FUNCTIEKAART: deskundige secretariaat SASK 1. Organisatiegegevens FUNCTIEFAMILIE: leidinggevenden 2 (middenkader) FUNCTIEBENAMING: Deskundige secretariaat SASK FUNCTIENIVEAU: B1- B2 B3 DEPARTEMENT: cultuur en vrije tijd DIENST: Stedelijke Academie voor Schone Kunsten 2. Plaats in de organisatie De deskundige secretariaat van de SASK rapporteert aan de directeur. Hij of zij geeft leiding aan een team van medewerkers en coördineert de werking van de dienst. 3. Doel van de functie De deskundige secretariaat van de SASK is de rechterhand van de directie onder meer voor wat betreft de financiële werking van de academie en het beheer van de gebouwen. Op die manier ondersteunt hij/zij een efficiënte en effectieve uitvoering van de beleidsdoelstellingen van de SASK. 4. Resultaatsgebieden I. Dagelijkse planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de dagelijkse werkzaamheden van het team en hierover rapporteren om deze werkzaamheden efficiënt en effectief te laten verlopen. - op regelmatige wijze de directie informeert over de financiële toestand - de werking van het klusjesteam plant in overleg met de 4 scholen en de verantwoordelijke van het klusjesteam. - ervoor zorgt dat mankementen aan de gebouwen worden doorgegeven aan het klusjesteam en/of planon en de opvolging ervan coördineert. - Ivm het beheer van de gebouwen de contacten verzorgt met de technische diensten (aangeven en opvolging planon-opdrachten), met het diensthoofd gebouwen, met de stadsarchitect en zijn medewerkers. - contact onderhoudt met de dienst PBW inzake gebouwen en in dienst stellen machines. - erover waakt dat de voorgestelde maatregelen inzake veiligheid/welzijn correct opgevolgd worden. - de inventaris superviseert van machines en gebruiksmaterialen. - schadedossiers aan gebouwen communiceert met de dienst verzekeringen van het stadsbestuur en opvolgt. - De praktische regeling van schoolactiviteiten coördineert en de eindejaarsactiviteiten in de maand juni (jury s, opendeurdagen) ingericht door de academie/vzw Kwadraat. - ervoor zorgt dat de contacten met de stadsdiensten optimaal verlopen (financiën, logistiek, gebouwen, andere scholen, technische dienst, verzekeringen ), en met de inrichtende macht (schepenen). - voor back-ups en de continuïteit van de dienstverlening zorgt door onder meer collega s te ondersteunen wanneer dit vereist is; u verzorgt het onthaal en springt in wanneer er te weinig bezetting is (drukte, ziekte). U volgt de leerlingenadministratie op en verzorgt mede de inschrijvingen in augustus, september. - een planning opmaakt in functie van de prioriteiten II. Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van medewerkers om hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling.
- voor de opvang en het inwerken van nieuwe medewerkers zorgt - plannings- en opvolgingsgesprekken voert - regelmatig teamoverleg houdt - medewerkers begeleidt en coacht medewerkers - taken toewijst rekening houdend met de kunde en de ontwikkelingsnoden van de medewerker - openstaat voor de (individuele) problemen van de medewerker en bemiddelt bij conflicten tussen personeelsleden - de opdrachten evenwichtig verdeelt tussen de medewerkers en overlegt aangaande planning en timing - verantwoordelijk bent voor de registratie van werkuren, overuren, afwezigheden, verloven, III. Superviseren van werkzaamheden De werkzaamheden binnen het team van nabij opvolgen en er zo voor zorgen dat de werkprocessen en resultaten beantwoorden aan de kwaliteits- en veiligheidsnormen, richtlijnen en procedures. - de kwaliteit van de geleverde producten of dienstverlening controleert - de correcte toepassing van reglementen, procedures en normen bewaakt (o.m. rond veiligheid van infrastructuur en materialen) - erop toeziet dat de regelgeving wordt gerespecteerd - controles inbouwt over de in- en uitgaven van de academie, de uitgaven per atelier en de facturen. - het overzicht houdt over de uitgaande en lopende bestelbons. - grondige controle doet van alle binnenkomende facturen. - regelmatig de prestaties van het team controleert, ook in functie van de timing, en zo nodig bijstuurt - klachten onderzoekt en fouten rechtzet - de bestaande dienstverlening evalueert - ontwikkelingen en tendensen opvolgt - behoeften en opportuniteiten bespreekt met de directeur van de SASK - rapporten opmaakt over voortgang en resultaten van de dienst rapporteert, knelpunten signaleert IV. Beheer van middelen Instaan voor de beschikbaarheid van de middelen zodat de werkzaamheden op een kwaliteitsvolle manier uitgevoerd kunnen worden. - een begroting opmaakt - over de gebruikte materiële en financiële middelen waakt om verspillingen te voorkomen - voorstellen indient voor de aankoop van materiaal - bestekken en prijsaanvragen opmaakt, offertes onderzoekt en evalueert - leveringen opvolgt - instaat voor de budgetopmaak en controle en dit verantwoordt naar directie en bestuur toe. - Deelneemt aan de budgetbespreking in augustus met directie en inrichtende macht. - de jaarlijkse investerings- en werkingsbudgetten verdeelt over de ateliers in samenspraak met de directie - de bestellingen correct voorbereidt en collegenota s opmaakt op een transparante wijze en in overleg met de directie (verantwoorden grote aankopen). V. Adviesverlening Vanuit het eigen vakgebied zowel op vraag van als proactief (interne) klanten informeren en adviseren zodat zij een deskundige oplossing aangeboden krijgen voor vragen of problemen.
- uitleg geeft over procedures en regelgeving - documentatie naar interne (en externe) klanten verspreidt - vragen beantwoordt en advies verstrekt - als aanspreekpunt fungeert - pro-actief knelpunten signaleert VI. Kassabeheer Is verantwoordelijk voor het beheren van een kassa en voor het innen van gelden. - verantwoordelijk bent voor het innen van gelden - als financiële verantwoordelijke instaat voor het kasbeheer (mister cash, inschrijvingsgelden,parkeertickets, kopieerkaarten, enz., interne audit) - het provisiehouderschap van de SASK waarneemt - de correcte gegevens bijhoudt omtrent de inhoud van de kassa - erover waakt dat gelden aan het stadsbestuur regelmatig worden afgerekend. VII. Kennisnetwerk Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring met betrekking tot het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. - informatie uitwisselt met vakgenoten - studiedagen en vormingsdagen bijwoont - vakliteratuur bijhoudt - op de hoogte blijft van nieuwe methodes, theorieën en technieken - nieuwe ontwikkelingen opvolgt VIII. Projecten Leiden van of deelnemen aan projecten om zo bij te dragen tot de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. - binnen een projectteam de afgesproken rol opneemt - een specifieke vakinhoudelijke bijdrage levert aan projecten - projecten plant, coördineert en leidt - zorgt voor een goede communicatie naar de projectleider en de eigen leidinggevende 5. Vaktechnische vaardigheden - Goed zicht op de werking van de gemeente en bijhorende wetgeving (gemeentedecreet, administratief recht, ). - Diepgaande kennis van het vakgebied of domein, deze deskundigheid moet gepaard gaan met brede inzichten - Goede kennis van MS Office toepassingen: Word, Excel, Outlook, Access 6. Specifieke arbeidsomstandigheden - avond- (3) en weekendwerk (zat. ½ dag of om de twee weken 1 volle) - in de maanden augustus, september, juni moet flexibel gewerkt worden
7. Competentieprofiel I. Kerncompetenties Betrouwbaar zijn (niveau 2) Afspraken nakomen en handelen volgens de algemeen aanvaarde normen en waarden, rekening houdend met de regels en het beleid van de stad Sint-Niklaas. Waakt over de naleving van afspraken, normen en waarden, stuurt bij waar nodig. 1. Stelt informatie op een duidelijke manier ter beschikking van anderen. 2. Zorgt voor duidelijke richtlijnen, afspraken en procedures bij gewijzigde of nieuwe omstandigheden. 3. Communiceert duidelijk over de procedures en afspraken en controleert of deze begrepen zijn en toegepast worden. 4. Vertoont voorbeeldgedrag, rekening houdend met de algemeen geldende normen en waarden en de gedragscode voor het personeel van de stad Sint-Niklaas. 5. Wijst in specifieke situaties op de gedragscode. 6. Spreekt anderen aan op het niet- naleven van afspraken of het overtreden van de gedragscode. Initiatief nemen (niveau 2) Uit eigen beweging zaken aanpakken en voorstellen formuleren. Gaat uit eigen beweging voortdurend op zoek naar de beste oplossing voor een probleem. 1. Onderneemt uit eigen beweging actie om een probleem concreet op te lossen. 2. Gaat na hoe de reacties zijn op een voorstel. 3. Stuurt bij wanneer de doelstellingen in het gedrang komen. 4. Geeft niet op, zoekt actief naar andere mogelijkheden, ook bij hindernissen en tegenslagen. 5. Houdt rekening met mogelijke gevolgen, ook wanneer die een invloed hebben op andere domeinen. Klantvriendelijk zijn (niveau 2) Zich open en luisterbereid opstellen ten aanzien van interne klanten (collega s, andere diensten binnen de organisatie, ) en externe klanten (burgers, leveranciers, vertegenwoordigers, ) en inspelen op hun gevoeligheden, behoeften en wensen. Zoekt in overleg met de klant een goede oplossing voor zijn vraag of probleem. 1. Onderzoekt de verwachtingen en behoeften van de klant. 2. Denkt mee in functie van de vraag van de klant. 3. Zorgt voor een zo goed mogelijke oplossing. 4. Houdt rekening met het effect van het eigen handelen en de eigen houding op anderen. 5. Houdt de klant op de hoogte van de stand van zaken met betrekking tot zijn vraag of probleem. Betrokkenheid tonen (niveau 2) Toont zich verbonden met de stad Sint-Niklaas: met de eigen job, met de organisatie en met het beleid.
Toont betrokkenheid ten aanzien van de hele organisatie en werkt actief mee om de doelstellingen van het stadsbestuur te realiseren. 1. Aanvaardt moeilijke opdrachten en laat zich niet ontmoedigen bij de uitvoering ervan. 2. Neemt actief deel aan taken en projecten die niet tot zijn/haar direct takenpakket behoren. 3. Denkt opbouwend mee in aangelegenheden die ruimer gaan dan de eigen opdracht. 4. Kent en respecteert de missie, waarden en doelstellingen van de stad Sint-Niklaas. 5. Neemt bij acties en beslissingen de voor- en nadelen voor de stad Sint-Niklaas in overweging. 6. Heeft oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief samenhangen. 7. Benut kansen die de belangen van de organisatie dienen. 8. Respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimer beleidskader (doelen, waarden, cultuur). II. Functiefamiliecompetenties Organisatiebewust zijn (niveau 2) Handelen met oog voor de invloeden en gevolgen van eigen beslissingen of acties op andere onderdelen van de organisatie. Houdt rekening met de impact van het eigen handelen op de andere afdelingen binnen de organisatie. 1. Legt samenwerkingsverbanden met andere afdelingen. 2. Betrekt andere afdelingen binnen de organisatie in het overleg en de besluitvorming. 3. Houdt rekening met de belangen van andere afdelingen binnen de organisatie. 4. Houdt rekening met de invloeden en gevolgen van de eigen acties en beslissingen op andere onderdelen van de organisatie. Resultaatgericht handelen (niveau 2) Gericht zijn op het concretiseren van doelen en het realiseren van resultaten conform het tijdspad en de afspraken. Neemt acties om de doelen op een effectieve wijze te bereiken. 1. Vertaalt doelen in haalbare en realistische werkzaamheden. 2. Schept de voorwaarden om de doelen te halen. 3. Mobiliseert mensen en middelen, ook wanneer hij/zij hiertoe anderen moet overtuigen. 4. Maakt concrete afspraken met anderen over wat gerealiseerd moet worden, door wie en tegen wanneer. 5. Stuurt op regelmatige basis het proces bij, in functie van de doelstellingen. 6. Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven wanneer hij/zij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt. 7. Integreert en gebruikt feedback van anderen om de performantie te verbeteren. Coachen en ontwikkelen (niveau 2) Medewerkers begeleiden tot optimale prestaties, groei in hun functie en de verruiming van hun loopbaankansen. Ondersteunt en oriënteert: geeft feedback, moedigt aan, geeft leerkansen. 1. Geeft heldere en genuanceerde feedback, gericht op ontwikkeling. 2. Helpt anderen om hun inzicht te vergroten in de eigen sterktes en zwaktes. 3. Stimuleert anderen (zodanig dat ze zich verder kunnen ontwikkelen). 4. Praat met de andere over hoe iets kan worden aangepakt, veeleer dan zelf de oplossing te geven. 5. Biedt concrete situaties aan om te leren (opleiding, opdrachten, meevolgen,...). 6. Richt zich niet enkel op de taak of het objectief dat moet gerealiseerd worden, maar ook op de persoon die de taak moet uitvoeren.
Richting geven (niveau 2) Medewerkers aansturen zodanig dat zij hun doelstellingen kunnen realiseren. Stuurt aan en corrigeert op het niveau van het functioneren en de groepsresultaten. 1. Formuleert objectieven, voorziet duidelijke doelstellingen voor het functioneren van de medewerkers. 2. Drukt in termen van resultaat uit wat hij/zij van de medewerkers verwacht. 3. Geeft open en duidelijke feedback in functie van de te bereiken doelstellingen en afspraken. 4. Treedt op bij het niet nakomen van afspraken, bij problemen in het functioneren, bij onvoldoende resultaten. 5. Toont erkenning en waardering bij goede resultaten. 6. Bevordert de samenwerking tussen de teamleden. 7. Schept duidelijkheid omtrent rollen en verantwoordelijkheden. 8. Houdt op regelmatige basis overleg, individueel of in team. 9. Vraagt de inbreng van de medewerkers aangaande zaken die op hun werking een impact hebben. 10. Stelt zich beschikbaar op.