Outlookkoppeling installeren Voordat u de koppeling kunt installeren, moet outlook afgesloten zijn. Stappenplan Plaats de koppeling op de juiste locatie (zie 3.2) Activeer de outlook koppeling (zie 3.3) Controleer of de map X:\RADAR\PARAMETERS\ bestaat en of hier het bestand RADAR_server.xml in staat. Zo niet kopieer deze dan van de setup cd-rom. Geef in het bestand RADAR_server.xml aan of e-mail in RADAR opgeslagen moet worden in als e- mailbericht of als document. (zie 3.4) Stel de parameters in RADAR CRM in. (zie 3.5) VbaProject.OTM De Outlook koppeling maakt gebruik van een bestandje genaamd VbaProject.OTM Dit bestandje kan in gebruik zijn, wanneer u gebruik maakt van een outlook invoegtoepassing naar een programma van een andere leverancier. U kunt dit zien door (in verkenner) in de volgende map te kijken of dit bestandje al aanwezig is. Profielmap voor Windows XP: C:\Documents and Settings\<uw gebruikersnaam voor Windows>\Application Data\Microsoft\Outlook (Vul bij <uw gebruikersnaam voor Windows> de naam in waarmee u op uw computer inlogt bij het opstarten van uw pc) Profielmap voor Windows Vista: C:\gebruikers\<uw gebruikersnaam voor Windows>\Apps\Microsoft\Outlook (Vul bij <uw gebruikersnaam voor Windows> de naam in waarmee u op uw computer inlogt bij het opstarten van uw pc) Profielmap voor Windows 7 C:\ <uw gebruikersnaam voor Windows>\AppData\Local\Microsoft\Outlook (Vul bij <uw gebruikersnaam voor Windows> de naam in waarmee u op uw computer inlogt bij het opstarten van uw pc) Let op! In de meeste gevallen wordt de OTM opgeslagen onder Local. Het komt echter wel voor dat het bestand opgeslagen wordt onder Roaming of Local low Wanneer dit niet het geval is, kunt u het VbaProject.OTM dat door RADAR aangeleverd is (Te vinden in RADAR\UPDATE) kopiëren naar deze map. Wanneer dit wel het geval is, kunt u de Outlook koppeling niet in gebruik nemen omdat dit bestand dan waarschijnlijk aangeleverd is door een andere leverancier en een ander programma al gebruik maakt van de Outlook invoegtoepassing. Werkt u met meerdere gebruikers op een pc dan dient u het bestand voor per gebruiker op deze computer te plaatsen in hun eigen profielmap. Het activeren van de koppeling binnen Outlook 1/7 Installeren Outlookkoppeling 4.0
Nadat de koppeling in het gebruikers profiel gezet is, moet de koppeling geactiveerd worden. Vaak ziet u direct na opstarten van outlook de volgende melding: Zet een vinkje voor Macro s die afkomstig zijn van deze bron, altijd vertrouwen Kies dan voor Macro s inschakelen. In nieuwere versies van Outlook krijgt u de volgende melding Hier kiest u voor Alle documenten van deze uitgever vertrouwen. Het gebeurt soms dat na opstarten van outlook deze melding niet direct verschijnt. Het makkelijkste om de koppeling te activeren is dan om deze toe te voegen aan de snelstartbalk in een mailtje: Open een nieuwe mail. Klik linksboven op het pijltje naast de snelstartbalk. 2/7 Installeren Outlookkoppeling 4.0
kies de optie Meer opdrachten.. Kies in de keuzelijst onder Kies opdrachten uit voor de optie Macro s De vraag om de macro s te vertrouwen komt nu alsnog tevoorschijn. Wanneer de vraag niet v erschijnt en de lijst met macro;s is leeg, dan staat de koppeling niet op de juiste locatie. Indien gewenst kunt u de macro aan de snelstartbalk toevoegen door RADAR.RADAR_Koppeling te selecteren en daarna op de knop Toevoegen>> te klikken De macro is nu actief in Outlook. U kunt hem vinden in de snelstartbalk, indien daar ingesteld, of onder invoegtoepassingen: 3/7 Installeren Outlookkoppeling 4.0
Wanneer u voor de eerste keer klikt op de macro, vraagt de koppeling om de SQL server gegevens. Deze gegevens zijn bij uw systeembeheerder bekend. Parameters in RADAR_SERVER.XML In de map RADAR\PARAMETERS\ op uw server vindt u het bestand RADAR_server.XML. Als dit bestand er niet staat dan kunt u dit van de Serviceportal downloaden. U kunt in het bestand RADAR_server.xml (in X:\RADAR\PARAMETERS) instellen of u de e-mail wilt opslaan als document (.doc) of als mail (.htm). Standaard wordt dit ingesteld op opslaan als document. Wanneer u ervoor kiest om de e-mail als e-mailbericht op te slaan, kunnen ook de bijlagen worden opgeslagen. Deze worden echter wel apart van het e-mailbericht opgeslagen. Als u ervoor kiest om de e-mail op te slaan als document dan worden de bijlagen niet opgeslagen maar wordt wel in het document vermeld welke eventuele bijlagen oorspronkelijk met het e-mailbericht zijn verstuurd. Voorbeeld van een opgeslagen e-mail als Word document: 4/7 Installeren Outlookkoppeling 4.0
Voorbeeld van een opgeslagen e-mail als e-mailbericht: U kunt het bestandje RADAR_server.xml vinden in de map PARAMETERS, in dezelfde map waar u de backend van RADAR opslaat. U kunt het bestandje bewerken door er rechts op te klikken en te kiezen voor Openen met Kladblok. Zorgt u ervoor dat Outlook is afgesloten voor u dit bestandje aanpast. Het bestandje ziet er als volgt uit: Achter de optie: <EmailOpslaanAlsOutlookBericht> staat standaard Nee Indien gewenst kunt u dit vervangen door Ja (zonder aanhalingstekens) Sluit u het bestand af en kies bij de vraag of het bestand opgeslagen moet worden voor Ja. Parameters binnen RADAR CRM Voor de mail die nu vanuit Outlook opgeslagen wordt, kunt u binnen CRM parameters instellen. In BEHEER DOCUMENT TYPE kunt u een documenttype aanmaken om de email standaard onder te plaatsen: 5/7 Installeren Outlookkoppeling 4.0
Deze typen kunt u standaard koppelen aan inkomende en uitgaande e-mail in BEHEER PARAMETERS E-MAIL : Bij het tabblad NUMMERING kunt u instellen dat de e-mail een nummer mee moet krijgen bij het opslaan: 6/7 Installeren Outlookkoppeling 4.0
Zowel voor in als uitgaande e-mail kunt u gebruik maken van deze nummering. Indien gewenst, kunt u onderscheid maken tussen de nummering voor documenten en die voor de e-mails. U kunt dan het vakje voor Onderscheid maken in nummering documenten en e-mails aanvinken. U ziet dan aan de rechterkant een nieuw vakje verschijnen: Nieuw uniek nummer e-mails. Vult u daarin het nummer in van de eerste e-mail die u wilt opslaan, RADAR zal automatisch doortellen. 7/7 Installeren Outlookkoppeling 4.0