Dienstbeschrijving New Day at Work Online workspace of the future! Page 1
Contents 1.0 Inleiding... 3 2.0 Workspace 365... 4 2.1 Drie type gebruikers van Workspace 365... 4 1. Office Medewerker... 4 2. Office Plus Medewerker... 5 3. Kiosk Medewerker... 5 2.2 bestaande bedrijfsapplicaties toevoegen... 6 2.3 Workspace 365 Business Apps (Beschikbaar 2e kwartaal 2014)... 7 2.4 Gebruik van Exchange Online in Workspace 365... 8 2.5 Gebruik van SharePoint Online in Workspace 365... 9 2.6 Gebruik van Office Web Apps in Workspace 365... 10 2.7 Licenties Workspace 365... 11 2.8 Vereiste Office 365 Licenties... 11 3.0 Vereisten voor besturingssystemen en webbrowsers... 12 3.1 Beschikbaarheid... 12 3.2 Beveiliging en privacy... 12 4.0 Tarieven en bestelwijze... 13 4.1 Service en ondersteuning... 13 4.2 Abonnementsduur... 13 Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 2
1.0 Inleiding Workspace 365 is een complete online werkplek met de kracht van Office 365. Hiermee biedt het organisaties een volledige werkplek in de Cloud. In dit document wordt de dienst Workspace 365 beschreven. In hoofdstuk 2 van deze dienstbeschrijving gaan we nader in op de faciliteiten en mogelijkheden van Workspace 365. In hoofdstuk 3 en 4 wordt nader ingegaan op de technische, contractuele en service-aspecten van Workspace 365. New Day at Work behoudt zich het recht voor om de inhoud van deze dienstenbeschrijving aan te passen. Indien door een dergelijke aanpassing een materiële wijziging in uw rechten en plichten optreedt, zal New Day at Work je daarover uiterlijk zestig (60) kalenderdagen van tevoren informeren. Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 3
2.0 Workspace 365 Workspace 365 is een complete online werkplek met de kracht van Office 365. Hiermee biedt het organisaties een volledige werkplek in de Cloud. Door de intuïtieve interface creëert Workspace 365 meer structuur en eenvoud dan Office 365 en verhoogt het daarmee de productiviteit voor alle medewerkers. Belangrijkste kenmerken 1. Hogere productiviteit door meer structuur en eenvoud te creëren 2. Beheer documenten en e-mail eenvoudig 3. Ondersteun bedrijfsprocessen door extra applicaties toe te voegen 4. Werk altijd en overal op elk apparaat met een browser. 2.1 Drie type gebruikers van Workspace 365 We onderscheiden drie verschillende type medewerkers binnen een bedrijf. Bij elk type medewerker kan Workspace 365 op een andere manier worden gebruikt. Daarnaast gaan we ook in op hoe verschillende type medewerkers Workspace 365 zien en welke rol het speelt in hun dagelijkse werkzaamheden. 1. Office Medewerker De Office medewerker zit op kantoor en maakt veel gebruik van e-mail, agenda, Microsoft Office en vaak daarnaast een CRM of Projectmanagement systeem. Veel van deze producten zijn al via de cloud beschikbaar. Office 365 is hier een voorbeeld van. De medewerker kan hiermee e-mailen, agenda beheren, documenten beheren en online vergaderingen houden. Daarnaast wordt er vaak gebruikt gemaakt van verschillende losse applicaties om relaties te beheren, projecten te managen, urenregistraties te doen en nog veel meer. Structuur en eenvoud met Workspace 365 Deze Office Medewerker is op zoek naar meer structuur en eenvoud in zijn applicatielandshap. Informatie moet op één centrale plek zijn opgeslagen en de applicaties moeten snel en overal ter wereld binnen handbereik zijn. Deze informatie wil hij op elk willekeurig apparaat met internet kunnen inzien. In zijn huidige situatie is dit niet het geval. Informatie staat op verschillende plekken opgeslagen binnen verschillende applicaties. Als deze Office Medewerker al Office 365 gebruikt, dan is het gebruik van Workspace 365 een enorme aanwinst. Binnen Office 365 is het bijvoorbeeld lastig om snel eenvoudig documenten te creëren, daarnaast wordt het gebruik van SharePoint Online door veel gebruikers als ongebruiksvriendelijk beschouwd. Workspace 365 biedt de Office Medewerker een complete online werkplek met de kracht van Office 365. Het beheren en creëren van documenten en e-mail in de browser is nu via elk Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 4
apparaat mogelijk. Dankzij de gebruikersvriendelijke interface creëert Workspace 365 structuur en verhoogt het de productiviteit voor de Office Medewerker. Bedrijfsapplicaties geïntegreerd in Workspace 365 Voor de Office medewerker is het mogelijk om via single sign-on te koppelen naar bestaande cloud applicaties van derden. Op deze manier is het bijvoorbeeld mogelijk om e-mail en documenten direct te linken aan een relatie of een project. Doordat alles aan elkaar gelinkt en toegankelijk is vanuit één online werkplek zal de Office Medewerker, Workspace 365 zien als een totaal oplossing. Voor de Office medewerker wordt Workspace 365 met Office 365 Small Business geadviseerd. 2. Office Plus Medewerker Deze medewerker voert dezelfde werkzaamheden uit als de Office medewerker. Aanvullend heeft hij ook specifieke, lokaal draaiende applicaties nodig. Deze applicaties zijn vaak in de huidige situatie via een hosted dekstop toegankelijk. Deze medewerker zal Workspace 365 zien als een deel oplossing van het totale applicatielandschap. Hij zal Workspace 365 net zo gebruiken als de Office Medewerker. Hij heeft alleen nog steeds een hosted desktop nodig om zijn lokaal draaiende applicaties over al altijd te kunnen benaderen. Het is mogelijk om de lokale applicaties oe t voegen aan het dashboard. Wanneer er in de toekomst een cloud versie beschikbaar wordt van de desbetreffende applicaties, kan er via single sign on een koppeling gemaakt worden. Het kan dan zijn dat deze Office Plus Medewerker Workspace 365, in de toekomst, ook als totaal oplossing gaat zien. Voor de Office plus medewerker zijn er meerdere Office 365 mogelijkheden. De beschikbare Office 365 pakketten in combinatie met Workspace 365 zijn: Office 365 Small Business Premium Office 365 Midsize Business Office 365 Enterprise E1 Office 365 Enterprise E3 Office 365 Enterprise E4 3. Kiosk Medewerker De Kiosk medewerker is zelden aanwezig op kantoor en maakt weinig tot geen gebruik van ingewikkelde software producten. Desalniettemin wil hij bijvoorbeeld zijn e-mail en roosters kunnen bekijken en wil hij snel kilometers registreren. De Kiosk Medewerker heeft geen vaste werkplek en is vaak onderweg. Voor hem is het belangrijk dat informatie overal en altijd beschikbaar is op elk device. Gebruiksvriendelijkheid is voor deze type medewerker erg belangrijk. Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 5
Binnen Workspace 365 ziet de Kiosk Medewerker alleen wat hij daadwerkelijk gebruikt. Doordat binnen Workspace 365 alle applicaties toegankelijk zijn met één muisklik kan de Kiosk Medewerker zonder getraind te hoeven worden aan de slag. Workspace 365 werkt op ieder apparaat. Informatie is daardoor altijd beschikbaar. Thuis, onderweg of bij een klant. Voor de Kiosk medewerker wordt Workspace 365 met Office 365 Kiosk K1 geadviseerd. 2.2 bestaande bedrijfsapplicaties toevoegen Het is mogelijk extra bestaande applicaties toe te voegen aan het dashboard. Hierdoor zijn veelgebruikte bedrijfsapplicaties zoals CRM, kilometer- en urenregistratie, offertes- en facturatie en project managementtools snel te benaderen. Bestaande bedrijfsapplicaties toevoegen Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 6
2.3 Workspace 365 Business Apps (Beschikbaar 2e kwartaal 2014) Met Workspace 365 werk je vanuit één centrale plek die zorgt voor structuur en een hogere productiviteit Binnen deze omgeving kan je via de app store eenvoudig extra applicaties bestellen welke volledig geïntrigeerd zijn in Workspace 365. Apps zoals CRM, kilometer- en urenregistratie, offertes- en facturatie en project management zijn eenvoudig aan te schaffen. Workspace 365 App Store. Beschikbaar 2 e kwartaal 2014 Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 7
2.4 Gebruik van Exchange Online in Workspace 365 Door de intuïtieve interface van Workspace 365 wordt het gebruik van e-mail een stuk eenvoudiger. Desalniettemin maak je wel gebruik van de functionaliteiten die je tot je beschikking krijgt vanuit Office 365 Exchange Online: Postvak van 50 GB Outlook en Outlook Web Access Premium antivirus/anti-spam (Forefront) Gedeelde agenda's, contactpersonen en taken Mobiele e-mail voor de meeste mobiele apparaten, waaronder Windows Phone (o.a. Nokia, HTC, Samsung), iphone, BlackBerry en Android toestellen Functionaliteit voor e-mailarchivering en naleving Hoogwaardige voorbeeldweergave van Office-documentbijlagen met Outlook Web App en Office Web Apps integratie Vereenvoudiging van de e-mail user interface. Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 8
2.5 Gebruik van SharePoint Online in Workspace 365 Workspace 365 vereenvoudigt SharePoint door een structuur te hanteren die vele malen gebruiksvriendelijker is dan de representatie in Office 365. Hierdoor wordt het beheren van documenten eenvoudiger. Vanuit Office 365 SharePoint Online worden de volgende functionaliteiten beschikbaar gesteld: Collega's, partners en klanten de beschikking geven over gesynchroniseerde en actuele versies van documenten, waarbij naadloos offline of online gewerkt kan worden. Centrale online opslag en beheer van inhoud: sneller en gemakkelijker toegang tot inhoud, eenvoudiger bestanden delen en koppelen met klanten Versturen, bekijken, delen en bewerken van belangrijke documenten, ideeën en status met collega's vanaf praktisch iedere locatie en elk device (pc, laptop, tablet en smartphone) Documenten in enkele eenvoudige stappen uploaden Belangrijke documenten gemakkelijk vinden Op de hoogte blijven van bedrijfsinformatie en nieuws Toegang verlenen tot documenten op basis van rechten Tot 100.000 gebruikers toegang 10 GB per tenant + 500 MB per gebruiker Persoonlijke opslagruimte van 25 GB in SkyDrive Pro (ook geschikt om documenten te delen met anderen) Vereenvoudiging van SharePoint in Workspace 365 Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 9
2.6 Gebruik van Office Web Apps in Workspace 365 Start vanuit Workspace 365 met één druk op een knop Word, Excel, PowerPoint en OneNote in je browser. Hierdoor hoef je nooit meer te zoeken in het ongebruiksvriendelijke SharePoint om een bestand aan te maken. Functionaliteiten vanuit Office 365 Web Apps: Naadloos verbonden en geleverd met cloudservices, voor de beste productiviteitservaring via pc, Mac, telefoon en browser (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome). De wereldwijd meestgebruikte serie kantoorsoftware, nu naadloos verbonden en geleverd met cloudservices Flexibel serviceaanbod met pay-as-you-go, licenties per gebruiker De complete, vertrouwde Office-ervaring met integratie van services in Office 365 Altijd de nieuwste versie van de Office-apps, inclusief Office Web Apps ODF-ondersteuning: ODF-documenten weergeven en bewerken in Office Web Apps De meest uitgebreide set aan functionaliteiten van de diverse Office toepassingen met Office 365 Professional Plus (dit omvat Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint Workspace, OneNote, Publisher, Access en Infopath) voor max. 5 devices (pc, MA, Windows-tablet en andere apparaten) per gebruiker Office Web Apps in Workspace 365 Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 10
2.7 Licenties Workspace 365 Workspace 365 werkt met het abonnementsmodel per gebruiker, per maand. Je betaalt alleen voor wat je daadwerkelijk hebt aangeschaft. Het maakt niet uit welk Office 365 abonnement je hebt, mits het minimaal SharePoint en Exchange Online ondersteunt (zie paragraaf 2.8 met de vereiste Office 365 licenties). Je kunt zelf bepalen welke Office 365 licentie(s) het beste passen bij je bedrijfsgrootte en behoefte. Om de juiste licentie(s) te kunnen kiezen, is het van belang om te weten welke functionaliteiten er in de licentie(s) zijn opgenomen. Bekijk op de website www.office365.nl voor meer informatie of vraag de dienstbeschrijving van Office 365 aan je business partner. 2.8 Vereiste Office 365 Licenties Workspace 365 werkt met alle Office 365 licenties die tenminste SharePoint Online en Exchange Online bevatten zoals: 1. Office 365 Small Business 2. Office 365 Small Business Premium 3. Office 365 Midsize Business 4. Office 365 Enterprise E1 5. Office 365 Enterprise E3 6. Office 365 Enterprise E4 7. Office 365 Kiosk K1 Office medewerker Voor de Office medewerker wordt Workspace 365 met Office 365 Small Business geadviseerd. Office Plus medewerker Voor de Office plus medewerker zijn er meerdere Office 365 mogelijkheden. De beschikbare Office 365 pakketten in combinatie met Workspace 365 zijn: Office 365 Small Business Premium Office 365 Midsize Business Office 365 Enterprise E1 Office 365 Enterprise E3 Office 365 Enterprise E4 Kiosk medewerker Voor de Kiosk medewerker wordt Workspace 365 met Office 365 Kiosk K1 geadviseerd. Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 11
3.0 Vereisten voor besturingssystemen en webbrowsers Om het optimale te halen uit Workspace 365 te halen heeft uw apparaat een internetverbinding nodig en een ondersteunde browser. Onderstaand worden de vereiste browsers weergegeven: Internet Explorer 9 Internet Explorer 10 Chrome (laatste versie) Firefox (laatste versie) Safari (laatste versie) 3.1 Beschikbaarheid Voor Workspace 365 garandeert New Day at Work ten aanzien van de continue levering een beschikbaarheid van 99,8%. (let op: deze beschikbaarheid geldt niet voor uw internettoegang, deze is afhankelijk van je provider. Als u geen verbinding heeft tot het internet kunt u geen gebruik maken van de online functionaliteiten van Workspace 365.) 3.2 Beveiliging en privacy Bij Workspace 365 worden uw gegevens beschermd volgens de strengste normen van fysieke en digitale beveiliging. Dat betekent 99,99% beschikbaarheid en houden wij uw Workspace 365 24/7 in de gaten als het gaat om beveilingsrisico s. Elke functionaliteit buiten de business apps om (Exchange Online (e-mail), Lync Online, SharePoint Online (mappen en bestanden) en Web Apps) worden beveiligd door Microsoft en vallen buiten de beveiliging van New Day at Work. Meer informatie is hierover te vinden op http://office.microsoft.com/nl-nl/business/office-365-vertrouwenscentrumcomputerbeveiliging-in-de-cloud-fx103030390.aspx Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 12
4.0 Tarieven en bestelwijze U kunt Workspace 365 bestellen bij uw business partner. Prijzen die genoemd worden zijn altijd per gebruiker, per maand. 4.1 Service en ondersteuning De serviceverlening Workspace 365 is beperkt tot het melden van fouten in de werking van de dienst. De ondersteuning wordt gegeven op de functionaliteiten die in de handleiding van Workspace 365 en FAQ worden beschreven en door uw business partner worden gepubliceerd. New Day at Work levert bij afname van de dienst Workspace 365 geen ondersteuning op andere software en hardware van uw pc, laptop of smartphone, zoals het besturingssysteem. Ook gaat New Day at Work ervan uit dat u voldoende bekend bent met de functionaliteit en werking van Office 365. Eventueel dient u zelf de benodigde kennis met betrekking tot Office 365 eigen te maken aan de hand van publicaties van Microsoft. Gebruikersvragen zoals Hoe maak ik een draaitabel in Excel? of Hoe krijg ik animaties in mijn PowerPoint presentatie? worden niet ondersteund door New Day at Work, voor dit soort vragen verwijzen wij u graag door naar de Microsoft-website of een daar gepubliceerd trainingsinstituut. 4.2 Abonnementsduur Workspace 365 is een maandabonnement met een maandelijks opzegtermijn. Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 13
Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 14