PROCURE... stap voor stap... INLEIDING Waarom Procure? Om een up-to-date overzicht te hebben van je financiën op elk moment van de dag. In deze software zitten zowel je bestellingen, als leveringen, als de effectieve facturen. Terwijl je vroeger uit Proacc een resultatenrekening kreeg van enkel de geboekte facturen. In de handleiding zal elke stap (van opmaken bestelling tem doorsturen van de factuur) uitvoerig besproken worden. Procure staat op de rago-server in Brussel. Hiervoor zal de ICT-persoon contact met je opnemen. Openen van ProCure. Ingeven van gebruikersnaam + paswoord. SGR24 Krista Van Driessche - 1-21-10-2008
Terminologie Hoe werken met Procure. STAP voor STAP FICO = financieel coördinator, administratief medewerker op de school. Het is de persoon die de ganse cyclus van aanvraag tot goedkeuring van de leveringsnota bij ontvangst van de goederen -opvolgt. Directie van de school. Zal een elektronische handtekening (goedkeuring) plaatsen. Financiële cel (SGR). De financiële cel beheert de budgetten. Deze dienst past al dan niet de budgetten aan naar aanleiding van een aanvraag tot budgetverhoging. De financiële cel neemt de documentenstroom over vanaf het opstellen van de factuur. Projectbeheerder (EO en KIW). Extra goedkeuring van aanvraag voordat er een bestelbon kan afgeprint worden. Een gebruiker is een toegelaten persoon in het ProCure gebeuren met de hem toegekende bevoegdheden. Elke gebruiker, ingesteld volgens de verantwoordelijke systeembeheerder van ProCure, heeft één of meerdere rollen. Een afdeling binnen de scholengroep kan beschouwd worden als een organisatie eenheid zoals bv. het domein, de personeelsdienst, de keuken, de bussen,... Eén of meerdere adressen kunnen gekoppeld worden aan een organisatie eenheid en verschillende rechten toegekend aan gebruikers. Roepnaam Is de verkorte naam van bijvoorbeeld het artikel om de opzoeking te vergemakkelijken. Meestal zijn het de beginletters van de omschrijving of een ingegeven combinatie. Rapporten Open order als er hier een bedrag op het rapport staat is de bestelbon geprint en waarschijnlijk de bestelling doorgegeven aan de leverancier.open leverancier als er hier een bedrag op het rapport staat hier is de levering en de leveringsbon ontvangen..open facturen als er hier een bedrag op het rapport staat. Is de factuur op de school ontvangen maar nog niet ontvangen op de scholengroep (dus ook nog niet betaald).. Proacc als er hier een bedrag op het rapport staat dan zit de factuur in het boekhoudprogramma en zal deze op vervaldatum betaald worden. SGR24 Krista Van Driessche - 2-21-10-2008
Hieronder vind je een schematisch overzicht van het stappenplan van Procure. Welke stappen worden doorlopen? Concept : de FICO heeft de aanvraag ingegeven. Hij/zij zal nadien, indien de aanvraag volledig is ingevuld, de aanvraag op Open plaatsen. Dit is eveneens de fase waarin bv. prijsoffertes naar leveranciers worden gestuurd en waarin zich de aanbesteding zal bevinden (bijlage toevoegen). Open : de aanvraag dient in behandeling genomen te worden door de budgetverantwoordelijke (FICO) die het document zal goedkeuren of afkeuren (= open plaatsen). Budgetverhoging gevraagd : er is een budgetverhoging gevraagd door de budgetverantwoordelijke (FICO). De financiële dienst zal de aanvraag verwerken. Budgetverhoging goedgekeurd : de financiële dienst heeft de budgetverhoging aanvaard/niet aanvaard. De budgetverantwoordelijke (FICO) kan deze aanvraag nog steeds af keuren. Goedgekeurd budgetverantwoordelijke (FICO) : de aanvraag is goedgekeurd door de budgetverantwoordelijke (FICO) (eventueel na een goedgekeurde budgetverhoging) en dient nog goedgekeurd te worden door de directie en/of projectbeheerder. Geannuleerd : de aanvraag is geweigerd, hetzij door de budgetverantwoordelijke (FICO) (in functie van het al of niet bekomen van een budgetverhoging), hetzij door de directie, hetzij door de projectbeheerder. Gesloten : de aanvraag heeft de ganse goedkeuringscyclus doorlopen en is omgezet geweest naar een order. Open / Gesloten : elk document kan in zijn cyclus (order, leveringsbon of factuur) open of gesloten zijn. SGR24 Krista Van Driessche - 3-21-10-2008
1.1. Aanvraag tot bestelling (opmaken van een bestelling) Dubbelklik op verkennen documenten. Aanvraag tot bestelling plaatsen / concept (FICO) Dubbelklik op aanvraag tot bestelling, klik op concept en onderaan rechts klik op nieuw. Hier ga je elke keer moeten starten om een nieuwe bestelling in te voeren (concept). Je zal hier moeten aanduiden op welk budget, in welke periode, met welke leverancier, je een aankoop/dienst wil plaatsen (zie hieronder). Indien vereiste items niet zijn aangeduid, zal Procure je wel de vraag stellen om aan te vullen. SGR24 Krista Van Driessche - 4-21-10-2008
Gelieve hier steeds je naam of school te vermelden Btw % ingeven Naam van persoon die levering in ontvangst neemt Bv. Zo snel mogelijk, niet op woensdag, (zie op bestelbon) a. selecteer voor welk budget je een bestelling plaatst.. domein, keuken, lln-midd, bus, b. selecteer de periode van de aanvraag en de aanvrager. c. selecteer de leverancier, indien je op klikt dan krijg je alle leveranciers. Als je op de beginletters + enter klikt dan krijg je alle leveranciers die beginnen met die letters. SGR24 Krista Van Driessche - 5-21-10-2008
Hier kan je klikken op bv. roepnaam, dan zal men sorteren op roepnaam. Door te dubbelklikken op een bepaalde leverancier selecteer je deze in het concept. Nieuwe leveranciers moeten aangevraagd worden via de SGR. Naam, adres, btw-nr en banknr doorgeven via mail of fax. Nu ga je aanduiden welke producten, diensten dat je wil bestellen. Klik op werkblad details. De opmerkingen die je hier neerschrijft zullen eveneens op de bestelbon onderaan zichtbaar zijn. Ingave van wat je wil bestellen. SGR24 Krista Van Driessche - 6-21-10-2008
bestellen op 60 rekeningen aankopen grondstoffen, drankjes, investeringen : aankopen van machines, ed op een 2-rekening alle aankopen/diensten op een 61- rekening papier, lln-middelen,. Hieronder krijg je het voorbeeld dat we een bestelling doen diensten/werken. Via het krijg je een lijst van alle mogelijke grootboekrekeningen met de omschrijving. Hieruit moet je er één selecteren. Je kan ook de begincijfers typen (bv 612) + tab. Dan bedrag invullen (excl btw) en op tab klikken. Indien je hier een bedrag met een ander BTW-tarief wil invullen dan moet je dit aanpassen in tabblad details / BTW percentage. Je kan hier ook de correcte periode kiezen of art toevoegen. Hier kan je een specifiekere beschrijving geven van je bestelling of zie verder (blz7) Aanpasse n BTW % SGR24 Krista Van Driessche - 7-21-10-2008
Op het tabblad analytisch kan je eveneens nog wijzigingen aanbrengen, indien nodig. Je bestelling is bv 60% voor domein en 40% voor de basisschool. (OPTIONEEL) Met de muis in analytische rekening gaan staan en rechts klikken. Verwijderen van analytische rek. Dan toevoegen van analytische rek. Zie scherm hieronder. Klikken op vergrootglas (dan krijg je alle mogelijkheden) of beginletters/cijfers invullen + enter Hier kan je kiezen tussen % of bedrag voor de verdeling tussen de analytische rekeningen. SGR24 Krista Van Driessche - 8-21-10-2008
Meerdere producten bestellen bij één leverancier? Als je bij dezelfde leverancier nog iets wil bestellen dan klik je op nieuw (werkblad details) en overloop je dezelfde weg van op blz 6-7. Je kan hier een tekstlijn toevoegen door te klikken op artikel met de rechtermuis. Dan krijg je de keuze tss tekslijn invoegen of toevoegen. Toevoegen is onderaan de artikels. Invoegen is tussen 2 artikels in SGR24 Krista Van Driessche - 9-21-10-2008
Via het onderstaande werkblad bijlagen kan je bv. een offerte toevoegen. Als je klikt op de groene + knop, kom je in de verkenner en kan je een document selecteren en toevoegen. Als je op OK klikt is je concept opgeslagen en krijg je onderstaand blad. Nu moet de FICO het concept enkel nog open plaatsen. Klikken op de concept lijn + bewerken, dan kom je terug in bovenstaand document (zie verder blz 11). Via de knop nieuw kan de FICO een nieuw concept maken (bestelling). SGR24 Krista Van Driessche - 10-21-10-2008
Als je klikt op het concept en dan bewerken. Keer je terug in de aanvraag. Je kan hier nog steeds zaken gaan aanpassen. Voordat het concept wordt open geplaatst moeten we eerst nazien of er voldoende budget is!!!! Je kan het budget nakijken door het beschikbaar budget op te vragen. Als je klikt op beschikbaar budget dan krijg je dit scherm. Hier zie je het bedrag dat begroot is nl. 600. Het bedrag dat nu gevraagd wordt om te besteden nl. 50,25. En het budget dat nog vrij is om te besteden nl. 373,65. Dus 373,65-50,25 is mogelijk. Je kan concept open plaatsen. SGR24 Krista Van Driessche - 11-21-10-2008
Wat zie je hier? Het budget (hier 200 ) en het beschikbaar budget (-877,58, dwz dat er reeds onvoldoende budget op deze grootboekrek. staat). Je kan hier al zien dat de bestelling niet zal kunnen uitgevoerd worden. De school zal eerst een aanvraag voor budgetverschuiving moeten uitvoeren. Wat zie je hier? Het budget is 600 en het beschikbaar budget is nog 373,65. Dwz reeds opgebruikt 226,35 ( = 600 373,65). De FICO zal budgetverhoging moeten vragen want het beschikbaar budget 373,65 is hier niet voldoende voor de uitgave van 689,27. Klik op sluiten en plaats via document het concept open (om daarna budgetverhoging aan te vragen). SGR24 Krista Van Driessche - 12-21-10-2008
Via budget/ vraag budgetverhoging krijg je onderstaand scherm, hier moet je aanklikken om het toe te passen op het volledige document. Hier kan je een tekst in plaatsen voor de verantw. in de financiële cel, die het budget kan aanpassen. Men zal op de financiële cel hiervoor automatisch een mailtje ontvangen. SGR24 Krista Van Driessche - 13-21-10-2008
Budget /vraag budgetverhoging dit verloopt via mail. Aanvraag tot budgetverschuiving kan enkel door de FICO gevraagd worden met een korte motivering. De scholengroep zal het budget verschuiven (indien er een verschuiving van budget mogelijk is) en de school kan verder met zijn bestelling. Als de financiële cel het budget heeft aangepast, zal er automatisch een mailtje naar de FICO en directie gestuurd worden dat het budget wel/niet is aangepast. Als er voldoende budget is en het concept staat zoals de FICO het wenst dan kan het concept open geplaatst worden. De FICO krijgt dan volgend scherm. Als je klikt op alles dan zie je alle bestellingen. In de kolom status kan je zien waar in de structuur ze staan. Indien er budgetverhoging is gevraagd en goedgekeurd door de SGR dan zal de directie de bestelling terugvinden bij budgetverhoging goedgekeurd om te tekenen. SGR24 Krista Van Driessche - 14-21-10-2008
1.1.2. Aanvraag tot bestelling / open (DIRECTIE). Nadat de FICO het concept heeft open geplaatst is het aan de directie om zijn/haar elektronische handtekening te plaatsen. Als je het open document ziet staan, klikken op bewerken. Indien er voldoende budget is kan je onmiddellijk door tot het goedkeuren van de bestelling (volgens procedure G-O). Als de directie klikt op volgende dan ga je stap voor stap verder. SGR24 Krista Van Driessche - 15-21-10-2008
Als je klikt op volgende dan gaat Procure stap voor stap verder gaan. Indien je klikt op ga door dan loopt Procure automatisch verder. Om het denken achter Procure duidelijk te maken, ga ik hier kiezen voor volgende. Je kan nu zien (bij de dikke zwarte pijl) er aanvraag tot aankoop / open is, indien we klikken op volgende krijg je onderstaand scherm aanvraag tot aankoop / goedgekeurd door de directie. Dit kan de directie enkel als er voldoende budget is. Zoniet zal de directie de melding onvoldoende budget krijgen. Het is hier dus handig dat je als FICO reeds budgetverhoging hebt aangevraagd, onmiddellijk nadat het concept is OPEN geplaatst. Je kan een concept steeds open plaatsen (zie vroeger), maar het aanvragen van een budgetverhoging zal moeten uitgevoerd worden (anders kan de bestelling niet geplaatst worden) OF Het concept moet aangepast/verwijderd worden. OPM : Indien het een bestelling voor de keuken is dan zal het niet je directie zijn die de bestelling moet goed keuren maar de algemeen directeur. Voor de keuken kunnen de FICO s geen budgetverhoging aanvragen. Aanvraag tot bestelling / budgetverhoging gevraagd (FICO). Indien budgetverhoging gevraagd is dan zal de directie/fico het concept niet bij de status open terugvinden maar bij de status budgetverhoging gevraagd en/of goedgekeurd. Afhankelijk of de financiële cel de budgetverhoging reeds heeft uitgevoerd of niet. Je kan GEEN budgetverhoging aanvragen voordat het concept is open geplaatst, dan zal deze aanvraag blijven staan bij concepten. SGR24 Krista Van Driessche - 16-21-10-2008
Aanvraag tot bestelling / goed te keuren door projectbeheerder (EO - KIW). Indien een bestelling voor eigenaarsonderhoud en/of KIW wordt geplaatst. Zal er een extra handtekening aan de algemeen directeur gevraagd worden. OPM : Zorg dat je in het concept voldoende uitleg geeft, zodat de algemeen directeur weet waarover het gaat. Je kan tevens bijlagen invoegen via tabblad bijlagen (opmaak concept) Als je hier op groene + klikt dan kan je bijlagen aan het concept hangen. Als de algemeen directeur de aanvraag EO heeft goedgekeurd dan kan de FICO de bestelling verder afwerken (zoals verder beschreven). SGR24 Krista Van Driessche - 17-21-10-2008
Aanvraag tot bestelling / goedgekeurd (FICO). Als de FICO opnieuw aanlogt dan zal ze het concept terugvinden bij goedgekeurd. Je kan steeds klikken op alles (zoals in het vb). Je selecteert het concept en klikt op bewerken (of dubbelklikken op het concept). Klik op volgende als je de bestelling wil laten doorgaan. SGR24 Krista Van Driessche - 18-21-10-2008
1.2.1. Aankooporder / open (FICO). Het is de bedoeling de aanvraag te laten doorgaan en een bestelbon af te printen. Klik opnieuw op volgende. Indien je had geklikt op doorgaan dan sla je de vorige en volgende stap over. Als je op volgende klikt dan zal de bestelbon op je scherm verschijnen. Je kan de bestelbon afprinten of opslaan om te verzenden via bijlage. Of onmiddellijk faxen als je PC staat ingesteld hiervoor. SGR24 Krista Van Driessche - 19-21-10-2008
SGR24 Krista Van Driessche - 20-21-10-2008
1.3.1. Leveringsbon / open (FICO). Hier kan je best klikken op volgende. Als je bv. verschillende zaken besteld hebt maar niet alles ontvangen dan krijg je hier de mogelijkheid om een deellevering aan te duiden. GOEDEREN EN/OF DIENSTEN ZIJN GELEVERD Indien je in het scherm hierboven een aanpassing hebt uitgevoerd dan zal je een voorstel backorder op het scherm krijgen. Je kan enkel geleverd aantal of te factureren bedrag wijzigen. In het voorbeeld heb ik het te factureren bedrag van 300 veranderd in 290 en krijg ik de vraag de resterende 10 in backorder te plaatsen. Als ik nog een factuur voor 10 moet ontvangen dan zeg ik JA. Indien dit niet het geval is en het bedrag van 10 mag opnieuw vrijkomen bij het budget om andere zaken met aan te kopen dan klik je op NEE. SGR24 Krista Van Driessche - 21-21-10-2008
1.4.1. Factuurvoorstel / open (FICO). Nu kom je rechtstreeks in een factuurvoorstel terecht. Indien je hier onderaan klikt op OK dan zal Procure nogmaals vragen of je akkoord bent met aantal en bedrag zoals vermeld op factuur. Factuur zou hier in het bezit moeten zijn van FICO. Hier kan je nu enkel nog een factuurvoorstel laten maken OF De leveringsbon annuleren, bv een deellevering die niet meer zal komen. SGR24 Krista Van Driessche - 22-21-10-2008
Belangrijke opmerking : indien je op bovenstaand blad leveringsbon klikt op annuleren, Dan kan je deze leveringsbon terugvinden bij documenten/aankoop leveringsbon/open. Hier kan je meerdere leveringsbonnen selecteren (via de CTRL-toets) en dan klikken op bewerken om van meerdere leveringsbonnen één factuur te maken. Dit kan bv handig zijn voor de Melkcentrale, Gamma. TIP.. TIP TIP. TIP.. TIP TIP Als je ergens binnen PROCURE op een lijn gaat staan en je klikt met je rechtermuis dan krijg je het volgende te zien Als je hier op klikt dan zal een nieuw concept aangemaakt worden met dezelfde gegevens. Kan bruikbaar zijn voor terugkerende bestellingen. TIP.. TIP TIP. TIP.. TIP TIP SGR24 Krista Van Driessche - 23-21-10-2008
1.5.1. Aankoopfactuur / open (FICO). Hoe werken met Procure. STAP voor STAP Als je in de documenten /aankoopfactuur /open gaat zien dan zal je daar je factuur terugvinden. De factuur zal ook hier blijven staan totdat de financiële cel je originele factuur heeft ontvangen en ingelezen in Proacc. Na inlezen kan je de factuur enkel nog terugvinden bij gesloten. OPM : gelieve op je factuur PROCURE + documentnummer te vermelden zodat de SGR weet dat deze facturen moeten ingelezen worden. SGR24 Krista Van Driessche - 24-21-10-2008
Hier is het mogelijk om nog een aantal zaken aan te vullen zoals factnr leverancier, de datum van ft of onkostennota, een gestructureerde mededeling, de periode waarin de factuurdatum valt, Je kan hier ook aanvinken om NIET te betalen als er bv een probleem is met de goederen of er nog een CN moet verwacht worden. Wat kan je nog allemaal opvragen? Opvragen van verschillende rapporten. Hiervoor moet je dubbelklikken op budgetten, selecties, boekjaar, 200X en. wachten (want hiervoor moet hij wel wat gegevens gaan zoeken). Dan krijg je onderstaand scherm. Dit rapport kan je enkel opvragen met login van de directie. Let op! Algemene rekeningen waar op begroot is MAAR geen bewerkingen op zijn uitgevoerd (dwz geen bestellingen en/of facturen, CN s) zullen niet in dit rapport verschijnen. SGR24 Krista Van Driessche - 25-21-10-2008
Nu moet je met de muis gaan staan op de kolom waar je de selectie wil maken. Je zal steeds eerst de selectie moeten maken in de kolom analytisch, als je met je pijltje bij het woord analytisch komt dan krijg je een filter te zien waar je klikt op het woord aangepast. Hier kan je kiezen door bv te selecteren groter of gelijk aan EN OF Kleiner dan. Bevat bv. %aa% dan krijg je alle analytische rekeningen die deze 2 klinkers bevatten. SGR24 Krista Van Driessche - 26-21-10-2008
Ik heb hier nu gekozen voor een analytische selectie groter en gelijk aan 24bser en kleiner dan 24bsd + een extra selectie op algemene rekening groter of gelijk aan 61200000 en kleiner dan 61300000 Nu zie ik bovenaan in het venster lijst daar moet je op klikken en kiezen voor het rapport overzicht details budget. Dan krijg je onderstaande lijst. SGR24 Krista Van Driessche - 27-21-10-2008