Werkinstructie manco s en retourorders brandweerkleding Instructie voor de kledingbesteller in de Veiligheid Regio Productgroep brandweerkleding Facilitair Diensten Centrum IFV / Beheer & Logistiek Versie 1.5 Status: definitief 31 augustus 2015
Revisie historie Ver Datum Opmerkingen Wie sie 1.2 20 januari 2014 Afhandeling via webshop. Uitgewerkt door het kledingteam IFV Jeroen 1.3 27 januari 2014 Kleine mutaties Jan 1.4 11 juni 2015 Finetuning Yvette 1.5 31 augustus 2015 Finetuning Kledingteam Verspreiding rol wie Versie Magazijn Denny 1.4 Kledingbeheer Kledingteam IFV 1.4 kledingbesteller Kledingcoördinator (via de webshop) 1.4 Webshop Veiligheidsregio s 1.5 Pagina 2 / 8
Inhoudsopgave 1 Manco s en retouren...4 1.1 Inleiding... 4 1.1.1 Kosten... 4 1.1.2 Creditering... 4 1.2 De onderscheidden manco s en retouren... 4 1.2.1 Manco leveringen... 4 1.2.2 Niet juist geleverd (op de pakbon staat artikel A, maar geleverd is artikel B).... 4 1.2.3 Retouren via de webshop:... 5 1.3 De werkwijze voor het retourboeken van artikelen in de webshop... 5 1.3.1 Orders op drager... 5 Pagina 3 / 8
1 Manco s en retouren 1.1 Inleiding Bijna alle brandweer artikelen die het IFV levert kunnen retour gezonden worden. Uitzondering is het maatwerk (forcé) en de verpompte kleding alsmede het naamplaatje, deze kunnen niet retour gezonden worden. Hieronder vindt u de voorwaarden voor het retour zenden van artikelen: De artikelen zijn ongedragen en onbeschadigd. De artikelen bevinden zich in de originele verpakking. De retourgoederen voorziet u altijd van de geprinte retourorderbevestiging. Zonder de retouraanvraag via de webshop wordt de aanvraag niet in behandeling genomen. Retouraanvragen kunnen alleen via de webshop geadministreerd en ingediend worden. 1.1.1 Kosten Afhankelijk van de reden van retournering, kunnen er kosten aan uw retourzending verbonden zijn. Kosten voor verwerking retouren worden alleen doorberekend als een regio, overmatig vaak, juist geleverde artikelen retour zendt. Indien dit zo blijkt te zijn neemt het kledingteam contact met u op. De transportkosten voor retouren zijn voor de klant, tenzij het artikel defect of verkeerd geleverd is. In dat geval kunt u het artikel, na overleg met het kledingteam, via JBM retourneren. 1.1.2 Creditering Creditering vindt plaats na de beoordeling van de retourzending. 1.2 De hoe te handelen bij manco s en retouren Hieronder geven wij aan hoe u kunt handelen bij niet geleverde artikelen (manco s), niet juist geleverde artikelen en/of juist geleverde artikelen die u toch niet wilt houden. Iedere geval heeft zijn eigen afhandeling. 1.2.1 Manco leveringen Een manco is een artikel dat niet geleverd is maar wel als geleverd op de pakbon staat. Bij een manco volgt u de volgende procedure: U dient de manco binnen 2 werkweken na ontvangst van de factuur te melden bij het kledingteam (kleding@ifv.nl). Geeft hierbij duidelijk aan om welk ordernummer en artikel het gaat. Te laat aangegeven manco s worden niet in behandeling genomen. Het kledingteam zorgt ervoor dat het artikel alsnog geleverd wordt. Als het artikel niet op voorraad is gaat het in backorder. 1.2.2 Niet juist geleverd (op de pakbon staat artikel A, maar geleverd is artikel B). Voor het manco artikel volgt u 1.2.1 Manco leveringen. Op de pakbon geeft u aan welk artikel wel geleverd is maar niet gevraagd is. Pagina 4 / 8
Dit verkeerd geleverde artikel stuurt u retour naar Zoetermeer, tezamen met de kopie pakbon niet juist geleverd, u houdt zelf het origineel. 1.2.3 Juist geleverde artikelen die u wilt retourneren Juist geleverde artikelen die u toch wilt retourneren kunt u via de webshop retour boeken. U boekt het artikel dat u wilt terugsturen eerst retour in de webshop en u besteld via de webshop het gewenste artikel. Na acceptatie van de retour wordt het budget in de webshop weer opgehoogd. Na aanmelding in de webshop kunt u de artikelen retourneren; ongedragen, in originele verpakking en met de retourorderbevestiging uit de webshop. Ruilen is niet mogelijk. In dat geval stuurt u het artikel retour en bestelt u zelf het juiste artikel of de juiste maat opnieuw via de webshop. 1.3 De werkwijze voor het retourboeken van artikelen in de webshop We maken onderscheid in orders op drager en orders in bulk. Een order op drager is een order waarbij alle artikelen specifiek voor 1 drager zijn besteld. De webshop houdt bij bestellingen op drager exact bij wat een drager ooit besteld heeft. Dit geldt ook voor retouren die via de webshop aangemeld worden, deze worden van het overzicht ontvangen kleding afgeboekt. Bij een order in bulk wordt kleding voor diverse personen of voor opslag in een kazerne gekocht. 1.3.1 Orders op drager Ga naar hoofdmenu Bestellingen; Ga naar [Registreer retour] Klik op [Retour voor een ander of Retour voor mijzelf], het volgende scherm wordt getoond; U kunt nu kiezen voor Achternaam, Voornaam of Personeelsnummer. Kies de afdeling waar de drager onder ressorteert of kies de afdeling waarvoor de bulkbestelling geplaatst is. Pagina 5 / 8
Door twee procent tekens in te vullen krijgt u een overzicht van alle personen waarvoor u een retour kunt invullen; Kies de betreffende drager en klik naar de volgende pagina; Kies de order, het volgende scherm verschijnt; Kies het te retourneren artikel en vul het aantal in. Het veld Retour reden moet verplicht gevuld worden. U vult hier één van onderstaande redenen in: verkeerde artikel of maat besteld, probleem met kwaliteit, anders. Nadat u de te retourneren artikelen heeft ingevuld kunt u deze retourboeking bevestigen (knop onderaan de bladzijde). Er zal dan automatisch een ordernummer gegenereerd worden. Dit is het retournummer. Tevens krijgt u automatisch een bevestiging van de retourboeking. Hierna maakt u de retour artikelen verzend gereed: Ongedragen!, in originele verpakking en met de retourorderbevestiging uit de webshop. 1.3.2 Retouren van Bulkbestellingen Ga naar [Registreer retour] Klik op [Retour voor een Afdeling], het volgende scherm wordt getoond; Pagina 6 / 8
Kies een afdeling (eventueel met gebruik van het filter). De orders worden getoond; Klik op de betreffende order, de order wordt getoond; Vul het aantal retour te sturen artikelen in en bevestig dat rechtsonder op de pagina [Bevestigen]. De retourreden is verplicht te vermelden. Het veld Retour reden moet verplicht gevuld worden. U vult hier één van onderstaande redenen in: verkeerde artikel of maat besteld, probleem met kwaliteit, anders. De retour is nu aangemeld; Pagina 7 / 8
Na aanmelding in de webshop kunt u de artikelen retourneren; ongedragen!, in originele verpakking en met de geprinte retourorderbevestiging uit de webshop. Pagina 8 / 8