Bestuurlijke vernieuwing

Transcriptie

1 Bestuurlijke vernieuwing K.V.Mid-Fryslân Ledenvergadering juni

2 Leeswijzer Historie Aanleiding (8 november 2014) Doel Resultaat Uitgangspunten Huidig model Nieuw model Uitzoekpunten en uitkomsten (29 april 2015) - Sparta wordt sportief onderdeel van Mid-Fryslân - Activiteiten en Jeugdactiviteiten - Secretariaat - Wedstrijdsecretariaat - Kloppend hart - Financieel Hoe verder 2

3 Historie Ontwikkelingsperspectief voor KV Mid-Fryslân 1 mei 2011, behandeld in de ledenvergaderingen juni 2011 In 2015 is Mid-Fryslân een bloeiende korfbalvereniging met circa 400 leden. De verenigingen heeft een basis van 4 broedplaatsen voor korfbal met jeugdleden en een enkel seniorenteam. Het gaat om de dorpen Akkrum, Grou, Reduzum en Warten waar vanaf de kangoeroes tot en met de D s de jeugdleden worden geworven, begeleid en opgeleid. Vanaf de C s spelen de jeugdleden over de dorpen heen in gemengde teams. Voor zowel de C s, de B s als de A s spelen er in Grou/Reduzum 2 op wedstrijdkorfbal gerichte teams. De overige jeugdteams spelen verdeeld over de dorpen breedte korfbal. Bij de senioren spelen er 4 senioren wedstrijdkorfbal gericht op topkorfbal. De overige seniorenteams spelen verdeeld over de dorpen wedstrijd en breedte korfbal niet topkorfbal gericht. Alle teams spelen in het rood-zwart van Mid-Fryslân. De afdelingen in de vier dorpen zijn in principe zelfvoorzienend binnen de vereniging. Deze afdelingen hebben een eigen bestuur of commissie die in principe het bestaansrecht van de afdeling legitimeert. Dit bestuur/commissie regelt de zaken die decentraal geregeld moeten worden. Dat zijn in essentie het kader en de financiële voorwaarden die het bestaan van de afdeling legitimeren. Elke afdeling dient te voorzien in een eigen accommodatie, de jeugd (werving, begeleiding en training), het kader en de financiën. Op deze wijze blijft in elk van de dorpen een korfbalhart, hetgeen een noodzakelijke voorwaarde is voor het voortbestaan van korfbalindeafdelingdanwelhetdorp. Discussie s in de ledenvergaderingen gevoerd was D1 wel of geen gemengde teams cq wedstrijdkorfbal; - Uitkomst ledenvergaderingen, op advies van JC zal dit worden ingevuld. 3

4 Aanleiding Bestuurlijke vernieuwing Bestuurlijk - Mid-Fryslân bestuur is niet bezet met alle disciplines - Doublures in werkzaamheden in de 5 besturen - Moeilijk bestuursbezetting op peil te houden i.v.m. hoeveelheid werk per functie Aanvullend - Akkrum als Afdeling ontstaan binnen Mid- Fryslân - Toetreding SV Sparta bij Mid-Fryslân Sportief Notulen 1 ste Vergadering 08 November 2014 Diverse werkgroepvergaderingen tussen 8 november 2014 en 29 april de Vergadering 29 April 2015 Aanwezig: Besturen Mid-Fryslân, Akkrum, Marfûgels, Sparta en Stânfries 4

5 Doel Bestuur Mid-Fryslân overall verantwoordelijk voor: - Mid-Fryslân bestuur is belast met de Centraal te regelen onderwerpen; Afdelingsbesturen in de dorpen verantwoordelijk voor: - Kloppend hart van het dorp Afdelingsbestuur is belast met de Decentraal te regelen onderwerpen; - Financieel neutraal Levert daarbij een evenwichtige inbreng in de materiële en financiële verplichtingen van Mid-Fryslân; - Kader zelfin te vullen Levert daarbij een evenwichtige inbreng in het kader (trainers, scheidsrechters, bestuursleden) voor Mid-Fryslân. - Jeugd Zorgt voor werving, begeleiding en training. Generieke Commissies instellen ter voorkoming doublures in taken over de dorpen heen aangestuurd door Bestuursleden Mid-Fryslân. - Diverse Commissie moeten nog worden ingericht en sommige Commissies moeten nog met namen worden aangevuld vanuit de vier Afdelingen - Taken onderling verdelen, aantal personen voor de uitvoering blijft gelijk maar het aantal uren per persoon wordt hierdoor verminderd. 5

6 Resultaat Op deze manier worden de Afdelingen van de vereniging zoveel mogelijk ontlast van taken die met een schaalvoordeel centraal kunnen worden geregeld. Tegelijkertijd wordt er in de dorpen gezorgd voor een kloppend korfbalhart. Dit vanuit de overtuiging dat korfbal alleen maar in de dorpen bestaat en kan blijven bestaan als daar van uit een enthousiast kader van eigen mensen gewerkt wordt aan ledenaanwas, jeugdbreedte korfbal, samenwerking met het onderwijs en ouders op het veld om de hoek aan de lijn. 6

7 Uitgangspunten Geen Fusie Sparta nog geen formeel lid van Mid-Fryslân Akkrum blijft een commissie (Afdeling) 4 (5) gescheiden boekhoudingen 7

8 Huidig model Mid-Fryslân Voorzitter Secretaris Penningmeester Vz Technische Cie (Lid Akkrum) VzJeugd Cie Vz Public Relations Cie Lid Sparta Lid Stânfries Lid Marfûgels 8

9 Marfûgels Stânfries Akkrum Sparta Voorzitter Voorzitter Voorzitter Voorzitter Secretaris Secretaris Secretaris Secretaris Penningmeester Penningmeester Penningmeester Penningmeester Wedstrijdsecretariaat Wedstrijdsecretariaat Wedstrijdsecretariaat Public Relations Public Relations Lid 1 Facilitaire Zaken Lid 2 9

10 Overige Commissies Jeugdactiviteiten Cie Activiteiten Cie Hal Cie Scheidsrechters Cie Sponsor Cie Kantine Cie Marfûgels (voorbeeld) Actie Cie Marfûgels(voorbeeld) Stichting Sportcentrum Reduzum Stichting Sportcentrum Grou Mid-Fryslân Dei Cie KWC Cie 10

11 Nieuw model Mid-Fryslân Voorzitter Secretaris (Cie) Vz Financiele Cie (Incl Sponsor Cie) Vz Technische Cie Vz Jeugd Technische Cie Vz Public Relations Cie Vz Wedstrijd Zaken Cie (Incl Hal Cie en Scheidsrechters Cie) Lid Sparta(optioneel) Lid Stânfries(optioneel) Lid Marfûgels(optioneel) Lid Akkrum(optioneel) 11

12 Marfûgels Stânfries Akkrum Sparta Voorzitter Voorzitter Voorzitter Voorzitter Secretaris Secretaris Secretaris Secretaris Penningmeester Penningmeester Penningmeester Penningmeester Overige leden per bestuur vrij in te vullen InclKantine Cie Incl.. Incl.. Incl Actie Cie Incl 12

13 Overige Commissies behorende bij nieuw model Jeugdactiviteiten Cie Activiteiten Cie Stichting Sportcentrum Reduzum Stichting Sportcentrum Grou Mid-Fryslân Dei Cie KWC Cie 13

14 Besturing Mid-Fryslân bestuur vergadert 1 maal per maand Afdelings bestuur vergadert bepaald zelf frequentie van vergaderen Commissies vergaderen bepalen zelf de frequentie van vergaderen Ledenvergadering op 1 avond, Mid-Fryslân, Stânfries en Marfûgels (Statutair verplicht 3 vergaderingen met een eigen agenda) Ledenvergadering Sparta blijft op aparte avond 14

15 Uitzoekpunten en uitkomsten 29 april 2015 Uitzoekpunt: -Sparta met als naam Mid-Fryslânen met de shirts van Mid-Fryslânde competitie in actie Sparta - Sparta met als naam Mid-Fryslân en met de shirts van Mid-Fryslân de competitie in actie Marfûgels en Stânfries Uitkomst: - Positief besluit in december 2014 van Sparta, Marfûgels en Stânfries - Ingangsdatum Seizoen 2015/ Opgave jeugdteams medio mei

16 Uitzoekpunten en Uitkomsten 29 april 2015 Uitzoekpunt: - Werkgroep Activiteiten actie Erik - Werkgroep Jeugdactiviteiten actie Marvin Uitkomst: - Activiteitenvan zowel Jeugdactiviteiten cieen Activiteiten ciekunnen zoveel mogelijke worden gedeeld. - Een jaaragenda voor de gezamenlijke en afzonderlijke activiteiten zou een aanvulling zijn. - Vanuit de 4 dorpen de 2 commissie s vullen met commissieleden uit de 4 dorpen zou een verrijking zijn en daar staan de dorpen positief tegenover. - Vast aanspreekpunt vanuit het Bestuur K.V. Mid-Fryslân is niet echt noodzakelijk 16

17 Uitzoekpunten en Uitkomsten 29 april 2015 Uitzoekpunt: - Werkgroep Secretariaat actie Jitske Uitkomst: - Werkwijze inzake Post, Mail en Ingekomen stukken indentiek - Verschil in werkwijze met name de ledenadministratie. In Grou en Reduzum bij secretariaat en in Akkrum bij wedstrijdsecretariaat - Komende maanden benutten om de dubbelingen te filteren en deze te ontdubbelen - Voorstel 1 ledenadminstratiein te richten, met aanspreekpunten vanuit het dorp t.a.v. eventuele wijzigingen - Voorstel jaarlijks eenmalig bijeenkomen en afgelopen jaar evalueren en tevens vooruit op het komende jaar 17

18 Uitzoekpunten en Uitkomsten 29 april 2015 Uitzoekpunt: - Werkgroep Wedstrijdsecretariaat actie Nynke Uitkomst: - Positieveuitkomst is om de functie toe te voegen aan het Mid-Fryslânbestuur, - Minimaal aanwezigheid bij Mid-Fryslân bestuur is 3 vergaderingen, zie laatste bullet - Uitwerking gemaakt van de taken van de nieuwe Wedstrijd Zaken commissie - Als Subcommissie sgeadopteerd Hal commissie, Scheidsrechters cieen een (Hal)Commissie voor hetregelen van de zaken in Sporthal bij de Topwedstrijden - Invulling nodig vanuit elk dorp minimaal 1 persoon, - Aantal vergaderingen maximaal 3 per jaar; juni, september /oktober en februari 18

19 Uitzoekpunten en Uitkomsten 29 april 2015 Uitzoekpunt: - Kloppend Hart actie Bestuur Stânfries, Marfûgels, Sparta en Akkrum Uitkomst: (Opsomming is niet volledig opgenomen) : - Gezelligheid rond het veld van jeugd tot senior - Bekende gezichten trekken meer leden en deelname in activiteiten, sponsoring etc. - Korte lijnen - Uitstraling professionaliteit ; o.a warm ontvangst ouders - Meer communiceren dat we bestaan, meer roeptoeteren, website, facebook, twitter - Spelers 1 ste team koppelen aan Jeugd - Ingang creeren bij de scholen - Aanspreekpunt dorp - Ledenwerven - Kaderwerven - Sponsorwerven - Accommodatie runnen - Overkoepelende zaken zoveel mogelijk centraal; efficiency 19

20 Uitzoekpunten en Uitkomsten 29 april 2015 Uitzoekpunt: - Werkgroep Financieen actie Hette Uitkomst: Zie ook bijlage - Uitgangspunten: Financiële verantwoording volgt organisatie structuur Vereenvoudiging van boekhouding en verantwoording (stoppen met ingewikkelde onderlinge verrekeningen ) Vereenvoudigen en combineren werkzaamheden penningmeester(s) - Uitkomsten: 1 centrale boekhouding en verantwoording Eindverantwoordelijkheid bij Mid-Fryslânbestuur Commissies en besturen hebben taakstellend budget Eindverantwoordelijkheid voor kosten accommodaties en veldhuur bij Mid-Fryslânbestuur; exploitatie door lokale commissies / stichtingen. Nieuwe structuur formeel vastleggen in Statuten. 20

21 Hoe verder 2015/2016 Op weg naar Fusie Marfûgels, Sparta en Stânfries??? 21