pg1/5 COMPETENTIEPROFIEL ADMINISTRATIE ONTHAAL IN COZ SINT - JOZEF DOELSTELLINGEN EN SITUERING IN DE ORGANISATIE (cfr organogram) Vanuit onze opdrachtsverklaring is het de taak van elke medewerker om de zorg in ons huis te helpen ondersteunen zodat elke zorgbehoevende er kwaliteitsvol kan wonen, kan leven, kan verzorgd worden en mag sterven. De medewerker administratie/onthaal is een medewerker die zich specialiseert met bijzondere deskundigheid m.b.t. de administratie en onthaal in COZ Sint-Jozef. De medewerker administratie/onthaal is een lijnmedewerker. De medewerker administratie/onthaal rapporteert aan de directeur van COZ Sint-Jozef en aan de administratief directeur van de vzw COD. De directeur is de rechtstreeks leidinggevende. TAKEN MEDEWERKER ADMINISTRATIE - ONTHAAL (omschrijving wat je als MEDEWERKER doet) Taken medewerker administratie/onthaal Bewonersadministratie - Bewonersdossier - aanmaak dossier nieuwe bewoner : identiteitsgegevens en RIZIV-gegevens - bijhouden aan - en afwezigheden; intern klassement - wekelijks update houden van bewonersbestand (bewonersgegevens RIZIV gegevens) - rapportering ( Katz-personeelseff.) - Facturatie bewoners - bewonerskosten bijhouden en verwerken; controle IRIS-Excellent - verblijfsnota s drukken, verantwoording stukken bijvoegen; interface - intern klassement ( dubbels, rekeningkaarten, enz.) ; rapportering - Facturatie RIZIV RIZIV-facturatie afdrukken; controle facturatie; controle ligdagen-riziv; interface; intern klassement en Rapportering - Bijkomende facturatie Onthaal en receptie - telefonie en onthaal; algemeen secretariaatswerk ( briefwisseling, voorstellen) - diverse (bijhouden identiteitskaarten, siskaarten, mutualiteitsklevers, algemene overzichten, ) - beheer kantoormateriaal Boekhouding - kasregister : opmaak klassement verantwoordingsstukken kasregister; overdracht naar bank, rapportering: voorleggen aan directie - voorbereiding binnenkomende facturatie (overleg verant. aankoop): bestel- en leveringsbon; nazicht op volledigheid, kopie, facturatie en klassement per leverancier, aanduiding instellingsplaats (vb keuken, onderhoud, klooster, animatie, )
pg2/5 -financiële dagboeken(bank en post ) en - archiefbeheer : diverse diensten Wonen - huishoudelijke taken - helpt zorg dragen voor de algemene orde en netheid van de voorziening - opmaak maandelijks huiskrantje Peilers in de zorg ondersteunende begeleiding bieden zorgthema s Samenwerken en afstemmen van zorg: informatie overleg communicatie Bijdragen aan het verbeteren van de organisatie van de zorg, het beheer en de kwaliteit binnen de organisatie - draagt zorg en handelt vanuit het levensverhaal en eigenheid van de bewoner, werkt belevingsgericht en op maat van de bewoner ( cfr SMK s) - stimuleert de bewoners in het vinden van zinvolle dagbestedingen, heeft extra aandacht voor de zwaarzorgbehoevende, dementerende en palliatieve bewoner - handelt vanuit de trappen van zorg ( begeleiden, ondersteunen of overnemen) - rapporteert en informeert directeur, hoofdverpleegkundigen en sociale dienst - werkt intern samen met directeur, hoofdverpleegkundigen, sociale dienst, ( opname intern verhuis- ontslag- overlijden) - werkt extern samen met banken, OCMW s e.a - volgt aanwijzingen en instructies van directeur - communiceert mondeling en schriftelijk ( IRIS, telefoongesprekken, ) - volgt vorming en past het geleerde toe - werkt mee, werkt voorstellen uit en toont zich hier loyaal in de volgende aspecten - past procedures en werkvoorschriften toe en help bij de opmaak ervan specifiek voor zijn functie - gebruikt het materiaal op een correcte manier - respecteert de inspiratie, beroepscode, visie, doelen, afspraken, huisstijl en opdrachten van het COZ COMPETENTIEPROFIEL MEDEWERKER ADMINISTRATIE/ONTHAAL (omschrijving wat je moet kennen, kunnen en hoe je dient te zijn om je werk te kunnen doen) Omgaan met taken Problemen oplossen Omgaan met mensen Samenwerken Omgaan met zichzelf Klantgericht handelen Zichzelf ontwikkelen Organiseren Communiceren Luisteren - sociabiliteit Flexibel handelen Stress beheren
pg3/5 Omgaan met taken Problemen oplossen Definitie: je meldt problemen, herkent belangrijke informatie, je doet voorstellen en/of onderneemt acties uit eigen beweging om problemen op te lossen en om bestaande situaties te verbeteren en te optimaliseren - ziet wanneer er problemen zijn of zullen aankomen - onderzoekt het probleem, verzamelt informatie over achtergrond en oorzaken ( wie, wat, wanneer, hoe, waarom en waar) - benoemt de oorzaken - maakt onderscheid tussen informatie over feiten, meningen of interpretaties, hoofd- of bijzaken - neemt acties om problemen op te lossen of te voorkomen - evalueert de genomen acties en volgt verder op Aanvullende competentie Organiseren Definitie: je bepaalt op een effectieve wijze doelen en prioriteiten en geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan om bepaalde doelen te kunnen bereiken - scheidt hoofdzaken van bijzaken - stelt prioriteiten (doe belangrijke zaken eerst) en werkt volgens plan - houdt bij het opmaken van je werkplanning rekening met: de uit te voeren activiteiten, de nodige (voorbereidings) tijd per activiteit, de nodige hulpmiddelen, de mate van elke activiteit, tijd voor onverwachte zaken/urgenties - zorgt er voor dat zaken ordelijk en efficiënt kunnen worden afgewerkt Omgaan met mensen Samenwerken Definitie: je levert een actieve bijdrage aan het gezamenlijk resultaat en aan het creëren van een goede werksfeer. -helpt collega s, geeft taken door of neemt ze over waar nodig in eigen disciplines of andere discipline -gaat voor een gemeenschappelijk doel (gezamenlijk belang boven eigen belang) -weet wanneer anderen in te schakelen -wisselt informatie uit (mondeling en schriftelijk) en overlegt met collega s eigen discipline, andere zorgverleners, bewoners, familie, -stemt werk op elkaar af
pg4/5 Communiceren Definitie communicatie: je kunt ideeën en meningen in begrijpelijke taal - aan anderen duidelijk maken in woorden en lichaamstaal, goed afgestemd op de ander. (mondeling) - in begrijpelijke en correcte taal op schrift stellen (schriftelijk) - spreekt begrijpelijk,helder,duidelijk en houdt oogcontact - laat anderen uitspreken - zorgt ervoor dat, als je een ander informeert, je dit discreet doet en dat de inhoud correct is - vermijdt vaktaal of legt een begrip uit de vaktaal duidelijk uit - verhelder wat onduidelijk is met een goed voorbeeld -schrijft een brief/verslag, logisch opgebouwd, beknopt met correcte spelling en zinsbouw Luisteren en sociabiliteit Definitie luisteren: je toont dat je belangrijke informatie in gesprekken in je opneemt Definitie sociabiliteit: je kan je zonder moeite onder andere mensen begeven. Je stapt gemakkelijk naar naderen toe en mengt je gemakkelijk in gezelschap. - laat de ander uitspreken - vraagt duidelijkheid als wat de ander zegt niet duidelijk is - houdt contact met de gespreksdeelnemers - gaat in op reacties, ook op non-verbaal gedrag - legt gemakkelijk contact - stapt naar onbekenden toe ( bewoners, familie, bezoek), spreekt hen aan en wacht niet tot je zelf wordt aangesproken Omgaan met zichzelf s Klantgerichtheid handelen Definitie: je onderzoekt wensen en behoeften van de klant en handelt hiernaar. Je werkt mee aan een goede dienstverlening en klanttevredenheid. De klanten zijn zowel de bewoners, familie, medewerkers, externen, We zijn afhankelijk van anderen om ons werk tot een goed einde te brengen - toont duidelijk begrip voor de wensen en het belangen van de klant - maakt duidelijke afspraken en zorgt voor opvolging - levert maatwerk voor de klant, met deze als uitgangspunt - vraagt of aan de verwachtingen, wensen of behoeften zijn voldaan, opent mogelijkheid tot verbetering of bijsturing
pg5/5 - reageert op een klacht met opvolging, zonder aanvallend /verdedigend gedrag Zichzelf ontwikkelen (leervermogen) Definitie: je neemt nieuwe informatie in je op en past deze effectief toe. Je kunt opbouwend omgaan met kritiek en onderneemt acties om je eigen professionele en persoonlijke ontwikkeling te bevorderen. -heeft een plan voor eigen verdere ontwikkeling (sterktes en aandachtspunten) en houdt zich eraan. -zoekt informatie die op het werk toepasbaar is op en past het geleerde (vorming) toe -zoekt zelf naar leer- en groeimogelijkheden om kennis en vaardigheden aan te vullen -vraagt feedback, wil een oordeel van anderen over het eigen functioneren en stelt het eigen functioneren bij -is bereid om vorming te volgen en deze verder te integreren Stress beheersen Definitie: je blijft efficiënt functioneren onder tijdsdruk, bij tegenslag of teleurstelling, moeilijke situaties, fouten of kritiek -voorkomt stress door het takenpakket goed te plannen en te organiseren -raakt bij ernstige storing of fout niet in paniek, blijft kalm en rustig -neemt verantwoordelijkheid als een fout is gemaakt -bewaart afstand -blijft effectief functioneren onder tijdsdruk Flexibel handelen Definitie: je verandert je eigen gedragsstijl indien zich problemen of kansen voordoen om zo een gesteld doel te bereiken - stapt af van een vooraf gemaakt plan, om een beoogd resultaat beter of eerder te bereiken - toont afstand te kunnen nemen van emotionele situaties ( evenwicht betrokkenheid en afstand) - verandert op het juiste moment van gedrag en weerstand - brengt waardering op voor een onverwacht nieuw gezichtspunt