Onderwerp: aanbesteding schoonmaakwerkzaamheden gemeentelijke gebouwen. Rapport aan B&W d.d. 10 april 2015 secretaris A.

Transcriptie

1 Onderwerp: aanbesteding schoonmaakwerkzaamheden gemeentelijke gebouwen openbaar Rapport aan B&W d.d. 10 april 2015 secretaris A. van Engelenhoven Paraaf voor akkoord door het hoofd van de afdeling Portefeuillehouder wethouder H.J.C. Vreeswijk B W W W Akkoord X X X Gemee ntewinkel Bedrijfsvoering Samen -leving Opmerking secretaris/bestuurder: Ruimte & Groen Bespreken X Besluit college d.d. 21 april 2015: conform advies besloten. Beslispunten: 1. In te stemmen met het afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid voor de schoonmaakwerkzaamheden van de gemeentelijke gebouwen door deze rechtstreeks te gunnen aan Permar WS te Ede voor een bedrag van ,00 per ar; 2. In te stemmen met het uitwerken van een overeenkomst voor de duur van drie ar waarvan één proefar en een optionele verlenging van twee ar. Is het stuk intern vertrouwelijk? Inleiding De gemeente is van plan om de schoonmaakwerkzaamheden voor de gemeentelijke gebouwen (Buitenplaats, Villa en gemeentewerkplaats) opnieuw aan te besteden. Tot 1 mei 2015 worden deze werkzaamheden op grond van een bestaande opdracht uitgevoerd door de firma CSU. Het contract met dit bedrijf is niet verlengd omdat wij niet tevreden zijn over de kwaliteit van de schoonmaak en het overleg erg moeizaam verloopt. Na afweging van de verschillende mogelijkheden heeft het de voorkeur om de werkzaamheden te gunnen aan de Permar WS. De Permar heeft ruime ervaring op dit gebied en ruim 130 medewerkers die werkzaam zijn in de schoonmaakbranche onder andere in de gebouwen van de gemeente Ede, Barneveld en Wageningen. In Ede is men positief over de samenwerking met de Permar en heeft de kwaliteit van de schoonmaak een positieve impuls gekregen sinds zij daar de werkzaamheden uitvoeren. Het gaat om werkzaamheden die bij een periode van vijf ar (drie en twee) een waarde hebben van rond de ,00. Volgens het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2014 zou hiervoor een openbare aanbestedingsprocedure moeten worden gevolgd (drempel > ,00). Echter met deze procedure verwachten wij weer in een zelfde situatie terecht te komen als met het huidige bedrijf. De scherpe inschrijvingen gaan, zo is gebleken, ten koste van de kwaliteit. Ook mt deze procedure meer tijd in beslag en zullen we dan naar een noodoplossing moeten zoeken voor een bepaalde periode na 1 mei 2015.

2 -2- Beoogd effect Het schoonhouden van de ruimten voor de medewerkers van de gemeente. Dit op een beter niveau te krijgen als in de huidige situatie waardoor het aantal klachten van medewerkers afmt hetgeen ook de werksfeer ten goede komt. Argumenten 1.1 openbare aanbesteding is niet gewenst Volgens het inkoop- en aanbestedingsbeleid dient een openbare aanbestedingsprocedure voor de schoonmaakwerkzaamheden gevolgd te worden. Dat wordt niet voorgsteld. De ervaringen van de afgelopen ren met het huidige schoonmaakbedrijf, dat via een openbare aanbesteding de werkzaamheden gegund heeft gekregen, zijn niet postitief. Bij een openbare aanbesteding wordt er scherp ingeschreven. Dit gaat ten koste van de kwaliteit. Door de scherpe prijs is er maar weinig tijd beschikbaar om de gebouwen schoon te maken. Het blijft dan bij voor het oog zichtbaar schoon. Zelfs daaraan wordt door het huidige bedrijf niet voldaan. Ook is er nauwelijks begeleiding van de schoonmakers op de werkvloer. Ook daar is geen tijd voor. Het overleg verloopt moeizaam en levert geen structurele verbetering op. 1.2 een mogelijk alternatief namelijk aannemen persol in dienst van de gemeente is niet gewenst Het aannemen van persol in gemeentelijke dienst is mogelijk maar heeft uit praktische en financiële overwegingen niet de voorkeur. Zo zal bij vakanties, ziekte e.d. voor vervanging moet worden gezorgd wat extra kosten met zich meebrengt. Bezoldiging van de vaste medewerkers lopen immers door en draait de gemeente op voor kosten van reintegratie. Verder zijn wij als werkgever eigenrisicodrager voor eventuele WW-verplichtingen. Dat houdt in dat wanr een medewerker werkloos wordt wij de WW-uitkering voor deze persoon betalen. Afhankelijk van het arbeidsverleden van de medewerker is dat 3 tot 38 maanden á 70% van de laatst verdiende bezoldiging. 1.3 inbesteding of quasi inbesteding aan de Permar is niet mogelijk Omdat er naast de gemeente Scherpenzeel meerdere rechtspersonen eigenaar zijn van Permar is inbesteden niet mogelijk. Aangezien de Permar voor meer dan 20% opdrachten uitvoert voor derden, geen overheidsinstantie zijnde, is het ook niet mogelijk om quasi in te besteden. Voor meer informatie hierover zie bijgevoegde memo van het inkoopbureau IBMN. 1.4 afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is mogelijk In paragraaf 5.5 van het inkoop en aanbestedingsbeleid staan een vijftal punten genoemd op basis waarvan het college kan besluiten gemotiveerd af te wijken van dit beleid. De hieronder beschreven motivatie richt zich op één van deze punten nl. op het eerste gedeelte van lid 5.5.b.b onder druk van zwaar wegende gemeentelijke belangen. Motivatie: - de belangrijke maatschappelijke rol die een SW-bedrijf vervult bij de uitvoering van de arbeidsintegratie van personen ofwel de SW- geïndiceerden die op één of andere manier niet op een gewone manier aan het reguliere arbeidsproces kunnen deelnemen; - de gemeenteraad rekent het tot zijn publieke gemeentelijke verantwoordelijkheid en belang, dat de SW-geïndiceerden in de gemeente aan het werk (moeten) blijven; - een werkvoorzieningsschap werkgelegenheid biedt aan SW- geïndiceerden die anders mogelijk nooit meer anderszins (reguliere wijze) aan werk zullen komen; - bovenstaande overwegingen leiden er toe dat het in dit voorkomende geval een gemeentelijk belang betreft om SW-bedrijven zo goed als mogelijk exploitabel te houden. Volgens doelstelling c (hoofdstuk 2, gemeentelijke doelstellingen van het inkoop en aanbestedingsbeleid van de gemeente Scherpenzeel) kan de gemeente bij het inkopen van schoonmaakdiensten ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken.

3 -3- Met één op één gunnen aan Permar is de gemeente Scherpenzeel ervan verzekerd dat de (gemeentelijke) overheidsbijdragen aan de uitvoering van de WSW nuttig besteed zullen blijven doordat de plaatselijke sociale werkvoorziening en haar medewerkers meer continuïteit is gegeven en aldus hun werk kunnen blijven doen; 1.5 Permar levert een betere kwaliteit schoonmaak De Permar heeft ruime ervaring met het schoonmaken van kantoorgebouwen. Zoals al aangegeven doen ze dit werk ook voor onder andere de gemeente Ede. Uit een bezoek wat wij hebben gebracht aan de gemeente Ede is gebleken dat men daar zeer tevreden is over de samenwerking. De Permar werkt met kwaliteit prestatie indicatoren waarvan een halfarlijkse controle door een onafhankelijke instantie onderdeel uitmaakt. Het persol heeft het diploma Vakopleiding Schoonmaker en staat onder begeleiding van een deskundig opgeleid persoon (diploma Vakopleiding Schoonmaker en Leidinggevende Schoonmaakonderhoud). 1.6 er ontstaat meer flexibiliteit met de Permar Doordat overdag wordt schoongemaakt en persol aanwezig is kan flexibel worden omgegaan met de schoonmaakwerkzaamheden. Als bijvoorbeeld een kast is leeggemaakt kan deze even worden schoongemaakt en weer worden gebruikt. Heeft er een ongelukje plaatsgevonden met bijvoorbeeld koffie dan kan er direct op worden ingesprongen en het probleem worden aangepakt. Ook wanr er een verbouwing plaatsvindt of een ruimte wordt geschilderd kan er maatwerk worden afgesproken. Binnen zekere grenzen kan dit binnen het contract. 1.7 de raad van de gemeente wil meer diensten afnemen bij Permar De raad van de gemeente Scherpenzeel heeft in het inkoop- en aanbestedingsbeleid uitgesproken de samenwerking met partnerorganisaties zoals het gemeentelijke SW bedrijf te willen bevorderen. 1.8 de aanbieding van Permar is marktconform De kosten van de schoonmaak volgens het contract met het huidige bedrijf bedragen op arbasis ,00. De aanbieding van de Permar komt uit op ,00. De Permar is 300,00 voordeliger. Gezien het geringe verschil kan worden gesproken van een marktconforme aanbieding. 2.1 afspraken dienen te worden vastgelegd in een overeenkomst De afspraken en werkwijze dienen vastgelegd te worden in een overeenkomst/contract. 2.2 langere contractperiode levert voordeel op De contractperiode beslaat drie ar met de mogelijkheid om het contract 1 keer met twee ar te verlengen. Een langere contractperiode zorgt voor bedrijfsmatige voordelen zoals omzetgarantie en efficiëntievoordelen. 2.3 proefperiode met recht van eenzijdige opzegging Blijkt tegen het eind van het eerste ar, het schoonmaken overdag tot veel bezwaren te lijden dan moet het mogelijk zijn de overeenkomst eenzijdig door de gemeente op te zeggen. Dit vast te leggen in de overeenkomst met de Permar. Evaluatie Een eerste evaluatie over de kwaliteit van de werkzaamheden zal aan de hand van de Prestatie Kwaliteits Indicatoren na een halfar worden uitgevoerd en vervolgens na twee ar waarna besloten kan worden om wel of niet het contract te verlengen. Kanttekeningen De manier van werken verandert wel door met de Permar een overeenkomst aan te gaan. Het persol zal overdag aanwezig zijn om de schoonmaakwerkzaamheden uit te voeren. Dit in tegenstelling tot het huidige bedrijf dat na uur begint. Voordeel is dat er direct contact

4 -4- mogelijk is door onze medewerkers met het persol van de Permar en dat direct op verzoek kleine probleempjes kunnen worden aangepakt. Wel zullen er duidelijke afspraken moeten worden gemaakt over het voorkomen van overlast door stofzuigen e.d. De ervaringen van de medewerkers van de gemeente Ede zijn zeer positief. Zie hiervoor ook de bijgevoegde evaluatie over het eerste halfar in Ede. Over de nieuwe werkwijze zal intern goed moeten worden gecommuniceerd. Financiële aspecten (instemming Financiën ) De begroting ( ,00) voor het uitvoeren van de werkzaamheden door de Permar ligt op het niveau van de huidige kosten voor de schoonmaak. De kosten kunnen worden gedekt uit de verschillende budgetten t.w. Huisvesting (502500) en Huisvesting werkplaats (509801). Communicatie (besproken met communicatieadviseur ) Naast interne informatie is verdere communicatie niet nodig Juridische aspecten / juridische grondslag voorstel (Instemming juridische zaken ) Zoals al aangegeven is inbesteding of quasi inbesteding aan de Permar niet mogelijk. Zie hiervoor ook het gestelde onder argument 1.2. Het gaat hier om (schoonmaak)werkzaamheden die bij een periode van vijf ar (drie en twee) een waarde vertegenwoordigen van rond de ,00. Volgens het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2014 zou hiervoor een openbare aanbestedingsprocedure moeten worden gevolgd aangezien de drempel hiervoor ligt op ,00. Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. In het voorstel worden argumenten aangedragen om af te wijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Hierbij wordt wel opgemerkt dat het niet openbaar aanbesteden uitsluitend omdat problemen te verwachten zijn met de kwaliteit van de geleverde dienst (in dit geval gaat het overigens niet uitsluitend om de kwaliteit maar ook om het inschakelen van de Permar) op een andere manier ondervangen zou moeten worden namelijk door (vooraf) meer te sturen op kwaliteit. De afspraken en de werkwijze met de Permar dienen vastgelegd te worden in een overeenkomst/ contract. Hierin worden dan de wederzijdse rechten en verplichtingen vastgelegd. BIJLAGE Procedure-afspraken Ter informatie/besluitvorming naar raadsgriffie: Bijlagen: evaluatie gemeente Ede Memo IBMN (vertrouwelijk) naar raad naar raad Ter advisering/instemming naar de OR: Besproken met portefeuillehouder:

5 -5- Publiceren/officiële bekendmaking: Betrokkenheid andere afdelingen (integraal werken): Projectmatig werken n.v.t. Inkopen en aanbesteden Toelichting: aanbesteding schoonmaak gemeentelijke gebouwen Inkopen en aanbesteden Project (naam/omschrijving) Aard van de opdracht aanbesteding schoonmaak gemeentelijke gebouwen dienst Projectbedrag (ex BTW) ,00 Aanbestedingsprocedure Gevolgde procedure overeenkomstig regelgeving Enkelvoudig onderhands (levering of dienst) Nee. Zie onder argumenten Namen leden selectie- en gunningsteam Gunningscriterium Voorlopige gunning B. van Engelenhoven Rechtstreeks Nee