Releasenotes WebKasBankBoek & MobiBon 2.5.3.0 Door: M. Verschuren Laatst bijgewerkt 19-09-2016 Vereiste WEBKBB 2.5.3: Minimale CGA Versie 4.6. d.d. 21/09/2015
Inhoudsopgave Belangrijke / grote veranderingen:... 3 Uitbreiding MobiBon... 4 MobiBon - Functionaliteit... 4 MobiBon - Het proces in het kort:... 5 MobiBon Een impressie... 6 MobiBon Verrijken rode regels... 8 MobiBon - Tonen saldo informatie... 9 MobiBon - Optie voor archieflocatie... 9 WebKBB - Pas transactie overzicht... 10 WebKBB Flexwerker en begeleider geïntegreerd... 10 WebKBB Tonen images MobiBon... 11 Transactie overzicht... 11 Transactiedetails... 11 WebKBB (Automatisch) Koppelen foto aan transactie... 12 Automatisch koppelen... 12 Handmatig koppelen... 12 WebKBB Aanmeldgegevens... 12 WebKBB - MobiBon meldingen bij kastelling & beoordelen kas.... 13 WebKBB - Import bankmutaties is uitgebreid.... 13 WebKBB Tonen passaldo... 13 WebKBB - Export Journaalposten... 13 2
Belangrijke / grote veranderingen: 1. Uitbreiding MobiBon 2. Wijziging rol Flexwerker 3. Tonen passaldi 4. Optimalisatie browseronafhankelijkheid Let OP: - De vanaf versie WebKBB 2.5.2.0 alleen gebruiken i.c.m. CGA versie 4.6. 21/09/2015 of later. - Nieuwe web.config t.b.v. browsercompatibiliteit - Opschonen budgethistory transacties en nieuwe synchronisatie vanuit CGA is een advies. Let op bij de CGA export. Deze export is niet meer per boekjaar. Bepaal daarom vooraf het eerste journaalbladnummer van het jaar dat je opnieuw wilt synchroniseren. Vul dat journaalbladnummer in bij de parameter export Begroting & Historie in CGA. Vergeet het uit te sluiten dagboek niet in te regelen (in de wachtrij). Raadpleeg de helpdesk, of de consultant voor meer informatie. 3
Uitbreiding MobiBon MobiBon - Functionaliteit Inlogscherm - E-mailadres - Pincode Autorisatie - Voor welke Woongroep mag ik transacties registreren? - MobiBon onthoud laatst gebruikte woongroep Keuze transactietype - Toevoegen kastransactie - Verrijken Pintransactie* - Foto upload+ - Passaldo informatie opvragen^ *werkwijze waar de gebruiker de door hem/haar geïnitieerde banktransacties kan opvragen (rode regels) en kan verrijken met een foto en kostentoewijzing. +optie om de snel bonnen te digitaliseren m.b.v. de camera op het mobiele device, zonder kostentoewijzing. ^(bank)passaldo / de bestedingsruimte m.b.t. de bankpas opvragen. Hierdoor hoeft de medewerker voor dit doel niet meer te schakelen tussen applicaties of te informeren bij de centrale administratie. Foto maken - Één foto per transactie - Beoordelen foto (goed/ opnieuw) - Roteren foto + rotatie opslaan - Comprimeren + upload foto Transactiekop - Selectie Woongroep - Datumvoorstel = vandaag - Bedrag - Transactietype - Opnieuw foto maken - Foto bekijken + roteren Kostentoewijzing - Exploitatie/ Bewoner - Indien bewoners = bewonersverdeling - Indien exploitatie = optioneel alternatieve kostenplaats - Afrondingsverschillen - Keuze kostensoort - Omschrijving Ingediende bonnen - Aangemaakte bonnen binnen sessie - Opvragen transactiedetails - Opvragen foto Informatie opvragen - Opvragen passaldi (per transactietype Geldautomaat, Pin of ideal) 4
MobiBon - Het proces in het kort: Contant 0. Medewerker betaalt contant in de winkel + ontvangt bon/ kwitantie. 1. Start de webapp op smartphone + Maak foto van bon + registratie transactie 2. Foto + transactie wordt digitaal verzonden + opgeslagen in beveiligde omgeving Pin: A. Medewerker betaalt met pas in de winkel + ontvangt bon/ kwitantie. B. Banktransacties worden aangeboden aan MobiBon (rode regels) C. Rode Regels worden door medewerker verrijkt met foto en kostentoewijzing D. Foto + transactie wordt digitaal verzonden + opgeslagen in beveiligde omgeving 3. Foto van de bon is zichtbaar bij de transacties in het WebKasBankBoek 4. Extra controle op ontbrekende bonnen bij kasafsluiting 5. Foto s van bonnen zijn zichtbaar bij boekingen in CGA/IBS 6. Foto s van (Bewoners)bonnen zijn zichtbaar bij de boekingen in CGA/IBS Online 7. Foto s van (Exploitatie)bonnen kunnen aangeboden worden aan het Financieel pakket. 0 1 MobiBon proces C 2 D Veilige Opslag A Foto & Specificeren Bonnen 3 BANK B Kas Afsluiting 4 Bank transacties 5 CGA /IBS 7 Fin. pakket CGA / IBS Online 6 5
MobiBon Een impressie 6
7
MobiBon Verrijken rode regels Vanaf deze versie MobiBon is het mogelijk een medewerker de eigen rode regels te laten verrijken vanuit de MobiBon middels het zogenaamde pastransactie overzicht. De werkwijze en inrichting in het WebKasBankBoek en in CGA vereisen een iets andere aanpak. Belangrijkste verschil is dat de rode regels in een persoonlijke werkvoorraad komen van een medewerkers. De medewerker kan de rode regels vervolgens toewijzen aan een woongroep + kostentoewijzing. 8
MobiBon - Tonen saldo informatie Via de info button in de MobiBon kan informatie opgevraagd worden m.b.t. de bestedingsruimte van de bankpassen. Afhankelijk van de soort bankpas en afspraken met de huisbankier kunnen we deze saldo informatie berekenen en tonen aan de medewerker. MobiBon - Optie voor archieflocatie Bij de systeemopties kan de archieflocatie ingeregeld worden voor de foto s die geüpload zijn met de MobiBon. Deze instelling zal in samenspraak met de consultant ingeregeld worden. 9
WebKBB - Pas transactie overzicht Vanaf deze versie is het mogelijk om als begeleider de eigen rode regels te verrijken vanuit het WebKasBankBoek (of de MobiBon) middels het zogenaamde pastransactie overzicht. Zichtbaar zijn het aantal rode regels die nog geboekt moeten worden. De werkwijze en inrichting in het WebKasBankBoek en in CGA vereisen een iets andere aanpak. Belangrijkste verschil is dat de rode regels in een persoonlijke werkvoorraad komen van een medewerkers. De medewerker kan de rode regels vanuit deze functie toewijzen aan een woongroep + kostentoewijzing. In de functie zijn alleen de bankmutaties zichtbaar van de betreffende medewerker. Vanuit deze functie kan de medewerker altijd nog de door hem/haar geïnitieerde transacties opvragen. WebKBB Flexwerker en begeleider geïntegreerd In de hierboven beschreven ontwikkeling staat de het Pas transactie overzicht voor de begeleider beschikbaar is. Voorheen was deze functie alleen beschikbaar bij de rol Flexwerker. Deze rol komt echter te vervallen. De oude Flexwerker kon alleen bankmutaties verrijken. M.a.w. geen kasmutaties boeken voor de Woongroepen waartoe deze gemachtigd was. In de praktijk zagen we dat deze gebruikers twee inlogaccounts kregen. Één account als Flexwerker En een account als Begeleider. We hebben daarom de rol Flexwerker en Begeleider geïntegreerd. Hiermee ontstaat de mogelijkheid om bij toekomstige ontwikkelingen het Pas Transactie overzicht ook beschikbaar te stellen aan andere rollen, bijvoorbeeld de Teamleider. Binnen de begeleider is geen autorisatie om de optie kastransacties voor woongroepen uit te zetten. 10
WebKBB Tonen images MobiBon Op verschillende plekken in het WebKasBankBoek zijn aanpassingen gedaan om de foto s bij de transacties op een toegankelijke manier te tonen. Transactie overzicht Het foto icoontje is nu ALLEEN zichtbaar bij transacties waar WEL een foto aan gekoppeld is. Door op het icoontje te klikken zal de foto getoond worden. Transactiedetails Binnen de transactiedetails is het natuurlijk ook mogelijk de bon op te vragen. Zie onderstaand image. M.b.v. de roteer en zoom opties kan het image goed leesbaar gemaakt worden. Let op: indien je een bewonersverdeling op wilt vragen kun je kiezen voor het tabblad Bewoners. 11
WebKBB (Automatisch) Koppelen foto aan transactie In het WebKasBankBoek is een matchingsmechanisme ingebouwd om gemaakte foto transacties uit de MobiBon automatisch te koppelen aan bestaande transacties in het WebKBB. Hoe ontstaan de foto MobiBonnen? De bron van deze foto s is ALTIJD de MobiBon webapp. De achterliggende gedachte is dat de medewerker via de MobiBon webapp op een toegankelijke manier foto s upload naar het WebKasBankBoek. Wanneer gebruikt een medewerker de optie alleen foto in de MobiBon? Voorbeelden: - Het is een complexere bon die niet via de MobiBon opgevoerd kan worden, bijvoorbeeld: o Combibon o BTW bon o Transactie met dimensie - Medewerker snel bonnetjes wil digitaliseren zonder de complete kostentoewijzing te doen Automatisch koppelen Bij het maken van de foto met de MobiBon webapp moet de gebruiker de woongroep, bedrag en datum meegeven. Zie bovenstaand image. Op basis van deze informatie zal het WebKasBankBoek automatisch proberen de foto aan een al bestaande transactie te koppelen! Bestaat de transactie nog niet, dan blijft de foto wachten totdat deze alsnog (automatisch) gekoppeld wordt. Handmatig koppelen Bij het aanmaken en wijzigen van transacties in het WebKasBankBoek is interactieve functionaliteit toegevoegd om gemaakte foto s met de MobiBon te koppelen aan transacties. Dit kan nodig zijn indien een transactie niet automatisch is gekoppeld. Dit kan gebeuren wanneer: - Woongroep / Bedrag / Datum niet goed is opgegeven via de MobiBon webapp - Toevallig meerdere transacties bestaan in de woongroep met hetzelfde bedrag en zelfde datum. Linksonder in het transactiescherm is de optie zichtbaar. Afhankelijk van de waardes die ingegeven zijn in de transactiekop zal het WebKBB in dit deel de alleen die foto s laten zien die matchen met de ingegeven waardes. M.b.v. de filters kan de scope uitgebreid worden. Als per ongeluk een verkeerde datum is meegeven met de alleen foto bon kun je toch makkelijk de betreffende foto zoeken. Door de transactie te selecteren en uiteindelijk de transactie op te slaan zal het image opgeslagen worden bij de transactie. Foto s die zijn gekoppeld aan een transactie worden blauw weergegeven. WebKBB Aanmeldgegevens In het WebKasBankBoek kan zowel met e-mailadres / pincode ALS met gebruikersnaam en wachtwoord worden aangemeld. 12
WebKBB - MobiBon meldingen bij kastelling & beoordelen kas. Indien er in de lopende periode van een woongroep transacties staan zonder foto, dan zal bij de kastelling en beoordeel kastelling een melding getoond worden. WebKBB - Import bankmutaties is uitgebreid. 1. Een transactie wordt nu OF per medewerker OF per woongroep aangeboden.\ Hiervoor is een nieuwe TAG geïntroduceerd in de XML. <user_id> </user_id> 2. In de voet van de XML geven we per medewerker passaldo mee wat we tonen in het WebKBB en in de MobiBon. Afhankelijk van de soort bankpas en afspraken met de huisbankier kunnen we deze saldo informatie berekenen en tonen aan de medewerker. WebKBB Tonen passaldo WebKBB - Export Journaalposten Nieuwe TAG toegevoegd t.b.v. export fotoid naar CGA. 13