Elektronische indiening fiscale fiches

Transcriptie

1 Elektronische indiening fiscale fiches De intentie van dit document is niet alle gevolgen en mogelijkheden van de elektronische indiening van de fiscale fiches weer te geven. Het probeert enkel een praktische oplossing aan te bieden en een mogelijk kader te schetsen waarin de aangifte correct kan gebeuren. Geen aangifte op papier meer De werkgevers en andere schuldenaars van inkomsten onderworpen aan bedrijfsvoorheffing zijn gehouden jaarlijks een individuele fiche in te vullen voor elke rechthebbende en een samenvattende opgave op te maken. In het verleden werden deze individuele fiches en bijhorende samenvattende opgaven op papier opgemaakt. Het Koninklijk Besluit van 03/06/2007 (Belgisch Staatsblad 14/06/2007) voert echter de verplichte elektronische indiening van de fiscale fiches tot en met in vanaf 2008, inkomstenjaar 2007, voor de schuldenaars met een in 2007 verschuldigde bedrijfsvoorheffing vanaf ,00 euro. Vanaf 2009, inkomsten 2008, wordt de elektronische indiening verplicht voor alle schuldenaars van inkomsten. Er zullen vanaf 2009 geen papieren fiches tot en met meer aanvaard worden. Elektronische aangifte In het kader van nieuwe projecten die als doel hebben de fiscale verplichtingen te vergemakkelijken, heeft de FOD Financiën de modernisering van zijn systeem "BELCOTAX" opgestart en wordt nu de mogelijkheid aangeboden om de aangiften in te dienen via een nieuw communicatiekanaal: Belcotax On Web. Verkrijgen van toegang tot het systeem Het verkrijgen van toegang tot het systeem van Belcotax On Web moet gebeuren via de dienst Sociale Zekerheid. De onderneming (uw vzw, ) moet zich bij deze diensten eerst identificeren en aangeven wie zij als beheerder zal aanduiden. Hiervoor moet een gebruikersnaam en paswoord worden aangevraagd. De persoon die als beheerder is aangeduid kan later dan de aangifte doen of heeft de mogelijkheid om een andere persoon (of personen) bijkomend aan te duiden als gebruiker. Opgelet : de persoon die u zal aanduiden als beheerder moet een werknemer zijn van de vzw of een lid van de Raad van Bestuur! De persoon (beheerder of gebruiker) die de aangifte doet kan zich aanmelden op de website van Belcotax on Web op basis van zijn elektronische identiteitskaart waarop zijn digitale handtekening staat. De digitale handtekening is wettelijk erkend in België (wet van 20 oktober 2000 BS van 22 december 2000 en wet van 9 juli 2001 BS van 29 september 2001). Praktisch! A. Wat heeft u nodig om een elektronische aangifte te kunnen doen 1. Een PC met internetaansluiting. 2. Een elektronische identiteitskaart met de bijhorende PIN-code. 3. Een E-ID lezer. Dit is een leestoestel waarin u uw elektronische identiteitskaart kan plaatsen en dat verbonden moet worden met uw PC. U kan zo een toestel aankopen bij elke computerwinkel. U moet hierbij rekening houden met een richtprijs van ongeveer 15 EUR. B. Verkrijgen tot toegang bij de Sociale Zekerheid. 1. Aanduiden van een lokale beheerder voor de dienst Sociale Zekerheid. Deze beheerder zal de aangifte zelf doen of andere gebruikers aanmaken die de aangifte voor hem doen. 2. Aanvragen van toegang (gebruikersnaam en paswoord) voor deze lokale beheerder. U kan dat doen door het document in bijlage (2 pagina s) in te vullen en op te sturen naar : SmalS-MvM Contactcenter Eranova Koninklijke Prinsstraat Brussel Hoe het aanvraagformulier invullen? Onder punt 1 Mijn onderneming vult u de gegevens in van uw vzw, Onder punt 2 Mijn lokale beheerder somt u de gegevens op van de persoon die als lokale beheerder zal optreden voor uw onderneming. Zoals eerder aangegeven kan dit enkel een personeelslid of een lid van Raad van Bestuur zijn. Onder punt 3 In te vullen door moeten de gegevens ingevuld worden van iemand die de onderneming kan verbinden ten opzichte van derden. Indien u onder punt 2 een werknemer heeft aangeduid, dan moet hier de naam en handtekening van een bestuurder van de vzw ingevuld worden. Indien onder punt 2 reeds een lid van 1

2 de Raad van Bestuur werd opgegeven, kan deze hier worden herhaald. Als bijlage bij dit aanvraagformulier voegt u een kopie van de publicatie van de laatste Raad van Bestuur toe. Hieruit moet blijken dat de persoon onder punt 3 effectief een bestuurder is van de vzw. 3. Enkele dagen later zal u een eerste schrijven ontvangen met daarin uw gebruikersnaam. 4. Om veiligheidsredenen zal u nog een paar dagen later een tweede schrijven ontvangen met daarin het paswoord. 5. De beheerder dient zich dan binnen de 30 dagen aan te melden op de website van de Sociale Zekerheid ( De manier waarop dat moet gebeuren staat uitvoerig beschreven in de begeleidende brief. Bij het aanmelden zal hij zijn persoonsgegevens moeten aanvullen en een nieuwe gebruikersnaam en paswoord moeten kiezen. De toegestuurde gebruikersnaam en paswoord komen dan te vervallen. 6. De beheerder heeft de mogelijkheid om bijkomende gebruikers aan te maken. Hij dient dan wel over de nodige persoonsgegevens (ook rijksregisternummer) te beschikken. C. Toegang tot de toepassing voor het indienen van de fiscale fiches 1. U plaatst uw elektronische identiteitskaart in de lezer. 2. Ga naar de website 3. Selecteer de correcte taal (NL). 4. Rechts op het scherm kan u dan kiezen voor Elektronische identiteitskaart onder de rubriek Toepasssing. 5. Op het volgende scherm kiest u voor de knop Login. 6. Onderstaand scherm zal verschijnen. U selecteert hieruit het juiste certificaat (naam van de ingevoerde identiteitskaart) en klikt op de knop OK. 7. Vervolgens zal er een scherm verschijnen met de vraag om uw pincode in te geven. 2

3 U krijgt vervolgens een overzicht van alle profielen waaronder u zich kan aanmelden. U kan immers voor meer ondernemingen als beheerder of gebruiker optreden. 8. U selecteert het correcte profiel (datgene waarvoor u wenst de fiscale fiches in te geven) en selecteert de knop Login. 9. U komt vervolgens terecht in de website van Belcotax On Web 3

4 Enkele opmerkingen U heeft nu toegang tot de toepassing voor het ingeven en doorsturen van de fiscale fiches. De toepassing voor het indienen van de fiches van aanslagjaar 2009/inkomstenjaar 2008 zal pas beschikbaar zijn rond einde februari. Op het moment dat de toepassing effectief beschikbaar is zullen we meer informatie ter beschikking stellen over de manier waarop de gegevens moeten worden ingevuld en doorgestuurd! Volgens de brochure van 21/01/2009 van Belcotax zijn volgende data van toepassing voor het indien van de fiches : Fiches : 16 maart 2009 Fiches : 30 juni 2009 Officieel blijft de datum van 16 maart 2009 in de brochure staan. Als de toepassing voor het indienen van de fiscale fiches pas einde februari ter beschikking zal zijn, lijkt het niet uitgesloten dat de indieningstermijn kan verlengd worden. Enkele links Website Sociale Zekerheid : Website Belcotax On Web : Brochure Belcotax On Web : Indien u vragen heft bij het indienen van de fiscale fiches kan u terecht op onderstaande nummers : Problemen met het verkrijgen : Contactcenter Eranova van de sociale zekerheid van gebruikersnaam Tel: 02/ contactcenter@eranova.fgov.be. Problemen bij het aanmelden : Problemen bij het gebruik : van de toepassing Voor wie fiches maken : Contactcenter Eranova van de sociale zekerheid Tel : 02/ contactcenter@eranova.fgov.be. belcotax@minfin.fed.be. Documentatiecentrum Denderleeuw Kruisstraat Denderleeuw Tel. : 053/

5 BIJLAGE 7 TOEGANG TOT DE BEVEILIGDE ELEKTRONISCHE DIENSTEN AANGEBODEN DOOR DE INSTELLINGEN VAN DE SOCIALE ZEKERHEID EN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENSTEN DIENSTVERLENER : HET AANDUIDEN VAN EEN LOKALE BEHEERDER Met dit formulier kunt u aanduiden wie in eerste instantie toegang mag krijgen voor uw onderneming in haar rol van dienstverlener tot de beveiligde toepassingen aangeboden door de instellingen van de Sociale Zekerheid en de Federale Overheidsdiensten. U doet dit door alle gegevens correct in te vullen en het formulier ondertekend door te sturen naar: SmalS-MvM, Contactcenter Eranova Tel: 02 / Koninklijke Prinsstraat contactcenter@eranova.fgov.be 1050 Brussel ALLEEN ORIGINELE FORMULIEREN WORDEN AANVAARD (geen fax, geen fotokopie, geen ) 1. Mijn onderneming Benaming:.. Adres:. Ondernemingsnummer : (Dit is uw vroegere BTW-nr) 2. Mijn lokale beheerder De lokale beheerder voor mijn onderneming is: naam: voornaam:. Rijksregisternummer: (Dit nummer vindt u rechtsboven op de SIS-kaart) Deze persoon is met de in rubriek 1 vermelde onderneming verbonden als: werknemer bestuurder, zaakvoerder of vennoot Tijdens de kantooruren te bereiken op het telefoonnummer:. op fax nummer:... op het 1

6 BIJLAGE 7 Ik bevestig dat deze gegevens correct en volledig zijn. Bovendien verklaar ik met deze aanvraag op de hoogte te zijn van de bepalingen van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en te voldoen aan alle bepalingen van deze wet. Elke verandering van lokale beheerder zal ik onmiddellijk melden aan Contactcenter Eranova, tel.: of via e- mail: contactcenter@eranova.fgov.be 3. In te vullen door bestuurder, zaakvoerder of vennoot Ik ben bevoegd om mijn onderneming te verbinden in mijn hoedanigheid van: bestuurder zaakvoerder vennoot oprichter van een onderneming natuurlijk persoon (éénmanszaak) naam: voornaam:. Rijksregisternummer: ( Dit nummer vindt u rechtsboven op de SIS-kaart ) Tijdens de kantooruren te bereiken op het telefoonnummer:.. op fax nummer:. op het Datum Handtekening /./.. Gelieve een document toe te voegen waaruit uw hoedanigheid blijkt als zaakvoerder, vennoot, bestuurder of oprichter van een onderneming natuurlijk persoon (éénmanszaak). Hiervoor volstaat een kopie van de publicatie in het Belgische Staatsblad. 2