Elektrotechnisch Bureau Wille kiest voor 4PS Construct Nieuwsbrief van 4PS - januari 2006 Bart Bouwmeester, directeur van Imtech Maintenance Imtech Maintenance kiest voor 4PS! 4PS Construct - de marktstandaard in de bouw en installatietechniek
Inhoud Bedankt! 2 Imtech Maintenance 3/4 kiest voor 4PS! Eenvoudige functionaliteit 5 voor klusprojecten: 4PS Construct Klantenwerk Ballast Nedam Bouwmaterieel 6/7 en 4PS bouwen aan de toekomst 4PS opfrisdag zeer goed bezocht 8 VOORWOORD Bedankt! Inmiddels ligt 2005 achter ons en kunnen wij terugkijken op een uitdagend en succesvol jaar. Daarbij hoort ook in deze nieuwsbrief een welgemeend dank u aan al onze klanten voor de plezierige en constructieve samenwerking. Het vertrouwen dat u in ons en onze producten stelt, vormt de basis van ons succes. Nieuwe klanten In het afgelopen jaar hebben wij veel nieuwe klanten mogen verwelkomen. Kleine, middelgrote en grote ondernemingen in de bouw- en installatietechniek kozen voor de innovatieve oplossingen van 4PS/Microsoft. In deze nieuwsbrief leest u waarom één van deze nieuwe klanten, Imtech Maintenance, gekozen heeft voor 4PS Constructsoftware. Belangrijke stap voorwaarts 8 in de internationalisatie van 4PS Elektrotechnisch Bureau Wille 8 kiest voor 4PS Construct Colofon 4PS nieuwsbrief Deze nieuwsbrief informeert u over de ontwikkelingen met betrekking tot ICT en ERP, onze 4PS Construct oplossing en aanvullende oplossingen van onze partners. Bestemt voor de installatie- en bouwbranche. Eindredactie: 4PS Einder Communicatie: Redactionele tekst Imtech Maintenance en Ballast Nedam Bouwmaterieel Productie & Vormgeving: Meurs Grafische Vormgeving Fotografie: Anita Pantus MBS Navision 4.0 en migratie 2005 was ook het jaar waarin Navision 4.0 werd gelanceerd door Microsoft, waardoor de muren tussen de klassieke Microsoft producten en Navision vervaagde en de gebruikersinterfaces door Microsoft-oplossingen identiek maakt. Daarmee profiteren onze klanten van eenduidige schermen, bediening en integratie tussen alle Microsoft-producten. We zien door de inzet van Sharepoint, Infolabels, Infopath en de vernieuwde Officeversies in combinatie met 4PS Construct, dat er een actieve bijdrage wordt geleverd aan het terugdringen van de faalkosten. Inmiddels is de migratie naar versie 4.0 gestart en zijn de eerste klanten hiermee operationeel. Aan het einde van dit kwartaal zal iedereen met deze versie werken. Door de combinatie van de hulpmiddelen verstrekt door Microsoft en onze strategie van één versie voor alle klanten, verloopt deze migratie zeer soepel. Continu investeren Naast technologische vernieuwingen (versie 4.0) is ook de bestaande functionaliteit weer flink uitgebreid. Dankzij waardevolle input van onze bestaande en nieuwe klanten, wordt 4PS Construct functioneel steeds rijker en gebruikersvriendelijker. In deze nieuwsbrief leest u over twee voorbeelden, te weten: Uitbreiding Materieelmodule: vooral samen met Ballast Nedam Bouwmaterieel is de functionaliteit in deze module flink uitgebreid; Uitbreiding t.b.v. Serviceverlening : ieder bedrijf is bezig om haar klanten meer te binden en ook langlopende onderhoudscontracten af te sluiten. Specifiek voor Installatiebedrijven is onze module Service en Onderhoud uitgebreid. In een toekomstige nieuwsbrief zullen we u hierover in meer detail informeren. Voor Bouwbedrijven spreken we dan over klantenwerk. Meer hierover in deze nieuwsbrief. Tot slot merken ook wij dat de marktvooruitzichten in de bouw- en installatiebranche positiever worden. Dit horen we vooral van onze klanten, maar ook het aantal aanvragen, waaruit uw interesse voor bedrijfsbrede IT-oplossingen blijkt, nemen toe. Het spreekt voor zich dat wij u hierbij graag van dienst zijn, hetzij via 4PS hetzij via onze partner CTB (bouw). Een tip die wij u niet willen onthouden: Praat vooral ook met onze klanten, want zij kunnen u in de praktijk duidelijk maken wat de voordelen van onze oplossingen zijn. Rest mij u veel leesplezier toe te wensen, André Overeem Partner 4PS 2
KLANTCASE Bart Bouwmeester, directeur van Imtech Maintenance Imtech Maintenance kiest voor 4PS! Imtech Maintenance is een krachtige, innovatieve speler op de markt van technisch advies, beheer en onderhoud. Vanwege de complexe dienstverlening werkt het bedrijf totnogtoe noodgedwongen met verschillende applicaties. De interface waarmee alles gekoppeld is, is echter verre van optimaal. Imtech Maintenance ging daarom op zoek naar één algehele, integrale oplossing en vond die uiteindelijk in 4PS Construct. We vroegen Bart Bouwmeester, directeur van Imtech Maintenance, hoe die keuze tot stand is gekomen. Volgens Bart Bouwmeester ligt de kern van het probleem in de bijzondere aard van de dienstverlening van Imtech Maintenance: Ons werk is een hechte samenwerking tussen de buitendienst en de binnendienst. Die moeten niet alleen op elkáár worden afgestemd, maar ook nog eens op al onze interne processen. Dat is lastig. We hebben dit trachten op te lossen met eigen applicaties en met software van derden. Maar dat was niet praktisch en bovendien waren we beperkt in de toekomstmogelijkheden. Operational Excellence Imtech Maintenance moest dus op zoek naar een integrale oplossing. Tegelijkertijd werd een begin gemaakt met het stroomlijnen van de interne processen. Dat gebeurde in het kader van het bedrijfsinterne 3
KLANTCASE Ondertekening partnership overeenkomst Imtech Maintenance en 4PS project Operational Excellence. Daarbij kwam ook de software aan de orde die nodig zou zijn om de processen te ondersteunen. Samen met de softwareleverancier stelde Imtech Maintenance een programma van eisen op. Bart Bouwmeester: We hebben zorgvuldig naar de markt gekeken om te zien welke aanbieders het meest aan onze wensen tegemoet kwamen. Dat resulteerde in een shortlist met drie partijen. 4PS had uiteindelijk de beste papieren. Doorslaggevend Wat heeft dan precies de doorslag gegeven? Er blijken meerdere redenen te zijn voor de keuze van 4PS. Allereerst is daar het feit dat 4PS in 4PS Construct een basisproduct levert dat een groot deel van de behoeften van Imtech Maintenance afdekt. Maar volgens Bart Bouwmeester heeft het ook de maken met de chemie tussen mensen: De persoonlijke verhoudingen zijn uitstekend: er is vertrouwen en er is wederzijds begrip. Bij 4PS begrijpen ze de wereld waarin wij leven heel goed. En ze weten precies wat wij willen. Maar wat uiteindelijk misschien het laatste zetje gaf, was dat 4PS bereid bleek haar product verder te optimaliseren op basis van de specifieke wensen van Imtech Maintenance. 4 Op één lijn Bart Bouwmeester wil 4PS Construct vooral inzetten om de efficiëncy en de snelheid van de interne processen te verbeteren: We zijn al een tijd bezig om onze klanten realtime via internet te informeren. Dat doen we op dit moment al voor een aantal processen, zoals storingsafhandeling en energiezorg, maar met 4PS Construct kunnen we dat door de hele organisatie heen neerzetten. Twee jaar geleden is het optimalisatietraject van start gegaan. Het jaar 2006 wordt gebruikt om de noodzakelijke veranderingen in de processen door te voeren en alles uitgebreid te testen. Zoals het er nu uitziet gaan we op 1 januari 2007 life, met een Big Bang. Bart Bouwmeester is vooral blij met de directheid en de openheid van 4PS: Je moet de dingen niet moeilijker maken dan ze zijn. Draai er niet omheen. Als iets niet kan, zeg het dan gewoon, open en eerlijk! Wat dat betreft zitten we op één lijn! Het zal duidelijk zijn dat 4PS en Imtech Maintenance elkaar op wezenlijke punten gevonden hebben. Feiten in het kort Bedrijf Imtech Maintenance Activiteiten Technisch advies, beheer en onderhoud van installaties en bouwkundige voorzieningen. De dienstverlening bestrijkt het hele traject, vanaf van het opstellen van een klantspecifiek onderhoudsconcept tot en met Technisch Facility Management. Branche Elektrotechniek, Meet- en regeltechniek, Werktuigbouw, Bouw, Beveiliging en veiligheid, Energie en Milieu Aantal gelijktijdige gebruikers 152 Modules Service & Onderhoud, Planning, CRM, Projecten, Inkoop, Verkoop, Voorraad, Financieel, integratie Tensing Field Vision Besturingssysteem Windows Server 2003
Eenvoudige functionaliteit voor klusprojecten: 4PS Construct Klantenwerk Veel bouwbedrijven hebben een afdeling klantenwerk. Vaak ook wel kleinbouw genoemd. Ook zijn er bedrijven die zich hierin volledig gespecialiseerd hebben. Het is bij uitstek een dienstverlenende activiteit met vaak langdurige en intensieve contacten met klanten. U kunt denken aan (preventief) onderhoud, verbouwingen en reparaties die worden uitgevoerd. De klanten variëren van particulieren tot grote woningbouwverenigingen of beleggers. 4PS Construct kent specifieke functionaliteit om de processen rond klantenwerk te ondersteunen. Deze functionaliteit werkt niet alleen efficiënt voor bouwbedrijven. Ook de installatietechniek maakt er veel gebruik van. Bijvoorbeeld voor kleine, kortlopende projecten of orders. Onderstaand een overview hoe 4PS Construct Klantenwerk voor u werkt: Klusproject Een opdracht wordt in 4PS Construct vastgelegd en ingepland met zo min mogelijk handelingen. Dit kan zowel voor interne of externe uitvoerders. De werkbon wordt verzonden naar de verantwoordelijke voor uitvoering van de werkzaamheden. De gewerkte uren en verbruikte materialen zijn eenvoudig te registreren. Regie of aanneemsom Klusprojecten zijn te factureren op basis van een aanneemsom of regie. Indien er sprake is van regie, maakt 4PS Construct desgewenst gebruik van verkoopprijsafspraken voor materialen, uren en toeslagen met de klant. Bewerkingen Het is mogelijk om vaste bewerkingen te definiëren, zoals bijvoorbeeld voor het plaatsen van een dakraam of het lopend maken van een voordeur. Een bepaalde bewerking bevat dan de benodigde materialen en uren voor de uitvoering. Na het vastleggen van het klusproject zijn uit te voeren bewerkingen te selecteren vanuit het bewerkingenbestand. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van uitgebreide tekstmogelijkheden. Ook is het mogelijk om met opdrachtgevers vaste prijsafspraken te maken voor deze bewerkingen. Overzichtscherm van klussen inclusief werkbontekst Samenvatting Naast de omvangrijke functionaliteit is deze module ontworpen om snel, overzichtelijk en met weinig handelingen de benodigde informatie klantspecifiek gepresenteerd te krijgen. Daarmee bouwt of installeert u niet alleen een éénmalig klusje maar het toont u tevens het hele proces. Van telefoonopname tot facturatie. De beschikbare informatie en functionaliteit helpen u bij het realiseren van langdurige klantrelaties. PRODUCTNIEUWS 4PS CONSTRUCT Werkadressen In veel gevallen komen verzoeken tot reparatie of onderhoud bij het bouwbedrijf binnen waarbij het adres de primaire sleutel is. Het is in 4PS Construct gemakkelijk om te zoeken binnen één centraal adressenbestand. Na selectie van het adres weet de programmatuur de eigenaar, bewoner en eventuele beheerder, en zal deze gegevens overnemen naar het klusproject. Eventueel zijn adressenbestanden van opdrachtgevers in te lezen en periodiek te updaten. Overzichtscherm van bewerkingen per klusproject 5
Harry Hertsenberg, directeur Ballast Nedam Bouwmaterieel Ballast Nedam Bouwmaterieel en 4PS bouwen aan de toekomst KLANTCASE Ballast Nedam Bouwmaterieel is het self-supporting servicecentrum van Ballast Nedam. Het bedrijf verhuurt en verkoopt bouwmaterieel én verzorgt alle complementaire, ondersteunende diensten. De honderd medewerkers van Bouwmaterieel hebben te maken met een enorme diversiteit aan bedrijfsprocessen. In 2006 gaan ze operationeel met 4PS Construct. Aan het woord: directeur Harry Hertsenberg. Over de samenwerking met 4PS en zijn toekomstvisie. We zijn altijd op zoek naar manieren om onze bedrijfsprocessen te optimaliseren. Hoe beter onze bedrijfsprocessen verlopen, des te meer we kunnen sturen op kosten. Vooral omdat we zoveel verschillende dingen doen, is het belangrijk dat we onze processen stroomlijnen. We zijn verhuurders, verkopers én dienstverleners. We moeten uren registreren, de exploitatie bewaken en de kosten in de gaten houden: renteafschrijvingen, verzekeringen, brandstofkosten enzovoorts. Het is een behoorlijke kluif om dat allemaal inzichtelijk te maken. Met 4PS Construct is dat een stuk gemakkelijker. Zeker omdat we het pakket in samenwerking met 4PS helemaal aan onze wensen konden aanpassen. Mutatis mutandis We krijgen elke dag tientallen materieelaanvragen. Je moet er niet aan denken hoeveel tijd het zou kosten als we alle data uit die aanvragen zouden 6
rapportage over je bedrijf moet genereren. Met 4PS Construct is dat geen enkel probleem. Partnership Een aantal jaren geleden liep de licentie van ons toenmalige ERPsysteem af. Aanvankelijk viel het niet mee om op de Nederlandse markt een voor ons geschikte licentie te vinden. Het pakket van 4PS kwam het dichtst in de buurt. Gelukkig was 4PS bereid om samen met ons het pakket volledig op onze bedrijfssituatie af te stemmen. Ballast Nedam en 4PS hebben beide flink geïnvesteerd om een pakket te ontwerpen dat beantwoordt aan de eisen van een modern bouwmaterieelbedrijf. Dat pakket gebruiken wij, maar 4PS gaat het ook op de markt brengen. Je kunt wel stellen dat we elkaar behoorlijk geholpen hebben! Vertrouwen We gaan in januari 2006 operationeel met 4PS Construct. We zien de toekomst vol vertrouwen tegemoet. In het verleden werden we wel eens geconfronteerd met licenties die niet verlengd werden. Dat hield in dat we om de vijf tot acht jaar allerlei kunstgrepen moesten uithalen. Met 4PS hoeven we ons geen zorgen te maken over de langetermijnvisie rondom ons softwarepakket, maar kunnen we ons concentreren op de output daarvan. Ik ben ervan overtuigd dat we met 4PS Construct een grote slag geslagen hebben. Feiten in het kort Bedrijf Ballast Nedam Bouwmaterieel Activiteiten Begroten, ontwerpen, construeren en verhuren van bekistingen en steigers. Verhuren van materieel, waaronder torenkranen, ruwterreinkranen en rupskranen. Uitvoeren van onderhoud voor derden. Inrichten van bouwplaatsen (tijdelijke gas-, water- en elektrische installaties en bouwwerkaccomodaties). Branche Ballast Nedam Bouwmaterieel stelt haar expertise, producten en diensten ter beschikking aan de werkmaatschappijen van Ballast Nedam. Aantal gelijktijdige gebruikers 51 Modules Materieelbeheer, Projecten, Financieel, Inkoop, Verkoop, Voorraad, Documentenbeheer, Barcodering, Koppeling salaris, integratie met website Besturingssysteem Windows Server 2003 KLANTCASE moeten overtypen. Terwijl alle noodzakelijke informatie eigenlijk al in de oorspronkelijke aanvraag vermeld staat! 4PS Construct ondersteunt het hele proces: vanaf de aanvragen op de bouwplaats tot de uitvoering van onze werkzaamheden en de facturering. We zijn bijzonder gecharmeerd van de overzichtelijke structuur van het 4PS Construct-pakket. We kunnen gemakkelijk en snel rapportages uitvoeren. Met één druk op de knop kunnen we zien hoe het staat met onze projectorders. Ons moederbedrijf is een beursgenoteerde onderneming. Dat betekent dat je elke vier weken een complete De werf van Ballast Nedam Bouwmaterieel 7
NIEUWS Elektrotechnisch Bureau Wille kiest voor 4PS Construct Piet Versloot (4PS) en Jan Willem de Rover (Wille) Wille bv in Nijmegen kiest strategisch voor 4PS en Microsoft Business Solutions om haar verdere groei en integratie van processen te realiseren. Jan Willem de Rover, directeur van Elektrotechnisch Bureau Wille, geeft het als volgt aan: Wille is een gezond en ambitieus installatiebedrijf. Belangrijke stap voorwaarts in de internationalisatie van 4PS Eind december hebben 4PS en SDE een samenwerkingsovereenkomst gesloten. Inzet is marktleiderschap in Microsoftsoftware voor bouw- en installatiebedrijven in België. Als één van de drie grootste partners van Microsoft Business Solutions in België, heeft SDE reeds lang een strategische focus op bouw- en installatiebedrijven. Met namen als Aannemingen De Peuter, Costermans Bouwmaterialen en Van den Hende Beton, heeft SDE reeds veel kennis in huis van de branche. Er is op de Belgische markt nog geen geïntegreerde applicatie voorhanden die écht beantwoord aan de problematiek van bouw- en installatiebedrijven. Het succes van 4PS op de Om onze groei te kunnen realiseren is het voor ons belangrijk om onze bedrijfsprocessen professioneel te ondersteunen met een integrale software-oplossing. Wij bewegen ons steeds meer naar de grotere projecten. Dit stelt eisen aan onze organisatie en automatisering. Tevens willen wij een beter en integraal zicht op de Nederlandse markt was SDE ook niet ontgaan. Samen met vijf Belgischebouwbedrijven werd een grondige analyse doorgevoerd. Deze analyse doorstond de toets glansrijk. Eén van de bouwbedrijven gaf zelfs aan dat 4PS Construct veruit de beste oplossing is die zij tot nog toe hadden gezien. Dit gaf bij SDE de doorslag om de samenwerkingsovereenkomst met 4PS aan te gaan. De Belgische bouwen installatiebranche is op dit ogenblik één van de belangrijkste pijlers van de Belgische economische groei. Wij kijken met vertrouwen uit naar een succesvolle samenwerking met SDE in België. In de volgende nieuwsbrief zullen wij u uitgebreider informeren over de resultaten. informatiestroom om hierdoor onder andere effectiever onze resources in te zetten. 4PS heeft ons in korte tijd overtuigd, dat 4PS Construct een passende oplossingsrichting is. Wat mij bijzonder aansprak is dat Microsoft er achter staat. Hierdoor is de continuïteit en technologische innovatie richting de toekomst gewaarborgd. Wille is opgericht in 1945. Door de jaren heen is Wille gegroeid naar een florerende onderneming met circa 65 goed opgeleide, betrokken en ervaren medewerkers. Wille is een elektrotechnisch totaalinstallateur. Maar door een goede samenwerking in diverse bouwteam verbanden, biedt Wille niet alleen E- maar ook W-installaties aan. Wille maakt deel uit van een kleine maar selecte groep landelijk gespreide installatiebedrijven, die gezamenlijk onder de naam Installerend Nederland (www.installerendnederland.nl) een breed dienstenpakket aanbieden. Vanzelfsprekend is Wille lid van Uneto- VNI, is het een Erkend Leerbedrijf, een NCP erkend BORG Beveiligingsbedrijf en heeft het diverse KEMA-certificaten zoals KOMO INSTALL en VCA. Wille is tevens lid van de Coöperatieve inkoopvereniging DGC. 4PS opfrisdag zeer goed bezocht Ruim 150 bezoekers waren aanwezig op de opfrisdag van 4PS en CTB. Er werd ruim aandacht gegeven aan de nieuwe functionaliteiten van Microsoft Navision 4.0 en 4PS Construct 4.0. Het werd met veel enthousiasme ontvangen door onze klanten. Veel praktische en nieuwe 4PS branche-functionaliteit werd toegevoegd. Ook in 2006 zullen we deze initiatieven continueren. 4PS Baron van Nagellstraat 136M 3771 LL Barneveld T 0342-425625 F 0342-425620 E info@4ps.nl I www.4ps.nl