Aanpassingen flexigar Versie V 7 4 0

Transcriptie

1 Aanpassingen flexigar Versie V Inhoud Algemeen... 3 Relaties... 3 Meer karakters toegelaten voor het veld Naam... 3 Aparte BTW categorie voor klant en leverancier... 3 Lijsten selecties voor export naar Excel... 4 Paspoort inlezen... 5 Wagenpark... 5 Veld Radiocode... 5 Lijst stock wagens... 6 Aankoopborderel... 6 Dossier / Raadplegen rekeningen... 8 Flexiscan... 9 Werkorders Facturatie Extra teksten vanuit werkorder Boekhouding Volledige boeking tonen Rappels via verzenden Toewijzing in de boekhouding zelf terug open zetten Automatische betalingen Planning Afspraken in planning Opmerkingen en info in een afspraak Afspraken veranderen van kleur na bewerken Standaard teksten voor SMS Carpass Herstel.exe Compacteren Merkspecifiek Mercedes Mobilo certificaat:

2 Nissan Export documenten Ford LDS Renault Datum factuur aanpassen indien niet overgedragen Controle op dubbele artikelnummers in PGCS Nieuwe manier om TM tijden te verwerken Enkele extra menu s voor Renault-garages

3 Algemeen Relaties Meer karakters toegelaten voor het veld Naam Het veld Naam in de relatiefiche is verlengd van 39 tot 50 karakters. Aparte BTW categorie voor klant en leverancier Binnen eenzelfde relatie kan er nu een aparte BTW categorie gekoppeld worden indien de relatie als leverancier onder een andere BTW categorie valt dan als klant. In het tabblad Algemeen, zal steeds de BTW categorie voor de klant getoond worden. Als de relatie echter als leverancier een andere BTW categorie moet krijgen, kan je dat toevoegen onder het tabblad Aankoop. Bij een boeking voor een aankoop zal dan deze BTW categorie gebruikt worden. 3

4 Lijsten selecties voor export naar Excel Vanaf nu is er de mogelijkheid om een selectie te exporteren naar excel, met eigen gekozen velden uit de relaties en wagens. De beperking van de bestaande lijsten is bij deze dus opgelost. Via het bestaande menu Relaties-> Lijsten selecties, moet eerst de selectie op de velden gemaakt worden. Vb: bepaalde wagens of bepaalde klanten, Na valideren van deze selectie kunnen we verder gaan met het selecteren van de velden die in de excel-lijst moeten opgenomen worden. Dit kunnen velden zijn waar geen selectiecriteria op van toepassing zijn. Vb: Naam, relatienr, adres, tel.nr, , en bepaalde wagengegevens. 4

5 Deze worden gekozen onder tabblad Selectie, en daaronder het tabblad Export Excel. Aan de linkerkant staan de mogelijke velden waaruit men kan kiezen. Door te dubbelklikken op een veld, wordt het veld rechts in de selectie toegevoegd. Indien men bij voertuig kiest voor klantcode bestuurder, zullen de geselecteerde relatievelden worden toegevoegd. De pijltjes langs opzij dienen om een geselecteerd veld 1 positie naar boven te brengen. Om een veld terug uit de selectie te krijgen, moet je dubbelklikken in de lijst met geselecteerde velden op het veld dat moet verwijderd worden. De velden worden getoond in volgorde zoals ze zijn geselecteerd. (wel altijd eerst de relatievelden.) Als alle nodige velden zijn toegevoegd, kan je het bestand opslaan door te klikken op het blauwe icoontje rechts onderaan. Er komt dan een scherm waarin je kan kiezen waar je het bestand wenst te bewaren, en welke naam je het bestand wil geven. Paspoort inlezen De nieuwere paspoorten inlezen ging niet meer omdat er meer beveiligingen opzitten en het uitlezen van de chip gans veranderd is. Daarom hebben we een aanpassing gedaan in flexigar. Afhankelijk van de versie van Windows zullen er nog bijkomende registraties of installaties moeten gebeuren. Indien dit niet werkt, mag je ons contacteren (nota voor helpdesk: Bug8177). Wagenpark Veld Radiocode Het veld Radiocode onder tabblad Technisch is verlengd van 20 naar 40 karakters. 5

6 Lijst stock wagens De lijst van de stockwagens werd meer opgesplitst voor de occasiewagens. Een aparte lijst kan opgevraagd worden voor de wagens via Aankoop met BTW en een ander lijst voor de wagens via Aankoop onder margeregeling. Aankoopborderel Het scherm voor overname van een wagen heeft nu onderaan een veld om de relatienummer van de eigen garage in te geven. Indien deze is ingevuld, zal de wagenfiche -na afdruk van het aankoopborderel- automatisch aangepast worden in de velden: Statuscode: Klant -> Stock Eigenaar: Klant waarvan wagen werd gekocht -> (Eigen) garage Vb: 1) Wagenfiche voor de aankoop van de wagen: 6

7 2) Aanmaken van het aankoopborderel. Onderaan wordt de klantnummer van de eigen garage ingegeven waarnaartoe de wagen mag wijzigen voor het veld Eigenaar. 3) Na het volledig afwerken van dit aankoopborderel, zal in de wagenfiche het veld Eigenaar en Statuscode automatisch gewijzigd zijn. 7

8 Bovendien hebben we het veld klantnummer toegevoegd aan de layout van het aankoopborderel. Dossier / Raadplegen rekeningen Vanuit beide schermen kan er nu een voorbeeld van de verkoopfactuur op scherm getoond worden, en eventueel de factuur afgedrukt worden. In beide gevallen klik je de lijn 1 x aan zodat deze geselecteerd is. Daarna kan je met de rechtermuisknop 1 x klikken zodat de optie Druk het geselecteerde document zichtbaar wordt. Door dit aan te klikken, zal eerst een voorbeeld op het scherm getoond worden, waarna je kan kiezen om dit al dan niet af te drukken. 8

9 Flexiscan We hebben een bijkomende module ontwikkeld om via een handscanner te werken in flexigar. Hierbij kan je bijvoorbeeld op een zeer eenvoudige manier: Artikels via de handscanner op een document plaatsen Een nieuw chassisnummer van een inschrijvingsbewijs inscannen om een nieuwe wagenfiche te creëren onderdelen toeleveren 9

10 Deze module zal u veel tijdswinst opleveren en typfouten in chassisnummers en artikelnummers voorkomen. Deze bijkomende module is te verkrijgen na aanschaf van een eenmalige licentie (ongeacht het aantal users) en een klein maandelijks onderhoudscontract. Indien nog geen handscanner en dockingstation aanwezig, is die aanschaf ook nog nodig. Vraag gerust meer informatie aan. De volledige handleiding kan u vinden op onze website Ga vervolgens naar het menu: klantenzone\handleidingen\flexiscan. Werkorders Facturatie Extra teksten vanuit werkorder Er kunnen nu 2 verschillende extra tekstlijnen op een werkorder geplaatst worden. De eerste is O: Opmerking niet op factuur, en zal enkel op het werkorder staan als nota voor vb. de technieker. De tweede is D: Tekst enkel voor dossier, en zal later wel opgenomen worden in het dossier van de wagen, maar ook niet op de factuur komen. Deze opties kunnen in het werkorder per lijn gekozen worden in de kolom Klant, waar er vroeger ook al de keuze was tussen: 1: klant, G: garantie, I: intern, We geven hierbij een voorbeeld ter verduidelijking: Op het werkorder werd een lijn Volgende keer onderhoud gezet op O: Opmerking niet op factuur, en een lijn Code antidiefstal op D: Tekst enkel voor dossier. 10

11 Na facturatie zien we geen van beide lijnen op de factuur. Na overdracht van de factuur naar de boekhouding, zien we de lijn met D verschijnen in de kolom Opmerkingen van het dossier van de wagen, zowel bij een gedetailleerde lijst als bij een algemeen overzicht. Dossier algemeen. Dossier in detail. Boekhouding Volledige boeking tonen In het scherm van Raadplegen rekeningen kan je nu via een klik met de rechtermuisknop op een detaillijn, de volledige boeking opvragen waarop deze lijn werd geboekt. 11

12 Het resultaat zal zoals hieronder worden weergegeven. Op het scherm is ook een Afdruk-knop voorzien. Aangezien alles hier louter infomatief is, hebben we hier geopteerd voor een Print-screen - versie. Rappels via verzenden Indien de rappels via worden verzonden, kan je ook een tekst voorzien voor de detail van uw . De velden hiervoor werden onderaan toegevoegd in het menu van de teksten van de rappels. Menu: Boekhouding Rappels Teksten. Selecteer via de pijltjestoetsen links onderaan het juiste rappelniveau en vul de standaardtekst en het onderwerp in die in de moet verschijnen. De rappel zelf zal via een bijlage worden toegevoegd. 12

13 Toewijzing in de boekhouding zelf terug openzetten Indien een verkeerde toewijzing werd gemaakt, kan deze nu ook terug open gezet worden door iemand die in het menu Boekhouding kan werken. Voorheen kon dit enkel door iemand met Administrator -rechten. Via het menu Diversen/Parameters/Gebruikers, zoek je de specifieke gebruiker op. Onder het tabblad Admininstrator, tabblad Specifiek, heb je een nieuw vinkje 'Gebruiker mag toewijzing terug openzetten. Vink dit aan en werk met deze gebruiker. Nadat deze parameter geactiveerd is, moet flexigar wel eenmaal herstart worden. 13

14 Hoe toewijzing terug openen? Ga naar het scherm Raadplegen rekeningen. Ga op de gewenste lijn staan en klik met de rechter muisknop. Kies in het menu voor Toewijzing annuleren. Automatische betalingen In het verleden moest voor elke detaillijn verplicht een adres ingegeven zijn. Dit is vanaf nu niet meer verplicht. Bij het niet aanwezig zijn van adresgegevens zal er nu een niet-blokkerende melding verschijnen, maar het bestand zal wel verder aangemaakt worden. Planning. Afspraken in planning Naast knippen en plakken kunnen afspraken nu ook gekopieerd en geplakt worden. Opmerkingen en info in een afspraak In de klantenfiche en wagenfiche kunnen via tabblad Opmerkingen, verschillende opmerkingen bewaard worden. Bovendien kunnen daar ook teksten volgend order genoteerd zijn. Wanneer in de planning een nieuwe afspraak gemaakt wordt voor een klant waarvoor opmerkingen of teksten genoteerd werden in één van deze fiches, kan via de knop worden in één oogopslag., die info opgevraagd Indien er geen teksten zijn, zal de knop niet opgelicht worden. 14

15 Via de knop krijg je volgende info: Via de knop krijg je volgende info: Naam en adres van de klant, en een link naar het dossier. Het dossier kan desgewenst in detail bekeken worden. 15

16 Afspraken veranderen van kleur na bewerken We hebben enkele parameters toegevoegd voor de afspraken in de planning. Zo kan je de kleur van de afspraak laten wijzigen wanneer: -een werkorder werd aangemaakt vanuit de planning - de werkorder werd geprint - de factuur opgemaakt werd, die ontstond vanaf het werkorder dat bij deze afspraak hoort. Deze opties kan u gaan aanzetten via het menu Planning, Instellingen planning, Parameters planning, tabblad Werkorders. Na het aanzetten van deze parameter, kan je aan de rechterkant klikken op Kies kleur, en een andere kleur selecteren. Nadat de nieuwe kleur bevestigd werd, zal dit vak in de gewenste kleur wijzigen in dit parameterscherm. Standaard teksten voor SMS Het aantal standaardteksten voor het verzenden van een SMS is verhoogd van 10 naar 15. Dit is vooral nuttig voor de garages die werken met zowel Nederlandstalige als Franstalige klanten. De teksten kunnen ingesteld worden via het menu Diversen /SMS /SMS Parameters/SMS instellingen: vaste boodschappen. 16

17 Carpass Er zal een hele nieuwe werkwijze in voege gaan vanaf deze versie. Deze werkwijze is een verplichting, opgelegd door CarPass. Hiervoor hebben we een aparte handleiding gemaakt. Het is wel belangrijk om de huidige nog te corrigeren lijnen, af te handelen voordat u deze update installeert. U doet dit in flexigar via menu Diversen, Carpass. Herstel.exe Indien een database, die gebruikt wordt door flexigar, beschadigd is, kan via het programma Herstel een poging worden ondernomen om deze te herstellen. Er is nu voorzien dat meerdere databases tegelijk kunnen aangevinkt worden om te herstellen. Doordat dit nu ook lokaal op alle werkposten wordt geïnstalleerd, kan ook een lokale database hersteld worden in plaats van enkel de databases vanuit de map Data op de server. Deze tool is voor onze helpdesk een hulpmiddel bij problemen met de database en moeten niet door de klant zelf gebruikt worden. 17

18 Compacteren Indien regelmatig problemen voorkomen met het bestand Work.mdb, kunnen we instellen dat deze telkens wordt gecompacteerd bij het opstarten van flexigar. Dit is niet geldig voor Terminal-serversessies. Deze parameter zal door iemand van Dynamic Software worden aangezet indien nodig. 18

19 Merkspecifiek Mercedes Mobilo certificaat: Indien een document een onderhoud bevat (standaardtijd beginnend met 00 ) (enkel mercedes en smart) zal er een Mobilocertificaat afgedrukt worden in de taal van de klant. Dit zal enkel extra geprint worden bij de originele factuur voor de klant, en niet bij het duplicaat. Via menu Merken, Mercedes, Parameters, tab Waarborgen kan een aparte printer geselecteerd worden voor deze certificaten. Voor de pdf-facturen die g d worden, worden deze gelijk mee in dezelfde mail als die van de factuur gestoken. Nissan Export documenten De export van DMS bestanden is voorzien in flexigar volgens de opmaak van Nissan. Het is de bedoeling dat deze actie dagelijks wordt uitgevoerd. Parameters: Ga eenmalig naar het menu Merken/Nissan/Parameters. Vul daar de nodige gegevens in bij export CVA en export DMS: dit moet éénmalig ingesteld worden: - een dealernummer - een pad (plaats) naar het DMS-bestand. Eventueel kan je hiervoor een nieuwe map aanmaken in de Windows verkenner. - een volgnummer (best gewoon 0) (deze telt nadien gewoon verder). Valideer deze aanpassingen. 19

20 Opmaken en verzenden van de lijst: -> Dagelijks Ga naar menu Merken/Nissan/Export documenten/export DMS. Maak een overzicht voor de gewenste dag en klik dan op de knop XML. De opmaak van de XML neemt wel wat tijd in beslag omdat er uit meerdere tabellen gegevens dienen gezocht te worden. 20

21 Interne facturen worden niet opgenomen in de lijst. Wanneer de XML klaar is, opent automisch het applet-je. Daar moeten ze dan browsen naar de file. Het pad naar de file zit dan wel in het klembord, dus via plakken, ben je snel in de juiste map. De naam van de aangemaakte file staat op het scherm vermeld. Kies voor Openen. Bevestig indien nodig nogmaals om het bestand te verzenden. Ford LDS Ford heeft een nieuwe module geïntroduceerd, genaamd LDS (Lead Delivery System). De bedoeling van deze module is om heel snel te kunnen reageren op mogelijke verkopen van nieuwe voertuigen. Hiervoor is een bijkomende installatie nodig die zal gebeuren door onze techniekers. Deze zal kunnen gebeuren na ontvangst van de nodige certificaten. Voor meer info hierover kan u ons steeds contacteren. Er wordt bv. een offerte of een testrit aangevraagd op de website van Ford en deze wordt dan doorgestuurd naar de gekozen dealer of agent. 21

22 De garage ontvangt de lead en moet zo snel mogelijk de persoon contacteren om een afspraak te maken voor bv een testrit om zo tot een eventuele verkoop te komen. Om de 30 minuten wordt er gecheckt of er nieuwe leads zijn en deze worden dan toegevoegd op het scherm, dat terug te vinden is in het menu Merken -> Ford -> LDS Sales Leads. Hierin is een overzicht te zien van alle leads die zijn binnen gekomen met de meest recente bovenaan. In het geval van een multisite dealership ziet elke site enkel zijn eigen leads, behalve de hoofdsite. Deze ziet de leads van alle sites alsook van alle agenten. Aan de rechterkant is dan meer informatie te vinden over de vragende partij (adres, contactgegevens, wanneer hij bereikbaar is, eventueel vorig voertuig, ). In de rubriek Acties, zie je een overzicht van wat er reeds gebeurd is met deze lead. LD = Delivered (gebeurt automatisch) = Rode lijn LO = Opened (gebeurt automatisch) = Gele lijn vanaf dat de lead aangeklikt wordt LC = Contacted (gebeurt automatisch) = Groene lijn vanaf dat de potentiële klant gecontacteerd werd Als je een actie wilt toevoegen, klik je op de ondernomen: en kies je vervolgens welke actie je hebt 22

23 Er zijn 4 acties die gekozen kunnen worden: FLC = Afgesloten TDB = Testrit gepland TDT = Testrit gehad VOR = Voertuig verkocht En op welke wijze je contact hebt gehad van de mogelijke klant (CellPhone, , ) Als er een resultaat is op het einde van de rit, kies je voor FLC of VOR en vervolgens moet je een resultaat kiezen uit de lijst, zoals auto verkocht, heeft beslist niet te kopen, 23

24 Alle acties die je hebt ondernomen, worden automatisch om het half uur naar Ford gestuurd. Het is wel belangrijk dat je steeds een FLC of VOR hebt, zodat de lead is afgesloten, met een passend resultaat uit de keuzelijst. Renault Datum factuur aanpassen indien niet overgedragen Indien de factuur niet verzonden is naar Renault en niet is overgedragen naar de boekhouding kan je vanuit overzicht documenten de factuurdatum nog aanpassen. Selecteer hiervoor de betreffende factuur en klik ze vervolgens aan met de rechtermuisknop. In het extra menupuntje kies je voor Pas de datum aan. Voer je wijziging door en valideer de wijziging. Controle op dubbele artikelnummers in PGCS Deze controle bestond al voor de niet-pgcs werkorders en werd nu ook voorzien bij PGCS. Wanneer op een werkorder 2 lijnen met éénzelfde artikelnummer voorkomen, zal hiervan een melding verschijnen bij het bewaren van dit document. Je hebt dan nog de mogelijkheid om dit aan te passen indien nodig, vooraleer te factureren. 24

25 Nieuwe manier om TM tijden te verwerken Vroeger kregen jullie merkspecifieke bestanden via onze FTP-server die verwerkt moesten worden in flexigar. Nieuwe bestanden zullen vanaf nu toekomen via Renault.net. Daar moeten de bestanden met 056xxxxx.SUN.OPN.xxxxxxxx (met Nederlandse omschrijvingen) en 056xxxxx.SUN.OPF.xxxxxxxx (met Franse omschrijvingen) opgehaald worden en later verwerkt worden in flexigar via menu: Merken\Renault\PGCS\Inlezen bestanden PGCS. Onderaan is een optie toegevoegd om de Operacodes (TMcodes) te verwerken. Indien er nieuwe bestanden via Renault.net klaargezet werden, zal het icoontje vooraan zwart kleuren. Vink dit dan aan om de verwerking te starten. Enkele extra menu s voor Renault-garages Op vraag van de invoerder werden enkele extra mogelijkheden voorzien in flexigar. Indien deze moeten uitgevoerd worden, zal u hierover een vraag krijgen van een medewerker van de invoerder. Deze bestanden zullen nooit automatisch doorgestuurd of opgehaald worden. 25

26 inwisselen RenaultParts punten Via menu Merken, Renault, inwisselen RenaultParts-punten Export Via menu Merken, Renault, Export . Fiche wagens naverkoop Via menu Merken, Renault, Fiche wagens naverkoop 26