GOEDE PRAKTIJK/BONNE PRATIQUE Het voorbereiden, uitvoeren en opvolgen van een personeelstevredenheidsonderzoek op basis van het CAF. Albert De Smet Adelbrecht Haenebalcke
Agenda korte voorstelling van de organisatie situering van het kwaliteitsbeleid binnen Oost-Vlaanderen goede praktijk «meten van personeelstevredenheid» doelstelling stappen- en communicatieplan methodiek & aanpak resultaten van het onderzoek en effect op de organisatie kritische succesfactoren en bevindingen tips
Provincie Oost-Vlaanderen dienstverlening gericht op regionale en lokale behoeften
Situering en aanpak van het kwaliteitsbeleid «de weg naar integrale kwaliteitszorg» Context beleidsverklaring 2001-2006 maatschappelijke evolutie : kerntakendebat organisatie in ontwikkeling en verandering Aanpak werkgroep Kwaliteit CAF-zelfevaluaties 2002 & 2005 jaarlijkse actieplannen op dienst- en organisatieniveau Kwaliteitsforum
Doelstelling personeelstevredenheidsonderzoek «meten van medewerkerstevredenheid in functie van het verder ontwikkelen van een kwalitatief personeelsbeleid» Omgevingsfactoren opeenvolging sectorale akkoorden beleidsverklaring indicaties uit de CAF-meting organisatiecultuur Waarom? sterkte/zwakte-analyse indicatie van de problemen dimensie van de problemen laat toe prioriteiten te bepalen levert verbetersuggesties
Stappenplan (1/2) Voortraject projectteam opgeleid benchlearning bij bedrijven en organisaties ontwikkelen en uittesten van de vragenlijst beleidsbeslissing Informatieronde stafleden, diensthoofden en leidinggevenden vakbonden personeel beleid
Stappenplan (2/2) De enquête papieren enquête responsmonitoring databankgestuurde verwerking analyse rapportering Natraject organisatie- en dienstgebonden actieplanning coaching en trajectbegeleiding sensibilisering via (online) informatieverstrekking korte vervolg(effecten)meting
Communicatieplan brief aan het personeel artikelreeks in het personeelsblad affichecampagne intranetpagina s
Methodologie aanpak (1/3) de personeelstevredenheidsenquête Bevraagde items : eigen taak beleid en staf directe leidinggevende communicatie(kanalen) (im)materiële ondersteuning fysieke werkomgeving persoonlijke ontwikkeling salaris- en arbeidsvoorwaarden attitude en sfeer
Methodologie aanpak (2/3) de score-mogelijkheid evaluatie van de noden Hoe belangrijk is dit voor jou? evaluatie van de tevredenheid Hoe tevreden ben je hierover? 10 puntenschaal BEL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 nvt TEV 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 nvt
Methodologie aanpak (3/3) de kloofanalyse hoog belang ACTIE BEHOUDEN lage tevredenheid hoge tevredenheid LAGE PRIORITEIT OPNIEUW EVALUEREN AFBOUWEN laag belang
Resultaten - algemeen goede respons (69,8%) betrokkenheid van alle personeelscategorieën kwalitatieve insteek naar verbeteracties toe zichtbare indicatie van de knelpunten nuttige feedback over de organisatie
Resultaten specifiek (1/2) eigen taak jobverruiming, mutatiebeleid feedback en functioneringsgesprekken responsabilisering, communicatie werkplanning en organisatie beleid top-down communicatie opstellen concrete actieplannen metingen staf top-down/bottom-up communicatie responsabilisering de directe leidinggevende coaching, training functionering en evaluatie dienstoverleg (positieve) feedback
Resultaten specifiek (2/2) communicatie huisstijl en tekstredactie communicatiekanalen ondersteuning teambuilding werkoverleg systemen en procedures fysieke werkomgeving vraag-aanbod afstemming kwaliteitscontroles huisvesting persoonlijke ontwikkeling jobrotatie, carrièremogelijkheden communicatie personeelsstatuut competentiegericht vormingsbeleid salaris en overige arbeidsvoorwaarden sectoraal overleg communicatie modaliteiten uitbouw voorzieningen
Effect op de organisatie (1/2) «CAF-scores» Vergelijking score Provincie : 2002 met 2005 5 1 9 4 3 2 8 7 0,67 > 1,41 2 1 0 4 3 2,5 > 2,67 prov Oost-VL score 2002 CAF versie 2000 getransformeerd prov Oost-VL score 2005 CAF versie 2002 6 5
Effect op de organisatie (2/2) «bewustwordingsproces» personeelslid betrokkenheid en loyauteit uiten van meningen en verwachtingen leidinggevenden zicht op leiderschapsstijl duidelijke rol binnen de organisatie ondersteunende diensten aandachtspunten interne dienstverlening & servicegerichtheid herzien interne processen en procedures dienstoverschrijdende samenwerking beleid zicht op effecten personeelsbeleid «human capital»-besef
Kritische succesfactoren en bevindingen Wat? Steun van de top De wil om actie te nemen en te veranderen Degelijke planning Uniformiteit en continuïteit Objectiviteit Link met andere resultaten Interne communicatie (!) Hoe? Betrokkenheid en engagement Taak leidinggevenden Stappenplan Methodiek ligt vast Ruime vragenlijst Resultaten van andere metingen (stressmetingen, ziekteverzuim, retentie, ) Communicatieplan
Tips Wat mag je van een personeelstevredenheidsonderzoek (niet) verwachten? Resultaten zijn aanwijzing Personeel verwacht aandacht en acties maar Wat is een juiste actie? Wat is wenselijk en/of realistisch? Korte of lange termijn? Individueel of in groep? Conclusie : actie waar mogelijk, uitleg waar niet mogelijk!!
Contactinfo Albert De Smet provinciegriffier, voorzitter werkgroep Kwaliteit provinciegriffier@oost-vlaanderen.be 09-267 80 20 Gouvernemenstraat 1, 9000 Gent Adelbrecht Haenebalcke directeur Personeel adelbrecht.haenebalcke@oost-vlaanderen.be 09-267 74 90 Woodrow Wilsonplein 2, 9000 Gent