Samen zijn we Tennisvereniging Engelen

Transcriptie

1 Samen zijn we Tennisvereniging Engelen Beleidsplan 2020 Samenvatting Datum: juni - oktober 2016 Door: Bestuur Tennisvereniging Engelen Bespreken met leden: 24 november 2016

2 1. Inleiding Het bestuur heeft behoefte om een beeld voor de langere termijn te schetsen. Het is bedoeld als basis voor keuzes die we nu en in de toekomst gaan nemen. In april 2016 is het bestuur van Tennisvereniging Engelen een traject gestart om een beleidsplan op te stellen. Dit heeft uiteindelijk tot een visie en speerpunten geleid. We hebben 2020 als streefjaar genomen. Omdat we het niet alleen kunnen en willen doen, gaan we de komende jaren met de leden aan de slag om dit plan te realiseren. De vereniging is voor ons het uitgangspunt. Dit plan is de leidraad voor ons handelen. We dagen de leden uit om het bestuur scherp te houden! Niet alleen tijdens een algemene ledenvergadering, maar het hele jaar door. 2. Visie De visie 2020 is als volgt omschreven: TV Engelen is een open en gastvrije vereniging, doordat leden, ouders en vrijwilligers de verantwoording nemen en een actieve bijdrage leveren. Iedereen kan bij ons met plezier tennis leren en beleven in een warme clubsfeer met respect voor ieders niveau en elkaar. Wij wensen te staan voor een 'ons-kent-ons' cultuur, binnen een gezonde en veilige sportomgeving, waarbij iedereen welkom is en zich thuis voelt. Gericht op zowel prestaties als recreatief. TV Engelen verbindt leden onderling en met de directe omgeving en draagt bij aan een vitaal Engelen door het zijn van een tennisvereniging. TV Engelen is een gezonde vereniging. We communiceren en handelen helder en transparant en zijn daarop aanspreekbaar. 3. Algemene doelstellingen en prioriteiten De doelen die we als vereniging stellen zijn: - Lichte stijging van het ledenaantal van 420 naar 450 leden op 31 dec Financieel gezond, dat wil zeggen: met voldoende reserves om tijdig banen te kunnen vervangen, het paviljoen te onderhouden en eenmaal per 10 jaar een ingrijpende aanpak van het paviljoen en park - Voldoende vrijwilligers om alle taken die er binnen de vereniging zijn uit te voeren. Dit moet breed uitgevoerd worden en minder op de schouders van een kleine actieve groep. - De populatie van leden zijn een afspiegeling van Engelen, zowel vwb leeftijd, geslacht en afkomst. - De accommodatie (banen en paviljoen) is in prima staat De prioriteiten liggen in de eerste periode (tot medio 2017) op: sfeer en betrokkenheid: De inrichting van het paviljoen speelt bij de sfeer een belangrijke rol, maar ook de communicatiemiddelen. De betrokkenheid vergroten we door een open houding van het bestuur en open te staan voor initiatieven van leden. communicatie verbeteren: Het accent ligt vooral op beter gebruik van sociale media en op een positieve toon van de boodschappen. Vooral aandacht voor tennissen en plezier! paviljoen verbeteren: Het moet een gezellige, warme en eigentijdse uitstraling hebben. beleidsplan

3 activiteiten voor (nieuwe) leden: alle leden en vooral nieuwe leden moeten zich thuis voelen bij de vereniging. We zijn er voor iedereen. vrijwilligersbeleid invullen: speerpunten zijn: vrijwilligerswerk is leuk; we heffen barrières op; doe waar je energie van krijgt; beloon huidige vrijwilligers. 4. Organisatie Geënt op de ervaringen, de huidige (2016) samenstelling van de organisatie en de acties die er de komende jaren uitgevoerd moeten worden, willen we naar een organisatiestructuur met een relatief klein bestuur. Taken als ledenadministratie en de vrijwilligerscoördinator zijn bij personen belegd. Er zijn de volgende commissies: PR en Communicatie, Jeugd, Technische/VCL, Accommodatie, Paviljoen, Sponsor en Activiteiten Er komen jaarlijks twee alv s: In de periode november/december is er de alv voor het plannen voor het volgende jaar en in april liggen de financiële zaken voor. Het bestuur zet de grote lijn uit. Hiervoor is onder meer dit beleidsplan. De acties die voortvloeien om het de doelen te bereiken worden jaarlijks opgenomen in het jaarplan. De commissies leveren op hun taakgebied een bijdrage aan het jaarplan. De commissies werken autonoom, maar tussen de commissies is intensief contact gewenst. Omdat alle activiteiten verweven zijn: de uitstraling van het paviljoen en het park zijn belangrijke communicatie-instrumenten, de activiteiten dragen bij aan de gezelligheid en sportieve prestaties en de competitie wordt alleen een succes als er voldoende banen zijn en er goede sfeer in het paviljoen is. De verbinding tussen de commissie en het bestuur wordt gevormd door de voorzitter van de commissie. Binnen het bestuur heeft een bestuurslid de commissie in portefeuille. Jaarlijks schuift de voorzitter van de commissie minimaal 1x aan bij het bestuur. 5. Acties 5.1 PR en Communicatie - We brengen dit onder bij een speciale commissie - De uitstraling is laagdrempelige, enthousiast, sportief en positief - Gebruik van app s, social media, Tweeterp de Bossche Omroep en Brabants Dagblad. - Huisstijl krijgt verder vorm (logo, kleurstelling, fotografie, taalgebruik en toonzetting). - Een directe lijn met bestuur - Iedere commissie heeft communicatie als een activiteit benoemd 5.2 Accommodatie - Duurzaamheid: Bij alle aanpassingen en investeringen krijgt aan de duurzame optie de voorkeur. Dit mag maximaal 5% meer kosten. - Comfort: Zicht vanuit het paviljoen, faciliteiten voor training en extra aandacht voor toeschouwers. - Gezelligheid: gezellige uitstraling en bij alle banen zijn er mogelijkheden om vrienden, familie en medeleden aan te moedigen. Er zijn faciliteiten waar kleine kinderen zich kunnen vermaken. De aankleding is zodanig dat iedereen zich welkom voelt en geniet. 5.3 Paviljoen Op korte termijn willen we het paviljoen vernieuwen. De uitgangspunten zijn gezelligheid, functionaliteit en flexibiliteit. En passen binnen de financiële mogelijkheden. We vinden dat beleidsplan

4 het paviljoen de huiskamer van de vereniging is, waar iedereen zich thuis voelt. Daarom zullen we zeker leden betrekken bij de aanpassing. 5.4 Sporttechnische zaken - Speelsterke binnen de vereniging naar een hoger niveau: Door onder andere de groep >5 te vergroten. Daarnaast gaan we onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om één competitieteam te vormen van alle betere spelers die onze vereniging heeft. - Training: Aandacht blijven houden voor de kwaliteit. Voor de jeugd zijn er reguliere lessen en voor competitiejeugd bieden we gesubsidieerd een extra training aan. - Competitie: Samen met de leden zoeken we oplossingen voor de drukke vrijdagavond. 5.5 Ledenwerving en behoud Het doel is om het aantal leden iets te vergroten tot 450 leden. De makkelijkste manier om het aantal te laten stijgen is door te voorkomen dat leden vertrekken. Het streven is dat het aantal leden dat stopt onder de 5% te laten zijn. We zullen de redenen van vertrek in kaart brengen en indien mogelijk zullen we acties nemen om hier op in te spelen. - Sportactiviteiten Tegen gaan van terugloop voor grote toernooien (Clubkampioenschappen en Dubbeldooier). We streven naar een extra toernooi. We stimuleren de leden dat ze zelf kleine toernooitjes organiseren. Voor nieuwe leden hebben we speciale aandacht door het organiseren van toss-avonden. Wellicht kan het ook in de vorm van een digitale toss (mbv een app). - Feestactiviteiten: Er komen feestavonden o.a. bij de sportactiviteiten; een feest voor de kampioenen en iedereen die zich voor de vereniging heeft ingezet (Heldenfeest). We roepen de leden op om vaker kleine feesten te organiseren. Speciale aandacht heeft het feit dat we jaar bestaan en grijpen dit aan om dit groots te vieren. Mogelijk dat hier een speciale commissie voor ingericht gaat worden. - Werving: Een open dag voor alle de bewoners uit het dorp. Samen met Simon Tennis hebben we aantrekkelijke aanbiedingen voor nieuwe leden. Aan de basisscholen bieden we tennisles aan tijdens de reguliere gymles om de jeugd kennis te maken met tennis. 5.6 Vrijwilligersbeleid Leden leveren een actieve bijdrage aan de vereniging. Op dit moment wordt het werk vooral door een kleine groep uitgevoerd. Het werven, het vinden en het behouden van vrijwilligers is een belangrijke activiteit. We zullen de komende tijd gebruiken om een coördinator hiervoor aan te stellen. De uitgangspunten zijn: Vrijwilligerswerk is leuk. Hef de barrières om vrijwilligerswerk te doen op. Je bent lid van een vereniging. Meer vrijwilligers door een positieve benadering, maar ook door een financiële prikkel zorgen dat er meer mensen zich inzetten. Doe waar je energie van krijgt. Stem vraag en aanbod beter op elkaar af. Behouden en waarderen: Al die leden die zich inzetten willen we behouden door ze te waarderen door ze in het zonnetje te zetten, maar ook door ze ontwikkelmogelijkheden aan te bieden. Al het vrijwilligerswerk is belangrijk: Ieder lid zet zich 12 uur per in. We willen alle activiteiten kwantificeren en iedereen kan zich voor aanmelden. De grootste behoefte ligt bij de bardiensten, daarom willen we iedereen verplichten voor het draaien van één bardienst (ter waarde van 4 uur). De overig tijd kan overal aan besteed worden. beleidsplan

5 5.7 Doelgroepen We gaan ons richten op de verschillende leeftijdsgroepen die binnen de vereniging aanwezig zijn: - Jeugd basisschool: Huidig beleid continueren. - Jeugd middelbare school: We willen proberen deze jeugd vast te houden. Oa door het aanbieden van een lidmaatschap voor daluren of een gunstig tarief. - Studenten/Jongvolwassenen (18-25 jaar): We gaan bekijken of het wenselijk is extra activiteiten te organiseren. Er is een passende contributiebijdrage voor leden uit deze groep. Met de KNLTB is er overleg om te zorgen dat leden (uit deze groep) makkelijker bij andere verenigingen kunnen spelen jaar: Werving voor passend vrijwilligerswerk jaar Dit is de grote groep binnen TV Engelen, actief op de tennisbaan en actief als vrijwilliger. Ruim een kwart van deze groep speelt competitie. Het algemene beleid en het gros van de activiteiten van de tennisvereniging is dan ook geënt op deze groep : We gaan bij deze groep onderzoeken of er extra faciliteiten en activiteiten wenselijk zijn. Eventueel stellen we 65+ coördinator nodig. 5.8 Samenwerking Het besef is aanwezig dat we veel kunnen bereiken door samen te werken. Wil je als tennisvereniging een goede toekomst hebben, moet je ook kijken welke bijdrage je aan de omgeving kunt leveren. Maar ook samen op te trekken. We staan open voor allerlei verbindingen. 5.9 Financieel De vereniging heeft geen winstoogmerk, maar inkomsten zijn noodzakelijk om een gezonde organisatie te kunnen zijn. De inkomsten komen vooral uit de baromzet en contributie. De uitgaven zitten vooral in onderhoud. We stellen de volgende doelen: 1. Aan het eind van de afschrijvingstermijn van de banen is er voldoende reserve is om de banen te vernieuwen. 2. Er is voldoende reserve voor noodzakelijke investeringen en onderhoud 3. Er is voldoende reserve om iedere 5 jaar een grote aanpassing van het paviljoen uit te kunnen voeren. 4. We werken met een investeringsbegroting voor de komende 4 of 5 jaar. Er komt een systematiek waar de commissies hun wensen, inclusief financieel plaatje, in oktober aan het bestuur kenbaar maakt. Op basis hiervan maakt het bestuur de uiteindelijke begroting. Momenteel wordt er weinig aandacht aan sponsoring geschonken. Hier zit nog veel ruimte. We zullen een coördinator aanstellen en een sponsorbeleid opstellen. Hierin is veel aandacht voor de maatwerk en voor speciale pakketten. We gaan de komende planperiode onderzoeken wat de mogelijkheden voor het verwerven van subsidies zijn. 6. Uitvoering en evaluatie Dit beleidsplan is geldig voor de periode tot 2020 en wordt in het voorjaar 2020 geëvalueerd. beleidsplan

6 Ieder jaar presenteert het bestuur aan het eind van het jaar (nov-dec) het jaarplan voor het volgende jaar aan de leden. Dit jaarplan laat zien welke acties er zijn om de doelen van het beleidsplan te realiseren. Uiteraard inclusief een passend financieel verhaal. We zullen jaarlijks tijdens een algemene ledenvergadering aan de leden rapporteren hoever het staat met bovenstaande activiteiten. beleidsplan