Aanpassingen flexigar Versie V 7 2 4 Algemeen Afdrukken dagboek voor een gans jaar Regelmatig kwam de vraag of het mogelijk is om alle dagboeken van een gans jaar in één keer te printen in plaats van maand per maand. Hiervoor hebben we nu een parameter voorzien. Indien je Boekjaar aanvinkt, gevolgd door het selecteren van het dagboek dat je wenst, zal je dit voor dat ganse jaar kunnen printen. Wanneer dit scherm gesloten wordt, staat de parameter Boekjaar terug uit. Nieuwe standaard layout voor werkorder We hebben een extra layout bijgemaakt voor diegenen die met de barcodes werken, nl: Arpt_werkorder_zonder_prijs_detail_barcode. Deze layout kan je zelf instellen via menu Werkorders facturatie\ Parameters\ Profielen documenten. 1
Kies bij Soort document voor Werkorder. Daarna kies je de juiste layout uit in de lijst. Profielen per site instellen. Vanaf nu is het mogelijk om per site een verschillend profiel in te stellen. Dit kan gebeuren in volgend menu: Diversen\Parameters\sites. 2
Profielen worden gebruikt wanneer verschillende factuurlayouten nodig zijn bij vb: facturatie. Elke site kan dan een andere hoofding gebruiken bij het factureren, op al dan niet voorgedrukt papier. D.w. z. dat ook de printer(lade)s apart te kiezen zijn. 3
Export naar PDF van een originele factuurlayout. Wanneer men één bepaalde ORIGINELE factuur (dus geen duplicaat) wil exporteren naar vb een PDFbestand, om dit dan als bijlage te mailen naar klanten, moet men vertrekken van een factuur die nog niet werd afgedrukt. Opgelet: Indien de factuur reeds geprint werd, kan men het printertje in de kolom Afgedrukt wissen door de factuur te selecteren. Daarna met de rechtermuisknop klikken in de kolom Afgedrukt, en kiezen voor Duplicaat afzetten. Vervolgens klik je in het overzicht van de facturen onderaan op de knop om het voorbeeld op scherm te tonen: In het voorbeeld op scherm, kies je bovenaan voor de knop Export, en kies je vervolgens welk type bestand (vb: PDF) je wenst te maken en de locatie en de naam van het bestand (vb: VF 1600549). Bewaar uw keuze door op de diskette te klikken. 4
Ter info: Indien je voor een bepaalde klant altijd de factuur wil mailen via export PDF, kan je dit aanduiden in het relatiescherm. Automatische_betalingen De rapporten tonen nu het IBAN en BIC-nummer. Toewijzing betaling In het scherm van de toewijzingen is nu ook een kolom periode toegevoegd. 5
Nieuwe lijst van klanten via selecties Het is nu mogelijk om via menu Werkorders-facturen\Statistieken\statistieken W.OK Facturen, een lijst te exporteren met namen en adressen van klanten die een document(meestal factuur) hebben gehad in een bepaalde tijd. De selectiecriteria zijn tamelijk uitgebreid. Je kan kiezen voor de documentnummers, datums van. Tot, een specifiek artikel, of facturatiecode, In het voorbeeld hieronder is gekozen voor documentsoort factuur met 1 bepaalde facturatiecode, geen artikels, geen standaardtijden, geen toeslagcodes, geen kleine leveringen, voor januari 2015. Na het valideren kom je in het scherm detail terecht. Daar kies je onderaan voor de lijst klanten en klik je vervolgens op de knop om te printen. 6
Een klantenlijst met naam en adresgegevens en telefoonnr. verschijnt op scherm. Deze kan geëxporteerd worden naar een document van uw keuze. 7
Selecteren op nieuwe of occasie wagen. In de wagenfiche staat het veld Nieuwe wagen. Hierop kan vanaf nu ook geselecteerd worden via menu Relaties\ Lijsten-selecties. Indien het vinkje uit staat in de wagenfiche, duidt dit op een occasie wagen. 8
Depannage opdracht We hebben een nieuw document aangemaakt dat kan gebruikt worden indien een depannageopdracht wordt aangenomen of doorgegeven. De verschillende partijen kunnen ingegeven worden in Flexigar als relatie, met de beschikbare wagengegevens. Daarna ga je naar het menu wagenpark/depannage opdracht. In dat scherm kan je de voertuiggegevens opzoeken en bij het veld Opdracht aan,ofwel de firma die de opdracht moet gaan uitvoeren, ofwel de firma die de opdracht aan u geeft opzoeken. In het tabblad Extra info kunnen belangrijke bijkomen de gegevens ingevuld worden met betrekking tot deze depannageopdracht. 9
Het uiteindelijke formulier dat geprint kan worden, zal niet bewaard worden, maar ziet er dan als volgt uit: Als de chauffeur met dit document vertrekt, beschikt hij meteen over alle nodige gegevens. Tekstborderellen met eigen opmaak: Je kan nu zelf documenten opmaken waarin velden van Flexigar worden opgenomen. Het is een vrij omslachtige procedure, vandaar dat we deze volledig willen uitschrijven. Hiervoor is Word vereist. Volg de volgende stappen om dit op te maken. 10
1) Maak het document op in Word. Daar waar er een veld door Flexigar moet ingevuld worden, voeg je een formulierveld in. Dit doe je door in keuzemenu s boven te kiezen voor ontwikkelaars en dan bij besturingselementen klik je op en neem je het eerste tekstveld (formulierbesturingselement). Doe dit overal waar er data vanuit FG moet komen. Indien je geen menu ontwikkelaars ziet staan, ga dan naar Bestand, opties, lint aanpassen en vink ontwikkelaars aan. Bewaar je word-bestand in de map Reports van Flexigar2000. 2) Bepaalde velden in Flexigar die gebruikt zullen worden in het document. Ga in Flexigar, naar het menu Wagenpark\Borderel vervangwagens\borderel. (of planningtekstborderel) Kies Tabblad Tekstopmaak. Voeg een nieuw borderel toe via. Voeg in de juiste volgorde alle benodigde velden toe (zoals bij een ander document), zonder enters of komma s, gewoon achter elkaar opsommen in de juiste volgorde (zie voorbeeld hieronder). Onderaan bij bestand vul je de naam van het bestand is (zonder pad) bv: Leencontract.docx.(geen c:\flexigar2000\reports) Bv: 11
Bewaar dit scherm. Het document is nu klaar voor gebruik. 3) Gebruik Eénmaal het document correct is opgemaakt, is het makkelijk in gebruik. In het tabblad Wagen Klant kan je een wagen en een relatie opzoeken. De gevraagde velden zullen dan in het document opgevuld worden voor die specifieke wagen en relatie wanneer het document wordt geprint. Opgelet: deze ingevulde documenten worden niet bewaard en krijgen geen volgnummer! Deblokkeren van documenten Om problemen te vermijden doordat mensen documenten deblokkeren zonder het documentnummer in te geven, hebben we besloten om dit gebruik strenger te maken. 1) Het ingeven van het documentnummer is vanaf nu verplicht, na het selecteren van een documentsoort. 2) Enkel een gebruiker met administrator-rechten, en de gebruiker die het document zelf in gebruik heeft, kan een document deblokkeren. De gebruiker wordt weergegeven in een melding. In onderstaand voorbeeld is het document 37420 in gebruik door gebruiker DS. 12
Tikklok Hieronder een paar aanpassingen betreffend de Tikklok module : De functies blijven in grote lijnen hetzelfde. F1, F2, F5, F6 : Deze toetsencombinaties blijven onveranderd. Alleen zullen jullie na gebruik van de F1 toets meer gegevens op het scherm van de tikklok zien staan, nl. de plaat, naam en werkorder nummer. Jullie zullen 2 piepjes horen en een groen licht zien verschijnen indien jullie handeling correct is verlopen. Indien jullie handeling niet correct is verlopen zullen jullie een rood licht zien verschijnen en 7 piepjes te horen krijgen. 2 Nieuwe toetsen toegevoegd: F4 : Waarnemen status werknemer - Indien de mekanieker niet in de onderneming aanwezig is krijgt hijde melding no data te zien. - Indien de mekanieker wel aanwezig, zal hij zijn tik tijd waarnemen sinds wanneer hij opgetikt is. - Indien de mekanieker aanwezig is en op een werkorder getikt is, zal hij de tik tijd kunnen waarnemen sinds wanneer hij op dit werkorder opgetikt is. - Mekaniekers die het recht hebben om op meerdere documenten opgetikt te zijn, 13
zullen hier soms multiples documents waarnemen. Dit betekent dat ze op dit moment op meerdere documenten opgetikt staan. F3 : Waarnemen tijd in onderneming of op het werkorder - Indien de mekanieker wenst te weten te komen hoelang hij al is opgetikt op een werkorder of hoelang hij al in de onderneming opgetikt is (indien niet op werkorder gepunt), mag hij functietoets F3 gebruiken. Merkspecifiek Mercedes Inlezen io2-bestanden: Deze bestanden worden soms door de webapplicatie Eva geblokkeerd. We hebben nu een controle ingebouwd waardoor dubbel inlezen van een bestand niet meer mogelijk is. Toyota Lijsten After sales Op vraag van Toyota zijn er 2 layouten opgemaakt die kunnen worden geexporteerd. Deze kunnen opgemaakt worden via menu Merken, Toyota, After sales. Renault Verkoopsstatistieken Renault Belgie Luxemburg heeft ons gevraagd om een lijst op te stellen met de verkopen per artikel van de laatste 12 maanden. Deze kan opgemaakt worden via menu Merken\Renault\Renault verkoopstatistieken\ tabblad Maand verkoopscijfers. 14
Wanneer de juiste maand en jaar werden gekozen, kan je via de print-knop, de lijst laten verschijnen in Excel. Excel moet dus wel geïnstalleerd zijn op de PC. Het bestand ziet er dan uit als volgt: Dit bestand kan dan bewaard worden op de PC en daarna via mail doorgestuurd worden. Nieuwe lijst van OTS-sen Via menu Werkorders facturatie\statistieken\statistieken WO facturen, kan je een lijst opvragen van wagens waarvoor een OTS werd uitgevoerd. 15
Hyundai Export lijst klanten Deze is vernieuwd op vraag van Hyundai. De werkwijze blijft ongewijzigd. 16