Elver &GGzE. Verfrissend. Effectief omgaan met grote veranderingen. Ellen Knippers, Alice Stokkink, Rita Spitters en Wil Nelis

Transcriptie

1 Elver &GGzE Effectief omgaan met grote veranderingen Ellen Knippers, Alice Stokkink, Rita Spitters en Wil Nelis Planetree conferentie 17 maart 2016 Verfrissend

2 Wat kun je van ons verwachten? Wij en onze organisatie Beschrijving proces bij verschillende organisaties Verschillen en overeenkomsten Successen en valkuilen Dialoog

3 Gegevens Organisatie Elver : Verstandelijk Gehandicapten (fusie van Fatima Zorg en Schreuderhuizen) 570 cliënten WLZ 150 cliënten extramuraal 1200 medewerkers GGzE : Geestelijke Gezondheidszorg cliënten 2100 medewerkers

4 Elver: Succes door Samenspel in samenwerking met Vilans Driehoek : cliënt verwant begeleider Aanpassing missie, visie en ambitie: Geschreven vanuit de componenten en de filosofie van Planetree

5 Missie, visie en ambitie

6 Organogram

7 Succes door Samenspel moet leiden tot Minder bureaucratie / kortere lijnen Planetree label als extern kwaliteitsinstrument DS omgezet naar leesbare handreikingen Minder overhead Dichter bij de cliënt ( driehoek) Resultaatverantwoordelijk Zelfstandigheid van teams Tevreden medewerker

8 GGzE: Next Level Planetree - Fresh Forward - Next Level team (dwarsdoorsnede, 16 p.) - inputsessies met cliënten, medewerkers, naasten en stakeholders - roadshows (22, 600 medewerkers en cliënten)

9 Ondersteuning

10 Doel: hogere cliënt- en medewerkertevredenheid meer eigen regie voor cliënt en professionals (Planetree) minder (overbodige) administratieve werkzaamheden kostenreductie zichtbare effectiviteit van behandeling vergroten - Te bereiken door: minder management (lagen) anders sturen, naar eigenaarschap en samen inzet teamadviseurs klantgerichter positionering ondersteunende diensten

11 GGzE Inspirerende community voor mentale kracht

12 Keuze voor zelfstandig werkende teams Elver: hoe aan de slag? Pilot met twee teams Gefaseerd uitrollen van 80 teams Acht interne coaches geselecteerd

13 Wat zet de coach in beweging? Vormgeven eigenaarschap medewerkers Kritischer en actief worden in (mee)denken en doen Ontwikkeling van persoonlijke vaardigheden, teamvaardigheden en denkpatronen Leren en omdenken Medewerkers zich meer bewust maken van effecten van eigen gedrag Reflecteren Vergroten van handeling- en analyse mogelijkheden voor het team rond het werk Aanboren nieuwe inzichten en nieuwe (ervaring) handelen

14

15 Hoe is Elver aan de slag gegaan? Opzet voor de teams: Introductiedag met aantal teams samen Dag 2: Teambarometer Dag 3: Belbin Maandelijks coachmoment (2,5 uur per keer )

16 Fase 2 - Groep Categorie 1. Uitvoering Fase 3 - Team Fase 1 - Bundeling van individuen Fase 1 - Bundeling van individuen Fase 2 - Groep Fase 3 - Team Fase 1 - Bundeling van individuen Fase 3 - Team Categorie 2. Organiseren en coördineren Fase 2 - Groep Fase 1 - Bundeling van individuen Fase 2 - Groep Fase 3 - Team Fase 3 - Team Categorie 3. Samenwerking en besluitvorming Fase 2 - Groep Fase 1 - Bundeling van individuen Fase 1 - Bundeling van individuen Fase 2 - Groep Fase 3 - Team Fase 3 - Team Fase 2 - Groep Categorie 4. Ondernemen en klanttevredenheid Fase 1 - Bundeling van individuen Fase 1 - Bundeling van individuen Fase 2 - Groep Fase 3 - Team

17 Waar gaat het team mee aan de slag? Taakverdeling binnen een team Financiën Werving en selectie Jaargesprekken Denkraam als middel voor dialoog Ziekteverzuim Maken actieplan

18 Hoe hou je iedereen op de hoogte? onderdeel van Medewerkerportaal: nieuwsbrieven succesverhalen Elver magazine het Spel Filmpje (

19 Waardoor hebben wij ons laten inspireren? Krachtdagen Training Verdraaide Organisaties Training Herstelondersteunende zorg en presentie Lean in de Zorg Open inloop Eigen-Wijsheid Pilot zelforganisatie De Boei Training teamadviseurs/manager snel opgepakt (Planetree)

20 Keuze zelforganiserende teams GGzE: hoe aan de slag? Per 1 januari 2016: geen blauwdruk of uitrol van een kant en klaar plan Herstructurering organisatie en management Nieuw functies zoals, manager eenheid, teamadviseur en procesbegeleider zelforganisatie Nieuw intern digitaal communicatie platform Lisa Training voor teamadviseurs en managers Rol ondersteunende diensten Expert of support?

21 Teamprofielen inzet van teamprofiel als hulpmiddel voor teams. naar model van teamontwikkeling van Goof van Amelsvoort

22 Resultaatgebieden I 1. Resultaat gerichtheid Doelacceptatie Invloed bij het opstellen van doelen Sturen op resultaat Analyseren en verbeteren 2. Taken en rollen Helderheid en verwachtingen t.a.v. de rollen Effectieve verdeling Zelfstandigheid bij de verdeling Leeromgeving

23 Resultaatgebieden II 3 Werkwijze en zelfstandigheid Teamoverleg Besluitvorming Coördineren en zelfstandigheid hierbij 4 Onderlinge relaties Omgaan met meningsverschillen en conflicten Sociale steun Aanspreekcultuur 5 Eigen regie cliënt

24 Score per onderwerp Aanspreken op gedrag 33% 17% 5 Sociale steun 67% 33% Openheid 5 5 Omgaan met meningsverschillen of conflicten 5 5 Zelfstandigheid 17% 67% 17% Planning en coördinatie 5 5 Besluitvorming 17% 67% 17% Teamoverleg 17% 5 33% Leren 33% 17% 5 Zelfstandigheid bij rol- en taakverdeling 33% 67% Effectieve verdeling taken en rollen 5 33% 17% Duidelijkheid over verwachtingen van taken en rollen 5 33% 17% Analyseren en verbeteren van resultaten 83% 17% Resultaatsturing 33% 5 17% Invloed bij het opstellen van teamdoelen 17% 5 33% Fase 2,86 Doelacceptatie 33% 5 17%

25 Score per onderwerp Aanspreken op gedrag 9% 82% 9% Sociale steun 9% 64% 27% Openheid 27% 64% 9% Omgaan met meningsverschillen of conflicten 36% 27% 27% 9% Zelfstandigheid 64% 27% 9% Planning en coördinatie 27% 73% Besluitvorming 55% 18% 27% Teamoverleg 27% 45% 18% 9% Leren 73% 9% 18% Zelfstandigheid bij rol- en taakverdeling 45% 45% 9% Effectieve verdeling taken en rollen 45% 36% 18% Duidelijkheid over verwachtingen van taken en rollen 18% 64% 9% 9% Analyseren en verbeteren van resultaten 73% 27% Resultaatsturing 55% 45% Invloed bij het opstellen van teamdoelen 55% 9% 18% 18% Doelacceptatie 27% 73% Fase 1,86 25

26 Eigen regie van cliënten Score per onderwerp Eigen Regie 8% 5 21% 21%

27 Verschillen en overeenkomsten Verschillen Aanpak: gepland gefaseerd en niet gefaseerd Trainingstraject adviseurs/managers Regiomanagers intervisie Dialooggesprekken support en teams Rol externe partner Bij GGzE doel gericht op tevredenheid Overeenkomsten Missie en visie aangepast Organisatiestructuur aangepast Zelforganiserende/zelfstandig werkende teams Inzet teamcoaches/teamadviseurs Theorie van Goof van Amelsfoort Nieuw digitaal platform 27

28 Successen en valkuilen Elver Successen De driehoek Meer betrokkenheid verwanten Clientgericht Zelfstandigheid Jaargesprekken Valkuilen Kost tijd Werving & Selectie Bepaal je koers Wel of geen richtlijnen /kaders? Beeldvorming Verwachtingen Onduidelijke betekenis geving van zelfstandig werken 28

29 Successen en valkuilen GGzE Successen Waarom is helder Visie wordt ondersteund Teamprofiel Herbenoemingen geven energie Veel beweging in de organisatie Valkuilen Kost tijd die niet gefaciliteerd wordt Geen gefaseerd plan Veel tegelijk waardoor ook onduidelijkheid en zoeken Diversiteit tussen teams is heel groot en wordt misschien ook groter

30 Onze do s en don ts Doe op tijd een strategische verkenning Inspiratie door anders denkenden Betrekken van medewerkers op alles niveaus Heldere kaders vanaf het begin

31 Reacties? Hoe kijkt u naar ons verhaal?