BIJLAGE Bijlage nr. 2 Bijlagen bij het Bestek inzake levering en installatie van softwarepakketten voor planning- en registratie Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3: Bijlage 4: Bijlage 5: Bijlage 6: Bijlage 7: Bijlage 8: Bijlage 9: Bijlage 10: Overzicht gemeenschapscentra Activiteiten Codering Gebouwen en Patrimonium Analytische codes Verslaggeving Vlaamse Gemeenschap Contentrichtlijn Cultuurnet Vlaanderen Beheren van evenementen (cultuurdatabank) Cursusdatabank Boekhouding Businesscase
Bijlage 1: Overzicht gemeenschapscentra Toelichting bij de cijfers: Het aantal deelnames slaat op iedere keer dat iemand aan een activiteit deelneemt inclusief de activiteiten georganiseerd door derden. Bijvoorbeeld: één persoon die aan een cursusreeks van tien lessen deelneemt telt hier als 10 deelnames. Of: 100 personen die op een feest aanwezig zijn, tellen als 100 deelnames. Dit betreft NIET het aantal individueel geregistreerde personen (deelnemers). Zie daarvoor 3.6.1 volumes. Activiteiten podium educatie (voorj. '11) DE RINCK Dapperheidsplein 7 1070 Anderlecht lokalen 14 medewerkers 17 activiteiten 722 63 6 353 113 185 2 deelnames 56.474 DE MARKTEN Oude Graanmarkt 5 1000 Brussel lokalen 10 medewerkers 15 activiteiten 1.212 73 27 141 353 606 12 deelnames 80.359 ELZENHOF Kroonlaan 12-16 1050 Elsene lokalen 12 medewerkers 9 activiteiten 511 58 18 63 152 220 0 deelnames 18.061 DE MAALBEEK Oudergemselaan 90 1040 Etterbeek Hoornstraat 97 1040 Etterbeek lokalen 8 medewerkers 10 activiteiten 1.135 122 6 61 896 50 0 deelnames 36.449 EVERNA Sint-Vincentiusstraat 30 1140 Evere lokalen 7 medewerkers 11 activiteiten 1.197 197 8 69 77 194 0 deelnames 24.650 DE ZEYP Van Overbekelaan 164 1083 Ganshoren lokalen 7 medewerkers 14 activiteiten 726 83 1 57 8 573 4 deelnames 32.467 DE LINDE Kortenbachstraat 7 1130 Haren lokalen 5 medewerkers 8 activiteiten 365 74 4 54 35 198 0 deelnames 12.119 HEEMBEEK De Wandstraat 14 1020 Laken F. Vekemansstraat 116 1120 Heembeek-Mutsaard lokalen 2 medewerkers 6 activiteiten 272 8 0 50 158 56 0 deelnames 15.404 ESSEGEM Leopold I-straat 329 1090 Jette lokalen 11 medewerkers 11 activiteiten 664 115 13 423 0 113 0 deelnames 69.234 ontspann&ontm. sport andere tentoonstell.
PLATOO Pantheonlaan 14 1081 Koekelberg lokalen 3 medewerkers 5 activiteiten 209 28 0 67 49 65 0 deelnames 17.004 NEKKERSDAL E. Bockstaellaan 107 1020 Laken lokalen 11 medewerkers 18 activiteiten 1.014 86 2 137 227 554 8 deelnames 60.885 DEN DAM * Gemeenteplein 13 1160 Oudergem lokalen 5 medewerkers 7 activiteiten 579 7 12 263 38 256 3 deelnames 14.060 DE KRIEKELAAR Gallaitstraat 86 1030 Schaarbeek lokalen 11 medewerkers 16 activiteiten 471 42 15 103 127 184 0 deelnames 71.455 DE KROON * Vandendrieschstraat 19 1082 St.-Agatha-Berchem lokalen 5 medewerkers 11 activiteiten 342 155 2 49 13 121 2 deelnames 22.062 DE PIANOFABRIEK Fortstraat 35 1060 St.-Gillis lokalen 16 medewerkers 27 activiteiten 1.272 370 36 136 637 87 6 deelnames 53.363 DE VAARTKAPOEN Schoolstraat 76 1080 St.-Jans-Molenbeek lokalen 3 medewerkers 27 activiteiten 772 215 0 33 155 368 1 deelnames 38.835 TEN NOEY Gemeentestraat 25 1210 St.-Joost-ten-Node lokalen 7 medewerkers 14 activiteiten 215 17 6 53 0 132 7 deelnames 17.901 OP-WEULE Sint-Lambertusstraat 91 1200 St.-Lambrechts-Woluwe lokalen 7 medewerkers 7 activiteiten 522 55 3 172 42 248 2 deelnames 12.423 KONTAKT Orbanlaan 54 1150 St.-Pieters-Woluwe lokalen 9 medewerkers 10 activiteiten 597 245 22 169 154 2 5 deelnames 23.727
CANDELAERSHUYS Brugmannlaan 433 1180 Ukkel Alphonse XIII-laan 68 lokalen 6 medewerkers 9 activiteiten 382 57 0 218 39 67 1 deelnames 13.966 TEN WEYNGAERT Bondgenotenstraat 54 1190 Vorst lokalen 8 medewerkers 12 activiteiten 2.498 142 9 231 2.037 68 11 deelnames 90.750 WABO Delleurlaan 39-43 1170 Watermaal-Bosvoorde lokalen 10 medewerkers 9 activiteiten 762 46 0 300 44 364 8 deelnames 29.180 * IN VERBOUWING
BIJLAGE 2 Activiteiten in gemeenschapscentra Veel voorkomende types activiteiten in de GC (niet limititatief) Podium: concerten theater dans Educatie: taallessen, vrijetijdscursussen vakantie- en speelweken Repetities & voorbereiding creaties Bestuurlijke en organisatorische activiteiten: vergaderingen van Dagelijks Bestuur, Raad van Bestuur, Algemene Gemeenschapsraad, personeelsvergaderingen, vergaderingen wijkcomités, Vergadering, Ontspannings- en ontmoetingsactiviteiten: bal fuif eetfestijn wijkfeest Sport: van badminton tot voetbal Andere activiteiten: festivals, debatten, nieuwjaarsfeesten Activiteiten vinden plaats zowel binnenshuis, extra muros als in openlucht. 5
BIJLAGE 3 : Codering Directie Gebouwen en Patrimonium CODES lijst locatienaam GCCAA Candelaershuys GCCAC Candelaershuys / Wijkhuis Carloo GCDAM Den Dam GCELH Elzenhof GCESS Essegem GCEVE Everna GCHMA Heembeek-Mutsaard / Trefcentrum Mutsaard GCHMK Heembeek-Mutsaard / Buurthuis De Kleun GCKON Kontakt GCKRI De Kriekelaar GCKRO De Kroon GCLIN De Linde GCMAR De Markten GCMBZ De Maalbeek GCNEK Nekkersdal GCNOE Ten Noey GCOPW Op-Weule GCPIF De Pianofabriek GCPLA De Platoo GCRIN De Rinck GCVAK De Vaartkapoen GCWAB Wabo GCWEG Ten Weyngaert GCZEY De Zeyp 6
BIJLAGE 4: Analytische code Er zijn vijf analytische hoofdcodes vastgelegd zodat elke verwerking in de boekhouding kan toegewezen worden. Subtypes kunnen aangemaakt worden. O : Algemeen Beheer I : Informatie, onthaal en dienstverlening C : Culturele animatie CT : theater CS : scholenwerking E : Educatieve activiteiten G : Gemeenschapsvorming 7
Bijlage 5: Verslaggeving Vlaamse Gemeenschap Voor de rapportering ten behoeve van de verslaggeving naar de Vlaamse Gemeenschap gelden volgende sjabonen. 8
Bijlage 6: Contentrichtlijn Cultuurnet Vlaanderen De communicatie van informatie rond activiteiten naar Cultuurnet Vlaanderen verloopt via vzw BI-TC (visit brussels) voorheen Stichting Kunsten Brussel volgens de volgende contentrichtlijnen. 9
Bijlage 7: Beheren van evenementen (cultuurdatabank) Evenementinformatie Als we spreken over evenementinformatie, dan hebben we het over een diversiteit aan relevante gegevens. Uiteraard is er de informatie van de evenementen zelf, maar anderzijds kan je ook informatie van de inrichtende partij de organisatie of instelling gaan invoeren. Bij het registreren van de informatie worden op diverse plaatsen keuzelijsten gebruikt, waarbij de gebruiker, al naargelang geen, één of meerdere selecties kan maken. De keuzelijsten zelf kunnen eveneens worden beheerd; ze worden bewaard in zogenaamde basistabellen. De publicatie van evenementen, zowel op de website als in de folder, is seizoengedreven. Per jaar kunnen 1 of meerdere publicaties worden aangemaakt. Binnen een publicatie wordt de culturele agenda van een seizoen geregistreerd. Als de informatie voor een publicatie volledig is, kan de publicatie in zijn totaliteit worden gepubliceerd op de website en in de brochure. Niet iedereen kan evenwel alle gegevens wijzigen; er zijn beperkingen. In functie van een gebruikersprofiel zal men bepaalde gegevens kunnen wijzigen. Organisaties of instellingen hebben toegang tot de volgende gegevens: Organisatie-gegevens van de eigen instelling Evenementen van de eigen instelling Website en brochure De informatie die wordt geregistreerd, kan worden aangewend voor de website en voor de culturele agenda: niet alle informatie komt in beide informatiebronnen terecht. 10
Venster 1: Basisinformatie Publicatie, verplicht: Publicatie van het evenement. De gebruiker moet de juiste rechten hebben. Titel evenement, verplicht: Dit is de titel van het evenement. Organisatie : Hier vind je de naam je organisatie, naast het invulblokje. Het is dus niet nodig Zoeken organisatie aan te klikken. Korte omschrijving, verplicht: Dit is een omschrijving van maximaal 500 karakters. Deze omschrijving wordt gebruikt voor het internet. Lange omschrijving, verplicht: Dit is een omschrijving van maximaal 500 karakters. Deze omschrijving wordt gebruikt voor de brochure. Gelijke omschrijving: Indien de beide omschrijvingen gelijk zijn, dan markeer je best dit veld. Het systeem zal bij het opslaan steeds de omschrijving voor het krantje gelijkstellen aan die voor online. 11
Thema, verplicht: Hier kan je één of meerdere thema s selecteren. Met de knop Onderwerpen ophalen kan je daarna de selectielijst vullen met mogelijke onderwerpen voor de geselecteerde thema s. Onderwerp: verplicht: Nadat je op Onderwerpen ophalen hebt geklikt, wordt de selectielijst opgebouwd met alle onderwerpen die onder één van de thema s staan. Je kan er hier één van aanklikken. Venster 2: Contactinfo voor dit evenement Reservatiegegevens: hier kan je de reservatiegegevens voor het evenement zetten. Reservatie e-mail: e-mail adres voor correspondentie betreffende het evenement. Website: website van het evenement indien deze een andere is dan die van de organisatie. Locatie: Gegevens van de locatie waar het evenement doorgaat. Standaard staat dit ingesteld op het adres van de centrale administratie van je instelling. Met de knop Zoek adres kan je een andere locatie opzoeken (zie verder Adres zoeken ). Andere locatie: Dit wordt door het systeem automatisch aangevinkt als je de locatie wijzigt zodat ze verschilt van het adres van de organisatie. 12
Venster 3: Modaliteiten Begindatum, verplicht: Datum van de eerste dag van het evenement. Voor gekopieerde evenementen zal deze op 01/01/1900 staan. Uiteraard moet dit dan worden gewijzigd. Je kan de datum ingeven in het formaat DD/MM/JJJJ ofwel via selectie door op het icoon ernaast. (zie ook selecteren datum) te drukken Einddatum, verplicht: Datum van de laatste dag van het evenement. Voor gekopieerde evenementen zal deze op 01/01/1900 staan. Uiteraard moet dit dan worden gewijzigd. Aantal dagen: Aantal dagen dat het evenement duurt. Doelgroep : Voor welke doelgroep is het evenement bestemd? Maak geen, één of meerdere selecties in de lijst. Tijdsschema per datum: Hier kunt u meerdere evenementdata ingeven. Data, begin- en eindtijdstip dienen te worden ingegeven. Het formaat voor een datum is x/xx/xxxx, indien er andere formaten of karakters worden ingegeven, is er een foutboodschap. Klik op voeg toe Tijdsschema per weekdag: Hier kunt u meerdere evenementdata ingeven. Dag, begin- en eindtijdstip dienen te worden ingegeven. Het formaat voor een tijdstip is hh:mm, indien er andere formaten of karakters worden ingegeven, is er een foutboodschap. Klik op voeg toe. 13
Groepsomschrijving : u hebt de mogelijkheid om hier niveau of doelgroep aan te duiden en bij omschrijving inhoud Omschrijving: U hebt de mogelijkheid om hier de inhoud aan te duiden. Venster 4: Diverse Prijsaanduiding: hier kan je aanduiden wat de prijs is voor het evenement. Er is ook een checkbox voorzien om aan te geven of het evenement gratis is of niet. Prijsomschrijving: Geef aan wat de voorwaarden zijn betreffende prijs en andere. Optionele tekst van maximaal 100 tekens. (1) VVK en reductie (2) Prijs aan de kassa Samenwerkingsverband: Geef hier aan of er een samenwerkingsverband is met andere instellingen voor dit evenement. Optionele tekst van maximaal 100 tekens. Het is onnodig hier I.s.m. of in samenwerking met te vermelden. Dit verschijnt automatisch in de brochure. Dit verschijnt automatisch in de brochure. Foto: Hier kan je een foto opladen. Je kan de foto selecteren door op de knop Bladeren te drukken. Dan krijg je onderstaand venster om je fotobestand op te zoeken. Gebruik als naam voor de foto de naam van het evenement gekoppeld aan de naam van uw instelling. De foto s voor online publicatie zijn beperkt tot maximum 1 megabyte. De (zwaardere) foto s voor de brochure worden apart opgevraagd door de dienst GC 14
Als je dubbel klikt op het gewenste bestand (of aanklikken en openen drukken), dan sluit het venster zich en is dit geselecteerd voor opladen. Het bestand mag maximaal 1Mb groot zijn en moet van het type jpg zijn. Let op: als er zich een fout voordoet na het selecteren van de foto (je krijgt een foutmelding bij opslaan), dan dien je het bestand terug te selecteren. Na opslaan en terug opvragen, kan je de foto bij het evenement bekijken door op de link te drukken die dan verschijnt onder het selectievak. Gans onderaan het venster staan nog een aantal actieknoppen, waarmee je andere taken kan oproepen, die betrekking hebben op evenementen. Een aantal ervan zijn reeds eerder beschreven in dit hoofdstuk. Opslaan: Sla de aangebrachte wijzigingen op en ga terug naar het vorig scherm. Alle informatie ingegeven in de venster 1 tem. 4 wordt opgeslagen bij het evenement. 15
Bijlage 8: Cursusdatabank Cursusinformatie Als we spreken over cursusinformatie, dan hebben we het over een diversiteit aan relevante gegevens. Uiteraard is er de informatie van de cursussen zelf, maar anderzijds kan je ook informatie van de inrichtende partij de organisatie of instelling gaan invoeren. Bij het registreren van de informatie worden op diverse plaatsen keuzelijsten gebruikt, waarbij de gebruiker, al naargelang geen, één of meerdere selecties kan maken. De keuzelijsten zelf kunnen eveneens worden beheerd; ze worden bewaard in zogenaamde basistabellen. De publicatie van cursussen, zowel op de website als in de folder, is seizoengedreven. Per jaar kunnen 1 of meerdere publicaties worden aangemaakt. Binnen een publicatie wordt het cursusaanbod van een seizoen geregistreerd. Als de cursusinformatie voor een publicatie volledig is, kan de publicatie in zijn totaliteit worden gepubliceerd op de website en in de brochure. Niet iedereen kan evenwel alle gegevens wijzigen; er zijn beperkingen. In functie van een gebruikersprofiel zal men bepaalde gegevens kunnen wijzigen. Website en brochure De informatie die wordt geregistreerd, kan worden aangewend voor de website en voor de cursusbrochure: niet alle informatie komt in beide informatiebronnen terecht. Publicaties Een publicatie verzamelt het cursusaanbod van één seizoen of periode. Per publicatie zullen gegevens op de website beschikbaar worden gesteld of in een brochure gedrukt. Enkel de algemene beheerder heeft toegang tot het beheer van de publicaties. Dit is de dienst Gemeenschapscentra, tel. 02/245 37 73. Wil je meer informatie over je toegang, dan kan je hier terecht. Cursussen toevoegen/wijzigen Via het zoekvenster van publicaties kan je deze functionaliteit oproepen door: Een cursus te editeren in de resultatenlijst (wijzigen) De knop Nieuwe cursus toevoegen in te drukken (toevoegen). We overlopen de karakteristieken van een cursus, die men hier dus kan wijzigen of invullen. Vermits de cursus bestaat uit vrij veel gegevens, dien je deze achtereenvolgens in te geven bij het doorlopen van meerdere vensters. Je doorloopt een zogenaamde wizard, waarbij je in elk venster een deel van de informatie van de cursus ingeeft. Op elk venster gebeurt er reeds controle op correcte invoer. Op elk venster heb je de knoppen: Vorig: ga terug naar het vorige venster van de wizard (niet op het eerste venster) Verder: ga verder naar het volgende venster van de wizard (niet op het laatste venster). Terug naar overzicht cursussen: onderbreek de huidige actie en ga terug. Er zijn dan geen wijzigingen gedaan. 16
Venster 1: Basisinformatie Publicatie, verplicht: Publicatie van de cursus. De gebruiker moet de juiste rechten hebben. Cursusnaam, verplicht: Dit is de titel van de cursus. Organisatie : Hier vind je de naam van je organisatie, naast het invulblokje. Het is dus niet nodig Zoeken organisatie aan te klikken. Volzet: Deze module kan je in de loop van het jaar gebruiken. Cursussen die vooraf volzet zijn, worden niet opgenomen in het cursusaanbod. Tekst cursusbrochure, verplicht: Dit is een omschrijving van maximaal 220 karakters (300 karakters voor de academies). Deze omschrijving wordt gebruikt voor de brochure. Tekst website, verplicht: Dit is een omschrijving van maximaal 2000 karakters. Deze omschrijving wordt gebruikt voor het Internet. Gelijke omschrijving: Indien de lange omschrijving gelijk is aan de korte, dan markeer je best dit veld. Het systeem zal bij het opslaan steeds de lange omschrijving gelijkstellen aan de korte. 17
Onderwerp brochure, verplicht: Hier kan je één onderwerp selecteren dat bij een thema hoort. In de cursusbrochure zal de cursus onder dit thema en onderwerp worden afgedrukt. Onderwerp(en) website, verplicht: Hier kan je één of meerdere onderwerpen selecteren die bij één of meerdere thema s horen. In de cursusbrochure zal de cursus onder dit thema en onderwerp worden afgedrukt. Op de publieke website kan je met de zoekfunctionaliteit deze cursus terugvinden, door op één van deze onderwerpen of thema s te zoeken. Taalniveau (enkel voor taalcursussen): Er worden 5 niveaus onderscheiden. Gelieve het niveau dat van toepassing is op deze taalcursus aan te duiden. De officiële indelingen die met deze niveaus overeenkomen, kan u steeds opvragen. Helemaal onderaan het venster staan nog een aantal actieknoppen, waarmee je andere taken kan oproepen, die betrekking hebben op cursussen. Deze die hier voorkomen, zijn reeds eerder beschreven in dit hoofdstuk. 18
Venster 2: Contactinfo voor deze cursus Contactgegevens: als je hier niets invult, worden de contactgegevens van je organisatie opgenomen. Je kan hier de contactpersoon voor de cursus zetten: als je dit doet, vermeld dan eerst de naam van de eigen organisatie. Het is onnodig hier Info te vermelden. Contact e-mail: e-mail adres voor correspondentie betreffende de cursus. Als je hier niets invult, wordt het algemene mailadres van je organisatie hier vermeldt. Contact telefoon: verplicht in te vullen als je iets vermeld hebt bij contactgegevens Website: website van de cursus, enkel indien deze een andere is dan die van de organisatie. Locatie: Gegevens van de locatie waar de cursus doorgaat. Standaard staat dit ingesteld op het adres van de centrale administratie van je instelling. Met de knop Zoek adres kan je een andere locatie opzoeken (zie verder Adres zoeken ). Andere locatie: Dit wordt door het systeem automatisch aangevinkt als je de locatie wijzigt zodat ze verschilt van het adres van de organisatie. Helemaal onderaan het venster staan nog een aantal actieknoppen, waarmee je andere taken kan oproepen, die betrekking hebben op cursussen. 19
Deze die hier voorkomen zijn reeds eerder beschreven in dit hoofdstuk. Venster 3: Modaliteiten Doelgroep: Voor welke doelgroep is de cursus bestemd? Maak geen, één of meerdere selecties in de lijst. Leervorm, verplicht: Onder welke vorm wordt deze opleiding gegeven? Maak één of meerdere selecties in de lijst. Geen van deze bevindt zich onder de mogelijkheden. Taalniveau Nederlands: Enkel voor cursussen in het Nederlands. Wat is het gewenste niveau van de lestaal dat men machtig moet zijn? Indien je hiervoor toelating hebt van de VGC, kan je dit aangeven. Lesgever: Geef hier informatie in rond de omkadering van de cursus, zoals begeleiding, de namen en kwalificaties van lesgevers en begeleiders, Dit is een optionele ongeformatteerde tekst van maximaal 100 karakters. Het is onnodig hier Info te vermelden. Dit verschijnt automatisch in de brochure. 20 Lestaal: In welke taal wordt de cursus gegeven of welke taal dient men machtig te zijn om aan de opleiding deel te nemen? Indien gewenst kan je dit hier aangeven.
Voordelen: verplicht. Van welke voordelen kan men genieten als men aan de cursus deelneemt? Maak één of meerdere selecties in de lijst. Geen van deze bevindt zich onder de mogelijkheden. Begindatum, verplicht: Datum van de eerste dag van de cursus. Voor gekopieerde cursussen zal deze op 01/01/1900 staan. Uiteraard moet dit dan worden gewijzigd. Je kan de datum ingeven in het formaat DD/MM/JJJJ ofwel via selectie door op het icoon datum) te drukken ernaast. (zie ook selecteren Einddatum, verplicht: Datum van de laatste dag van de cursus. Voor gekopieerde cursussen zal deze op 01/01/1900 staan. Uiteraard moet dit dan worden gewijzigd. Aantal dagen: Aantal cursusdagen. Lessen per week: (enkel voor taalcursussen): hier kan je aangeven hoeveel uur les er is per week voor het door u gekozen niveau. Lesmomenten per weekdag: Hier kunt u meerdere lesmomenten ingeven. Dag, begin- en eindtijdstip dienen te worden ingegeven. Het formaat voor een tijdstip is hh:mm, indien er andere formaten of karakters worden ingegeven, is er een foutboodschap. Klik op voeg toe. Lesmomenten per datum: Hier kunt u meerdere lesmomenten ingeven. Data, begin- en eindtijdstip dienen te worden ingegeven. Het formaat voor een datum is x/xx/xxxx, indien er andere formaten of karakters worden ingegeven, is er een foutboodschap. Klik op voeg toe Groepsomschrijving : u hebt de mogelijkheid om hier niveau of doelgroep aan te duiden en bij omschrijving inhoud (maximum 30 karakters). Omschrijving: U hebt de mogelijkheid om hier de inhoud, plaats of lesgever aan te duiden (maximum 100 karakters). Helemaal onderaan het venster staan nog een aantal actieknoppen, waarmee je andere taken kan oproepen, die betrekking hebben op cursussen. Deze die hier voorkomen zijn reeds eerder beschreven in dit hoofdstuk. 21
Venster 4: Diverse Standaardprijs: verplicht veld: tik hier de standaardprijs in. De standaardprijs is een getal groter dan nul, met maximaal 2 cijfers na de komma. Het is onnodig het -teken toe te voegen. In het veld standaardprijsomschrijving kunt u dit eventueel uitleggen. Je hebt ook de mogelijkheid om gratis toegang aan te klikken i.p.v. een standaardprijs. In dat geval moet het veld van de standaardprijs wel volledig leeg zijn. Andere prijzen: je kan een type aanklikken, tik vervolgens de andere prijs in bij prijs. Je kan prijzen verduidelijken bij omschrijving. Klik op voeg toe! Je kan ook wijzigen en verwijderen. Inschrijvingsvoorwaarden : Geef aan wat de voorwaarden zijn en de modaliteiten voor de inschrijving. Optionele tekst van maximaal 100 tekens. Gelieve geen volzinnen te gebruiken. Samenwerkingsverband: Klik hier op het venster en je krijgt de lijst van organisaties die meewerken aan de cursusbrochure. Als je hier op een organisatie klikt, verschijnt de naam van die organisatie in het venster eronder. Bij sommige van deze organisaties, verschijnt de cursus vervolgens automatisch op hun eigen site. Samenwerkingsverband met externe organisaties : Geef hier aan of er een samenwerkingsverband is met andere instellingen voor deze cursus. 22
Opmerking : Geef hier andere opmerkingen in. Optionele tekst van maximaal 200 tekens. Deze tekst wordt niet opgenomen in de cursusbrochure, maar komt wel op de website. Copyright: dit veld kan is een verplicht veld als je een foto upload. Foto: Hier kan je een foto opladen. Je kan de foto selecteren door op de knop Bladeren te drukken. Dan krijg je onderstaand venster om je fotobestand op te zoeken. Gebruik als naam voor de foto de naam van de cursus gekoppeld aan de naam van uw instelling. Als je dubbel klikt op het gewenste bestand (of aanklikken en openen drukken), dan sluit het venster zich en is dit geselecteerd voor opladen. Het bestand mag maximaal 1Mb groot zijn en moet van het type jpg zijn. Let op: als er zich een fout voordoet na het selecteren van de foto (je krijgt een foutmelding bij opslaan), dan dien je het bestand terug te selecteren. Na opslaan en terug opvragen, kan je de foto bij de cursus bekijken door op de link te drukken die dan verschijnt onder het selectievak. Gans onderaan het venster staan nog een aantal actieknoppen, waarmee je andere taken kan oproepen, die betrekking hebben op cursussen. Een aantal ervan zijn reeds eerder beschreven in dit hoofdstuk. Opslaan: Sla de aangebrachte wijzigingen op en ga terug naar het vorig scherm. Alle informatie ingegeven in de venster 1 tem. 4 wordt opgeslagen bij de cursus. Verwijderen: Verwijder deze cursus. Annuleer: Annuleer de aangebrachte wijzigingen en ga terug naar venster 1. Let op: Indien je stopt met wijzigingen en je laat de toepassing 30 minuten onaangeroerd, dan ben je de wijzigingen kwijt en dien je terug aan te loggen omdat de sessie dan automatisch sluit. 23
BIJLAGE 9 Boekhouding: indicatie rekeningnummers Voorbeelden van verkopen die verwerkt worden in de registratiesoftware: 1) zaalverhuur 2) afname drank Algemeen rekeningnummer/ klantnummer / leveranciersnummer hebben meestal 6 karakters (niet uniform) en maximum 8. Een omschrijving heeft maximum 20 karakters Een analytische code heeft 6 karakters met een maximum van 15 Volgende facturatiegegevens dient het boekhoudprogramma te ontvangen vanuit de registratiesoftware te ontvangen. 1) zaalverhuur : normaal klant altijd gekend 40xxxx Klant gedebiteerd (totaal bedrag) 700300 gecrediteerd (bedrag huur) met omschrijving klantennummer/factuurnummer 488000 gecrediteerd (bedrag borg) met omschrijving klantennummer/factuurnummer Analytische code : ID0001 (bijvoorbeeld) Indien de klant nog niet gekend is dienen de gegevens van de klant ook doorgegeven te worden. (dit zou dan een wederzijdse uitwisseling kunnen zijn) De betaling 550000 bank gedebiteerd met als mededeling klantennummer/factuurnummer (Of 570000 kassa) of gestructureerde mededeling 40xxxx klant gecrediteerd met als omschrijving klantennummer/factuurnummer of gestructureerde mededeling Het hangt van de aard van de registratiesoftware af of de boekhouding dit meedeelt aan de reg.software of vice versa 2) Afname drank Klant is soms gekend, soms gewoon cash betalingen/ bancontact. *Indien klant gekend 24 40xxxx Klant gedebiteerd (totaal bedrag) 705000 gecrediteerd (totaal bedrag) met omschrijving klantennummer/factuurnummer Analytische code : IT0000 (bijvoorbeeld) Indien de klant nog niet gekend is dienen de gegevens van de klant ook doorgegeven te worden. (dit zou dan een wederzijdse uitwisseling kunnen zijn )
*Zo niet: Klant Drank en idem 2) zonder het probleem van toerekening. Betaling. Idem 1) (andere omschrijvingen) 25
BIJLAGE 10: Businesscases De aanbieders die weerhouden zijn na stap 2 van keuze van de leverancier (1.1.16) worden verzocht een demonstratie te geven waarbij volgende businesscases getoond worden: 1/ het volledige proces van plannen, opvolgen tot afsluiten voor de verhuur van een zaal: Op basis van volgend scenario ( de demonstratie mag van het scenario afwijken, de aanbieder geeft dan in de demonstratie aan waar hij afwijkt en waarom). GC Essegem verhuurt de feestzaal aan Vereniging A (vertegenwoordigd door voorzitter Jansen) voor een feest van 100 personen, waarbij volgende resources gevraagd worden: o Huur geluidsinstallatie o Technische assistentie door technicus Tim (1 werkdag) o Verbruiksgoederen (20 kratten bier à 20 per krat, 20 flessen cola à 5 per fles, en 500 bitterballen à 20 per 100 stuks) De huur van de zaal bedraagt 500,00. Vereniging A betaalt een waarborg van 250,00. De vzw schrijft in op het raamcontract verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid voor de duur van die dag à 25. Op het feest zijn uiteindelijk 78 mensen aanwezig. Er zijn 12 kratten bier, 15 flessen cola en 500 bitterballen verbruikt. De activiteit wordt analytisch geboekt onder code I. De verbruiksgoederen en de huur van de geluidsinstallatie worden geboekt op rekeningnummer 712300 kosten doorberekend aan derden. De huur van de ruimte op 700000 dienstverlening. Men doorloopt de stappen: - nemen optie op de zaal en resources - opmaak offerte - vastleggen van de zaal en (niet-variabele) resources - opmaak contract - koppeling met het document van de verzekering - ingeven voorraad verbruiksgoederen vooraf en nadien - financiële afrekening (factuur, opvolging betaling, uitvoer gegevens voor boekhouding) - rapport van de verhuur: overzicht van bovengenoemde gegevens. 2/ het volledig proces van plannen, communiceren en inschrijvingen en afsluiten van een cursusreeks: Op basis van volgend scenario (de demonstratie mag van het scenario afwijken, de aanbieder geeft dan in de demonstratie aan waar hij afwijkt en waarom). GC Ten Noey organiseert een cursus Spaans, die bestaat uit 10 lessen van 2 uur, die door zou moeten gaan op 9 dinsdagavonden, de 10 e dinsdagavond valt op een feestdag, de les zou uitzonderlijk doorgaan op een zaterdagnamiddag. De lessen worden gegeven door Antonia Barbes. Zij is zelfstandig leverancier en factureert 500 voor het geven van de cursus. Er kunnen maximaal 10 mensen deelnemen. GC Ten Noey heeft 5 lokalen die geschikt zouden zijn voor deze cursus, maar ze zijn niet allemaal beschikbaar. De cursus wordt analytisch geboekt onder E. De factuur van Antonia Barbes wordt geboekt op 625000 prestaties zelfstandige. De inschrijfgelden op 71000 inkomsten eigen activiteiten. Men doorloopt de stappen: 26 - het zoeken op beschikbaarheid en het inplannen van lessen op de genoemde momenten. - Het invoeren van de nodige contactgegevens van Antonia Barbes als leverancier - Het koppelen van Antonia Barbes aan de cursus
- Het ingeven van korte en lange inhoud over de cursus en de mogelijkheden om deze inhoud te communiceren naar potentiële deelnemers (op papier, via website, via email) o Het verwerken van een s-inschrijving op de cursus (contactgegevens deelnemer gekoppeld aan de activiteit) optioneel - Het registreren van het aantal effectief aanwezigen per cursusavond. - Het financieel afhandelen van de cursus: o Mogelijkheid tot registratie wie betaald heeft en hoe (cash, per overschrijving) optioneel o Uitvoer van gegevens ten behoeve van de boekhouding (manuele flow). Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring van het bestek en het uitschrijven van een algemene offerteaanvraag voor de ontwikkeling van een geïntegreerde software voor planning en registratie ten behoeve van de Gemeenschapscentra nr. 20112012-0002 van 03-10-2011 De collegeleden, Bruno DE LILLE Brigitte GROUWELS Jean-Luc VANRAES 27