainingscoördinator De trainingscoördinator is belast met de trainingen voor de jeugd (zowel winter als zomer). De trainingscoördinator voert zijn taak uit in overleg met en namens de Jeugdcommissie en met de trainingscoördinator binnen de Technische Commissie. Assisteren bij alle correspondentie over de trainingen Assisteren van de Technische Commissie en de trainer bij de samenstelling van de trainingsgroepen Vastleggen van de banen voor de trainingen 4 uur/maand TV de Hogt Beleidsplan 2008-2012 40