Aanbiedingsformulier Onderwerp 36-urige werkweek In te vullen door Bestuurssecretariaat Ontwerper Parafanten Directeuren Portefeuilleh. B&W Nr:00.1216/30 01 2001 Dienst : BD BD OWZE Agenda Sector : Bestuur Hoofd P&O Openbaar: ja Naam : Jeannette Jochemsen R.V nr: Tst.nr : 5084 Commissie: Datum : 22 2 2001 Nummer P&O: 388 BESLUITEN 1. de 36-urige werkweek gemeentebreed toe te staan onder voorwaarde dat: - dit budgettair neutraal gebeurt, d.w.z. past binnen het budget bestemd voor formatie. - de bestaande dienstverlening gehandhaafd blijft; 2. indien niet aan punt 1 kan worden voldaan een apart B&W-besluit te nemen; 3. de bijgevoegde concept-brief aan de Ondernemingsraad vast te stellen; 4. dit besluit ter kennis te brengen van de Commissie voor Onderwijs, Welzijn, Zorg en Emancipatie. Korte overwegingen In uw afspraak d.d. 4 juli 2000 nr. 0634 staat: Ophoging werkweek van 34,11 naar 36 uur Brandweer. Accoord. Vooruitlopend op besluitvorming over nota P&O-beleid gemeentebrede ophoging mogelijk maken mits budgettair neutraal en met handhaving van de bestaande dienstverlening. (bijlage b) Wij hebben op dit moment te maken, met een aantal situaties, die bovenstaand besluit noodzakelijk maken: 1) Het besluit sluit rechtstreeks aan bij uw afspraak van 4 juli 2000 en kan een einde maken aan de onrust hierover in de organisatie. 2) Door de in werking treding van de wet aanpassing arbeidsduur is het mogelijk, dat werknemers een kleinere of grotere betrekkingsomvang aanvragen. Aangezien de wet slechts een beperkt aantal redenen erkend om aan deze verzoeken niet tegemoet te komen is een gemeentebrede beperking van de arbeidstijd juridisch niet haalbaar. Zie hiervoor bijlage 1 bij bijlage a. 3) Door de krappere arbeidsmarkt is het in veel situaties ongewenst om de arbeidsduur te beperken tot 34,11 uur. Door de normale arbeidsduur, inclusief het normale salaris, mogelijk te maken is de gemeente Leiden een aantrekkelijker werkgever. 4) Het besluit biedt wat meer ruimte dan de oorspronkelijke afspraak, doordat uitbreiding d.m.v. een apart B&W-besluit mogelijk is. Mogelijk kan zo de noodzakelijke kwaliteit gebonden en/of binnengehaald worden. Tevens heeft u in december een brief van de OR ontvangen m.b.t. dit onderwerp (bijlage c). Zij dringen daarin aan op het mogelijk maken van de 36-urige werkweek en het uittrekken van extra budget voor urenuitbreiding. Bij het vaststellen van de begroting is dit echter niet opgenomen, daarom wordt in dit besluit voorgesteld de invoering budgettair neutraal te laten plaatsvinden. Echter de vraag is of dit een afdoende antwoord biedt op de brief van de OR. In het voorgestelde antwoord op deze brief is daarom tevens een evaluatie toegezegd en de mogelijkheid van opname in de begroting van 2002. Op deze wijze wordt enigszins aan de bezwaren van de OR tegemoet gekomen of uw college
deze tegemoetkoming voldoende vindt is de vraag. Het is belangrijk om daarbij in uw overwegingen te betrekken, dat de OR mogelijk een proefproces zal aanspannen. De geformuleerde randvoorwaarden perken de financiële risico s en het niet vergroten van de besteding van het budget aan formatie voor de gemeente voldoende in. De gemeente Leiden werkt niet met een vastgestelde formatie, maar met een met de begroting geaccepteerde formatie. Verdere beperking d.m.v. de formatie heeft dan ook geen nut, omdat deze afhankelijk van het dienstbeleid nu reeds regelmatig wisselt. Het spreekt natuurlijk vanzelf, dat als de beschikbare formatie gewijzigd wordt hiervoor de gebruikelijke besluiten genomen dienen te worden. Om u meer inzicht in de situatie te geven is als bijlage a toegevoegd een notititie, zoals deze met de p-adviseurs besproken is. Formatieve consequenties geen, tenzij men het werk met andere functies uitvoert, maar de dienstverlening blijft gelijk. Begrotingsconsequenties geen
Bijlage a Kaders aanpassing arbeidsduur o.a. uitbreiding werkweek van 34,11 naar 36 uur. Inleiding. Op 4 juli 2000 is door B&W besloten om het gemeentebreed mogelijk te maken de werkweek uit te breiden van 34,11 naar 36 uur. Hieraan zijn twee voorwaarden gesteld: 1. de verhoging dient budgettair neutraal te zijn. 2. de bestaande dienstverlening dient gehandhaafd te blijven. De reden om tot dit besluit te komen is de soms knellende situatie bij de werving van personeel en bij de bedrijfsvoering. Daarnaast speelt de wet aanpassing arbeidsduur een belangrijke rol, deze wet is in werking getreden per 1 juli 2000. Door deze wet kan aanpassing (verhogen of verlagen) van de betrekkingsomvang op verzoek van de werknemer moeilijker geweigerd worden. In feite is de wet een kader, waarmee wij in ons eigen beleid rekening dienen te houden. Welke afwegingen maken wij in het traject? De aanvraag betreft aanpassing van uren in de eigen functie, daarom zal binnen de dienst bekeken moeten worden of aanpassing wenselijk/mogelijk is. In de praktijk hebben wij te maken met: de door B&W gestelde kaders i.v.m. de bedrijfsvoering. de richtlijnen van de wet (bijlage 1) Er zijn hierbij twee situaties: a. de dienst wenst een grotere betrekkingsomvang (i.v.m. de mogelijkheid om i.p.v. 34,11 uur nu 36 uur 1 te werken) voor een bepaalde functie, de dienst biedt de betrokken medewerkers deze omvang aan. De medewerker dient akkoord te gaan met de verhoging, dit kan via een eenvoudige retourstrook geregeld worden. Dit aanbod kan veel individuele aanvragen en extra verwerking voorkomen. b. de betrokkene wenst een andere betrekkingsomvang, hoger of lager, dit vraagt om een individueel verzoek en afwikkeling conform de wettelijke richtlijnen. Situatie a: Bij situatie a is het nodig in de dienst af te wegen of uitbreiding van bepaalde functies 2 gewenst is, hiervan is waarschijnlijk sprake als: 1. er in die functie veel overwerk verricht wordt en dit door uitbreiden van de betrekkingsomvang verminderd kan worden. 2. er in die functie vacature(s) bestaan. 3. een ander verzoekt om minder te werken. 4. er geld is om de uitbreiding te bekostigen en deze uitbreiding gewenst is i.v.m. de dienstverlening, dit kan bv. bij leidinggevenden het geval zijn. Deze verzoeken van de werkgever dienen voor een bepaalde datum (nader af te spreken, maar wel op korte termijn) gedaan te worden. De mogelijke uitbreidingen kunnen dan in één keer door de dienstdirecteur overzien en goedgekeurd worden. Daarna kan uit de reacties blijken of er nog ruimte is voor meer verzoeken. Voor alle diensten is het aan te bevelen om bv. in het dienstkrantje open over deze verzoeken te communiceren en deze te motiveren. Het is dan duidelijk of men tot een groep behoort, die als geheel verzocht is de betrekkingsomvang te verhogen. Veel onrust kan hierdoor voorkomen worden, bovendien worden zo de mogelijkheden binnen de dienst duidelijk gemaakt. 1 parttimers naar rato. 2 het betreft hier bepaalde functies, wil men een functionaris hiervan uitzonderen, wegens minder goed functioneren, dan is dat mogelijk op basis van een officieel beoordelingsgesprek, waarin dit gesteld is en waarbij de bijbehorende procedures voor de betrokkene open stonden.
Situatie b: Bij situatie b betreft het individuele aanvragen. Hierbij dient voor instemming aan een aantal voorwaarden voldaan te worden: 1. financiën: de personeelsbegroting dient voldoende ruimte te bieden, dit komt in feite overeen met de door B&W gevraagde budgettair neutrale invoering. De kosten mogen dus niet stijgen. In de Leidse situatie lijkt de vastgestelde formatie niet het goede criterium, deze wordt namelijk regelmatig aangepast. Het is nuttig om bij verzoeken de afweging te maken of op een andere wijze dezelfde (of een betere) dienstverlening gerealiseerd kan worden. 2. dienstverlening: wordt door het meer (of minder) uren werken de dienstverlening niet negatief beïnvloed? Is er bij minder uren werken vervanging mogelijk en is vervanging wel nodig? Is er wel voldoende werk voor het grotere aantal uren? 3. randvoorwaarden: komt de veiligheid (met name bij het werken met machines) niet in gevaar en kan het rooster aangepast worden, zonder anderen onevenredig te schaden? 4. bedrijfsvoeringsaspecten: eventuele andere aspecten, die belemmerend werken in het kader van de bedrijfsvoering. Voorbeelden: a. Als er altijd overwerk verricht wordt en dit kan door meer uren werken ingeperkt worden, dan verandert de dienstverlening niet en blijven de middelen van de toeslag over om in te zetten op een andere nuttige plek. Mogelijk is het nuttig om de leidinggevende dan meer uren te geven, zodat de aansturing verbetert. b. Als een secretaresse meer wil werken kan de ondersteuning verbeteren. Anderen zijn dan effectiever, een duurdere kracht kan dan mogelijk minder werken zonder de dienstverlening negatief te beïnvloeden. c. Als een leidinggevende nu al 36 uur werkt (maar dit niet betaald krijgt), dan verbetert de dienstverlening niet als deze leidinggevende officieel 36 uur gaat werken. In dit laatste geval is er echter sprake van gratis gebruik van de werklust van betrokkene. In dat geval zal waarschijnlijk duidelijk zijn, dat er voldoende nuttig werk is en dient de ruimte om dit te bekostigen gezocht te worden. d. Een bode verzoekt om meer uren, stel er is geen werk voor deze uren. Het verzoek kan dan geweigerd worden. Om zorgvuldig tot een weigering te komen, wordt de andere bodes gevraagd of er soms behoefte is aan minder uren werken. Als deze wens er is kan tot een goede afstemming gekomen worden, ook bij bv. voorzien vertrek van een andere bode kan de aanpassing plaatsvinden, doordat een nieuwe bode voor minder uren aangesteld wordt. e. Als een leidinggevend onvoldoende begeleidingstijd heeft schaadt dit de dienstverlening van de afdeling en is het mogelijk, dat verschuiving van uren met andere functies een betere dienstverlening betekent. Wordt aan de hierboven genoemde instemmingsvoorwaarden in situatie b niet voldaan, dan kan het verzoek geweigerd worden. Echter, deze weigering dient van een reden voorzien te worden. Een dergelijke reden vraagt tevens onderzoek naar de mogelijkheden (zie vb. d). Nader onderzoek naar de inrichting van de organisatie kan ook behoren tot het werk, dat nodig is om gefundeerd te kunnen weigeren. Dit laatste speelt met name als de aanvrager een meer solitaire functie bekleedt. (zie vb. e). Bij gelijktijdig lopende aanvragen om meer of minder uren in dezelfde functie wordt het mogelijke meer of minder verdeeld over de twee aanvragers. Tenzij de betrokkenen in onderling overleg tot een andere voor beiden aanvaardbare oplossing kunnen komen.
Bijlage 1 Regelingen in de wet: De voorwaarden voor een dergelijke aanvraag zijn: er mag niet meer uren gewerkt worden, dan wettelijk is toegestaan. de vraag moet tenminste 4 maanden van tevoren schriftelijk gesteld worden. de werknemer moet ten minste een jaar in dienst zijn, bij kortere perioden werken en tussenpozen van 3 maanden of minder worden die perioden opgeteld. een verzoek kan maximaal één keer per twee jaar ingediend worden. in het verzoek staat: per wanneer de aangepaste werktijd gewenst is om hoeveel uur het gaat hoe de betrokkene dat over de werkweek wil verdelen. over de wensen en mogelijkheden wordt verplicht overleg gevoerd. het gaat om aanpassing van de uren in de eigen functie. De voorwaarde om te weigeren is; als de gemeente door het honoreren van de wens in ernstige problemen komt, d.i. een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang. Van deze belangen is sprake bij minder werken als: er niemand te vinden is die het werk over kan nemen het niet veilig is er roostertechnische problemen ontstaan Van deze belangen is sprake bij meer werken als: er niet voldoende werk is er geen geld is om die extra uren te betalen de vastgestelde formatie of personeelsbegroting onvoldoende ruimte biedt. Uiterlijk een maand van tevoren wordt schriftelijk meegedeeld of de wijziging akkoord is. Als de wijziging niet akkoord is wordt schriftelijk de reden van de afwijzing meegedeeld en kan men bij verschil van mening bezwaar maken bij het college en het vervolgens eventueel aan de rechter voorleggen. Bij het niet tijdig geven van een schriftelijke reactie is de gevraagde wijziging altijd akkoord. Wat betreft de verdeling van de uren over de week dient in principe de wens van de werknemer gevolgd te worden. Als dit problemen levert met andere werknemers, dan wordt een ander voorstel gedaan. Als de werknemer dat niet wil, dan kan het verzoek niet doorgaan
De Ondernemingsraad t.a.v. de heer P. van Vegten Bijlage d Contactpersoon Doorkiesnummer Ons kenmerk Jacqueline Schoone 5080 Onderwerp Datum Uw Kenmerk 36-urige werkweek 11 januari 2001 Geachte leden van de OR, In uw brief d.d. 7 december verzoekt u om integrale invoering van de 36-urige werkweek en het uittrekken van budget voor de realisatie. Wij hebben als college op dit moment besloten om de 36-urige werkweek gemeentebreed mogelijk te maken, zowel voor nieuwe als zittende ambtenaren. De voorwaarden zijn, dat het budgettair neutraal gebeurt en de dienstverlening gehandhaafd blijft. Gezien de bestaande financiële situatie willen wij op dit moment hier nog geen middelen voor inzetten. Dit mede, omdat uit het tevredenheidsonderzoek blijkt, dat gemeentebreed 81% van de respondenten tevreden is met de omvang van het dienstverband. Van de 19%, die graag een andere omvang wil is er 12%, die graag meer wil werken en 7%, die graag minder wil werken. Deze cijfers houden elkaar redelijk in evenwicht. Als wij hier het natuurlijk verloop bij in aanmerking nemen, dan is het mogelijk dat het probleem zich vanzelf oplost. Om deze reden hebben wij ervoor gekozen om hiervoor nu geen extra budget beschikbaar te stellen. Mogelijk brengt de overgang extra kosten met zich mee. Deze restproblematiek bespreken wij bij de behandeling van de begroting voor 2002. Wij verwachten, dat op deze wijze er minder middelen nodig zijn om de problematiek op te lossen. Wij denken, dat er dan met name bij leidinggevenden nog problemen zullen resteren. Op deze wijze hopen wij echter wel meer middelen beschikbaar te hebben om de andere onderwerpen, die in het beleidsplan P&O Met alle Plezier staan te kunnen realiseren. Wij zullen de p-adviseurs hiervan binnenkort op de hoogte stellen, zodat zij tijdig met deze inventarisatie kunnen starten. Hoogachtend, H. Buijing, wethouder P&O Namens het college van B&W