openbaar Onderwerp: inhuur projectleider plan Zuid Rapport aan B&W d.d. 28 september 2014 Secretaris X P. van Boxtel Paraaf voor akkoord door het hoofd van de afdeling Portefeuillehouder wethouder H.J.C. Vreeswijk Gemeentewinkel Bedrijfsvoering Samenleving Opmerking secretaris/bestuurder: Ruimte & Groen Besluitvorming college: B W W Voorstel is puur ter borging van de rechtmatigheid. De uitwerking van het eerdere collegevoorstel volgt nog. (zie inleiding) Akkoord Bespreken X X Besluit college d.d. 14 oktober 2014 Conform advies besloten X X Beslispunten: 1. In te stemmen met de inhuur van de heer H. van Doorn van Brink Groep als projectleider plan Zuid voor 400 uur tot 1 november 2014; 2. Met beslispunt 1. af te wijken van de regels voor inkoop en aanbesteding en enkelvoudig te gunnen; 3. De kosten ad 50.000 ten laste brengen van de grondexploitatie Heijhorst, Akkerwindelaan-school en de complexen grondexploitatie welke nog niet in exploitatie zijn genomen. (Wetro, Akkerwindelaan-woningbouw, het Voort). Is het stuk intern vertrouwelijk? Indien het stuk niet openbaar is, geef dan aan waarom: reden Inleiding Sinds mei 2013 wordt de heer Van Doorn ingehuurd als projectleider voor de woningbouwontwikkeling in plan Zuid. Het contract met Brink Groep liep tot 22 januari 2014. Hierna is besloten de projectleider in te huren voor nog max. 400 uur en is het contract onder dezelfde condities verlengd tot en met 30 juni 2014. Dit was de maximale verlenging volgens het vigerende contract. De heer van Doorn heeft in deze periode het maximale aantal toegekende uren besteed als projectleider. Een heroverweging van hoe nu verder met projectleider dient nu plaats te vinden. De werkzaamheden binnen het project plan Zuid zijn nog in volle gang, continuering met de projectleider die kennis heeft van het dossier is nog steeds noodzakelijk. Met dit voorstel beogen wij de inhuur van dhr. van Doorn te verlengen onder dezelfde condities met maximaal 400 uur in de periode van 1 juli 2014 tot 1 november 2014. In deze periode stellen wij een nieuw plan op om te komen tot afbouw van het aantal uren (verdere kennisoverdracht aan de eigen organsiatie) en de invulling van de inzet welke op basis van specifieke onderdelen benodig is tot 1 juni 2015. Beoogd effect Het kunnen blijven beschikken over een deskundige projectleider voor de woningbouwontwikkeling in plan Zuid.
-2- Argumenten 1. bij beslispunt 1: 1.1. De heer Van Doorn beschikt over brede deskundigheid met zijn achtergrond als ontwikkelaar De heer Van Doorn blijkt als projectleider ervaren op het gebied van projectontwikkeling, planeconomie én de woningmarkt. Hierbij heeft hij tot ieders tevredenheid tot nu toe onderhandelingen gevoerd. Daarnaast heeft hij grondprijsbeleid ontwikkeld om tot afzet te kunnen komen en heeft hij uitvoering gegeven aan de afzetstrategie door middel van het opzetten van de pilots op het Heijhorst terrein. Daarnaast is de heer Van Doorn als planeconoom werkzaam waarmee de financiële doorrekeningen van de grondexploitaties zijn geborgd. Hij vervult als het ware een dubbelfunctie. 1.2. Er zijn afgelopen maanden veel uren besteed aan uitwerking van de zgn. paardenwei Afgelopen maanden zijn veel uren door de projectleider besteed aan een vernieuwde uitwerking van het bestemmingsplan Heijhorst doordat is gewerkt aan een gezamenlijke oplossing voor bezwaren van zowel de bewoners van de Holevoetlaan als ook de bewoners van het woonwagenkamp. Deze werkzaamheden waren bij het verlengen van het contract in februari 2014 niet voorzien, en hebben er toe geleid dat de 400 uur inmiddels zijn gemaakt door de projectleider. Edoch, het betreffende bestemmingsplan is inmiddels herzien vastgesteld en de verdere ontwikkeling (verkoop) van de paardenwei kan door. 1.3. Wisseling van projectleider in de fase van het realiseren van de pilots op het Heijhorstterrein is ongewenst De heer Van Doorn is momenteel druk doende met het ontwikkelen van de pilots hetgeen vrij uniek is binnen de ontwikkeling van gronden vergeleken met andere gemeenten. Zijn kennis bij de onderhandelingen en de marktselectie is hierbij van wezenlijk belang. Wisseling van projectleider zal naar verwachting leiden tot onduidelijkheid en vertraging. Binnen de eigen organisatie bestaat deze specifieke (onderhandelings) kennis niet. Hier bestaat een groot (financieel) afbreukrisico. 1.4 Het is wenselijk dat projectleider een aantal projectspecifieke zaken oplevert in de periode tot 1-11-2014 Naar aanleiding van de projectplanning is het wenselijk dat de projectleider de volgende zaken oplevert tot einde contract: Project Heijhorst 1. Selectieleidraad en verkoop grond pilot 2 2. Analyse tussen pilot 1 en pilot 2 3. Keuze over wijze uitgifte laatste fase Heijhorst 4. Realisatie verkoop deel kavels Heijhorst 5. Realisatie grondruil met Woonstede 6. Realisatie verhuizing woonwagenbewoners naar huurwoning Woonstede 7. Afwikkeling en grondruil schoolplein met gronden Wittenbergschool 8. Overeenkomsten aankoop gronden t.b.v. waterafvoer naar de beek 9. Anterieure overeenkomst tussen gemeente en Vof Lambalgen voor ontwikkeling Heijhorst fase 2 Project Akkerwindelaan 1. Stedebouwkundige visie woonwijk 2. Sanering vervuilde locatie 3. Inpassing locatie Cruijff Court in visie woonwijk
Project Wetro terrein 1. Duidelijkheid over strategie verkoop gronden en zo mogelijk realisatie verkoop Alle grondexploitaties: planeconomische berekeningen en actualiseren grondexploitaties in samenwerking met projectcontroller -3-1.4. Het tarief per uur van de heer Van Doorn past bij de inbreng die hij levert als projectleider Navraag bij een omliggende grotere gemeente leert dat het uurtarief van de heer Van Doorn slechts ca. 15 per uur hoger ligt dan een regulier projectleider grondontwikkeling. Hierbij is de meerwaarde van de heer Van Doorn zeer waardevol; combinatie van ruimtelijke planontwikkeling en planeconomie. Overigens is het uurtarief van 125,-- tot stand gekomen uit de aanbesteding planeconomie in 2012. Deze meervoudig onderhandse aanbesteding is op basis van economisch meest voordelige inschrijving gegund waarbij alle drie de inschrijvende partijen hetzelfde uurtarief hanteerden. Sinds 2012 is het uurtarief niet meer bijgesteld. bij beslispunt 2: 2.1. Afwijken van de regels van inkoop en aanbesteding is gewenst omdat het bij vervolgopdrachten is toegestaan, indien de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbare hoge kosten of technische moeilijkheden met zich zou brengen. Dit is hier aan de orde. bij beslispunt 3: 3.1 De grondexploitatie Heijhorst en de deelexploitatie Akkerwindelaan-school zijn door de raad geaccordeerd. Voor de overige complexen geldt dat er voorbereidingskredieten worden aangewend. Evaluatie Na het uitbrengen van pilot 2 is een belangrijke stap genomen in de ontwikkeling van plan Heijhorst. Het streven is, om parallel aan het realiseren van de pilots 1 en 2 een planning op te stellen/verdere kennis overdracht te laten plaatsen richting de eigen organisatie om te komen tot een verdere afbouw van het aantal uren van de projectleider na 1 november a.s. Wel dient nu geborgd te worden dat de werkzaamheden binnen het project, welke de actuele kennis en kunde van de reguliere organisatie momenteel te boven gaat, zoals bepaalde ruimtelijke ontwikkelingen, afzet en planeconomie, beschikbaar kunnen blijven. We zitten met de uitrol van het plan nog steeds in een cruciale fase. Met de heer Van Doorn is al enkele malen gesproken over een terug trekkende beweging van diens inzet. In petit-comité (De heer Van Doorn, Wicher Hilbink, Elly Kramer en de steller van het rapport) wordt nu onderzocht welke zaken feitelijk overgedragen kunnen worden aan de latende organisatie en welke zaken zo specifiek zijn dat zij uitgevoerd dienen te blijven worden door de heer Van Doorn. Aan de heer Van Doorn is reeds medegedeeld dat, conform het eerdere college standpunt, diens inzet sowieso beperkt dient te worden/blijven tot maximaal 16 uur (4 dagdelen) per week. Nadat helderheid bestaat over overdracht van werkzaamheden zal uw college separaat een voorstel worden voorgelegd. Kanttekeningen De gemeente heeft een raamcontract met POSG, maar er is in 2013 al overleg gevoerd met de gemeente en aangegeven dat er geen geschikte kandidaten waren op korte termijn. De argumenten van de kennis van het dossier in Scherpenzeel wegen hierbij nadrukkelijk mee.
-4- Hiernaast is het bij het opstellen van een planning om te komen tot afbouw zeer van belang dat binnen het project geen vertraging ontstaat op het gebied van ruimtelijke ontwikkelingen, afzet en planeconomie. Vertraging leidt namelijk tot een hoge extra kostenpost (renteverlies). Financiële aspecten (instemming Financiën ja) De heer van Doorn heeft een inschatting gemaakt van de benodigde inzet voor het project plan Zuid. Het uurtarief blijft ongewijzigd gehandhaafd op 125 per uur excl. Btw. (tariefstelling 2012) De heer van Doorn kan met de huidige inzet tot 1 november (ca 400 uur) zijn werkzaamheden blijven doen en de planning van de op te leveren stukken halen. Dat betekent dat de heer Van Doorn nu gemiddeld maximaal 16 uur per week zijn diensten zal verlenen. Op welke begrotingspost heeft dit betrekking: fcl 683003 Past het voorstel binnen het beschikbare budget? ja Zo, hoe wordt verruiming van het budget aangevraagd: Welke gevolgen zijn er voor het weerstandsvermogen (risico s)? Communicatie (besproken met communicatieadviseur ) Juridische aspecten / juridische grondslag voorstel (Instemming juridische zaken ja) Afwijken van de regels van inkopen en aanbesteden is toegestaan onder de Europese drempel. Deze bedraagt 207.000,-- Het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid kent de clausule om te kunnen afwijken: type inkoop en karakter van de markt. Daarvan is bij deze gunning gebruik te maken. Afbakening van deze vrij globale omschrijving ontbreekt nu nog. Personele aspecten Overige aspecten BIJLAGE Procedure-afspraken Openbaar Ter informatie/besluitvorming naar raadsgriffie: Bijlagen: Ter advisering/instemming naar de OR :
Besproken met portefeuillehouder: -5- Publiceren/officiële bekendmaking Betrokkenheid andere afdelingen (integraal werken) Toelichting: Projectmatig werken ja Risico op misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-beleid). n.v.t. Inkopen en aanbesteden ja Toelichting: zie afwijken van regels inkopen en aanbesteden zie boven
Inkopen en aanbesteden Project (naam/omschrijving) Aard van de opdracht -6- inhuur projectleider plan Zuid dienst Projectbedrag (ex BTW) 50.000 Aanbestedingsprocedure Gevolgde procedure overeenkomstig regelgeving Namen leden selectie- en gunningsteam Gunningscriterium Voorlopige gunning (openbaar) Nee. zie boven, het gaat om een vervolgopdracht waarbij het naar verwachting onaanvaardbare kosten met zich meebrengt indien opnieuw wordt aanbesteed laagste prijs Nee (in verband met 15 dagen termijn)