Kwaliteitsproject Schokkend goed

Kwaliteitsproject Schokkend goed over de voorbereiding en het verloop van de consulten bij de epileptoloog Kwaliteitsproject in het kader van de opleiding tot Arts voor Verstandelijk Gehandicapten Door: Annefloor Mulder, AVG in opleiding Werkzaam bij: ASVZ, zorginstelling voor mensen met een verstandelijke beperking November 2016

Inleiding Een groot deel van de cliënten met een verstandelijke beperking die bij een zorginstelling woont heeft epilepsie. Zo ook bij de ASVZ, de zorginstelling waar ik werkzaam ben als AVG in opleiding. Het is van belang dat de cliënten met epilepsie regelmatig gezien worden door een AVG en/ of epileptoloog (een neuroloog die gespecialiseerd is in epilepsie) om het beloop van de epilepsie en de behandeling te monitoren. Bij de zorginstelling waar ik werk wordt een groot deel van de cliënten met epilepsie jaarlijks door de AVG gezien. Cliënten met meer ingewikkelde epilepsie of met specifieke vragen worden na een verwijzing van de AVG door de consulent epileptoloog gezien samen met de AVG tijdens een spreekuur op de zorginstelling. Tijdens mijn stage in het tweede jaar van de AVG-opleiding bij de epileptoloog ben ik mee gegaan naar andere zorginstellingen voor mensen met een verstandelijke beperking om een spreekuur als consulent mee te draaien. Hier viel mij op dat de voorbereiding van begeleiding op het consult met de epileptoloog een aantal keer beter was dat ik gewend ben bij mijn eigen zorginstelling en de consulten liepen soms soepeler. Het leek mij aan de hand van deze ervaring leuk om hiermee aan de slag te gaan in mijn eigen zorginstelling in de vorm van het kwaliteitsproject. Om de voorbereiding en het verloop van het spreekuur met de epileptoloog meer in kaart te brengen en om er een verbetertraject van te maken zal ik de PDCA-cirkel ofwel de kwaliteitscirkel van Deming gebruiken. De cirkel bestaat uit vier fasen: plan, do, check en act en is een instrument om een proces te verbeteren. Hieronder volgt een korte beschrijving van de fases, zoals deze ook terug te vinden zijn in mijn procesbeschrijving: - Plan = Planning: wat doe je om je doel te bereiken. - Do = Uitvoering: hoe heb je de verbetering doorgevoerd. - Check = Toetsing: nagaan of de uitvoering van het plan verliep zoals bedoeld. - Act = Evaluatie: effect beschrijven aan de hand van eerder gestelde doel, eventueel aanpassen van het plan. Het is een continue cirkel, wanneer de laatste stap is afgerond kan aan de hand van deze stap weer naar de planningsfase gegaan worden. Zo blijft de cirkel constant in beweging. In mijn verbeterproject zal de cirkel drie keer doorlopen worden.

Huidige situatie Eens in de zoveel weken komt er een epileptoloog vanuit Kempenhaeghe op consultbasis bij de ASVZ. Voor elke cliënt die op dit spreekuur komt, maakt de AVG een (verwijs)brief, dus ook als de epileptoloog de cliënt zelf heeft teruggevraagd na bijvoorbeeld 3 maanden. De doktersassistente plant het maken van de verwijsbrieven in de agenda van de AVG. De AVG maakt de verwijsbrief op basis van de gegevens die hij/zij heeft, eventueel met de digitale aanvalsregistratie uit het cliëntdossier. Het is echter mogelijk dat dit niet de meest up to date informatie is over de epilepsie van de cliënt. De doktersassistentes printen de verwijsbrief en ook stamgegevens, medicatielijst en soms ook het medisch verslag voor het spreekuur van de epileptoloog. De AVG (of een collega als waarnemer) is aanwezig bij het spreekuur van de epileptoloog, en wisselend de cliënt, een begeleider en soms familie. Probleemstelling Nu verlopen de consulten erg wisselend. Naar mijn idee hebben begeleiders zich vaak niet voldoende voorbereid op het spreekuur. Ook elke AVG doet zijn of haar voorbereiding net op een andere manier. Mijn ervaring is dat de epileptoloog ook niet kijkt naar alle documentatie die is geprint. Mijns inziens is het de taak van zowel de begeleider als de AVG om goed op de hoogte te zijn van het epilepsie-patroon van de cliënt tijdens het spreekuur en dit gestructureerd te bespreken met de epileptoloog. Doel De voorbereiding en het verloop van de consulten bij de epileptoloog binnen de ASVZ meer stroomlijnen en uniform laten verlopen. Het Project Mijn plan is tweeledig: een onderdeel ligt in de voorbereiding en bijdrage van de begeleiding van de cliënt voor het spreekuur van de epileptoloog en het andere onderdeel in de bijdrage van de AVG. Mijn idee was dat de begeleider voorafgaand aan het consult bij de epileptoloog aan de hand van een format in de vorm van een vragenlijst een samenvatting maakt over het huidige epilepsiepatroon van de cliënt en deze meeneemt naar het spreekuur, zodat ook de begeleider op de hoogte is wat er besproken gaat worden. Voordat ik dit idee ga uitvoeren moeten eerst de mening en de ideeën van de begeleiders hierover in kaart worden gebracht. Ook had ik bedacht dat de AVG, in plaats van steeds verwijsbrieven schrijven voor de vervolgconsulten bij de epileptoloog, zich voorbereidt door een korte samenvatting volgens een vaste opbouw te maken in de groene kaart in Plancare. Plancare is het cliëntdossier wat bij de zorginstelling wordt gebruikt, hier zit tevens het medisch dossier in. De groene kaart is de plek voor rapportage voor de artsen, vergelijkbaar met het journaal in een huisartsinformatiesysteem. 1 e Cirkel van Deming Plan (planning) 1: - Draagvlak creëren bij de epileptoloog, mijn opleider, andere AVG-collega s voor mijn kwaliteitsproject rond het stroomlijnen en uniform laten verlopen van de consulten bij de epileptoloog.

Onderdeel begeleiding: - Knelpuntanalyse maken met input van begeleiders/teamleiders na een spreekuur van de epileptoloog. - Opzet maken voor opbouw van de samenvatting als voorbereiding op het consult met de epileptoloog voor in de groene kaart voor de AVG s. Do (uitvoering) 1: - Draagvlak creëren bij mijn collega s heb ik gedaan door in maart 2016 een presentatie met de opzet van mijn kwaliteitsproject in een artsenoverleg te presenteren. Voorafgaand aan het spreekuur van de epileptoloog in april 2016 heb ik mijn plan besproken. Onderdeel begeleiding: - Voor de knelpuntanalyse heb ik begeleiders die aanwezig waren tijdens het spreekuur met de epileptoloog in april bevraagd. In overleg met mijn opleider heb ik een vragenlijst gemaakt om te vragen wat begeleiding van verloop consult vond, over hun voorbereiding en andere ideeën. Een gesprek om iemand te bevragen na het consult was niet mogelijk in verband met de planning die dag. Als ik de begeleiders later zou aanspreken over het consult dan zou het al weer iets verder uit het geheugen zijn, dus een vragenlijst leek een goede oplossing. Tijdens het spreekuur van de epileptoloog in april 2016 heb ik aan 6 begeleiders van intramurale cliënten de vragenlijst mee gegeven en gevraagd deze ingevuld in mijn postvak terug te doen, ze stemden hier allen mee in. Tevens heb ik naar 4 teamleiders een andere vragenlijst gestuurd over de voorbereiding op het epilepsieconsult door begeleiders, hun idee over een format voor voorbereiding door begeleiders en wat hun idee is voor verbetering. - Ik heb een opzet gemaakt voor opbouw van de samenvatting als voorbereiding op het consult met de epileptoloog voor in de groene kaart voor de AVG s en hier feedback op gevraagd van enkele collega s. Check (toetsing) 1: - Draagvlak creëren heb ik gedaan tijdens de presentatie van mijn kwaliteitstraject in het artsenoverleg, de collega s vonden het een goed idee en ik kon ermee aan de slag. Ik heb mijn ideeën over de opzet van mijn kwaliteitsproject besproken met onze consulent epileptoloog, dr. Graveland, vanuit Kempenhaeghe. Zij vond het prima en had geen aanvullende feedback. Onderdeel begeleiding: - Een paar weken na het spreekuur met de epileptoloog heb ik 4 ingevulde formulieren terug ontvangen van begeleiders (1 x schaduw persoonlijk begeleider, 1 x teamleider, 1 x begeleider, 1 x persoonlijk begeleider). Samenvatting van de knelpuntanalyse door begeleiders aan de hand van 3 deelonderwerpen: * Voorbereiding begeleider op het consult: 3 begeleiders hadden zich goed voorbereid op verschillende manieren, miniem tot uitgebreid en 1 begeleider had zich niet voorbereid door tijdgebrek. Van 3 begeleiders een positief oordeel over vaste vragenlijst als hulpmiddel voor hun voorbereiding en 1 begeleider had hier geen mening over. * Mening over consult: alle 4 de begeleiders waren van mening dat consult bij de epileptoloog goed verliep. * Andere ideeën: begeleiders hadden nog enkele andere ideeën/opmerkingen: als het consult uitloopt, dan evt. telefoontje hierover vooraf. Datum van de afspraak verder vooraf bekend maken. Tevoren bedenken of het meerwaarde heeft cliënt mee te nemen naar het spreekuur. Vooraf vragenlijst ter voorbereiding is nogmaals als een idee genoemd door een begeleider.

Hierna heb ik via de e-mail enkele vragen gesteld, ook via een vragenlijst, aan 4 meewerkend teamleiders over hun mening over voorbereiding op consulten bij de epileptoloog. Deze vragen stelde ik aan teamleiders van woningen die regelmatig te maken hebben met consulten bij de epileptoloog, ik heb van allen reactie gekregen nadat ik ze een persoonlijke herinnering had gestuurd na een aantal weken. Samenvatting van de knelpuntanalyse door teamleiders aan de hand van 4 deelonderwerpen: * Idee over of (persoonlijk) begeleiders zich goed voorbereiden op een consult bij de epileptoloog: de teamleiders hebben allen wisselende gedachtes over de voorbereiding van de (persoonlijk) begeleiders, ook vaak afhankelijk per persoonlijk begeleider. * Idee over verwachting van (persoonlijk) begeleider in voorbereiding en tijdens een consult: het wisselt of een begeleider weet wat er van hem/haar verwacht wordt, mensen kunnen zich hier wel onzeker door voelen. Soms deels goed voorbereid, maar vaak ontbreekt totaalplaatje. Goed contact met de AVG helpt de begeleiders met hun verwachtingen. * Mening over een vaste vragenlijst welke de (persoonlijk) begeleider invult voorafgaand aan het consult met de Epileptoloog: 3 teamleiders zijn positief, 1 teamleider is minder positief, behalve als er geen vaste collega mee gaat. Ze noemen dat een nadeel wel meer administratie is, ten koste van begeleidingsuren cliënt. * (Andere) ideeën: de teamleiders hebben uiteenlopende andere ideeën, bijvoorbeeld een A4 met richtlijnen en verwachtingen, afspraken vroeg tevoren bekend maken zodat persoonlijk begeleider mee kan, weten wat je als team moet bespreken, familie ook betrekken en goed contact met de AVG houden. - Ik heb een opzet gemaakt voor een opbouw van de samenvatting voor in de groene kaart voor de AVG s als voorbereiding op het consult met de epileptoloog. Hierover heb ik 3 collega s en mijn opleider bevraagd voor feedback, ze hebben allen gereageerd. Feedback van de collega s: 1 AVG zou graag zou de oorzaak van de epilepsie erbij willen. NAH, tumor, CVA, syndromaal, ECI. Een andere AVG vroeg zich af of het ook een optie is om recente medicatie/dosering wijziging te melden. Een derde AVG vond de opzet goed, tip erbij te zetten dat begeleiding de epilepsielijst en medicatielijst gewoon meenemen naar de afspraak. Mijn opleider merkte op dat het haar niet veel werk gaat schelen (i.p.v. een verwijsbrief), wat ook niet mijn doel was. Vraag over aanvalsfrequentie zou ze eruit laten, dit bij begeleiding laten. Mogelijk nadeel is het noteren van de gegevens in de groene kaart, moeilijk terug te vinden later. Act (evaluatie) 1: - Na deze eerste cirkel te hebben doorlopen kan ik concluderen dat de collega s en de epileptoloog het eens zijn om dit project uit te gaan voeren. Onderdeel begeleiding: - Uit de knelpuntanalyse met begeleiders en teamleiders blijkt dat begeleiders zich wisselend goed voorbereiden, dat ze niet altijd goed weten wat er van hen verwacht wordt tijdens een consult met de epileptoloog en dat ze niet altijd weten hoe zich voor te bereiden. Een vaste vragenlijst om zich voor te bereiden op het consult met de epileptoloog werd door de meeste ondervraagden als een positief hulpmiddel gezien. Andere dingen die voor belang zijn voor begeleiders zijn voornamelijk het op tijd doorkrijgen van de afspraak en hierbij vermelden of de cliënt mee moet, doorbellen als het spreekuur uitloopt, goed contact met de AVG houden, familie betrekken en richtlijnen/verwachtingen opschrijven. - De opzet voor de samenvatting voor in de groene kaart voor de AVG s als voorbereiding op het consult met de epileptoloog moet nog wat bijgewerkt worden met de feedback van mijn collega s. Met deze resultaten kan ik naar mijn 2 e cirkel van Deming gaan voor het maken van een vragenlijst voor begeleiders en verfijnen van de opbouw van de samenvatting voor de AVG s.

2 e Cirkel van Deming Plan (planning) 2: Onderdeel begeleiding: - Aan de hand van de verzamelde informatie uit de knelpuntanalyse met begeleiding/teamleiders een hulpmiddel ontwerpen voor hun voorbereiding op het epilepsie consult (met de naam Consultkaart Epilepsie ) welke de begeleiding invult voorafgaand aan het consult. Feedback op dit hulpmiddel vragen aan 3 begeleiders om te kijken of er volgens hen dingen missen of veranderd moeten worden. - Wijzigen van de opbouw van de samenvatting voor de AVG s met hun gegeven feedback. - Tevens bespreek ik in deze fase met de doktersassistentes wat hun taak is in het nieuwe proces. Do (uitvoering) 2: Onderdeel begeleiding: - Tijdens mijn stage in jaar 2 bij de epileptoloog had ik een voorbeeld meegenomen van een vragenlijst als voorbereiding op het consult voor begeleiders. Aan de hand van dit voorbeeld heb ik begin september een opzet in Word gemaakt voor een hulpmiddel, een vragenlijst genaamd Consultkaart Epilepsie, zoals deze bruikbaar is binnen de ASVZ. Ik heb de grote lijnen overgenomen, maar wat vragen aangepast, verwijderd of toegevoegd waar nodig. Ik heb mijn opleider en een begeleider en teamleider feedback gevraagd op het hulpmiddel. - Ik heb de opzet voor de opbouw van de samenvatting voor in de groene kaart voor de AVG s gewijzigd aan de hand van de feedback en heb dit (en haar kritische feedback punten) vervolgens bediscussieerd met mijn opleider, waarna er een definitieve versie is uitgekomen. - Een gesprek met de doktersassistente, die het spreekuur van de epileptoloog regelt, heb ik gepland. Check (toetsing) 2: Onderdeel begeleiding: - Het hulpmiddel Consultkaart Epilepsie heb ik gemaakt (zie bijlage 1), ik heb gezorgd dat deze op 1 A4 past om het overzichtelijk te houden en dat de tijd om het in te vullen minimaal is. Op het hulpmiddel staan eerst de gegevens van de cliënt en de afspraak, vervolgens een stuk voorbereiding wat de (persoonlijk) begeleider voorafgaand aan het consult moet invullen en daarna een strook met ruimte voor het maken van een samenvatting van het besprokene met de epileptoloog en eventuele medicatiewijzigingen om dit weer goed over te dragen naar zijn/haar collega s. Ik heb dit hulpmiddel met mijn opleider, een begeleider en een teamleider besproken waarna ik enkele kleine dingen/ manier van vragen stellen heb aangepast, over het algemeen vonden ze het hulpmiddel duidelijk. - Aanpassen van de opzet voor de opbouw van de samenvatting voor in de groene kaart voor de AVG s is na discussie met mijn opleider gelukt (zie bijlage 2), ik merkte dat elke AVG toch een eigen manier heeft van werken waar we het vooral over hebben gehad. - Met de doktersassistente heb ik een kort gesprek gehad waarin ik mijn probleem, doel en uitvoering van mijn kwaliteitstraject heb besproken. Zij leek dit een goed plan te vinden, vooral omdat voor haar tot nu toe onduidelijk was welke ze informatie ze allemaal uit Plancare moest printen. Ze zou het hulpmiddel voor begeleider meesturen met de eerste volgende uitnodigingen voor het spreekuur van de epileptoloog. Tevens vanaf nu niet meer in de agenda s van de AVG

maken van verwijsbrieven voor de epileptoloog plannen, maar eigen voorbereiding op het consult met de epileptoloog aan de hand van het gemaakte format. Act (evaluatie) 2: - Er zijn nu definitieve versies van formats voor de voorbereiding op het consult met de epileptoloog door zowel de (persoonlijk) begeleider als door de AVG, respectievelijk het hulpmiddel Consultkaart Epilepsie en format voorbereiding AVG op consult Epileptoloog. Mijn grootse doel, het ontwikkelen van deze formats, is nu bereikt. - De doktersassistente is op de hoogte van de wijzigingen in de procedure door mijn kwaliteitsproject. Op naar de derde cirkel van Deming voor de implementatie. 3 e Cirkel van Deming Plan (planning) 3: - De nieuwe procedure testen op cliënten die op het spreekuur van de epileptoloog komen in oktober, opzet nieuwe procedure: * er wordt door de doktersassistentes tezamen met de uitnodiging voor het consult bij de epileptoloog een het hulpmiddel ter voorbereiding ( Consultkaart Epilepsie ) toegestuurd met de vraag of de woonbegeleider deze wilt invullen een meenemen naar het consult. * de AVG s bereiden hun cliënten voor het spreekuur met de epileptoloog voor aan de hand van het format voorbereiding AVG op consult Epileptoloog en zetten dit in de groene kaart in Plancare. * begeleiding neemt de Consultkaart Epilepsie met interpretatie van de digitale aanvalskalender en de huidige medicatie daarin verwerkt mee naar het consult, zodat deze gericht besproken kan worden. De AVG kijkt tijdens het spreekuur mee in Plancare, waar zijn/haar voorbereiding in staat. * de begeleider noteert de gemaakte afspraken en neemt deze mee terug naar de woning voor rapportage en de overdracht aan collega s. - Mijn plan was om zelf bij het hele spreekuur in oktober te zitten om te onderzoeken of de begeleiders en AVG s de nieuwe werkwijze hadden begrepen en om te bestuderen hoe het gebruikt wordt in de praktijk. Tevens wilde ik daarna een evaluatie doen van de procedure met de AVG s/ doktersassistentes/ epileptoloog/ betrokken woonbegeleiders en hierna eventueel aanpassingen maken en opnieuw de procedure uitvoeren met de gemaakte aanpassingen. Do (uitvoering) 3: - In het gesprek met de doktersassistente heb ik besproken wat de verandering in haar taken is. De verdere uitvoering zal gedaan moeten worden door de begeleiders en de AVG, namelijk gebruik van de nieuwe formats. - Zelf moest ik proberen bij het spreekuur aanwezig te zijn om de procedure met alle betrokkenen meteen te evalueren. Check (toetsing) 3: - De doktersassistente was in de tussen tijd al bezig met het volgende spreekuur van de epileptoloog in oktober. Sommige collega s hadden al verwijsbrieven op de oude manier gemaakt via Plancare, dus werd het nieuwe format nog niet door iedereen gebruikt. Wel heeft de doktersassistente met de uitnodiging naar de cliënten de Consultkaart Epilepsie meegestuurd. - Helaas kreeg ik het niet gepland om bij het spreekuur met de epileptoloog te zijn. In plaats daarvan heb ik voorafgaand een e-mail gestuurd naar de AVG s die cliënten op het spreekuur van de epileptoloog hadden staan met een korte samenvatting en de wijzigingen van de procedure door mijn kwaliteitsproject. Tevens heb ik ze gevraagd of ze aan mij willen terugkoppelen of de

begeleiding de Consultkaart Epilepsie heeft ingevuld en meegenomen voor de cliënt, of het prettig werkt met dit hulpmiddel en wat hun eigen ervaring was met het invullen van Format voorbereiding AVG op consult Epileptoloog in de groene kaart in Plancare. Een evaluatie met de betrokken begeleiders en epileptoloog is niet gelukt in deze cirkel door de praktische omstandigheden. Act (evaluatie) 3: - Ik werd na het spreekuur met de epileptoloog gebeld door de doktersassistente dat ze via de begeleider twee keer een ingevulde Consultkaart Epilepsie had ontvangen, waarna ik heb uitgelegd dat dat niet de bedoeling is en nogmaals besproken wat het doel van de Consultkaart Epilepsie is met de doktersassistente. - Ik heb van drie collega s (van de vijf of zes die bij het spreekuur waren) reactie gehad op mijn e- mail. Uit hun reactie bleek dat een enkeling de Consultkaart Epilepsie maar had ingevuld, waarvan een bij een eerste consult wat het gebruik lastiger maakte. Feedback was hen was onder andere nog dat het format voor de voorbereiding van de AVG een mooi handvat was, dat sommige vragen (zoals oorzaak van de epilepsie en soort aanval) soms lastig te beantwoorden zullen zijn en of medicatie vraag er wel tussen moest. Een collega had twee buitencliënten op het spreekuur met afwijkende hulpvragen, ze heeft het format ingevuld, maar leek niet helemaal aan te sluiten bij deze vragen. Het nadeel vond ik echt dat ik zelf niet bij het spreekuur aanwezig kon zijn en ook bij begeleiding kon navragen of ze de Consultkaart Epilepsie hebben ontvangen en waarom ze het wel/niet hebben ingevuld.

Conclusie en Borging Door mijn collega s en door de consulent epileptoloog werd mijn plan om de voorbereiding en het verloop van de consulten bij de epileptoloog binnen de ASVZ meer te stroomlijnen en uniform laten verlopen goed ontvangen, wat een prettig startpunt was. Vanuit de knelpuntanalyse met begeleiders en teamleiders bleek dat het project voor hen ook een kwaliteitsverbetering zou zijn, voorafgaand aan het project was het met regelmatig niet duidelijk voor een cliëntbegeleider hoe zich voor te bereiden op een consult met de epileptoloog en wat er precies besproken zou worden. In de eerste instantie was mijn plan alleen gericht op het ontwikkelen van een hulpmiddel voor begeleiders. Na feedback vanuit de docent van de AVG-opleiding is het plan tweedelig geworden en heb ik ook de voorbereiding van de AVG meegenomen, omdat het anders te veel afhankelijk van anderen zou zijn. Een opzet voor format voorbereiding AVG op consult Epileptoloog is gemaakt met de feedback van enkele collega s. Hiermee hoopte ik te bereiken dat elke AVG zich hetzelfde voorbereidt op het consult, dat de benodigde informatie snel terug te vinden is in Plancare tijdens het consult (zo nodig door een waarnemend collega) en dat hierdoor het consult meer gestructureerd verloopt. Ik kreeg terug van collega s dat zij de meeste informatie in het format eigenlijk al in de verwijsbrieven opschreven en ik heb een discussie gehad met mijn opleider of de groene kaart nu een betere plaats was om de informatie op te schrijven of toch verwijsbrieven te blijven maken, voor allebei was wat te zeggen. Enkele collega s vinden het format een prettig handvat, ik denk dat dat het belangrijkste verbeterpunt is van dit onderdeel van het project. Een goede implementatie van het format kan pas bij een volgend spreekuur van de epileptoloog plaats vinden, zoals in de procesbeschrijving te lezen is dit niet gelukt in de derde cirkel van Deming. Of het consult met de epileptoloog meer gestructureerd verloopt, kan ik nog niet zeggen op dit moment. Ik vind dat dit deel van het kwaliteitsproject een kleiner aandeel heeft en minder van belang is dan de tak van de begeleiders. Ik ben tevreden over het ontwerp van de Consultkaart Epilepsie ter voorbereiding van de (persoonlijk) begeleiders van de cliënt. Het is overzichtelijk en behapbaar document voor begeleiders, ik kreeg ook positieve feedback op de opzet. Ik hoop dat begeleiders zich met dit hulpmiddel beter en gerichter kunnen voorbereiden op het consult met de epileptoloog en dat zij beter weten wat er van hen wordt verwacht tijdens een consult. Helaas is de derde cirkel van Deming anders gelopen dan ik gepland had. De begeleiders hebben wel de Consultkaart Epilepsie ontvangen bij de uitnodiging voor het spreekuur, maar merendeel heeft het niet ingevuld en andere begeleiders hebben het aan ons opgestuurd, wat ook niet de bedoeling was. Doordat ik zelf niet aanwezig kon zijn tijdens dit spreekuur, heb ik niet goed kunnen achterhalen waar de implementatie van het hulpmiddel mis is gegaan. Ik denk zelf ook dat het een kwestie van tijd is, dat wanneer begeleider het document vaker ziet, het gaat herkennen en het op de juiste manier gaan gebruiken. Tevens was het, ondanks mijn gesprek met haar, voor de doktersassistente toch ook niet helemaal duidelijk wat de bedoeling was van het hulpmiddel. Na een tweede toelichting lijkt dit nu helder voor haar. Binnen mijn kwaliteitstraject heb ik drie keer de cirkel van Deming doorlopen. Ik was in het begin erg optimistisch met mijn tijdsplanning en had gedacht al veel eerder klaar te zijn met het project, achteraf duurde alles langer dan gepland. Ondanks wat vertraging ben ik toch tevreden dat ik drie keer de cirkel heb kunnen doorlopen in de tijd die ik had voor het project. Factoren die maakten dat dingen langer duurde dan gepland waren onder andere het op tijd uitzetten van acties door mij, wachten op reacties van anderen en de afhankelijkheid van de geplande spreekuren met de epileptoloog die maar een aantal maal per jaar plaats vinden.

Om mijn kwaliteitsproject goed te borgen zijn enkele stappen al genomen. De doktersassistente stuurt naar de cliënt en zijn begeleider met de uitnodiging voor het spreekuur van de epileptoloog de Consultkaart Epilepsie mee met de vraag deze in te vullen en mee te nemen naar het consult. Daarna is het afhankelijk van de begeleiders of hij/zij dit invult een meeneemt naar het consult. Mijn ervaring met vragenlijsten voor begeleiders voorafgaand aan een artsenafspraak bij de ASVZ is gelukkig goed, bij bijvoorbeeld onze antipsychotica controle en bij het periodiek geneeskundig onderzoek worden de vragenlijsten nagenoeg altijd ingevuld meegenomen. In de agenda s van de artsen wordt voor het volgend spreekuur van de epileptoloog door de doktersassistente voorbereidingstijd voor het spreekuur gepland. De meeste collega artsen weten van het format en zullen dit gebruiken. Om dit extra te borgen zal ik nog een korte presentatie geven in een artsenoverleg over mijn kwaliteitsproject. Tevens wil ik nogmaals een cirkel van Deming doorlopen door mijn derde cirkel te herhalen. Ik zal proberen bij een volgend spreekuur van de epileptoloog aanwezig te zijn en begeleiding en artsen te bevragen over hun voorbereiding met de nieuwe hulpmiddelen en dit evalueren met de betrokkenen om te onderzoeken of er eventueel nog een aanpassing gemaakt moet worden om het beter werkbaar te maken. Ik zal na mijn opleiding als AVG werkzaam blijven bij de ASVZ, dus ik heb mogelijkheid om zo nodig in de toekomst nog waar nodig te werken aan verdere implementatie van het project.

Bijlage 1: Consultkaart Epilepsie t.b.v. (persoonlijk) begeleider voor consult bij de epileptoloog Naam cliënt:... Geboortedatum:.. Woning: Datum en tijd consult epileptoloog:... Voorbereiding Graag onderstaande vragen ingevuld (bij voorkeur door persoonlijk begeleider) meenemen naar het consult van de epileptoloog. Bekijk en neem een uitdraai van de aanvalsregistratie (zie Epilepsie onder Medische kaarten ) en de medicatielijst van de cliënt mee. 1. Toestand m.b.t. de epilepsie Stabiel Veranderd, namelijk verbeterd / verslechterd 2. Aantal epileptische aanvallen afgelopen jaar:... Hoe vaak is er medicatie nodig geweest om de aanval te onderbreken?. 3. Soort aanvallen:.. 4. Waren er bijzonderheden rondom de tijd van de aanvallen (ziekte/ koorts, veranderingen wonen/dagbesteding, etc)?.... 5. Is er afgelopen jaar een wijziging geweest in de anti-epileptica? Zo ja, welke?..... Zo ja, wat was het effect?.. 7. Worden er bijwerkingen gezien van de anti-epileptica (bv. sufheid, gewicht, op slapen)? Zo ja, welke?....... 8. Benoem de hulpvraag en eventuele andere vragen vanuit het team:........ Tijdens het consult 9. Samenvatting wat er besproken is:................... 10. Eventuele medicatie wijzigingen:............

Bijlage 2 Format voorbereiding AVG op consult Epileptoloog Oorzaak van de epilepsie: Algemeen: stabiel/ erger geworden/ verbeterd Soort aanvallen: Specifieke vraag: Huidige medicatie en evt. recente wijzigingen, bijwerkingen?: Evt. recente medicatie spiegels: Tevredenheid over huidige gang van zaken: