VOETBALPLAN RKSV DE TUKKERS

Transcriptie

1 VOETBALPLAN RKSV DE TUKKERS OKTOBER 2011 Voetbalplan RKSV De Tukkers Page 1

2 Inhoud Inleiding 3 Missie en doelstellingen 4 Opbouw van het plan 5 Organisatie 6 Werkgroepen 8 Technische Commissies 8 Functieomschrijvingen 9 Taakomschrijvingen 9 Overige deelgebieden 10 Uitvoering van de aanbevelingen 12 Uitgevoerde aanbevelingen. 14 Bijlagen: Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage 1. Organisatie 1.1 Structuur 1.2 Vrijwilligers 2. Dagelijks en algemeen bestuur 3. Werkgroep Algemene Zaken 3.1 Accommodatie 3.2 Sponsoring 3.3 Financiën 3.4 Nevenactiviteiten 3.5 Communicatie 4. Werkgroep Senioren 4.1 Taakomschrijvingen kader senioren 5. Werkgroep Jeugd 5.1 Taakomschrijvingen kader jeugd 6 Technische Commissies 6.1 TC Senioren 6.2 TC Jeugd Voetbalplan RKSV De Tukkers Page 2

3 Inleiding. Voor u ligt het voetbalplan van De Tukkers. In dit plan staat beschreven op welke manier de voetbalvereniging in haar huidige vorm functioneert, welke afspraken zijn gemaakt en welke verbeteringen zijn aanbevolen voor de komende jaren. In 2008 is er een start gemaakt met een sterktezwakte analyse van de verschillende onderdelen in onze vereniging. Deze analyses zijn beschreven in de diverse bijlagen. Uit deze analyses is een plan gemaakt met aanbevelingen. De uitkomsten en verbeterpunten van dit plan zijn in de Algemene Ledenvergadering van 2008 en 2009 gepresenteerd. Daarin is een goedkeur gegeven aan de uitwerking van het te voeren beleid. Met de presentatie van dit voetbalplan komen de verbeterpunten en aanbevelingen terug naast de huidige werkwijzen. Wij hopen met dit voetbalplan duidelijkheid te geven in het huidige functioneren en draagvlak te creëren voor de verbeterstappen in onze vereniging voor de komende jaren. De handbalafdeling heeft een eigen beleidsplan opgesteld in 2008 en dit plan is vanaf dat jaar in uitvoering gegaan. Dit voetbalplan zal jaarlijks worden geëvalueerd in de werkgroepen en eventuele aanvullingen worden door het algemeen bestuur in de Algemene Ledenvergadering ter goedkeuring voorgelegd. Algemeen bestuur RKSV De Tukkers, augustus Voetbalplan RKSV De Tukkers Page 3

4 Missie De vereniging heeft als missie om voor haar leden een zodanige omgeving te scheppen, omstandigheden te creëren en middelen beschikbaar te stellen dat een lid zich optimaal kan ontwikkelen, ieder op zijn of haar niveau. Spelvreugde en voetbalplezier zijn de belangrijkste peilers hierin. "Daarnaast heeft de vereniging als missie om binnen de gemeenschap een belangrijke sociale functie te spelen". Doelstellingen De leden wedstrijden en trainingen aanbieden met optimale middelen wat betreft accommodatie, materiaal en deskundige begeleiding. Prestatieteams senioren en jeugd op zo hoog mogelijk niveau laten uitkomen. Niet directe prestatieteams op een passend niveau laten uitkomen. Ontwikkelingen van spelers begeleiden en stimuleren spelers door technisch beleid. Middelen (financiën) genereren om doelstellingen te realiseren door goed te voeren sponsorbeleid en financieel beleid. Vrijwilligers (kader) genereren door een goed te voeren vrijwilligersbeleid. Maximale werving van leden door een goed te voeren communicatie en PR beleid. Toegankelijkheid tot de vereniging voor iedereen door de contributie laagdrempelig te houden. Bevorderen van clubbinding door nevenactiviteiten en evenementen. Vergroten ouderparticipatie. Voetbalplan RKSV De Tukkers Page 4

5 Opbouw van het plan. In 2008 is het idee ontstaan om voor de voetbalafdeling een beleidsplan te ontwikkelen in navolging van de handbalafdeling. Dit plan moet betrekking hebben op alle geledingen binnen de vereniging. Daarom is de vereniging opgedeeld in een aantal deelgebieden. Voor elk deelgebied is een team van 4 tot 5 leden benoemd om een sterkte zwakte analyse te maken van de huidige organisatie en van daaruit aanbevelingen te geven voor verbeteringen. De analyse en de aanbevelingen zijn door het Algemene Bestuur gepresenteerd in de Algemene Ledenvergadering van 2008 en daarop is het verzoek ingediend om met deze analyse een beleidsplan op te stellen. Tevens is in de Algemene Ledenvergadering een verzoek ingediend om enkele verbeteringen direct door te voeren. Beide verzoeken zijn goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering van De deelgebieden waarin de inventarisatie heeft plaatsgevonden hebben: Organisatie Structuur en leden. Vrijwilligers Kader en opleidingen. Technisch Senioren Recreatief Jeugd. Communicatie en PR. Accommodatie. Sponsoring. Financiën. Nevenactiviteiten. Als eerste is de organisatiestructuur is aangepast en is deze goedgekeurd in de Algemene Ledenvergadering van Hierdoor konden de technische commissies van de Jeugd en Talenten zelfstandig opereren naast de werkgroepen. In de Algemene Ledenvergadering van 2008 is het sponsorbeleid goedgekeurd en in uitvoering gegaan. Dit werd versterkt door de komst van het kunstgrasveld in 2009 met daarbij de nieuwe sponsormogelijkheden rondom het veld. Het technische beleid van de beide technische commissies is opgesteld in 2010 en direct in uitvoering gegaan. In 2011 is er gestart met het opstellen van het vrijwilligersbeleid en deze zal thans in uitvoering gaan. Onderstaand vindt u een overzicht van de aanbevelingen tot verbeteringen en verwijzingen naar de bijlagen. Voetbalplan RKSV De Tukkers Page 5

6 Organisatie. De aanpassing structuur is goedgekeurd in de Algemene Ledenvergadering van 2008 en terug te vinden in bijlage 1.1. RKSV De Tukkers is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, Nummer datum 13 juli Een kopij hiervan wordt beheerd door de algemene secretaris. Hoogste orgaan binnen de vereniging. Het hoogste orgaan van de vereniging is de Algemene Ledenvergadering. Deze vindt jaarlijks plaats in oktober. Het algemeen bestuur zal hierin voorstellen indienen die ter goedkeuring worden voorgelegd. Het Algemeen Bestuur zal de nodige inspanningen leveren voor een maximale opkomst van haar leden in de Algemene Ledenvergadering. Het doel is om de Algemene Ledenvergadering zo aantrekkelijk te maken dat de opkomst maximaal is. Er bestaat de mogelijkheid om een extra ledenvergadering uit te schrijven wanneer daartoe een aanleiding zou zijn. Leden. Uiteraard vormen de leden de basis voor de vereniging. Het is belangrijk om de leden te rubriceren in een overzichtelijke databank. Deze databank is Sportlink en hierin worden de gegevens van de leden verwerkt en de actuele status van de leden bijgehouden. Beheer van deze databank valt onder de verantwoording van de algemene secretaris. Er is een verdeling in actieve (voetballende) en niet actieve (vrijwilligers) leden. Bevoegdheden en inbreng van de leden is omschreven in de statutten van RKSV De Tukkers. De vereniging probeert het ledental steeds uit te breiden door een goede actieve werving en ledenbehoud door clubverbindende activiteiten en evenementen. Bestuursleden. Van de bestuursleden is een taakomschrijving opgesteld. Het betreft bestuursleden van het dagelijks bestuur. Deze zijn terug te vinden in de bijlage 2. Van de overige bestuursleden van het Algemeen Bestuur zijn de omschrijvingen terug te vinden in de bijlagen van de werkgroepen. Bestuursleden worden voorgedragen door het Algemeen Bestuur in de algemene ledenvergadering. De procedure is beschreven in de statuten. Voetbalplan RKSV De Tukkers Page 6

7 Vrijwilligers. De rubricering van de vrijwilligers heeft plaats gevonden en de data zijn verwerkt in Sportlink. Er is een voorstel voor een vrijwilligersbeleid opgesteld. Deze zal komend jaar tot uitvoering komen. In bijlage 1.2 is een opzet voor dit plan terug te vinden. Hierin moet duidelijk gemaakt worden welke eisen en opleidingsniveau aan de vrijwilligers gesteld worden om optimaal in de vereniging te kunnen functioneren. Daarnaast worden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden aangegeven en zullen ook de eventuele vergoedingen in kaart gebracht. Er wordt een nota Kader en Opleidingen opgesteld. Hierin wordt aangegeven welke cursussen beschikbaar komen voor de kaderleden. Het betreft hier opleidingen voor trainers, (jeugd)leiders, scheidsrechters, medische verzorging of algemene cursussen. Tevens zal het beleid toegespitst zijn op de participatie van ouders in de vereniging. Voetbalplan RKSV De Tukkers Page 7

8 Werkgroepen. Van de werkgroepen is een functieomschrijving opgesteld en van de bestuurleden een taakomschrijving / werkzaamheden. Deze zijn te vinden in de volgende bijlagen. Bijlage 3 voor de Werkgroep Algemene Zaken. Bijlage 4 voor de Werkgroep Senioren. Bijlage 5 voor de Werkgroep Jeugd. Technische Commissies. Omdat het voetballende lid centraal staat in dit voetbalplan is het een voorwaarde om een gedegen technisch beleid te ontwikkelen vanaf de pupillen tot aan de senioren en recreanten. Door de grote omvang van de taken van de technische uitvoering is het technische aspect van de vereniging opgedeeld in 2 technische commissies, nl. De TC Jeugd en de TC Talenten. In bijlage 6 vindt u het uitvoeringsplan voor beide technische commissies. 6.1 Beleidsplan voor TC Senioren. 6.2 Beleidsplan voor de TC jeugd genaamd Volop in Beweging. Het vlaggenschip van De Tukkers, het eerste elftal, zal op zo hoog mogelijk niveau uitkomen. De overige selectieteams zullen op zo hoog mogelijk niveau spelen met de focus gericht op de doorstroming van talenten. Met de missie als uitgangspunt wil De Tukkers met de jeugdselectieteams op een zo hoog mogelijk niveau spelen. Hierbij moeten telkens passende trainers en leiders gezocht worden. De doorstroming van jeugdspelers naar de senioren moet goed begeleid worden, voor zowel prestatieve als recreatieve spelers. De jeugdteams worden ingedeeld door de TC Jeugd in overleg met de werkgroep jeugd. De jeugdtrainers en leiders worden aangesteld en ingedeeld door de TC Jeugd. Bij de senioren worden de prestatieteams door de TC Talenten ingedeeld in overleg met de trainers. De recreatieve teams worden door de TC Senioren ingedeeld. De TC s hebben ieder een eigen interne overlegstructuur. Minmaal 2 keer per seizoen komen de TC s bij elkaar om operationele technische zaken te bespreken en de beleidsplannen te evalueren. Het Algemeen Bestuur is eindverantwoordelijk bij de besluitvorming. Voetbalplan RKSV De Tukkers Page 8

9 Functieomschrijvingen Van de werkgroepen en van de TC s zijn functieomschrijvingen opgesteld. Hierin wordt uiteraard het functioneren van de werkgroepen beschreven met daarin een omschrijving van de werkgroepfuncties en een taakbeschrijving van de werkgroepleden. Ook worden de bevoegdheden en verantwoordelijkheden aangegeven. Ook van jeugdleiders en trainers is een functieomschrijving opgesteld. Taakomschrijvingen / Werkzaamheden Van commissieleden en werkgroepleden is een taakomschrijving of omschrijving van de werkzaamheden opgesteld naast de functieomschrijving van de Werkgroep. Deze omschrijvingen worden jaarlijks in de Werkgroepen en TC s geëvalueerd. Voetbalplan RKSV De Tukkers Page 9

10 Overige Deelgebieden Communicatie en PR zaken. Communicatie en PR zaken in de vereniging vallen onder de Werkgroep Algemene Zaken. De verslaglegging van notulen binnen de werkgroepen en commissies is uniform en eenduidig. Dit formaat wordt sinds 2009 gebruikt binnen de werkgroepen en commissies. De overige interne communicatie naar de leden zal veelal via de website plaatsvinden. De externe communicatie loopt via de PR Commissie. Naar de sponsoren loopt een directe lijn via de sponsorcommissie. De vereniging probeert het ledental steeds uit te breiden door een goede actieve werving en ledenbehoud door clubverbindende activiteiten en evenementen. Hierin speel de PR commissie een belangrijke rol. In bijlage 3.5 is de opzetstructuur van de communicatie terug te vinden. Accommodatie. Uit de evaluatie van dit deelgebied is een beleid opgesteld waarin de komende jaren de kleedruimtes moeten worden opgewaardeerd. Ook zal er een onderhoudsplan opgesteld worden. In bijlage 3.1 zijn hier de aanbevelingen te vinden. Hierin moet aangemerkt worden dat in 2008 het kunstgrasveld nog in uitvoering was. Van de materialen zijn protocollen opgesteld voor de uitgifte, controle en inname van materiaal voor wedstrijden en trainingen. Het beheer van Materialen valt onder de Werkgroep Algemene Zaken met 2 coördinatoren Voor de Werkgroep Senioren en de Werkgroep Jeugd. Sponsoring. Voor het sponsorbeleid wordt verwezen naar de bijlage 3.2. Belangrijke punten hieruit zijn: De communicatie naar de sponsoren moet duidelijk en kordaat zijn. Sponsoren intensief betrekken bij vereniging door uitnodigingen, mailing. De sponsorbijdragen moet voor elk seizoen bekend en gebudgetteerd zijn. Optimale bijdrage sponsorinkomsten aan financiële huishouding. NB. De donateurs zijn apart gerubriceerd in een databank. Voetbalplan RKSV De Tukkers Page 10

11 Financiën. Voor het financiële beleid wordt verwezen naar bijlage 3.3. Belangrijk in dit beleid is de tussentijdse evaluatie waarin de budgetten, de uitgaven, de inkomsten worden getoetst door het algemeen bestuur. Via de werkgroep Algemene Zaken is er een overlegstructuur naar Stichting De Tukkers. In deze structuur is ook de algemene penningmeester vertegenwoordigd. Activiteiten (neven). Naast het voetballen, organiseert de vereniging een aantal activiteiten voor haar leden en donateurs. In bijlage 3.4 wordt sterkte zwakte analyse weergegeven. Voor de jeugdteams is er per categorie een aantal activiteiten. Voor de senioren zijn er enkele activiteiten en voor de gemeenschap organiseert de vereniging kaartavonden en het Wijkvoetbaltoernooi. Jaarlijks wordt een het Zwart Wit weekend georganiseerd. Dit evenement wordt opgezet en uitgevoerd door een eigen commissie. Doel hierbij is de clubgebondenheid te bevorderen en de sfeer van onze vereniging uit te stralen naar de gemeenschap. Uitvoering van de aanbevelingen. Voetbalplan RKSV De Tukkers Page 11

12 Na inventarisatie van de deelgebieden is een plan opgesteld om de verbeteringen uit te voeren. Deze verbeteringen zijn in aanbevelingen omgezet en de komende jaren gerealiseerd moeten worden. Hieronder vindt u de belangrijkste aanbevelingen die in de periode uitgevoerd worden, met een korte omschrijving. Organisatie: Het vrijwilligersbeleid moet uitgewerkt worden door opstellen van een nota kader en opleidingen. Ook moeten de eisen en het opleidingsniveau aangegeven worden die men van de kaderleden verwacht. Daarnaast moet worden aangegeven welke vergoeding aan de functies gerelateerd zijn. Algemene ledenvergadering. Het algemeen bestuur zal voorstellen indienen om de vergadering aantrekkelijker te maken om een maximale opkomst te realiseren. Sponsoring. Sponsoring vormt een substantiële bijdrage in de financiële huishouding en is onmisbaar in onze vereniging. Vanuit het beleid zijn de volgende belangrijkste aanbevelingen zijn gedaan: Goede directe communicatie met sponsoren via aangewezen contactpersonen. Duidelijke en overzichtelijke contracten met alle sponsors zodat de jaarlijkse budgettering goed inzichtelijk wordt. Jaarlijks organiseren van een sponsoravond om de betrekkingen met De Tukkers te versterken. Financieel. De financiële huishouding zal zodanig ingericht worden dat het resultaat minder sterk afhankelijk is van bijdrage Volksfeesten. Budgetten moeten voor het seizoen ingediend worden per werkgroep (ook de afdeling handbal) en afgestemd worden op te verwachten inkomsten. Tussentijds vindt er een evaluatie van de budgetten plaats en worden deze eventueel bijgesteld. Accommodatie. De kleedkamers zullen in 2012 en 2013 worden opgewaardeerd. Dit zal via de Werkgroep Algemene Zaken aangestuurd worden. Voetbalplan RKSV De Tukkers Page 12

13 Er zal een onderhoudsplan opgesteld worden in 2013 om zodoende het onderhoud van de accommodatie goed in te schatten en te plannen. De ingang naar het sportcomplex zal aangepast worden om een betere doorvoer te realiseren. De Werkgroep Algemene Zaken komt hierin met een voorstel eind Technisch. Completeren van TC Jeugd met coördinatoren op alle leeftijdsgroepen. Uitvoering van het opgestelde kaderplan technisch kader voor trainers en leiders. Uitvoering plan Volop in beweging zal per direct plaatsvinden. Begeleiding van de Talenten die doorgestroomd zijn naar de senioren. Indeling van talenten in de prestatieteams in het kader van de juiste verdeling van de leeftijdscategorie. Voetbalplan. Dit voetbalplan zal jaarlijks worden geëvalueerd in de werkgroepen en eventuele aanvullingen worden door het Algemeen Bestuur in de algemene ledenvergadering ter goedkeuring voorgelegd. Uitgevoerde aanbevelingen in Kunstgras Voetbalplan RKSV De Tukkers Page 13

14 Sponsorbeleid ontwikkelen Opstellen protocollen beheer materiaal Aanpassing organisatiestructuur Opzetten TC s volgens voorstel Opzetten instructies interne/externe communicatie Uniformiteit verslaglegging en bestanden Ontwikkelen technisch beleid Contract met Clubcafé Morshuis sponsoring en kantine Invoeren begroting en tussentijdse evaluatie Opstellen Functieomschrijving en Taakomschrijvingen Jaarvergadering aantrekkelijker maken Rubriceren leden en vrijwilligers Competenties kaderleden en organigram geschoold kader Opstellen vrijwilligersbeleid Voetbalplan RKSV De Tukkers Page 14