Handleiding CompetentieCompleet

Vergelijkbare documenten
Handleiding. HR3P Competentiematrix

Handleiding CompetentieCompleet

Gebruik en licentie. Begeleiding. Aan het werk

Stappenplan QuickScan NOV - Beheerder

Aanmelden op het Office 365 portaal

HRM-Reviews Reviews Handleiding voor PZ

Handleiding SCAP en SPP Manager (Versie voor leidinggevenden)

Handleiding registratiesysteem Kleuterplein. versie 1.0

WERKEN MET EXCEL. 1 Vooraleer je met de lessen begint

PTG Geleidestaten Applicatie Gebruikershandleiding externen Versie 1.4

Handleiding genormeerde tekstenbank

Handleiding Begroting

N-L-tool voor de herkansing bij de profielvakken

Hoe doorloop ik de PE cyclus in het register Sociaal Werkers? Inhoud

Meetinstrumenten Inhoudsopgave:

Elektronisch werkbriefje

Gebruikershandleiding Green Leaf Excel (2007) Tool Versie 1.2 (21 december 2010)

Handleiding Portero. voor organisatiebeheerders. Versie : 1.1 Datum : mei Portero Beheerdershandleiding v Pagina 1 van 11

HANDLEIDING VOOR PLOEGLEIDERS

Overige transacties 1 (Excel2007 en 2010)

Samen op zoek naar proeven

Handleiding planner. Handleiding RoosterPlaats pagina 1

Elektronisch werkbriefje

Handleiding Weken met een Chromebook

HANDLEIDING Online personeel en salaris

Handleiding MIJN SCIENCE-web (voor leerlingen)

Een grafiek maken in Excel

1 1: Algemene informatie

Excel Controller. Jaarrekening in Excel. Handleiding Excel Controller. Jaarrekening. Auteur(s) G. Buurmans. Date of creation

Bijlage Inlezen nieuwe tarieven per verzekeraar

Inhoud van de website invoeren met de ContentPublisher

RAADPLEGEN EN TOEVOEGEN VAN DOCUMENTEN

SSO handleiding. Inhoudsopgave

INLOGGEN Vul gebruikersnaam en wachtwoord in, en klik op log in.

HRM-Reviews Handleiding voor manager

Handleiding ADAS bij kwaliteitsvisitatie

HANDLEIDING Q1600 Fashion

HANDLEIDING FLEETCALCULATOR

Snel starten met Testweb Diagnose

TOOL MJOB HANDLEIDING

Samenvoegen met Word en Excel 2010

Nadat u bent ingelogd kunt u in het hoofdmenu kiezen voor 4 opties:

HRM-Reviews in the Cloud Handleiding voor PZ

Handleiding ledenadministratie NVVH afdelingen

Voordat u gebruik kunt maken van ZorgMail in Intramed, zijn een aantal instellingen nodig:

Informatica Software PO: Excel

STAPPENPLAN COMPETENTIEPROFIELEN MAKEN

Handleiding NarrowCasting

PhPlist Gebruikers Handleiding

Excel Controller. Jaarrekening

Excel Controller. Jaarrekening

Handleiding ZKM Online. Versie 2.1

Invoegen... 8 Invulpunt... 9 Nieuwe bouwsteen maken... 9 Bouwsteen opslaan Wijze van werken in Outlook Informatie...

Inleiding. 1 Handleiding IRMA

HANDLEIDING SuperTax BELCOTAX AANGIFTE XML BESTAND via EXCEL. 1. Voorbereiding van de toepassing : Macro-toepassingen

Instellen Internet Explorer t.b.v. Z-Online

Bij het opstarten van het programma zie je

Beginners Handleiding Eerste versie. Ronnie Schuurbiers Stijn Vermeulen

GEBRUIKERSHANDLEIDING

Gebruikershandleiding Self Service Voor Medewerkers

Handleiding digitaal aanmelden bij de MO-zaak

Outlookkoppeling installeren

Handleiding Service Apotheken. Serviceapotheek.tevreden.nl

Winkelparade.nl. De krant voor winkelen in Nederland. Handleiding Winkelparade Parade Basis

Handleiding. Omschrijving Handleiding RaadDigitaal Android. Datum Versienummer 2.1

1 BUSINESS INTERNET SUPPORT

Handleiding Liquid Office

HANDLEIDING FILE2 SHARER EPRO 5.0

Facebook pagina maken

Windows Live Mail Windows 8

TUV Nederland QABV [HANDLEIDING TRAININGSPORTAAL] Auteur: Hans van den Elsen, Elsen Software Design and Solutions

ZIVVER Gebruikershandleiding

HRM-Reviews Reviews in the Cloud Handleiding voor de manager

Gebruikershandleiding Mijn cliëntportaal

Handleiding 103: Collecte Database (CDB) voor Wijkhoofden

Handleiding MIJN SCIENCE-web (voor de hoofdgebruiker)

Dauwland Kompas Venstertoelichting

Werken met de Excelmappen

Handleiding OVM 2.0. Gebruiker. Versie oktober 2012

Handleiding voor het gebruik van

Gebruikershandleiding Mijn cliëntportaal

Handleiding meldprogramma. Ongebruikelijke Transactie. Girale Overboeking (Excel2007 en 2010)

Microsoft Office 365. Handleiding

8. Adresetiketten maken

Handleiding NZa-portaal. voor zorgaanbieders

Tool Calculeren voor Bouwkosten.nl en BeheerEnOnderhoudkosten.nl Handleiding

Overige transacties 1 (Excel 2002 en 2003)

15. Tabellen. 1. wat rijen, kolommen en cellen zijn; 2. rijen en kolommen invoegen; 3. een tabel invoegen en weer verwijderen;

Werkinstructie. voor vreemdelingenadvocaten

Digitale dossiers. Inhoudsopgave:

Handleiding Dienstrooster Gebruik en configuratie van diensten

Producten toevoegen. Inleiding

Handleiding mijndienstrooster. voor medewerkers

GEBRUIKERSHANDLEIDING MAAKJETRAINING.NL 1

Handleiding online Factsheetmodule

1. Kennismaken met Impress

SSO handleiding. Inhoudsopgave

Contents. GfK Internet Monitor v3 1

Handleiding. Koppelen mede-uitvoerder(s) aan perceelgebonden machtiging

Peridos Handleiding Notificaties en uitslagen NIPT

Transcriptie:

Handleiding CompetentieCompleet (versie voor leidinggevenden) Bij Strategische Personeelsplanning (SPP) gaat het om het verkrijgen van voldoende en kwalitatief goed personeel in de toekomst. Om inzicht te krijgen in de kwaliteiten van uw personeel zijn een aantal HR instrument ontwikkeld: CompetentieCompleet, CompetentFlex, Competentiescore en de HR3P Competentiematrix. Voor het gemak hebben wij het in deze handleiding over CompetentieCompleet als wij al deze instrumenten bedoelen. In deze handleiding gaan wij in op het nut en gebruik van deze serie van De Crux instrumenten. Daarna lopen wij stapsgewijs door het programma heen om u te helpen bij het gebruik. 1. Doel Met het instrument CompetentieCompleet krijgt u inzicht in de kwaliteiten van het huidige personeelsbestand afgezet tegen de competenties uit uw toekomstvisie. U bepaalt welke medewerkers potentie hebben om door te groeien en welke niet. Hiermee maakt u een actieplan om de gewenste ontwikkeling te bereiken. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 1 van 15

4.3 Invullen door leidinggevenden U heeft als leidinggevende een eigen instrument gekregen om in te vullen. Afhankelijk van de voorbereiding door de beheerder en het soort instrument zal dit er verschillend uitzien. We doorlopen nu de meest uitgebreide versie. definitie invoer van namen scores invullen uitkomsten bekijk per persoon flexibiliteit stijl van scoren kwetsbare kennis Als een blok blauw gekleurd is, kunt u hem gebruiken. U kunt zo vanuit dit menu alle stappen doorlopen. Makkelijker is het om steeds op de knop verder in de menubalk te drukken. Macro s en beveiliging Als u het programma van CompetentieCompleet opent kunt u niet direct beginnen. U moet eerst aangeven dat de macro s die gebruikt worden veilig zijn. Mocht dit niet eenvoudig lukken verwijzen we u naar bijlage I met een uitgebreide toelichting. De gegevens in het instrument zijn zeer vertrouwelijk; u wilt niet dat onbevoegden naar de scores kunnen kijken van specifieke medewerkers. In de meeste organisaties is daarvoor een beveiligde netwerkschijf gemaakt; een locatie waar alleen leidinggevenden bestanden kunnen inzien. Het kan ook zijn dat uw organisatie ervoor heeft gekozen om de instrumenten vanuit zichzelf te beveiligen. Als dat zo is ziet u in de menubalk een knop: 'beveilig'. U stelt de beveiliging als volgt in: Als u op deze knop 'beveilig' drukt vraagt het programma een wachtwoord, deze moet u goed onthouden Als u het programma een volgende keer opstart vraagt het programma om uw wachtwoord Zodra u uw beveiliging er af wilt halen drukt u op de knop: 'ontgrendel'. Na invoeren van het wachtwoord kan wederom iedereen uw bestand openen. De beheerder van het systeem krijgt een super wachtwoord waarmee hij uw instrument toch kan openen. Dit gebeurt alleen als u uw wachtwoord bent vergeten. Definitie en namen Hier vult u uw naam en dat van uw team/eenheid in. Als u op verder drukt, kunt u de namen van uw medewerkers invullen. Zorg dat u een korte versie van de namen invult zodat de overzichten straks niet al te vol worden. Soms zijn de namen al voor u ingevuld; u hoeft ze dan alleen nog te controleren. Als u nog een naam mist kunt u deze onderaan het rijtje toevoegen. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 2 van 15

Als er in uw organisatie is gekozen voor het werken met competentieprofielen krijgt u het onderstaande scherm te zien. U vult rechts van de naam in welk profiel bij de medewerker hoort. Dit doet u door op het grijze vak rechts van de naam te gaan staan en op het driehoekje te klikken. Een lijst rolt open waaruit u het goede profiel kunt kiezen. Als er in uw organisatie is gekozen voor kerncompetenties die voor iedereen gelden, krijgt u het onderstaande scherm te zien: Welkom bij CompetentieCompleet. Geef eerst onderstaande gegevens in Teamnaam Zelf ingevulde teamnaam Uw naam Bart Verhaagen Hier ziet u de competenties die uw organisatie gekozen heeft voor alle medewerkers competentie niveau 7 x Durf 1 27 x Politiek & bestuurlijk bewustzijn 3 28 x Regisseren 2 Extra competenties die van belang zijn voor uw organisatieonderdeel kunt u hieronder selecteren U doet dit door in het vlak vóór de naam te klikken (hiermee kunt u ze ook verwijderen) U kunt ook aangeven welk niveau bij deze competentie gehaald moet worden. 1 2 1 Accuratesse 2 x Analytisch vermogen 2 3 Bedrijfsmatig leidinggeven In dit voorbeeld heeft u als leidinggevende de mogelijkheid om zelf nog competenties toe te voegen die voor uw onderdeel van belang zijn. U klikt daarvoor op het grijze vak links van de competentie die u wilt kiezen (1). U kunt ook het niveau aangeven door rechts te klikken en een niveau van 1-4 te kiezen (2). Handleiding CompetentieCompleet, pagina 3 van 15

Scoren: algemeen Voordat u begint met de personeelsschouw is het belangrijk om de uitgangspunten goed door te nemen. De schouw is bedoeld om in kaart te brengen hoe de ontwikkeling van het personeel het beste kan worden ondersteund. Vanuit de toekomstvisie zijn essentiële competenties afgeleid; hierop gaat u uw medewerkers scoren. Het is goed om af te spreken wanneer u welke score geeft. We werken met een tien-puntschaal met de volgende betekenis: Richtlijn bij het scoren; gebruik cijfers in de volgende situatie: 1-3: voldoet volstrekt niet aan de omschreven competentie zoals die we voor de komende jaren essentieel achten 4: voldoet niet aan de omschreven competentie zoals die we voor de komende jaren essentieel achten 5: voldoet net niet aan de omschreven competentie zoals die we voor de komende jaren essentieel achten 6: voldoet net aan de omschreven competentie zoals die we voor de komende jaren essentieel achten 7: voldoet in voldoende mate aan de omschreven competentie die we voor de komende jaren essentieel achten 8: voldoet goed aan de omschreven competentie zoals die we voor de komende jaren essentieel achten 9-10: vervult een voorbeeldrol op deze essentiële competentie Bij het invullen van scores kunt u het beste eerst de best presterende medewerker een cijfer geven en dan de slechts scorende medewerker. Daarna vult u de tussenliggende scores in. Bij veel van de bladen die u moet invullen wordt u gevraagd aan te geven hoe goed de medewerker nu is en hoe goed u denkt dat de medewerker over een jaar zal zijn. Hierbij moet u uitgaan van de situatie dat u de medewerker niet extra veel begeleid. Scoren: vakinhoudelijk functioneren Bij het vakinhoudelijk functioneren gaat het om alle kennis en ervaring die iemand inzet bij zijn of haar functioneren. Eigenlijk alles wat los staat van iemands gedrag en vaardigheden. U kunt de scores invoeren door getallen (tussen 1 en 10) te typen in de lichtgrijze vakjes. U kunt ook op de cel gaan staan, op het driehoekje klikken en het juiste cijfer selecteren. Vul alle scores in, sluit af met een enter en druk op verder. score score nr naam medewerker nu over 1 jr. 1 Lavers 4 5 2 Polsma 5 6 3 Upman 6 6 4 velsen 7 8 5 vzutphen 6 6 6 Handleiding CompetentieCompleet, pagina 4 van 15

Competenties Het invullen van scores gebeurt op een zelfde manier. U ziet in het grijze vak de competentie staan en daaronder de definitie en de omschrijving van het niveau. U hoeft rechts van de naam slechts een cijfer in te typen en op enter te drukken. U wordt gevraagd aan te geven hoe goed de medewerker nu is en hoe goed u denkt dat de medewerker over een jaar zal zijn. Hierbij moet u uitgaan van de situatie dat u de medewerker niet extra veel begeleid. Vul de scores (cijfers 1-10) in voor uw medewerkers op: Durf Omschrijving: Toont lef, neemt risico s om een bepaald voordeel te behalen. Niveau: Probeert ideeën uit. Komt op voor de eigen of afwijkende mening. nr naam medewerker nu over 1 jr. 1 Lavers 2 Polsma 3 Upman 4 velsen 5 vzutphen 6 Competenties met profielen Het invullen van scores gebeurt op een zelfde manier. U werkt alleen nu met groepen medewerkers met het zelfde profiel. Als u zoals hieronder in het voorbeeld de scores van de groep beleidsmedewerkers heeft ingevuld, springt het instrument automatisch naar het volgende profiel (leidinggevende). U kunt ook zelf op Leidinggevende drukken en dit profiel eerst invullen. Profiel: Beleidsmedewerker Leidinggevende Vul de scores (cijfers 1-10) in voor uw medewerkers op: Politiek & bestuurlijk bewustzijn Omschrijving: Heeft inzicht in en is alert op politieke ontwikkelingen, (in)formele verhoudingen, posities en belangen tegenstellingen binnen en buiten de organisatie en kan daar adequaat op inspelen. Voorziet politieke afbreukrisico s Niveau: Heeft inzicht in (in)formele belangen en krachtenvelden binnen en buiten de organisatie. Maakt een inschatting van (politieke) ontwikkelingen en hun consequenties. Weet in te spelen op het krachtenveld, verhoudingen en informele regels. Signaleert politieke afbreukrisico s en doet verbetervoorstellen. nr naam medewerker nu over 1 jr. 1 Polsma 2 Upman 3 velsen 4 Handleiding CompetentieCompleet, pagina 5 van 15

Potentie In dit blad vult u de potentie of ontwikkelbaarheid van de medewerker in. Zoals u onder kunt zien moet u een getal van 1 tot 4 invullen. Vul de potentie in voor uw medewerkers in: score 1: medewerker heeft potentieelgrenzen in huidige functie bereikt score 2: medewerker kan nog groeien binnen huidige functie score 3: medewerker is ontwikkelbaar buiten huidige functie over 2-3 jaar score 4: medewerker is ontwikkelbaar buiten huidige functie in 0-1 jaar nr naam medewerker score 1 Lavers 1 2 Polsma 2 3 Upman 2 4 velsen 3 5 vzutphen 3 6 Flexibiliteit Afhankelijk van de instellingen van uw instrument gaan we vervolgens in op de flexibiliteit van de medewerker. Een belangrijk aspect hierbij is of u deze functionaris ziet als een generalist of een specialist. nr naam medewerker in huidige functie per Specialist Generalist % tijd in projecten 1 AlHalouwi 1-1-2011 x 10 2 Jansen 31-5-2000 x 1 x x x 3 Pietersen 6-5-1997 x 20 x x x 4 vkuip 5 functieduur volgende functie ondersteuning loopbaan 1. Sinds wanneer doet de medewerker dit werk? Als na een reorganisatie meer dan 80% van het werk het zelfde is gebleven nemen we de datum dat de medewerker begon met de functie- voor de reorganisatie. 2. Vul een letter x in bij specialist of generalist. De definitie is bovenaan de pagina zichtbaar. 3. Hoeveel procent van de werktijd besteed de medewerker gemiddeld aan projecten die over de grenzen van de afdeling heen gaan? Als u op de spatie drukt verschijnt een x. 4. Een aantal vragen over flexibiliteit die u aan de orde heeft gesteld (of niet) in uw gesprekken met de medewerker. 1 2 3 4 Handleiding CompetentieCompleet, pagina 6 van 15

Kennis van Prince2 Project Railinfra Kwetsbare kennis invoeren Afhankelijk van de instellingen van uw instrument gaan we vervolgens in op de kwetsbare kennis. Dit is vitale kennis voor de organisatie die zich slechts in de hoofden van enkele medewerkers bevindt. U vult eerst in welke kennisgebieden kwetsbaar zijn: u nt nr definitie omschrijving 1 Kennis van Prince2 De methodiek van het doen van projecten is veranderd, we volgen nu Prince2. 2 Project Railinfra Juridische achtergronden in de slepende rechtzaak 3 PPS Kennis van integraal aanbesteden in privaat publieke samenwerking 4 Opzet buurtavonden De manier om inspraakavonden soepel te laten verlopen 5 6 Vervolgens komt u in een scherm met namen van de medewerkers. U kunt nu per naam aangeven of de medewerker: deze kennis niet heeft: cel leeg laten; score 1: in opleiding is; score 2: kennisdrager is of score 3: leermeester. Geef vervolgens voor uw werknemers in welke kennis zij hierover bezitten: score 1: in opleiding score 2: kennisdrager score 3: leermeester nr naam medewerker 1 Lavers 1 2 Polsma 2 3 Upman 2 4 velsen 5 vzutphen Handleiding CompetentieCompleet, pagina 7 van 15

Overzicht uitkomsten Nu alle gegevens per medewerker zijn ingevuld kunt u de overzichten van uw eenheid gaan bekijken. Potentie in de HR3P matrix Het eerste overzicht is de zgn. HR3P Matrix. Dit is een afkorting van Human Resources Performance Potential Portfolio: een tweedimensionale matrix waarbij de huidige prestaties van medewerkers wordt uitgezet tegen de aanwezige potentie. De plaatsing van de namen hangt af van de score die u heeft gegeven voor de potentie (verticaal) en de huidige score op vakinhoudelijk functioneren. Let daarbij op dat de verticale as andersom loopt: een lage score staat bovenaan. verder terug HR3P matrix: Leidinggevende: Cluster/afdeling/team Afdeling Team Kaands Programmamanagers Potentie menu print Potentieel-grenzen bereikt Lavers afsluiten Groeimogelijk-heden binnen de functie Polsma Upman Bevorderbaar buiten functie over 2 tot 3 jaar vzutphen velsen Nu reeds of binnen 1 jaar bevorderbaar buiten functie Onvoldoende Bevredigend Goed Excellent <5,5 5,5 < 6,5 6,5 < 8 8-10 het huidig functioneren Dit overzicht geeft een snel beeld van hoe uw personeelsbestand is opgebouwd. Competentiescores, huidig en over een jaar Er zijn twee diagrammen die aangeven hoe uw medewerkers scoren op de gewenste competenties. De eerste geeft aan hoe de medewerkers nu scoren; de tweede geeft het beeld van over een jaar. Beide diagrammen zijn op de volgende pagina onder elkaar gezet. U kunt tussen deze diagrammen wisselen door op het lege bolletje te klikken (1). In de competentiematrices op de volgende bladzijde ziet u de vakinhoudelijke score (horizontaal) uitgezet tegen het gemiddelde van de competentiescores (verticaal). Door beide matrices naast elkaar te bekijken is goed te zien wie in ontwikkeling is. Uit het voorbeeld is op te maken dat alleen medewerker Polsma in een jaar tijd groeit naar een ander veld. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 8 van 15

verder terug menu print Competentie matrix: Leidinggevende: Cluster/afdeling/team Competenties Excellent 8-10 1 huidige scores Afdeling toekomst Team Kaands Programmamanagers afsluiten Goed 6,5 < 8 Lavers Upman velsen Bevredigend 5,5 < 6,5 Polsma vzutphen Onvoldoende <5,5 Onvoldoende Bevredigend Goed Excellent <5,5 5,5 < 6,5 6,5 < 8 8-10 het vakinhoudelijk functioneren verder terug menu print Competentie matrix: Leidinggevende: Cluster/afdeling/team Competenties Excellent 8-10 huidige scores Afdeling toekomst Team Kaands Programmamanagers afsluiten Goed 6,5 < 8 Lavers Polsma, Upman velsen Bevredigend 5,5 < 6,5 vzutphen Onvoldoende <5,5 Onvoldoende Bevredigend Goed Excellent <5,5 5,5 < 6,5 6,5 < 8 8-10 het vakinhoudelijk functioneren Handleiding CompetentieCompleet, pagina 9 van 15

Opmerkingen Voor uw eigen archief kunt u per medewerker aantekeningen maken. Let op: deze opmerkingen zijn ook zichtbaar als na afloop alle scores centraal worden verwerkt. Hier kunt u per werknemer een opmerking plaatsen 1 Lavers Schiet als coordinator nog sterk te kort; afgesproken dat zij een leiderschapstraject gaat volgen. 2 Polsma Zit te lang in de functie beleidsmedewerker toerisme 3 Upman 4 velsen 5 vzutphen 6 p Overige uitkomsten Er zijn nog een aantal andere overzichten die u kunt bekijken, afhankelijk van het soort instrument. Deze klikt u aan via het hoofdmenu. definitie invoer van namen scores invullen uitkomsten bekijk per persoon flexibiliteit stijl van scoren kwetsbare kennis Uitkomst: flexibiliteit U ziet in dit overzicht onder elkaar staan welke medewerkers u als specialist en generalist heeft aangemerkt en hoe lang zij reeds in dienst zijn. U kunt uit dit overzicht aflezen welke medewerkers in principe toe zijn aan een stap in hun loopbaan. Uitkomst: kwetsbare kennis De kennisgebieden die u heeft opgegeven staan nu onder elkaar. Er achter staat hoeveel kennisdragers, leermeesters en medewerkers in opleiding u heeft. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 10 van 15

Onderstaand een overzicht van de kwetsbare kennis; het aantal medewerkers dat deze kennis heeft of krijgt. Kies een afdeling die u wilt zien: kennis onderwerp aantal leermeesters aantal dragers aantal in opleiding 14 Kennis van Prince2 1 1 15 Project Railinfra 1 16 PPS 17 Opzet buurtavonden Uitkomst: stijl van scoren Leidinggevenden vullen de scores meestal nogal verschillend in. Zodra er op organisatieniveau een poging wordt gedaan overzichten te genereren blijkt vaak dat scores van verschillende teams moeilijk te vergelijken zijn. Het blijkt vaak dat de gemiddelde scores van leidinggevenden nogal afwijken. Om de stijl van scoren te kunnen vergelijken hebben we een histogram afgedrukt met uw scores. score spreiding me 14 12 Bart3 print 10 8 6 4 2 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 niet In dit histogram staat weergegeven hoe vaak u een bepaald cijfer heeft gegeven. In het voorbeeld heeft de leidinggevende maar één keer een acht gegeven. Alleen de cijfers voor de huidige situatie van vakinhoud en competenties zijn hierin meegenomen. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 11 van 15

Bekijk per persoon Als leidinggevende wilt u niet alleen een overzicht krijgen van de kwaliteiten van uw medewerkers. U wilt het ook bespreekbaar maken en zorgen dat er ontwikkeling ontstaat. Daarvoor kunt u CompetentieCompleet gebruiken. In het menu klikt u daarvoor op bekijk per persoon. Deze bladzijde zet u open als u met de medewerker in gesprek gaat. Wij doorlopen de mogelijkheden: Competentiematrix CompetentieCompleet Competentiematrix verder terug menu Hieronder kunt u per werknemer de scores bekijken en desgewenst aanpassen. Onderaan ziet u de competentiematrix. Kies voor team om de gemiddelde scores te zien. naam: Polsma ingevulde scores nu over e een jaar vakivakinhoudelijk functioneren 5 6 1 Politiek & bestuurlijk bewustzijn 6 7 2 Regisseren 6 7 1 nu over een jaar team nu team 1jr 2 vakinhoudelijk 10 Profiel: Beleidsmedewerker 5 2 print 3 4 0 3 afsluiten 2 1 r uw potentie flexibiliteit: u bent aangemerkt als opmerking Competentie matrix: Leidinggevende: Cluster/afdeling/team Competenties Excellent 8-10 Goed 6,5 < 8 Bevredigend 5,5 < 6,5 Onvoldoende <5,5 kan nog groeien binnen huidige functie generalist Zit te lang in de functie beleidsmedewerker toerisme huidige scores Afdeling toekomst Team7 Kaands Programmamanagers Polsma 5 6 Onvoldoende Bevredigend Goed Excellent <5,5 5,5 < 6,5 6,5 < 8 8-10 het vakinhoudelijk functioneren 1. Door op de grijze balk te klikken wordt er een driehoekje rechts zichtbaar. Klikt u daarop dan ziet u een uitrolscherm met de namen van alle medewerkers erin. Onderaan de lijst ziet u ook het woord team staan (als u werkt met kerncompetenties) of de profielnamen (als u werkt met competentieprofielen). Door op een naam of profiel te klikken wordt het scherm gevuld. 2. Rechts is een spinnenweb zichtbaar met de scores van de persoon en het team (of het profiel). De lijnen zijn voor het team/profiel en de blokjes voor het individu. 3. De score bovenaan is die van de vakinhoud. De cijfers bij het spinnenweb (hier 1 en 2) verwijzen naar de nummers van de competenties (linksboven in het overzicht). 4. U ziet de scores die u heeft ingevuld. Indien nodig kunt u de scores in dit overzicht aanpassen; dit wordt dan overgenomen in de database. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 12 van 15

5. Ook de keuze bij potentie of ontwikkelbaarheid wordt hier getoond. Door op het grijze vlak te drukken kunt u het aanpassen. 6. De opmerking kunt u hier invullen of aanpassen. 7. De competentiematrix bevat alleen de naam van de gekozen medewerker. Door op het lege bolletje te drukken kiest u de toekomstige situatie. Als u bij punt (1) op team (als u werkt met kerncompetenties) of op een profielnaam (als u werkt met competentieprofielen) heeft geklikt krijgt u de volgende competentiematrix te zien. De cijfers in de matrix verwijzen naar de nummers van de medewerkers die dit zelfde profiel hebben. De nummers vind u via menu en invoer van namen. Op deze manier kunt u globaal aan de medewerker laten zien hoe de rest van het team heeft gescoord. Competenties Excellent 8-10 Goed 6,5 < 8 3 4 Bevredigend 5,5 < 6,5 2 Onvoldoende <5,5 Onvoldoende Bevredigend Goed Excellent <5,5 5,5 < 6,5 6,5 < 8 8-10 Insturen Als u klaar bent met invullen kunt u de scores insturen zodat er centraal overzichten kunnen worden gemaakt. U drukt daartoe vanuit het menu op insturen. Het instrument probeert nu om een mail naar de beheerder te sturen. U krijgt het volgende scherm te zien: Als dit goed gaat klikt u op toestaan; er wordt dan door Outlook een mail verstuurd naar de beheerder met een Excelfile met extensie.ret. Dit kan de beheerder inlezen. Mocht dit versturen niet goed gaan, dan kunt u zelf dit bestand naar de beheerder sturen. De Excelfile met extensie.ret staat klaar in dezelfde map als het instrument waarin u werkt. U kunt nu uw ingevulde instrument afsluiten en opslaan. Handleiding CompetentieCompleet, pagina 13 van 15

Bijlage I: Macro beveiliging Om CompetentieCompleet te kunnen gebruiken moet u zorgen dat u een Excelbestand met macro s kunt openen. Meestal zijn hiervoor de volgende stappen nodig: Als u de link met daarachter CompetentieCompleet niet kunt downloaden wordt deze waarschijnlijk tegengehouden door de firewall van de organisatie. Raadpleeg hiervoor de ICT helpdesk van uw organisatie. Als u het Excelbestand als bijlage kunt openen is het nog van belang dat de beveiligingsinstellingen in Microsoft Office goed staan. Bij Excel 2000 of 2003: a. Open het Excel bestand van CompetentieCompleet b. U krijgt de melding: Het bestand..\competentiecompleet.xls bevat macro s Als u deze macro s kunt inschakelen, doe dit dan. U kunt aan het werk. c. Als u alleen macro s uitschakelen kunt kiezen, kies dat dan. d. De macro s zijn uitgeschakeld omdat het beveiligingsniveau op hoog staat ingesteld. Ga daarvoor naar: extra macro s beveiliging - en zet het beveiligingsniveau op gemiddeld. e. Sluit het Excelbestand zonder op te slaan. f. Open het Excelbestand van CompetentieCompleet opnieuw. g. U krijgt de melding: Het bestand..\competentiecompleet.xls bevat macro s Als u deze macro s kunt inschakelen, doe dit dan. U kunt aan het werk. Ga anders terug naar punt d of raadpleeg uw systeembeheerder. Bij Excel 2007: a. Open het Excel bestand van CompetentieCompleet b. U krijgt het volgende te zien boven aan uw scherm: c. Macro s zijn uitgeschakeld. d. Druk op opties en vervolgens op Deze inhoud inschakelen. U kunt aan het werk. e. Het kan zijn dat u de onderstaande melding te zien krijgt: Handleiding CompetentieCompleet, pagina 14 van 15

f. De macro s zijn uitgeschakeld omdat het beveiligingsniveau op hoog staat ingesteld. g. Klik linksboven op het Office-symbool h. Klik rechts midden-onder op Opties voor Excel i. Ga in de linker kolom naar Vertrouwenscentrum j. Ga naar rechtsonder Instellingen voor het vertrouwenscentrum k. Ga in de linker kolom naar Instellingen voor macro s l. Klik op de een na bovenste optie: alle macro s uitschakelen, met melding. Druk 2x op OK. m. Sluit Excel af zonder iets op te slaan. Begin nu weer bij punt a. Specificaties van deze handleiding: Datum: 04-02-2013 Bij versienummer: CC 1.8.10 Van: Bart Verhaagen De Crux Training en Advies bv Handleiding CompetentieCompleet, pagina 15 van 15