Organisationele Communicatie College 5: Teams en Netwerken Robbert-Jan Beun Gevolgen van globalisering Plattere organisatiestructuur Customer-supplier supplier revolutie Nieuwe manieren van samenwerken Van top-down naar groepsmodellen Groeiende behoefte aan delen van informatie en besluitvorming Paradox van participatie Extra werk Extra communicatie Verschillende expertises teveel geanalyseer Verschillende belangen tijdverspilling voor de een, nuttig voor de ander Meer verantwoordelijkheid Workplace democracy Multiple stakeholders model: klanten, aandeelhouders, leveranciers, banken, werknemers, commissarissen, bestuur, maatschappij, politiek, Voorwaarden (Stanley Deetz): member is owner : werknemers voelen zich verantwoordelijk voor eigen proces management integraal onderdeel van het werk brede distributie van relevante informatie sociale structuren groeien van onderaf Teamgebaseerde organisatie Vanaf eind 19 de eeuw Herstructurering rond onderling afhankelijke beslisgroepen Representanten vanuit verschillende functionele gebieden Minder bureaucratisch Autonomer Betere resultaten Voordelen Productiviteit gaat omhoog (efficiency) Minder controle van bovenaf (concertive control) Meer voldoening in het werk (satisfaction) Beter inspringen op verandering in de buitenwereld (learning) 1
Teamsoorten Project teams nieuwe producten, specifiek probleem technische rolverdeling bijv. curriculumontwerp, transparantie, applicatie, Werkteams verantwoordelijk voor hele werkproces empowerment bijv. een module, specifieke auto, een verzekeringsproduct Kwaliteitsverbeteringteams kwaliteitscirkels bijv. efficiëntie, klanttevredenheid, teamprestaties, Virtuele teams Geografische distributie (mensen werken zelden samen als ze zich meer dan 15 meter uit elkaar bevinden) Communicatieproblemen tijd taal coördinatie van werkzaamheden cultuur (gebrek aan) vertrouwen Communicatie in teams Rollen Normen Besluitvorming Conflicten Culturele Diversiteit Rollen Taakgericht ideeën inbrengen, verhelderen, samenvatten, Procesgericht regels en procedures, planning, Sociaal-emotioneel loyaliteit, vertrouwen, Existentiële aspect waardering, bestaansniveau, persoonlijke competentie, Voorzitter Goalkeeper Teamwerker Integrator Visionair Onderzoeker Criticaster Planner Belbin Normen (on)gepast gedrag in groep formeel vs. informeel expliciet vs. impliciet m.b.t. groep of taak omgaan met nieuwe ideeën, op tijd komen, omgaan met conflicten, voorbereiden van bijeenkomsten, werkverdeling, omgaan met spanning, sancties, afwezigheid, vertrouwelijkheid, uiten van kritiek, bespreken van gevoelens, beloning, 2
Besluitvorming Fases (Fisher): oriëntatie, conflict, emergence, reinforcement Punctuated equilibrium model (Gersick Gersick) deep structure, equilibrium, revolution Problemen risky shift phenomenon groepen nemen meer risico groupthink onderdrukking van afwijkend gedrag Conflict onverenigbare standpunten binnen een systeem bronnen communicatiestoringen, onduidelijke prioriteiten, gebrekkige procedures, uiteenlopende belangen, vooroordelen, wantrouwen, omgaan vermijden, eliminatie, onderdrukking, instemming, coalitievorming, compromis, integratie Culturele Diversiteit machtsafstand onzekerheidsvermijding individualisme vs. collectivisme taak vs. relaties taal, normen, status, politiek Team Learning Alignment (afstemming) balans tussen inquiry en advocacy advocacy denk aan presupposities en het chirurgenprobleem nieuwe manieren van communiceren actieladder: observeer data, selecteer data, toevoegen van betekenis, maken van aannames, trekken van conclusies, aannemen van geloof, actie Pas op! Teamwerk is een andere manier van werken zorgvuldige selectie van leden training in communicatie en groepsbesluitvorming simpele beslissingen door individu Sociale netwerken Structuren: harkje, processen, netwerken Het netwerk als metafoor Voorbeeld Netwerkanalyse 3
Teams vs. Netwerken Organisatiestructuur Teams formeel (voorgeschreven) rollen gezamenlijk doel onderlinge afhankelijkheid afstemming tijdelijk rationeel Netwerken informeel gelijkwaardigheid emergent onafhankelijkheid vrijblijvendheid kan langdurig/vloeiend relationeel COMMUNICATIEPATRONEN ZOALS ZE ZIJN VOORGESCHREVEN Organisatieproces Organisatienetwerk COMMUNICATIEPATRONEN ZOALS ZE MOETEN WORDEN UITGEVOERD COMMUNICATIEPATRONEN ZOALS ZE WERKELIJK ZIJN Netwerken in soorten en maten Netwerkanalyse Wiskundige methode om eigenschappen van netwerken te bepalen Ook wel grafen Centrale begrippen: knopen, links, gerichtheid, weging Afgeleide begrippen paden, diameter, afstanden, isomorfie a h g b f e c d 4
Sociale netwerkanalyse Knopen zijn individuen met eigenschappen naam, leeftijd, geslacht, Verbindingen geven relaties aan tussen individuen communicatie, houden van, Voorbeeld Neem de vriendschap tussen 4 mensen: Bob, Carol, Ted en Alice Stel dat Bob Carol en Ted aardig vindt, maar een hekel heeft aan Alice; Carol vindt Ted aardig, maar heeft een hekel aan zowel Bob als Alice. Ted kan goed opschieten met de drie andere leden van de groep. Alice vindt alleen Ted aardig. Teken het netwerk van mensen die elkaar aardig vinden Eigenschappen Netwerkdata ACTOREN NAAM GESLACHT LEEFTIJD M 32 V 27 M 29 V 28 KENMERKEN Basiscommunicatienetwerken wiel Cirkel/Ring Wiel/Ster Netwerkmatrix ACTOREN VAN NAAR NAAM - 1 1 0 0-1 0 1 1-1 0 0 1 - RELATIES Ketting All channel/mesh Analyse Eigenschappen dichtheid, interactiepatronen, connectedness, cohesie, bereikbaarheid, afstand, flow, indegree, outdegree, Substructuren en Communicatierollen cliques, clans, equivalentie, liaisons, gatekeeper, stars, cosmopolite, isolates, bridges, Inhoud van de communicatie topics, semantisch, formeel, informeel, culturele verbondenheid, zingeving, shared meaning, Bijv. dichtheid (density) Aanwezige communicatielinks/totaal aantal mogelijke links Ketting All channel/mesh Dichtheid: 0.4 Dichtheid: 1 5
Rollen en relaties LIASON: Intermediair tussen twee of meer groepen GATEKEEPER: kan informatiestromen van buitenaf stroomlijnen STAR: veel relaties, leider COSMOPOLITE: communiceert met de omgeving ISOLATE: weinig of geen contacten Cliques en Communities Clique Subset van een netwerk. Drie of meer nodes die met elkaar verbinden zijn. Er zijn geen andere knopen die ook met alle knopen in de clique verbonden zijn. Kunnen overlappen Communities Communities worden berekend op basis van betweenness. Dat is de mate waarin nodes op het pad liggen van andere nodes. Grapevine Het geruchtencircuit, de wandelgangen Emergent informeel netwerk Snel en accuraat 6