STAD NINOVE OCMW NINOVE PERSONEELSDIENST Tel stad Ninove: 054 31 33 04 054 31 32 53 Tel OCMW Ninove: 054 51 53 77 VACATURE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER Het stadsbestuur en het OCMW Ninove leggen een wervingsreserve aan van administratieve medewerkers, niveau C1 C3. FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER 1. INFORMATIEVE GEGEVENS Naam van de functie: administratief medewerker Sector: alle sectoren Dienst: alle diensten Niveau: C1 C3 Contractueel 2. DOEL VAN DE SECTOR Deze medewerker kan ingezet worden in alle sectoren of diensten. Dit kan zowel in de back-office als in de front-office zijn. 3. PLAATS VAN DE FUNCTIE BINNEN DE SECTOR EN DE DIENST De administratief medewerker werkt onder leiding van het betrokken diensthoofd. Hij/zij voert taken uit die hem/haar door het diensthoofd en de betrokken sectorcoördinator worden opgedragen. 4. RESULTAATGEBIEDEN (OPDRACHTEN, WAT DOET DE FUNCTIEHOUDER VOOR WIE) 4.1. Interne actoren 4.1.1. Bestuursorganen (gemeenteraad, college van burgemeester en schepenen) De administratief medewerker stelt ontwerpbeslissingen op die aan het college van burgemeester en schepenen, gemeenteraad, de OCMW-raad en het Vast Bureau worden voorgelegd.
4.1.2. Administratieve organen binnen de stad Dienst: - hij/zij staat in voor administratieve opdrachten die verband houden met de dienst - hij/zij staat in voor de verwerking van de briefwisseling - hij/zij staat in voor andere werkzaamheden eigen aan de dienst en andere taken opgedragen door het diensthoofd en/of sectorcoördinator Collega s binnen de sector en dienst: - hij/zij draagt bij tot de vlotte samenwerking op de dienst en binnen de sector Andere sectoren en diensten: - hij/zij draagt bij tot een vlotte doorstroming van informatie en dossiers 4.2. Externe actoren Individuele burgers: - hij/zij verzorgt het onthaal van de bezoekers aan de betrokken dienst - hij/zij beantwoordt vragen van burgers - hij/zij kan ingeschakeld worden voor loketfuncties Overheden: - hij/zij wint informatie in bij andere diensten, instanties en overheden - hij/zij werkt actief mee aan dienstoverschrijdende projecten onder leiding van de coördinator 5. COMPETENTIEPROFIEL 5.1. Kerncompetenties op organisatieniveau Klantgerichtheid - leeft zich in de situatie van klanten in - stelt zich dienstverlenend op voor iedereen - speelt in op wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen - neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten - streeft naar klanttevredenheid Mondeling communiceren - formuleert helder en duidelijk - sluit de boodschap aan op de behoeften van toehoorders en gaat in op reacties toetst of de boodschap goed, correct en volledig is overgekomen Resultaatgericht werken - is stipt in het nakomen van afspraken - werkt taken volledig en tijdig af - zet door bij tegenslag of problemen 5.2. Functiespecifieke competenties Kwaliteitsvol werken - stelt hoge eisen aan de kwaliteit - evalueert het eigen gedrag/werk in het licht van de kwaliteitsnormen - stuurt bij als de kwaliteit ondermaats is - voorkomt dat er fouten worden gemaakt Nauwgezetheid - houdt zich aan de afgesproken norm qua detail en afwerking - controleert het eigen werk op fouten en stuurt bij waar nodig Ordelijk werken - houdt de werkomgeving en het materiaal net - voert het werk verzorgd uit en ruimt op - bergt documenten en materialen logisch en op de juiste plaats op - behandelt de materialen met zorg
5.3. Taakgerichte competenties Initiatief - werkt met enthousiasme en gedrevenheid - stelt zich positief op - staat open voor vragen en taken die op zich afkomen - gaat ervoor om de taken uit te voeren - durft verantwoordelijkheid te nemen Zelfstandig werken - kan met de nodige instructies aan de slag - is stipt in het nakomen van afspraken - kan werken zonder externe controle - stuurt bij indien er fouten optreden TOELATINGS- EN AANWERVINGSVOORWAARDEN - een gedrag vertonen in overeenstemming met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren, - ten minste de volle leeftijd van 18 jaar bereiken in het jaar van de aanwerving, - de burgerlijke en politieke rechten genieten, - onderdaan zijn van de EER, - voldoen aan de vereiste over de taalkennis, - in het bezit zijn van een diploma van het hoger secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs - laatstejaarsscholieren en studenten kunnen toegang krijgen tot de selectieprocedure. In dat geval worden laatstejaarsscholieren of studenten toegelaten tot de selectieprocedure als ze met hun kandidatuur een studiebewijs voorleggen en een verklaring dat ze binnen een termijn van maximum zes maanden hun einddiploma kunnen behalen. Ze leveren het bewijs dat ze aan de diplomavereiste voldoen uiterlijk op de datum van de beslissing tot hun aanstelling op proef bij een statutaire tewerkstelling of op het moment van de aanstelling bij een contractuele tewerkstelling. - medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, - slagen voor de selectieprocedure EXAMENPROGRAMMA Wanneer er meer dan 55 kandidaten worden toegelaten tot een selectieprocedure, dan wordt er een preselectie georganiseerd op basis van een systeem van meerkeuzevragen dat is gericht op het competentieniveau dat is vereist voor de functie. De inhoud van deze vragen is gebaseerd op de selectieproeven. Kandidaten moeten minstens 50% halen op de preselectie om te worden toegelaten tot het verdere verloop van de selectieprocedure. De vijftig best gerangschikte kandidaten worden toegelaten tot het verdere verloop van de selectieprocedure. Het behaalde resultaat voor de preselectie wordt niet in aanmerking genomen voor het beoordelen in het eindresultaat van de selectieproeven. De selectie bestaat uit een gestructureerd interview en/of een schriftelijke of praktische proef op basis van de vacature: Het examengedeelte voor niveau C bestaat uit: Schriftelijk gedeelte 1. Behoorlijke kennis van de gemeentewet/gemeentedecreet, en van de functierelevante wetgeving. De kandidaat ontvangt een gedetailleerde lijst van de wetten, decreten en besluiten die relevant zijn. Bij het oplossen van de vragen zal de kandidaat de ter beschikking gestelde wetgevende teksten mogen raadplegen (openboeksysteem).
2. Functiegericht praktijkgeval De kandidaat wordt geconfronteerd met één of meerdere situaties die zich tijdens de uitoefening van de functie kunnen voordoen. De context van het probleem of de problemen worden geschetst en aan de kandidaat wordt de opdracht gegeven een oplossing uit te werken. Beoordeling op 40 punten. 3. Opstellen van brieven of teksten Aan de kandidaat wordt de opdracht geven om aan de hand van de gegeven instructies een brief of een beslissing op te stellen en/of aan de hand van ter beschikking gestelde documentatie, reglementen of wetgeving een artikel voor een publicatie (bijvoorbeeld het stedelijk informatieblad) te schrijven. Om geslaagd te zijn voor het schriftelijk gedeelte dient de kandidaat 50 % van het totaal te behalen. Mondeling gedeelte 1. Competentiegericht interview In deze proef wordt nagegaan in welke mate het profiel van de kandidaat overeenstemt met het profiel van de functie en wordt gepeild naar de competenties voor het werkdomein. 2. Verdedigen van het functiegericht praktijkgeval met powerpoint-presentatie 3. Rollenspel De kandidaat wordt geconfronteerd met situaties die zich tijdens de uitvoering van het werk kunnen voordoen. Er wordt bijzondere aandacht besteed aan de gedragsgerelateerde competenties. Om geslaagd te zijn in de mondelinge proef dient de kandidaat 50 % van het totaal te behalen. Praktijkgedeelte Gebruik informatica: de kandidaat moet op een pc in een bepaald tijdsbestek een tekst van ongeveer 3.000 karakters typen en/of een excelblad opstellen en/of een e-mail versturen of beantwoorden. In de tekst kunnen o.a. schrappingen, tabellen en titels voorkomen. Kennis van Word, Excel en Outlook in een windowsomgeving is vereist. Om geslaagd te zijn in het praktijkgedeelte dient de kandidaat 50 % van het totaal te behalen. DATA SELECTIEPROEVEN De data waarop de proeven worden georganiseerd zullen zo snel mogelijk worden medegedeeld. WERVINGSRESERVE De wervingsreserve is geldig voor de duur van één jaar. BRUTO JAARSALARIS Niet-geïndexeerd Aan index 160.84 Minimum 13.550 21.793,82 Maximum 24.800 39.888,32
INSCHRIJVING Je kan meer inlichtingen opvragen bij de personeelsdienst (tel. 054 31 33 04 054 31 32 53 054 51 53 77) of raadpleeg www.ninove.be (startpagina/werken en ondernemen/werken) of www.ocmw.ninove.be (vacatures). Mailen kan ook naar personeel@ninove.be. Voor personen met een beperking kan op hun verzoek aan hinderpalen die verbonden zijn met de handicap (door redelijke aanpassingen) verholpen worden, zodat dat hij/zij aan de selectieproeven kan deelnemen. Interesse? Solliciteer online uiterlijk op zaterdag 30 april 2016 via www.jobpunt.be onder Bekijk onze jobs en dien je kandidatuur in via de knop Solliciteer nu. Wanneer je voor het eerst solliciteert via het webplatform, moet je eerst een kandidatenprofiel aanmaken. Je vindt er ook de uitgebreide functiebeschrijvingen met aanwervingsvoorwaarden.