Handleiding Lync 2010

Handleiding Lync 2010

1 Wat is Lync? 1 1.1 Lync telefonie... 1 1.2 Lync DUW 2... 1 2 Lync telefonie 2 2.1 Inloggen in Lync... 2 2.2 Toegang Lync 2010 verkrijgen buiten DUW2... 3 2.3 Bellen... 4 2.3.1 Bellen met één muisklik... 4 2.3.2 Een nieuw nummer typen om te bellen... 4 2.3.3 Een gesprek transferen... 4 2.3.4 Een oproep beëindigen... 6 3 Lync DUW 2 7 3.1 Mensen laten weten wat je aan het doen bent... 7 3.1.1 Je aanwezigheidsstatus wijzigen... 7 3.1.2 Anderen laten weten wat er vandaag gebeurt... 7 3.1.3 Vervelende onderbrekingen vermijden... 8 3.2 Een verbinding maken met personen die belangrijk voor jou zijn... 9 3.2.1 Naar personen zoeken... 9 3.3 Je contactenlijst bijhouden... 10 3.3.1 Groups... 10 3.3.2 Status... 11 3.3.3 Relationship... 11 3.4 Een chatbericht verzenden naar een contactpersoon of groep... 12 3.4.1 Nieuwe deelnemers uitnodigen voor een chatsessie... 12 3.5 Een drukke collega opsporen... 13 3.5.1 Een contactpersoon markeren... 13 3.5.2 Achterhalen welke communicatiemodi beschikbaar zijn voor een contactpersoon... 13 3.6 Vergadering opzetten... 14 3.6.1 Een vergadering met iemand plannen... 14 3.6.2 Een niet-geplande vergadering starten met Meet now... 14 3.7 Met deelactiviteiten van start gaan... 15 3.7.1 Een PowerPoint-presentatie geven... 15 3.7.2 Stoppen met presenteren... 15

1 Wat is Lync? Lync 2010 is een programma waarmee samenwerken en communiceren eenvoudiger en efficiënter wordt. Het doel van Lync is om collega s real time met elkaar te laten samenwerken, ongeacht hun fysieke locatie. Bij Belfius Insurance berust MS Lync op drie pijlers van samenwerken: gesprekken voeren, chatten, en presence. Hieronder volgt een klein woordje uitleg over elke functionaliteit. Gesprekken: Belfius Insurance staat sterk doordat hun medewerkers met elkaar praten. Door het delen van gedachtes en contact te houden met onze klant, groeien ideeën tot concrete veranderingen die Belfius Insurance tot een beter bedrijf maken. Door de introductie van structureel telewerk mag deze essentiële schakel van de bedrijfsvoering niet verloren gaan. Lync neemt jouw fysiek telefoontoestel en maakt deze beschikbaar via je computer, ongeacht waar je je bevindt. Chatten: Het sturen van korte berichten is een concept dat zich snel uit bereidt in de bedrijfswereld, en nu ook naar Belfius Insurance. Chatten laat ons toe snel een vraag te kunnen stellen, zonder een mail op te moeten stellen. Hierdoor kan mail terug gebruikt worden voor echte communicatie, en chatten voor korte berichten. Presence: Presence laat het toe om je beschikbaarheid te tonen naar je collega s. Deze functionaliteit laat je toe aan te geven wanneer je niet gestoord wilt worden zodat je je optimaal kan concentreren voor die complexe taak, of dat je beschikbaar bent voor het beantwoorden van vragen van een collega. Hierdoor heb je meer controle over hoe je je tijd gebruikt en uiteindelijk meer controle over je dag. Bij Belfius Insurance maken we gebruik van twee versies van Lync: Lync telefonie en Lync DUW2. Deze twee programma s kunnen naast elkaar lopen, en beschikken over verschillende functionaliteiten van Lync. De handleiding is ingedeeld naar beide versies van Lync. 1.1 Lync telefonie Lync telefonie is een programma dat telefonie via de computer toelaat. Deze versie van Lync loopt op je lokale computer. Deze dient dient allen gebruikt te worden voor de telefonie. Deze versie zal op je eigen computer draaien. 1.2 Lync DUW 2 Lync DUW2 is een programma waar de andere functionaliteiten van Lync gebruikt kunnen worden. Deze loopt binnen DUW2 en biedt meerdere mogelijkheden voor synchronisatie met Office. 1

2 Lync telefonie 2.1 Inloggen in Lync Als Lync telefonie voor de eerste keer start, krijg je een deel van het scherm hieronder te zien, met alleen veld 1. Volg de volgende procedure om in te loggen. Stap 1: Vul in veld 1 je Belfius Insurance e-mailadres (voornaam.achternaam@belins.be) in, en druk op sign in (4). Daarna krijg je een foutbericht dat het inloggen niet is gelukt. Nu is veld 2 ook zichtbaar. Stap 2: Vul ook veld 1 en 2 in. Vul in veld 2 het volgende in: dvsys\d00xxxx (waar d00xxxx je d00 nummer is). Druk op sign in (4). Je krijgt nu weer een foutbericht te zien, en nu is veld 3 te zien. Stap 3: Vul nu de velden 1, 2 en 3 in. In veld 3 zet je je DUW2-paswoord. Druk op Sign in (4). Nu log je succesvol in. De volgende keer dat je Lync telefonie start, zijn de bovenstaande stappen niet meer nodig en start het programma direct op met het juiste paswoord en email adres. 2

2.2 Toegang Lync 2010 verkrijgen buiten DUW2 Stap1: Binnen je DUW2-sessie druk je <ctrl><f3>. Met deze manipulatie plaats je je DUW2-sessie in een venster met titel Full Desktop DUW2 Citrix online plug-in (op dit moment kan je dit venster eventueel naar een 2e scherm verschuiven). Door dit te doen, verschijnt de werkbalk van je privé-pc (B) en wordt ook de werkbalk in je DUW2- sessie (A) zichtbaar (op een 2de scherm met een ander formaat dan het eerste kan dit een probleem geven. Druk dan opnieuw <ctrl><f3> + <ctrl><f3>). Stap 2: Selecteer het Lync-programma op de taakbalk die nu is verschenen. Switchen tussen DUW2-sessie en Lync: kan door deze aan te klikken onderaan op de werkbalk van je privé-pc. fig 2 Stap 3: Terugkeren naar je DUW2-sessie: kan door het blauwe Full Desktop DUW2 Citrix online plug-in -icoon aan te klikken. fig 3 fig 4 3

2.3 Bellen 2.3.1 Bellen met één muisklik Iedereen in je lijst met contactpersonen heeft een standaardnummer dat je kunt bellen door rechts van de contactpersoon op de knop Bellen te klikken. Het standaardnummer wordt op de volgende manieren vastgesteld: Als je de persoon eerder hebt gebeld, is het standaardnummer het nummer dat je het laatst hebt gebruikt voor die persoon. Als je de persoon niet eerder hebt gebeld, wordt het standaardnummer bepaald door de configuratie van het telefoonsysteem van je organisatie. 2.3.2 Een nieuw nummer typen om te bellen Gebruik het zoekveld om het nummer te typen dat je wilt bellen. Stap 1: Typ of plak in het zoekveld het telefoonnummer dat je wilt bellen. Je kunt letters of cijfers typen. Stap 2: Dubbelklik in de zoekresultaten op het nummer of wijs het nummer aan en klik op de knop Bellen. 2.3.3 Een gesprek transferen In de loop van het gesprek kan de Lync-gebruiker beslissen om de call door te schakelen naar een 3e partij (bv.collega) mits voorafgaand de 3e partij in te lichten van de reden van de doorschakeling = 2 step transfer call een vraag te stellen aan een 3e partij (bv.senior/stafmedewerker). Nà het gesprek met 4

de 3e partij zet de Lync-gebruiker het gesprek met de klant verder = consult call Beide processen worden hieronder uitgelegd. 2.3.3.1 2 Step transfer call Stap 1: Klant in wacht zetten via de Hold-knop. Klant hoort wachtmuziek. Stap 2: Selecteer de persoon aan wie je wil doorverbinden. Zet een parallel gesprek op met de 3e partij via de Call-knop.Je bent nu in gesprek met de 3e partij. Indien gewenst kan je nu de 3e partij inlichten over de vraag en situatie van de klant. Stap 3: Selecteer terug het Lync-venster van het gesprek met de klant. Stap 4: Selecteer de Transfer-knop Stap 5: Selecteer nadien de optie Transfer to Other > Current Conversations > Naam van de 3e partij (in onderstaande printscreen is dit Alperay-Selcen Poyraz Stap 6: klant werd doorgeschakeld met de 3e partij. Je telefoon legt automatisch op. 5

2.3.3.2 Consult call Stap 1: Klant in wacht zetten via de Hold-knop. Klant hoort wachtmuziek. Stap 2: Selecteer de persoon aan wie je wil doorverbinden. Zet een parallel gesprek op met de 3e partij via de Call-knop.Je bent nu in gesprek met de 3e partij. Stap 3: Verbreek het gesprek met de 3e partij (bv.senior/stafmedewerker) via de knop. Stap 4: Herneem het gesprek met de klant via de knop Resume Call Stap 5: Einde stap 4: je bent terug in gesprek met de klant 2.3.4 Een oproep beëindigen Als je klaar bent met een gesprek, mag je niet vergeten het gesprek op de juiste manier te beëindigen. Dit doe je door op de knop Telefoongesprek beëindigen Alternatief: Op je headset is een knop voor het gesprek te klikken. 6

3 Lync DUW 2 3.1 Mensen laten weten wat je aan het doen bent De communicatiesoftware Microsoft Lync stelt automatisch je aanwezigheid in op basis van je huidige activiteit. Je kunt echter ook een locatie instellen of een notitie toevoegen om mensen meer informatie te bieden. 3.1.1 Je aanwezigheidsstatus wijzigen Open Lync en klik in het hoofdvenster van Lync op het beschikbaarheidmenu onder je naam. Selecteer vervolgens een andere status, bv. Be Right Back. In de volgende tabel vind je een beschrijving van de aanwezigheidsstatus die andere personen voor jou te zien krijgen, en van wat de status inhoudt. AANWEZIGHEIDSSTATUS Available Busy Do Not Disturb Be Right Back Appear Away Off Work Offline OMSCHRIJVING Je bent online en bereikbaar voor uw contactpersonen. Je bent verwikkeld in een Lync-gesprek of bevindt zich volgens jouw Outlook-agenda in een vergadering, en wil niet worden gestoord. Je wilt niet worden gestoord en krijgt alleen gespreksmeldingen te zien als deze zijn verzonden door iemand in jouw Werkgroep. Je bent even van uw plek weg en bent zo terug. Er heeft gedurende een bepaalde periode geen activiteit op jouw computer plaatsgevonden (standaard 15 minuten). Je werkt niet en bent niet beschikbaar voor jouw contactpersonen. Je bent niet aangemeld. Als je contactpersonen hebt geblokkeerd, is de aanwezigheidsstatus die zij voor jou te zien krijgen Offline. 3.1.2 Anderen laten weten wat er vandaag gebeurt Klik in het hoofdvenster van Lync op het notitievak boven je naam en voer een notitie in, bv. Werk aan een deadline, kom niet langs, maar stuur een chatbericht. 7

3.1.3 Vervelende onderbrekingen vermijden Je kunt je status instellen op Do not Disturb om onderbrekingen te voorkomen. Iedereen zal zien dat je niet gestoord wilt worden. Als men je probeert uit te nodigen voor een chatsessie, word je niet gestoord door gespreksmeldingen, tenzij ze afkomstig zijn van iemand die deel uitmaakt van je Workgroup. Klik in het hoofdvenster van Lync op je aanwezigheidsstatus en klik vervolgens op Niet storen. 8

3.2 Een verbinding maken met personen die belangrijk voor jou zijn Je kunt je lijst Contactpersonen op zo n manier uitbreiden dat je communicatie wordt verbeterd en je contactgegevens te zien krijgt voor de mensen die voor jou het belangrijkst zijn. De eenvoudigste manier om mensen te vinden, ongeacht of zij zich wel of niet in je lijst Contactpersonen bevinden, is om hen te zoeken in het zoekvak. Naast de mogelijkheid om te zoeken op naam of telefoonnummer, kun je ook zoeken op een andere term die een contactpersoon mogelijk in zijn of haar profiel heeft opgenomen. 3.2.1 Naar personen zoeken In het hoofdvenster van Lync begin je door de naam van een persoon in te voeren in het zoekvak. De resultaten worden weergegeven onder het zoekvak. 9

3.3 Je contactenlijst bijhouden Er zijn enkele manieren om je contactenlijst te sorteren, namelijk naar Groups, Status, en Relationship. Deze worden hieronder uitgelegd. 3.3.1 Groups Groups laat een sortering toe die volledig door de gebruiker in te stellen is. Je kan zelf Groups aanmaken, wijzigen, en verwijderen. Ook kan je contacten vrij toevoegen aan of verwijderen van een Group. 3.3.1.1 Group aanmaken Klik in het hoofdvenster van Lync in de lijst Contactpersonen met de rechtermuisknop op een groepsnaam (bv. Frequent Contacts), klik op Create New Group en geef vervolgens een naam op voor de groep. 3.3.1.2 Mensen aan een Group toevoegen Voer in de lijst Contactpersonen een van de volgende handelingen uit: Versleep contactpersonen naar een groep. Zoek een contactpersoon en klik in de zoekresultaten met de rechtermuisknop op Move Contact To. Klik vervolgens op de nieuwe groepsnaam. 3.3.1.3 Markeren als veelgebruikte contactpersonen Om je te helpen je lijst Contactpersonen in te delen, vult Lync automatisch je Frequent Contacts in, gebaseerd op de 10 contactpersonen met wie je het vaakst contact hebt. Je kunt ook de contacten 10

manueel toevoegen aan deze lijst. Klik in de lijst Contactpersonen met de rechtermuisknop op de gewenste persoon en klik vervolgens op Pin To Frequent Contacts. 3.3.1.4 Groepen maken voor personen met wie je regelmatig contact hebt Wil je een snel bericht versturen naar een hele groep? Je kunt een groep instellen voor elk team waarmee je werkt, zodat je op elk moment kunt zien wie beschikbaar is of contact kunt opnemen met het hele team. Je kan door met de rechtermuisknop op de groep te klikken, een chatsessie, conference call, of zelf een meeting boeken. 3.3.2 Status De status view laat je contacten zien naar de status die ze aangeven in de presence. Deze view laat je toe om snel te zien wie beschikbaar is en wie niet. 3.3.3 Relationship De relationship view zijn een stel voorgeprogrammeerde relatiegroepen waarin je contacten worden ingedeeld. Automatisch wordt een nieuw toegevoegde contact ingedeeld als een Colleague. Je kan dan zelf de contact naar een andere relatiegroep verslepen. OPMERKING Standaard zijn al je contactpersonen Colleagues. Om iemand een Workgroupcontactpersoon te maken zodat je gespreksmeldingen zult ontvangen (zelfs als uw status Do Not Disturb is), klik je met de rechtermuisknop op de contactpersoon in de lijst Contactpersonen, daarna op Privacyrelatie wijzigen en ten slotte op Workgroup. Om alle meldingen uit te schakelen voor al je contactpersonen wanneer je status Do Not Disturb is, klik je op de knop Options, daarna op Alerts en ten slotte op Do Not Display Alerts. 11

3.4 Een chatbericht verzenden naar een contactpersoon of groep Klik met de rechtermuisknop op de contact of group, en klik op Send An Instant Message. 3.4.1 Nieuwe deelnemers uitnodigen voor een chatsessie Klik in het gespreksvenster op het menu People Options en klik vervolgens op: Invite by Name or Phone Number. Je kunt ook contactpersonen of groepen verslepen van de lijst Contactpersonen naar het gespreksvenster om ze aan de chatsessie toe te voegen. TIP Je kunt ook contactpersonen van buiten je organisatie aan de chatsessie toevoegen. Daarvoor klik je op Invite By Email. Deze contactpersonen kunnen aan het gesprek deelnemen door te klikken op een link in het e-mailbericht (of ze Lync nu wel of niet hebben geïnstalleerd). 12

3.5 Een drukke collega opsporen Lync geeft niet alleen de status van een contactpersoon weer (zoals Beschikbaar, Bezet of Afwezig), maar laat je ook zijn of haar locatie achterhalen, en helpt je om de beste communicatiemethode vast te stellen. Je kunt bijvoorbeeld een contactpersoon markeren. Dit houdt in dat Lync een melding zal weergeven zodra de status voor een contactpersoon wordt gewijzigd in Available, zodat je weet dat je zonder problemen een chatbericht kunt sturen of langskomen. 3.5.1 Een contactpersoon markeren Klik in het hoofdvenster van Lync in de lijst Contactpersonen met de rechtermuisknop op een contactpersoon en klik vervolgens op Tag for Status Change Alerts. 3.5.2 Achterhalen welke communicatiemodi beschikbaar zijn voor een contactpersoon Plaats de muis boven een foto van een contactpersoon om het visitekaartje te openen. Aan de onderzijde zal je de verschillende modi zien die je kunt gebruiken om met deze persoon te communiceren, zoals e-mail en chatberichten. Je kunt simpelweg op een van deze knoppen klikken om contact te zoeken met de desbetreffende persoon. 13

3.6 Vergadering opzetten 3.6.1 Een vergadering met iemand plannen Klik in een visitekaartje op het menu Options naast de telefoonknop en klik daarna op Schedule a Meeting. 3.6.2 Een niet-geplande vergadering starten met Meet now Om een niet-geplande vergadering te starten met de opdracht Meet now, volg je de onderstaande stappen: Klik in het hoofdvenster van Lync op de pijl Show menu en klik vervolgens op Meet Now. Klik in het groepsgespreksvenster op het menu People Options en voer vervolgens een van de volgende handelingen uit: Om mensen uit je lijst Contactpersonen uit te nodigen, klik je op Invite by Name or Phone Number, of voor mensen die Lync niet hebben, Invite by Email. Selecteer een of meer contactpersonen en klik vervolgens op OK. 14

3.7 Met deelactiviteiten van start gaan Er zijn slechts een paar muisklikken voor nodig om je scherm te delen met een collega op een andere locatie, een formele Microsoft PowerPoint -presentatie te geven of ideeën te delen op het whiteboard. Met deze tools kan je een presentatie geven voor mensen die op een andere plek zitten. 3.7.1 Een PowerPoint-presentatie geven Als je een voorbereide presentatie geeft aan een groep, wil je natuurlijk te allen tijde de controle hebben over de inhoud, het tempo en wat er wordt weergegeven. Begin een chat conversatie (zie hoofdstuk Een chatbericht verzenden naar een contactpersoon of groep ). Klik in het gespreksvenster op het menu Share en klik vervolgens op PowerPoint- Presentation. Dubbelklik in het dialoogvenster PowerPoint presenteren op de PowerPoint-presentatie die u wilt presenteren. Zodra de inhoud is geconverteerd en geüpload, kunnen de deelnemers je verzoek voor een presentatie te delen accepteren met behulp van de button. Nu kunnen de deelnemers je presentatie zien. Jij bepaalt welke slide deze kunnen zien. OPMERKING Op elk moment tijdens je presentatie zal er bovenin het venster een balk worden weergegeven met de tekst You are sharing. 3.7.2 Stoppen met presenteren Klik op de deelbalk op Stop sharing 15