Handleiding gebruik ontslagformulieren Inhoudsopgave De ontslagaanvraag voorbereiden... 3 Handleiding ontslagaanvraag... 3 Tekst en toelichting van het webformulier... 3 Achtergrondinformatie... 3 Een account aanvragen voor het werkgeversportaal... 3 Vindplaats ontslagformulieren... 4 De verschillende formulieren... 4 Hoe werkt het webformulier?... 5 Tussentijds opslaan (als tfa-bestand)... 7 Het invullen voortzetten/het tfa-bestand openen... 10 Extra bijlagen meesturen... 11 Het formulier controleren en afronden.... 12 Antwoorden wijzigen... 16 De ontslagaanvraag indienen via het werkgeversportaal... 17 De weg naar het werkgeversportaal... 17 Het werkgeversportaal... 18 Burgerservicenummer van de werknemer... 24 Meerdere documenten toevoegen... 25 Een ontslagaanvraag uploaden voor eenmanszaak met personeel... 27 Veelgestelde vragen... 28 1. Onder welke naam worden de tfa-bestanden opgeslagen?... 28 2. Hoe hernoem ik het opgeslagen tfa-bestand?.... 28 3. Hoe lang duurt het voordat de sessie eindigt?... 29 4. Ik heb mijn sessie verlengd, maar de gegevens zijn toch verloren gegaan. Wat nu?... 30 5. Wat is een tfa-bestand?... 30 6. Ik krijg een foutmelding bij het openen van het tfa-bestand. Wat nu?.... 31 7. Het opgeslagen tfa-bestand laadt niet. Wat nu?.... 31 8. Het tfa-bestand is ingeladen, maar ik zie alleen het startscherm. Wat nu?.... 31 9. Mijn laatst beantwoorde vraag is verdwenen tijdens het invullen van het webformulier. Wat nu?. 32 10. Mijn laatst beantwoorde vraag/toegevoegde wijziging is verdwenen na het laden van het tfabestand. Wat nu?.... 33 11. Ik wil een eerder antwoord wijzigen. Hoe vind ik de betreffende vraag terug?... 34 12. Ik kan een vraag van het formulier nog niet invullen, maar ik wil wel graag de rest alvast invullen. Kan ik vragen overslaan?... 35 13. Waar vind ik het formulier voor de Overbruggingsregeling transitievergoeding en de Ontslagaanvraag voor uitzendwerkgevers?... 35 14. Ik ben een buitenlandse werkgever en beschik niet over een RSIN. Wat nu?... 35 15. Mijn werknemer heeft geen BSN. Hoe vul ik dan het webformulier in?... 36 16. Waar vind ik mijn RSIN?... 36 17. Kan ik eerst de Ontslagaanvraag wegens bedrijfseconomische redenen deel A opsturen en later pas deel B en C?... 36 18. Ik heb formulier C ingediend, maar nu blijkt dat ik een andere ontslaggrond had moeten invullen. Kan ik het oude tfa-bestand daarvoor gebruiken?... 37 Pagina 1 van 40
19. Ik heb geen tfa-bestand opgeslagen maar zie in de pdf dat ik een verkeerd antwoord heb gegeven. Wat nu?... 37 20. Is het mogelijk om mijn (concept)aanvraag te delen met collega s, mijn opdrachtgever of mijn gemachtigde?... 37 21. Kan ik een Excel-bestand uploaden in het werkgeversportaal?... 38 Pagina 2 van 40
De ontslagaanvraag voorbereiden Handleiding ontslagaanvraag Voordat u start met een ontslagaanvraag is het verstandig om de Handleiding ontslagaanvraag door te lezen. In deze handleiding wordt vermeld welke informatie van u verlangd wordt en welke vragen aan u gesteld worden in het formulier. Handleiding ontslagaanvraag wegens bedrijfseconomische redenen Handleiding ontslagaanvraag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid Tekst en toelichting van het webformulier De tekst en toelichting bij de formulieren geven de structuur van het webformulier weer. Alle vragen staan hierin vermeld met toelichting, in de volgorde van het webformulier. Ontslagaanvraag wegens bedrijfseconomische redenen Tekst en toelichting Formulier A ontslag bedrijfseconomische redenen Tekst en toelichting Formulier B ontslag bedrijfseconomische redenen Tekst en toelichting Formulier C ontslag bedrijfseconomische redenen Tekst en toelichting Formulier ontslag langdurige arbeidsongeschiktheid Achtergrondinformatie Meer informatie over ontslag via UWV kunt u vinden in de Uitvoeringsregels. Uitvoeringsregels Ontslag om bedrijfseconomische redenen (juli 2016) Uitvoeringsregels Ontslag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid (2016) Een account aanvragen voor het werkgeversportaal Voordat u begint met het invullen van de ontslagaanvraag, is het verstandig om na te gaan of u een account heeft voor het werkgeversportaal. Zonder een account kunt u de aanvraag niet digitaal verzenden. Het duurt maximaal 5 dagen voordat uw aanvraag is afgehandeld en u gebruik kunt maken van het portaal. Het is daarom verstandig om alvast een account aan te vragen. Via de volgende hyperlink vraagt u een account aan voor het werkgeversportaal: Account aanmaken. Pagina 3 van 40
Vindplaats ontslagformulieren U kunt de formulieren van UWV als volgt vinden op de website. 1. Ga naar www.uwv.nl; 2. klik op Werkgevers aan de bovenzijde van de webpagina; 3. klik op het plaatje Werknemer en ontslag; 4. klik op Ontslag via UWV (onder Ik wil ontslag aanvragen voor mijn werknemer); 5. klik op de betreffende aanvraag (Ontslagaanvraag wegens bedrijfseconomische redenen of Ontslagaanvraag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid); 6. klik op de oranje knop waarop staat dat u de betreffende aanvraag kunt invullen. Ook is het mogelijk om direct naar de formulieren te gaan, door op de volgende hyperlinks te klikken. Ontslagaanvraag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid Ontslagaanvraag wegens bedrijfseconomische redenen - Deel A - Deel B - Deel C De verschillende formulieren De Ontslagaanvraag wegens bedrijfseconomische redenen bestaat uit drie aparte digitale formulieren: deel A, B en C. Deel A vraagt naar de gegevens van de werkgever. Deel B vraagt naar de gegevens van de werknemer. Deel C vraagt naar de onderbouwing van de ontslagaanvraag. Deel A en C vult u maar één keer per aanvraag in. Deel B vult u in voor elke werknemer voor wie u ontslag aanvraagt. De Ontslagaanvraag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid bestaat uit één deel. Pagina 4 van 40
Hoe werkt het webformulier? 1. Het webformulier leidt u aan de hand van uw antwoorden alleen langs de vragen die voor u van belang zijn. De vragen die gesteld worden, zijn dus afhankelijk van uw antwoorden. Bijvoorbeeld: Antwoord Ja: Antwoord Nee: 2. U navigeert door het formulier met de knoppen Volgende, Volgende stap of Vorige stap. 3. Aan de bovenzijde van het formulier ziet u hoe ver u bent en in welke stap u zich bevindt. Pagina 5 van 40
4. Uw antwoorden wijzigt u met de Wijzig-knop. Als u het antwoord op een vraag wijzigt, kan dit gevolgen hebben voor al beantwoorde vragen. Als u ervaart dat antwoorden verdwenen zijn tijdens het invullen, kijk dan bij het hoofdstuk Mijn laatst beantwoorde vraag is verdwenen tijdens het invullen van het webformulier. 5. Het formulier bestaat uit open vragen en meerkeuzevragen. Open vraag: Meerkeuzevraag, met maar één mogelijk antwoord: Meerkeuzevraag, met meerdere antwoordmogelijkheden: 6. Het formulier geeft in waarschuwingsvelden aan wanneer u bijlagen mee moet sturen of wanneer er sprake is van een bijzondere situatie. Pagina 6 van 40
Tussentijds opslaan (als tfa-bestand) Tijdens het invullen van het webformulier kunt u de ingevulde gegevens opslaan op uw computer. Dit doet u bijvoorbeeld als u met pauze gaat. Als u namelijk te lang inactief bent op het webformulier wordt de sessie beëindigd en raakt u de ingevoerde gegevens kwijt. Ook kan het verstandig zijn om formulier C tussentijds op te slaan, gezien de mogelijke omvang van het formulier. 1. Klik op de knop Opslaan aan de rechterzijde van het formulier. 2. Nu ziet u een bevestiging (behalve op het moment bij Langdurige arbeidsongeschiktheid). Klik op Antwoorden opslaan. 3. Vervolgens ziet u een scherm waarin u kunt aangeven dat u het bestand op uw computer wilt opslaan. Dit scherm ziet er verschillend uit per browser. Internet Explorer Bij Internet Explorer verschijnt er balk aan de onderzijde van uw scherm. 1. Klik op Opslaan. Of klik op Opslaan als. 2. Als u kiest voor Opslaan als, kunt u zelf kiezen waar en onder welke naam u het bestand opslaat. Wijzig de naam, zodat deze herkenbaar is als u ermee verder gaat. Tips voor het geven van een naam: - geef het onderwerp aan: Ontslagaanvraag; - geef de soort ontslagaanvraag aan: BE (bedrijfseconomisch) of LAO (langdurige arbeidsongeschiktheid); - in geval van BE kunt u aangeven welk deel het betreft: Deel A, B of C; - in geval van BE deel B kunt u aangeven welke werknemer de aanvraag betreft; - indien u gemachtigde bent, kunt u aangeven welke werkgever de aanvraag betreft. 3. Klik daarna op Opslaan. Pagina 7 van 40
Sla het document op als een tfa-bestand! Uw formulier wordt automatisch opgeslagen als een tfa-bestand. Als u dit wijzigt, kan het bestand niet meer door het webformulier ingelezen worden. Chrome Bij Chrome verschijnt ook een balk aan de onderzijde van het scherm. Het formulier is dit keer echter al meteen opgeslagen in Downloads. Als u wilt zien waar het bestand zich bevindt en de bestandsnaam wilt wijzigen, volg dan de volgende stappen: 1. Klik op het pijltje naar boven. 2. Klik op Weergeven in map. 3. Nu ziet u het document in uw verkenner. 4. In het Hoofdstuk Het opgeslagen tfa-bestand hernoemen leest u hoe u het bestand een andere naam kunt geven. Dit is aan te raden om verwarring te voorkomen. Pagina 8 van 40
Firefox Bij Firefox verschijnt een venster. Klik op Bestand opslaan, indien dit nog niet aangevinkt is. Klik daarna op OK. Hoe u de naam van het bestand kunt wijzigen, nadat u het gedownload heeft via Firefox, ziet u in het hoofdstuk Het opgeslagen tfa-bestand hernoemen. 4. Het bestand is nu opgeslagen. Pagina 9 van 40
Het invullen voortzetten/het tfa-bestand openen Wanneer u verder wilt gaan met het invullen van het formulier, opent u eerst een leeg webformulier op uwv.nl. 1. Klik op Openen aan de rechterzijde van de pagina. 2. U krijgt dan de volgende melding. Klik op Bladeren. 3. Door op bladeren te klikken, wordt de verkenner van uw computer gestart. Het opgeslagen tfabestand kunt u terugvinden in het mapje Downloads op uw computer, tenzij u het bestand op een andere locatie heeft opgeslagen. 4. Wanneer u het bestand gevonden heeft, dubbelklikt u op het bestand. Let er op dat u het juiste tfa-bestand selecteert en opent (deel A, B, C of LAO), anders krijgt u een foutmelding. 5. U ziet nu dat het bestand geselecteerd is. Klik op Open. 6. Uw antwoorden zijn geopend. U krijgt de volgende melding boven het formulier. 7. Wanneer de antwoorden succesvol ingeladen zijn, begint u in het startscherm. Om terug te gaan naar uw laatst beantwoorde vraag klikt u (meerdere keren) op Volgende of Volgende stap. Pagina 10 van 40
Extra bijlagen meesturen Aan het einde van het webformulier kunt u aangeven of u extra bijlagen wilt meesturen. U vult hier alleen de naam in van de extra bijlage. De bijlage zelf moet u meesturen met de ontslagaanvraag. Bij de Ontslagaanvraag wegens bedrijfseconomische redenen Deel C wordt op het moment geen overzicht weergeven van bijlagen, maar deze zal spoedig volgen. 1. Klik op Extra bijlage. 2. Vul de naam in van de extra bijlage. 3. Nadat u de naam ingevuld heeft, klikt u op Volgende (of nogmaals op Extra bijlage als u meerdere bijlagen wilt toevoegen). Klik niet op Vorige stap. Als u dat doet, verdwijnt de bijlage die u zojuist ingevuld heeft. 4. Met het prullenbakicoontje kunt u de extra bijlage(n) weer verwijderen. Pagina 11 van 40
Het formulier controleren en afronden 1. Wanneer u bij het einde van het webformulier bent, ziet u de volgende melding: In de melding wordt aangegeven dat u het formulier eerst moet opslaan (als een tfabestand) voordat u het webformulier afrondt. Doet u dit niet, dan kunt u later het webformulier niet meer aanpassen. 2. Zodra u het formulier opgeslagen heeft, kunt u het resultaat controleren en opslaan. U krijgt hiervoor de volgende melding. Klik op Pdf-versie openen. 3. U ziet nu een pop-upvenster (venster verschilt per browser) met de vraag of u het bestand wilt openen. Internet Explorer Er verschijnt een balk aan de onderzijde van uw scherm. Klik op Openen. Chrome Er verschijnt een balk aan de onderzijde van uw scherm. Klik op de naam van het document. Pagina 12 van 40
Firefox 1. Ga na of Openen met aangevinkt is en hierbij gekozen is voor een pdf-reader, bijvoorbeeld Adobe Reader. 2. Klik op OK. 4. Nadat u het bestand geopend heeft, ziet u de ontslagaanvraag (als een pdf-bestand). Controleer het bestand en kijk of uw antwoorden kloppen. 5. Zodra u het bestand gecontroleerd heeft, kunt u deze opslaan. Klik op Bestand linksboven in het menu. Pagina 13 van 40
6. Klik op Opslaan als 7. Vervolgens start de verkenner van uw computer. Hier kunt u kiezen waar u het bestand opslaat en onder welke naam. 8. Klik op de naam om deze aan te passen. 9. Tips voor het geven van een naam: - geef het onderwerp aan: Ontslagaanvraag; - geef de soort ontslagaanvraag aan: BE (bedrijfseconomisch) of LAO (langdurige arbeidsongeschiktheid); - in geval van BE kunt u aangeven welk deel het betreft: Deel A, B of C; - in geval van BE deel B kunt u aangeven welke werknemer de aanvraag betreft; - indien u gemachtigde bent, kunt u aangeven welke werkgever de aanvraag betreft. Pagina 14 van 40
10. Pas de naam aan en klik op Opslaan. 11. Uw document is nu opgeslagen. Uw aanvraag is echter nog niet afgerond, u moet de aanvraag nog verzenden naar UWV. U kunt ervoor kiezen om de aanvraag uit te printen, te ondertekenen en samen met de gevraagde bijlagen per post op te sturen naar UWV. U kunt de aanvraag ook digitaal versturen via het werkgeversportaal. Pagina 15 van 40
Antwoorden wijzigen Als u bij het controleren merkt dat de gegevens niet volledig zijn of als u nog een veld wilt aanpassen, dan kunt u de aanvraag wijzigen. 1. Open het formulier, zoals al bij formulier voortzetten/openen beschreven is. 2. Nu begint u weer op het startscherm van het webformulier. Klik op Volgende stap of Volgende totdat u de vraag tegenkomt die u wilt wijzigen. 3. Klik bij de vraag die u wilt wijzigen op de knop Wijzig. 4. Wijzig de tekst en klik op Volgende. 5. Uw antwoord is nu gewijzigd in het webformulier. 6. Uw antwoord is nog niet aangepast in de ontslagaanvraag zelf, het pdf-formulier. Wilt u de ontslagaanvraag vervolgens wijzigen, dan dient u de stappen van Het formulier controleren en afronden te herhalen. Pagina 16 van 40
De ontslagaanvraag indienen via het werkgeversportaal De weg naar het werkgeversportaal 1. Nadat u de aanvraag ingevuld heeft en de benodigde bijlagen verzameld heeft, kunt u de aanvraag versturen via het werkgeversportaal. U kunt op drie manieren uw weg vinden naar het portaal. Nadat u de aanvraag opgeslagen heeft in het webformulier, kunt u meteen doorgaan naar het werkgeversportaal. Kik op Naar het werkgeversportaal. 2. 1. Ga naar uwv.nl; 2. klik op Werkgevers aan de bovenzijde van de webpagina; 3. klik op Inloggen werkgeversportaal. 3. Klik op de volgende hyperlink: Werkgeversportaal. Pagina 17 van 40
Het werkgeversportaal 1. Vul uw e-mailadres en wachtwoord in, klik vervolgens op Inloggen. Als u nog geen account heeft voor het werkgeversportaal, dan kunt u deze aanvragen. 2. Selecteer in het rechtermenu de onderneming waarvoor u een ontslagaanvraag indient. Pagina 18 van 40
3. Klik in het hoofdmenu op de aanvraag waarvoor u stukken digitaal wilt versturen. In dit geval klikt u op Aanvraag ontslagvergunning (Deel A). 4. Vervolgens ziet u het uploadmenu. Vink de documenten aan die u wilt versturen. In dit geval de Aanvraag ontslag bedrijfseconomisch deel A en daarna de bijlage Overzicht werknemers bij de ontslagaanvraag. Pagina 19 van 40
5. Na het aanvinken ziet u het uploadmenu. Klik op Uploaden. 6. Nu wordt de verkenner van uw computer geopend. Zoek en dubbelklik vervolgens op het pdfbestand met daarin de ontslagaanvraag. Het is belangrijk dat u het pdf-bestand uploadt en niet het tfa-bestand. 7. Als u dubbelklikt op het document, gaat u automatisch terug naar het uploadmenu. U ziet dat het bestand vermeld wordt als een bestand dat geüpload gaat worden. 8. Het is niet mogelijk om Excelbestanden te uploaden in het werkgeversportaal. U mag alleen documenten met de extensie.pdf,.doc,.docx,.jpg en.tiff uploaden. Pagina 20 van 40
9. U herhaalt stap 5 en 6 voor het selecteren van de andere documenten. Hoe u meerdere documenten per onderdeel uploadt, ziet u in het hoofdstuk: Meerdere documenten toevoegen. 10. Wanneer u alle documenten toegevoegd heeft, is het verstandig om te controleren of u de juiste documenten geüpload heeft. U ziet de titel van het document in het uploadmenu. Om uw ontslagaanvraag overzichtelijk te houden, is het verstandig om te controleren of u bijlagen niet per ongeluk tweemaal uploadt. Als dit niet het juiste document is, klikt u op Verwijderen. Daarna kunt u het document opnieuw selecteren. Pagina 21 van 40
11. Wanneer u alle documenten geüpload heeft, klikt u op Versturen. 12. Nu worden de geselecteerde documenten geüpload. Sluit de browser niet af tijdens het uploaden. 13. Nadat u de bestanden succesvol geüpload heeft, ziet u het volgende scherm: 14. Na uw upload is het verstandig om de bevestiging van de upload te bewaren. Klik hiervoor op Download. Pagina 22 van 40
15. Na het downloaden van de bevestiging kunt u weer terug naar het werkgeversportaal met de link onder de bevestiging: 16. Na het invullen van de Aanvraag ontslagvergunning wegens bedrijfseconomische redenen deel A, herhaalt u stap 3 tot en met 14 voor de Aanvraag ontslagvergunning deel B en C. Als u de Aanvraag ontslagvergunning wegens langdurige arbeidsongeschiktheid ingevuld heeft, hoeft u geen extra formulier/deel in te vullen en hoeft u de stappen dus niet te herhalen. Pagina 23 van 40
Burgerservicenummer van de werknemer Bij de Ontslagaanvraag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid en de Ontslagaanvraag wegens bedrijfseconomische redenen deel B is het nodig dat u eerst het burgerservicenummer van de werknemer invult. Vul het burgerservicenummer in en klik op Verder. Daarna kunt u starten met de aanvraag. Pagina 24 van 40
Meerdere documenten uploaden Bij verschillende onderdelen kunt u meerdere documenten uploaden. 1. Indien u meerdere documenten wilt toevoegen, klikt u op Uploaden. 2. Daarna dubbelklikt u op het betreffende document in de verkenner van uw computer. 3. Per upload herhaalt u deze twee stappen. 4. De geselecteerde documenten verschijnen in de opsomming. Pagina 25 van 40
5. Elk onderdeel heeft een limiet aan het aantal documenten dat u kunt uploaden. Bij specifieke onderdelen, zoals Aanvraag ontslag bedrijfseconomisch deel C, is de limiet 1: Bij andere onderdelen, zoals de Financiële situatie van de werkgever, is de limiet 10 of meer. Het gaat hierbij vooral om documenten die algemener van aard zijn, zoals jaarrekeningen, prognoses en verklaringen: Wanneer u de limiet bereikt heeft, krijgt u hiervan een melding. U kunt daarna geen extra documenten meer uploaden onder het onderdeel. Pagina 26 van 40
Een ontslagaanvraag uploaden voor een eenmanszaak met personeel Voor een eenmanszaak met personeel is het niet mogelijk om de ontslagaanvraag te uploaden via het werkgeversportaal. De ontslagaanvraag met verplichte bijlagen kunt u per post opsturen naar de Arbeidsjuridische dienstverlening (AJD) van UWV. Een lijst met adressen van AJD-kantoren vindt u op Contact met Arbeidsjuridische dienstverlening. Pagina 27 van 40
Veelgestelde vragen 1. Onder welke naam worden de tfa-bestanden opgeslagen? U kunt het bestand zelf anders noemen. Doet u dit niet, dan wordt het tfa-bestand op uw computer opgeslagen onder een standaardnaam. De Ontslagaanvraag wegens bedrijfseconomische redenen (deel A, B en C) wordt als volgt opgeslagen: De Ontslagaanvraag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid wordt als volgt opgeslagen: De nummers in de naam verschillen per datum. Indien u al eerder een tfa-bestand opgeslagen heeft, wordt de naam gevolgd door een nummer tussen haakjes. Het meest recente bestand heeft het hoogste nummer: 2. Hoe hernoem ik het opgeslagen tfa-bestand?. Indien u werkt met meerdere ontslagaanvragen, is het handig om het tfa-bestand een naam te geven. U doet dit als volgt: 1. Open de verkenner op uw computer en ga naar de map waarin u het bestand opgeslagen heeft (in de meeste gevallen in het mapje Downloads). 2. Klik op de naam van het bestand met de rechtermuisknop. 3. Nu ziet u het volgende menu. Klik op Naam wijzigen. Pagina 28 van 40
4. Typ de gewenste naam in en druk op Enter. 5. Tips voor het benoemen: - geef het onderwerp aan: Ontslagaanvraag; - geef de soort ontslagaanvraag aan: BE (bedrijfseconomisch) of LAO (langdurige arbeidsongeschiktheid); - in geval van BE kunt u aangeven welk deel het betreft: Deel A, B of C; - in geval van BE deel B kunt u aangeven welke werknemer de aanvraag betreft; - indien u gemachtigde bent, kunt u aangeven welke werkgever de aanvraag betreft. Bijvoorbeeld: 6. Wijzig niet de extensie (.tfa). Als u de extensie wijzigt, werkt het bestand niet meer. 3. Hoe lang duurt het voordat de sessie eindigt? Als u tijdens het invullen van dit formulier langer dan een bepaald aantal minuten achter elkaar inactief bent, wordt de sessie om veiligheidsredenen automatisch beëindigd. Uw ingevulde gegevens gaan dan verloren. De sessie wordt automatisch beëindigd na de volgende tijdslimieten: - Ontslagaanvraag wegens bedrijfseconomische redenen deel A: 15 minuten - Ontslagaanvraag wegens bedrijfseconomische redenen deel B en C: 60 minuten - Ontslagaanvraag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid: 60 minuten Er verschijnt eerst een waarschuwing dat de sessie om veiligheidsredenen eindigt, de eindtijd staat erbij vemeld. U kunt vervolgens de sessie verlengen met 20 of 60 minuten. Pagina 29 van 40
4. Ik heb mijn sessie verlengd, maar de gegevens zijn toch verloren gegaan. Wat nu? U heeft de sessie wel verlengd, maar u heeft dit waarschijnlijk niet op tijd gedaan. U moet dan opnieuw beginnen met uw aanvraag. In de waarschuwing dat de sessie eindigt, wordt weergeven op welk tijdstip de sessie automatisch eindigt. In dit geval eindigt de sessie om 15:20. Als u na dit tijdstip alsnog op OK klikt, dan ziet u nog wel het formulier. Wanneer u daarna echter een stap vooruit of achteruit neemt in het formulier krijgt u de volgende melding: Uw sessie verloopt dus na het genoemde tijdstip, daarna kunt u niet meer verlengen. Uw ingevulde gegevens gaan in dat geval verloren. 5. Wat is een tfa-bestand? Een tfa bestand (.tfa) is een speciaal soort bestand dat gebruikt wordt om de gegevens die u invult in het webformulier op te slaan, zodat u later verder kunt met het formulier. Tfa-bestanden kunt u alleen openen via het webformulier. U stuurt het tfa-bestand niet op naar UWV. Wanneer u klaar bent met het webformulier wordt aan u gevraagd om het resultaat op te slaan als een pdf. Het pdf-bestand verstuurt u naar UWV. Het webformulier kan alleen tfa-bestanden inlezen. Wanneer u de extensie.tfa wijzigt, kunt u het bestand niet langer gebruiken en kan het webformulier dit bestand niet langer laden. Uw computer waarschuwt u ook wanneer u de extensie wilt wijzigen, om te voorkomen dat u deze wijzigt. Wijzig de extensie niet. Pagina 30 van 40
6. Ik krijg een foutmelding bij het openen van het tfa-bestand. Wat nu? Het is mogelijk dat u bij het openen van het tfa-bestand via het webformulier de volgende melding krijgt. Het kan dan zijn dat u per ongeluk het verkeerde bestand geopend heeft. Bijvoorbeeld: U heeft Bedrijfseconomisch deel B geopend in het webformulier van deel A. Om dit probleem te voorkomen, kunt u de opgeslagen tfa-bestanden hernoemen. Ook kan het zijn dat u per ongeluk het verkeerde bestand geselecteerd heeft. Probeer daarom nog een keer om het tfa-bestand te laden. Werkt het laden nog steeds niet, neem dan contact op met de Arbeidsjuridische dienstverlening UWV via (088) 898 20 50. 7. Het opgeslagen tfa-bestand laadt niet. Wat nu? Het kan voorkomen dat u een tfa-bestand laadt, maar dat u vervolgens een leeg formulier ziet en geen foutmelding krijgt. 1. In dat geval kunt u in het lege webformulier naar de tweede pagina gaan via Volgende stap. 2. Op de tweede pagina kunt u opnieuw het tfa-bestand laden via de knop Openen. 3. Het tfa-bestand wordt nu wel geladen. 8. Het tfa-bestand is ingeladen, maar ik zie alleen het startscherm. Wat nu? 1. Wanneer u een tfa-bestand succesvol ingeladen heeft, krijgt u de volgende melding: Pagina 31 van 40
2. U begint daarna altijd in het startscherm. 3. Om terug te keren naar uw laatst beantwoorde vraag dient u (meerdere keren) op Volgende stap of Volgende te klikken. Het is niet mogelijk om direct terug te gaan naar de vraag die u als laatst beantwoordde. 9. Mijn laatst beantwoorde vraag is verdwenen tijdens het invullen van het webformulier. Wat nu? Wijzigt u een antwoord, dan verdwijnen de vragen en antwoorden die daarna komen en die u al had ingevuld. Dit komt doordat het antwoord dat u op een vraag geeft van invloed is op volgende vragen die u te zien krijgt. Dit is geen fout in het webformulier, maar nodig voor een juiste werking ervan. Vul in dit geval de vragen waarvan uw antwoorden verdwenen zijn, opnieuw in. Voorbeeld 1: U heeft aangegeven dat er sprake is van een slechte of slechter wordende financiële situatie en de hierbij behorende vragen beantwoord. Vervolgens bedenkt u zich en u haalt het vinkje weg voor slechte of slechter wordende financiële situatie en kiest alleen organisatorische veranderingen. Indien u nu na beraad toch beslist dat u zowel slechte of slechter wordende financiële situatie en organisatorische veranderingen als ontslaggrond wilt aanvoeren, dan moet u de antwoorden bij rubriek slechte of slechter wordende financiële situatie opnieuw invullen. Voorbeeld 2: U geeft aan dat uw onderneming meer dan één bedrijfsvestiging heeft: U klikt vervolgens op Wijzig en geeft aan dat u niet meer dan één bedrijfsvestiging heeft. Als u deze vraag nu nog een keer wijzigt, ziet u dat de vraag tot welke bedrijfsvestiging behoort de werknemer niet langer beantwoord is. Pagina 32 van 40
10. Mijn laatst beantwoorde vraag/toegevoegde wijziging is verdwenen na het laden van het tfa-bestand. Wat nu? 1. Uw antwoorden in het webformulier worden pas verwerkt als u op Volgende, Volgende stap of Vorige stap geklikt heeft. Indien u dit niet doet, gaan de gegevens van de openstaande vraag verloren bij het opslaan. 2. Als u op de betreffende knop geklikt heeft, ziet u dat het invulscherm verdwijnt en u de mogelijkheid krijgt tot wijzigen. Nu is uw antwoord verwerkt in het webformulier en kan het opgeslagen worden. 3. Ook wanneer u een antwoord wijzigt, moet u na de wijziging eerst op Volgende, Volgende stap of Vorige stap te klikken, voordat u het bestand opnieuw opslaat as een tfa-bestand. Pagina 33 van 40
11. Ik wil een eerder antwoord wijzigen. Hoe vind ik de betreffende vraag terug? In zowel het webformulier als het pdf-bestand staan rubrieknummers vermeld. Via deze nummers kunt u de vraag terugvinden. Hieronder enkele tips voor het terugvinden van uw vraag. 1. U ziet de rubriek waarin u zich bevindt aan de bovenzijde van het webformulier en in de voortgangsbalk. In dit geval Rubriek 8. Slechte of slechter wordende financiële situatie. 2. Als u de muis stilzet boven een ander rubrieknummer in de voortgangsbalk, verschijnt de naam van de rubriek. 3. In het pdf-formulier worden de rubrieken als onderstreepte kopjes weergeven. Pagina 34 van 40
12. Ik kan een vraag van het formulier nog niet invullen, maar ik wil wel graag de rest alvast invullen. Kan ik vragen overslaan? U kunt vragen overslaan. Dit doet u bijvoorbeeld door de vraag als volgt te beantwoorden: Het is belangrijk dat u niet vergeet om uw antwoord later aan te passen. Bij meerkeuzevragen zijn de daaropvolgende vragen meestal afhankelijk van uw antwoord op deze meerkeuzevragen. Sla deze vragen niet over, maar vul meteen het antwoord in. 13. Waar vind ik het formulier voor de Overbruggingsregeling transitievergoeding en de Ontslagaanvraag voor uitzendwerkgevers? Het formulier voor de Overbruggingsregeling transitievergoeding voor kleine werkgevers en de Ontslagaanvraag voor uitzendwerkgevers zijn opgenomen in Deel C van de ontslagaanvraag wegens bedrijfseconomische redenen. Beide formulieren zijn niet langer individuele documenten. De rubriek Overbruggingsregeling transitievergoeding voor kleine werkgevers verschijnt alleen in het webformulier als u aangegeven heeft dat u een ontslagaanvraag indient wegens een slechte of slechter wordende financiële situatie en dat u verklaring van wenst UWV over de Overbruggingsregeling transitievergoeding voor kleine werkgevers. 14. Ik ben een buitenlandse werkgever en beschik niet over een RSIN. Wat nu? Wanneer u een buitenlandse werkgever bent en geen RSIN heeft, kunt u toch het webformulier invullen. In het webformulier kunt u aangeven dat uw onderneming niet gevestigd is in Nederland, waardoor de vraag naar uw RSIN overgeslagen wordt. Pagina 35 van 40
15. Mijn werknemer heeft geen BSN. Hoe vul ik dan het webformulier in? Het is niet mogelijk om de webformulieren in te vullen en te uploaden als de werknemer u het burgerservicenummer van uw werknemer niet invult. 16. Waar vind ik mijn RSIN? Het is erg belangrijk om de juiste RSIN te vermelden in het webformulier. Zonder het juiste nummer kan er verwarring ontstaan bij de ontslagaanvraag. Het juiste RSIN vindt u op het Uittreksel Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Dit voorbeeld is afkomstig van de website van de Kamer van Koophandel. 17. Kan ik eerst de Ontslagaanvraag wegens bedrijfseconomische redenen deel A opsturen en later pas deel B en C? U mag eerst de Ontslagaanvraag wegens bedrijfseconomische redenen deel A naar ons toesturen (samen met een bijlage met de namen, adressen en burgerservicenummers van de werknemers die u wilt ontslaan). Zodra wij deel A ontvangen hebben, berichten wij u wanneer wij deel B en C per post wensen te ontvangen. Ook mag u eerst de Ontslagaanvraag wegens bedrijfseconomische redenen deel A en B naar ons versturen. Wij berichten u in dat geval wanneer wij deel C per post wensen te ontvangen. Wanneer u deel A (en deel B) uploadt via het werkgeverportaal, dan kunt u de resterende formulieren niet later via het werkgeverportaal nasturen. U kunt per aanvraag maar één keer gebruikmaken van het werkgeversportaal. Formulier C en de bijbehorende bijlagen moet u per post verzenden naar de vestiging van UWV AJD die de ontslagaanvraag behandelt. Wij laten u per post weten waar u de stukken naartoe kunt sturen. Pagina 36 van 40
18. Ik heb formulier C ingediend, maar nu blijkt dat ik een andere ontslaggrond had moeten invullen. Kan ik het oude tfa-bestand daarvoor gebruiken? Als u de ontslagaanvraag ingediend heeft, ontvang u per post bericht van UWV. U kunt het beste eerst contact opnemen met de arbeidsjuridische consulent die uw aanvraag behandelt. In overleg met de consulent kunt u ervoor kiezen om de aanvraag in te trekken en opnieuw in te dienen (dit kan echter juridische gevolgen hebben), of om een schriftelijke aanvulling te sturen. 19. Ik heb geen tfa-bestand opgeslagen, maar zie in de pdf dat ik een verkeerd antwoord heb gegeven. Wat nu? Het pdf-bestand kunt u niet wijzigen. Wat u wel kunt doen: 1. Kijk eerst of u niet toevallig tussendoor het formulier opgeslagen heeft als een tfa-bestand. Indien dat het geval is, kunt u deze inladen en de vragen die u op dat moment nog niet beantwoord heeft, opnieuw invullen. 2. Is dat niet het geval, dan zijn er drie mogelijkheden: a. Bij typefouten of toevoegingen kunt u een bijlage toevoegen waarin u aangeeft welke antwoorden verkeerd zijn en wat de juiste antwoorden zijn. Vermeld hierbij het nummer van de betreffende vraag. b. Indien u de aanvraag schriftelijk opstuurt, kunt u kleine wijzigingen met pen toevoegen. Bij veel verkeerde antwoorden/verbeteringen wordt dit echter niet aangeraden, omdat de aanvraag dan onoverzichtelijk wordt. c. U kunt het formulier opnieuw invullen. Indien u de aanvraag al ingediend heeft, kunt u beter contact opnemen met de consulent die uw aanvraag behandelt. Heeft u van ons nog geen bericht ontvangen en weet u dus nog niet wie uw aanvraag behandelt, neem dan contact op met de Arbeidsjuridische dienstverlening UWV via (088) 898 20 50. Zij kunnen u doorverbinden met de vestiging waar uw aanvraag behandeld gaat worden. 20. Is het mogelijk om mijn (concept)aanvraag te delen met collega s, mijn opdrachtgever of mijn gemachtigde? Wanneer u tijdens het invullen van het webformulier uw antwoorden wilt delen dan kunt u het tfabestand naar uw collega sturen. Uw collega kan het tfa-bestand vervolgens uploaden in het webformulier en de benodigde aanpassingen doorvoeren. Hij kan vervolgens dit bestand weer naar u terugsturen, zodat u het invullen van het webformulier kunt voortzetten. Kijk hierbij uit dat u het bestand na en voor de aanpassing niet door elkaar haalt. Het is verstandig om het bestand na aanpassing een andere naam te geven (bijvoorbeeld door er een versienummer achter te zetten Ontslagaanvraag BE Deel A - versie 2). Het is niet mogelijk om tijdens het invullen het formulier uit te printen en/of op te slaan als pdf-bestand. Wilt u toch tussentijds het formulier uitprinten, dan is het mogelijk om elke vraag met een nepantwoord te beantwoorden (bijvoorbeeld: Nog in te vullen) totdat u het einde van het formulier bereikt. Op het einde kunt u het formulier omzetten in een pdf-bestand en als pdf en op papier delen. Wel is het aan te raden om in dat geval op het webformulier in een open tekstveld aan te geven waar u gestopt bent. Zo voorkomt u dat u vragen vergeet. Pagina 37 van 40
Nadeel van de wijze van invullen is dat u bij sommige rubrieken gelijk doorgeleid wordt naar de volgende rubriek/stap indien u één van de vragen van een rubriek gewijzigd heeft. Indien u veel antwoorden moet wijzigen, kan dit dan ook als irritant ervaren worden en onoverzichtelijk. Wij raden u dan ook aan om het tfa-bestand te delen als u nog bezig bent met het formulier en het pdf-bestand pas als u klaar bent met het invullen. Indien u het pdf-bestand moet aanpassen, kunt u het tfa-bestand opnieuw inladen in het webformulier en de wijzigen doorvoeren, zie het hoofdstuk Antwoorden wijzigen. 21. Kan ik een Excel-bestand uploaden in het werkgeversportaal? Het is niet mogelijk om Excel-bestanden te uploaden in het werkgeversportaal. U mag alleen documenten met de extensie.pdf,.doc,.docx,.jpg en.tiff uploaden. Het is wel mogelijk dat u een Excel-bestand omzet in een pdf-bestand en deze vervolgens uploadt. U doet dit als volgt: 1. Klik in het Excel-bestand op Bestand. 2. Klik op Opslaan als. Pagina 38 van 40
3. Nu opent de verkenner van uw computer. Klik op Excel-Werkmap naast Opslaan als. Pagina 39 van 40
4. Klik op pdf. 5. Klik op Opslaan. 6. Het document is nu opgeslagen als pdf en kan geüpload worden. Het is aan te raden om zelf het pdf-bestand even te bekijken of het resultaat leesbaar is of niet. Om het bestand beter leesbaar te maken, kunt u bijvoorbeeld van het Excelbestand de marges wijzigen, de lettergrootte aanpassen of het bestand van extra uitleg voorzien. Pagina 40 van 40