BSCW-WebDAV Handleiding Strategische informatievoorziening Februari 2005 versie 2 Gebruik van deze handleiding Deze handleiding is bedoeld om medewerkers en studenten te ondersteunen bij het gebruik van de BSCW-WebDAV-interface. De BSCW-WebDAV-interface vormt een alternatief voor de standaard BSCW-browser-interface en is met name geschikt voor het wijzigen van MS-Office bestanden die zijn opgeslagen binnen BSCW. Met de WebDAV interface kunt u BSCW-bestanden direct openen, bewerken en opslaan vanuit de Windows-verkenner en vanuit elke MS-Office applicatie zoals bijvoorbeeld MS-Word. Om gebruik te kunnen maken van WebDAV functionaliteit dient u een zogenaamde network place aan te maken op uw werkplek. Uitgangspunten De voorbeelden in deze handleiding zijn gebaseerd op het standaard HvA Windows-XP image. WebDAV werkt echter in principe op elke Windows-XP/2000/2003 werkplek, dus ook bijvoorbeeld op een thuiswerkplek. Een aantal opeenvolgende menukeuzen wordt weergegeven door middel van, bijvoorbeeld Tools Folder Een aanklikbare knop, bijvoorbeeld OK, wordt als volgt weergegeven: [OK] De schermafdrukken in deze handleiding zijn slechts een indicatie. Wat u op het scherm ziet, kan afwijken afhankelijk van de situatie of specifieke werkplekinrichting.
Inhoud Inhoud... 1 Introductie... 3 Wat is WebDAV?... 3 Wanneer gebruik ik de BSCW-WebDAV interface?... 3 Waar moet ik op letten bij het gebruik van BSCW-WebDAV?... 4 Het aanmaken van een network place... 4 Gebruik van WebDAV... 7 Gebruik van de WebDAV-interface in de verkenner... 7 Gebruik maken van WebDAV in MS-Office applicaties... 7 Bekende problemen met BSCW-WebDAV... 8 Ondersteuning BSCW-WebDAV... 8 1
Introductie Wat is WebDAV? WebDAV is een internationale standaard voor bestandsuitwisseling en is de afkorting voor Webbased Distributed Authoring and Versioning. Met WebDAV kunnen de op een webserver (zoals BSCW) opgeslagen bestanden direct worden benaderd alsof ze op een harde schijf of netwerkschijf staan. BSCW-WebDAV is een gedeeltelijk alternatief voor de standaard browserinterface van BSCW. Beide interfaces werken zodanig samen dat alle bestanden die worden geplaatst op BSCW met de WebDAV-interface ook zichtbaar zijn via de browser-interface en vice versa. Om BSCW-WebDAV mogelijk te maken dient u op de werkplek eenmalig een zogenaamde network place aan te maken die verwijst naar uw opslagruimte binnen HvA-BSCW. Windows applicaties zoals de windows-verkenner (windows-explorer) en MS-Office applicaties kunnen via deze network place 1 de binnen BSCW opgeslagen bestanden direct benaderen (openen, bewerken en opslaan). Met de windows-verkenner kunt u middels de knip en plakfuncties eenvoudig meerdere bestanden en mappen verplaatsen tussen uw harde schijf en BSCW. Wanneer gebruik ik de BSCW-WebDAV interface? De 'gewone' BSCW-interface bevat alle BSCW functionaliteit en is dan ook de voorkeurinterface naar BSCW. Voor het opvragen van BSCW informatie en bestanden is de browserinterface altijd te prefereren boven de WebDAV-interface. Voor het bewerken van (met name MS-Office) BSCW-bestanden is de browser-interface enigszins omslachtig. U dient eerst het document op te halen vanuit BSCW en lokaal op te slaan op uw werkplek. Daarna kunt u dit bestand lokaal openen, bewerken en lokaal opslaan. Daarna dient u dit nieuwe bestand weer binnen BSCW te plaatsen. De WebDAV interface biedt in bovenstaande situatie een handig alternatief. BSCW bestanden kunnen hiermee direct binnen de Windows-verkenner en binnen elke MS-Office applicatie worden geopend vanaf BSCW, bewerkt en binnen BSCW worden opgeslagen. Ook voor het plaatsen van meerdere BSCW bestanden tegelijkertijd is de WebDAV-interface handiger dan browser-interface. Het (ver)plaatsen van bestanden naar BSCW kan direct vanuit de windows-verkenner. 1 Binnen Windows-XP wordt ook de term Web Folders gebruikt om een network place aan te geven. Binnen deze handleiding zijn Web Folders hetzelfde als network places. 3
Waar moet ik op letten bij het gebruik van BSCW-WebDAV? Windows versies Network places worden niet ondersteund binnen Windows 95 en slechts beperkt binnen Windows NT/98/ME. De BSCW-WebDAV interface wordt alleen ondersteund binnen Windows XP, W2000 en W2003. BSCW-WebDAV werkt in principe op elke XP/W2000/W2003 werkplek mits Internet toegang voorhanden is en een network place is aangemaakt. Naamgeving mappen en bestanden Om BSCW-WebDAV te kunnen gebruiken dient men extra aandacht te besteden aan de benaming van BSCW-mappen en de BSCW-bestandsnamen: Bijzondere tekens zoals & en, zijn NIET toegestaan in namen van BSCW-mappen indien men deze ook wenst te benaderen via de WebDAV interface. Gebruik geen bijzondere tekens in namen van mappen omdat hiermee de werking van BSCW-WebDAV wordt verstoord. Het verwijderen van deze leestekens uit de naam is voldoende om BSCW-WebDAV wel weer te laten werken voor deze mappen; De bestandsnaam-extentie (.doc,.ppt etc.) MOET in de naam van een BSCW-bestand staan. Standaard wordt deze extensie door BSCW toegevoegd maar men kan deze naam zelf wijzigen. De extensie mag niet uit de naam worden verwijderd. Het aanmaken van een network place Voordat u gebruik kan maken van de BSCW-WebDAV-interface dient u eenmalig een network place aan te maken op uw XP/W2000/W2003 werkplek. U kunt zelf een network place aanmaken mits u beheerrechten hebt op de desbetreffende werkplek. Het aanmaken van een network place is een paar minuten werk. Voorbereiding Network places kunnen alleen worden aangemaakt als de instelling Show common tasks in folders aan staat binnen de windows-verkenner. Standaard staat de optie in Windows XP aan. Binnen de HvA staat deze optie meestal uit en moet u deze voorbereiding uitvoeren. Aanzetten gaat als volgt: Start de Windows-verkenner (Eng: Windowsexplorer) Kies menu Tools Kies Folder Options Vink Show common tasks in folders aan Klik op [OK] 4
Een Network place aanmaken Om een network place aan te maken dient u in bezit te zijn van uw geldige BSCW-inlognaam en bijbehorend password. Zonder deze gegevens kunt u geen network place aanmaken. Blijf in (of ga naar) de Windows Verkenner. Sluit zonodig Folders en Search, zodat de common tasks zichtbaar worden Klik onder Other places op My Network Places (Afbeelding) Klik onder Network Tasks op Add a network place Nu start de Add Network Place Wizzard: Kies [Next] Kies Choose another network location Klik op Next In het volgende scherm dient de url in van de BSCW-homefolder te worden ingevuld. Dat gaat het makkelijkst als volgt: Laat de Wizzard open en ga naar Internet Explorer Ga naar BSCW en log in Klik op de url (https://bscw.hva.nl/...) van de BSCW-Homepagina (Afbeelding) Kopieer de url naar het klembord (rechtsklik - copy of [Ctrl-C]) 5
Ga terug naar de wizard en plak de url onder Internet or Network address: Klik op next Er wordt nu gevraagd om opnieuw in te loggen. Geef de networkplace een zinnige naam, bijvoorbeeld BSCW Home Klik op Next Klik op Finish Via de door u aangemaakte networkplace krijgt u direct toegang tot uw BSCW mappen en documenten. Zowel vanuit de windows verkenner als elke MS-Office applicatie (Open -> network places -> Uw eigen BSCW network place). 6
Gebruik van WebDAV U kunt nu gebruik maken van de BSCW-WebDAV-interface naast de standaard BSCWbrowser-interface. Gebruik de browser-interface voor het raadplegen van informatie op BSCW en voor de meer geavanceerde BSCW functies (discussieplatforms, kalender enz.) Gebruik de WebDAV-interface voor het onderhouden van MS-Office bestanden op BSCW en voor het knippen en plakken van hele folders of meerdere bestanden tegelijkertijd van en naar BSCW en uw werkplek. Dit alles vanuit de Wndows Verkenner. Gebruik van de WebDAV-interface in de verkenner Start de Windows Explorer op. Klik op My Network Places Klik op uw eigen network place. Log aan op BSCW via de WebDAV-interface U kunt nu BSCW mappen en BSCW bestanden direct openen en knippen en plakken tussen uw desktop en BSCW. Bij het openen van een bestand kan opnieuw om uw inloggegevens worden gevraagd. Gebruik maken van WebDAV in MS-Office applicaties Start de Office applicatie op. Klik op File - Open Klik op My Network Places Klik op uw eigen network place. Log aan op BSCW Klik op een bestand. Dit bestand wordt nu opgehaald vanuit BSCW en geopend binnen de MS-Office applicatie. Het bestand kan nu direct worden bewerkt. Kies na het bewerken voor Save. Het bestand wordt nu direct binnen BSCW opgeslagen. Indien versiebeheer voor het document binnen BSCW is aangezet dan wordt automatisch een nieuwe versie aangemaakt. 7
Bekende problemen met BSCW-WebDAV De volgende (niet-kritische) problemen zijn op dit moment bekend: 1) Mappen met bijzondere tekens zoals & en, in de bestandsnaam kunnen niet via de BSCW- WebDAV interface worden geopend; 2) Als men een geopend document direct vanuit een office-applicatie plaatst binnen BSCW (Save as -> Network places) dan wordt het zogenaamde Mime-type niet automatisch ingevuld. Alle bestanden krijgen het Mime-type binair ( ). Als u dit document opent dan wordt toch automatisch het juiste programma gestart omdat dit wordt bepaald door extentie. Indien gewenst kunt u het Mime-type later wijzigen binnen de BSCW-browser-interface ( -> verander type); 3) Een met de BSCW-WebDAV interface geopend document wordt automatisch gelocked (slot: ) binnen BSCW zodat andere gebruikers kunnen zien dat dit document wordt gewijzigd. Het slot wordt automatisch verwijderd als u het document opslaat bij het afsluiten van de applicatie (bijvoorbeeld MS-Word). Mocht om de één of andere reden het wijzigen van het document niet correct worden afgesloten, dan blijft het slot echter staan op dit document. In dit geval dient u dit slot handmatig te verwijderen binnen de gewone BSCW-interface ( -> Ontgrendel); 4) Bij het openen van een BSCW-bestand kan opnieuw om uw inloggegevens worden gevraagd terwijl u toch al bent aangelogd op de BSCW-WebDAV interface. Of dit wel of niet gebeurt lijkt afhankelijk te zijn van het type document (xls of doc) en is afhankelijk van de gebruikte MS-Office versie; 5) De stabiliteit van de BSCW-WebDAV-interface is iets minder dan die van de gewone BSCW-interface. Soms werkt een functie even niet en moet men opnieuw inloggen om dit te verhelpen. Er zijn geen situaties bekend waarbij gegevens op de BSCW server verloren zijn gegaan ten gevolge van WebDAV-gebruik. Ondersteuning BSCW-WebDAV BSCW-WebDAV wordt aangeboden op een zogenaamde as-it-is basis. Dit betekent dat een aantal bekende issues en problemen niet (kunnen) worden opgelost. Daar waar mogelijk wordt een specifieke workaround geboden. De BSCW-browser-interface is een generieke workaround voor de BSCW-WebDAV-interface. Het gebruik van BSCW-WebDAV is voor uw eigen risico. U dient als gebruiker er zelf op toe te zien dat bestanden correct binnen BSCW worden geplaatst met de WebDAV-interface en u dient zorg te dragen voor veiligheidskopieën van belangrijke documenten bijvoorbeeld op een CD-r, desktop-schijf of netwerkschijf. 8