Gemeenteraad Postbus 41 3417 ZG MONTFOORT Uw kenmerk: Zaaknummer: 194798 Onderwerp: Overdracht taken ODRU 2 2 DEC. 2015 Uw BSN: : Datu m verze nd i ng: 22 decem ber 2015 Geachte raadsleden, Op 22 december 2015 heeft het college van Burgemeester en Wethouders, onder voorbehoud van positief advies van de ondernemingsraad (OR), definitief besloten de hieronder genoemde werkzaamheden met betrekking tot de vergunning verlening- en handhavingstaken van WABO taken over te dragen aan de Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU). Effectuering van dit besluit zal, behoudens positief advies van de OR, plaatsvinden met terugwerkende kracht naar 1 januari 2016. Algemene achtergrond Op 11 maart jl. hebben wij u per brief (zaaknummer 130813) geïnformeerd over het voorgenomen collegebesluit wat wij met betrekking tot de uitvoeringsonderdelen op 10 maart jl. hebben genomen. Vervolgens hebben wij u bij brief (zaaknummer 146041) geïnformeerd en tevens bent u over de voortgang bijgepraat tijdens de raadsinformatieavond medio september. Kort samengevat hebben wij op 10 maart 2015 een voorgenomen besluit genomen om, (rekening houdend met hetgeen gesteld is in het inrichtingsplan en rekening houdend met het inmiddels vastgestelde procesvoorstel, probleemstelling en globale oplossingsrichtingen proces Keuzes Maken ), de uitvoerende onderdelen van de gemeente op afstand te plaatsen. Het college heeft toen de algemeen directeur opgedragen om voor de volgende drie onderdelen business cases op te stellen met als doel: 1. De werkzaamheden van vergunningverlening en handhaving over te dragen aan de Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU); 2. De werkzaamheden voor groen, grijs en afval over te dragen aan Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN); 3. De werkzaamheden voor civiele techniek in te brengen in een nieuw te vormen samenwerkingsverband; Iedere business case moet voldoen aan drie harde criteria: De kwaliteit van de dienstverlening blijft gelijk (inclusief de uitwerking van Keuzes Maken) De kosten zijn op termijn niet hoger Het personeel wordt overgenomen ( mens volgt werk-principe ) Gemeente Kasteelplein 5 3417 JG Postbus 41 3417 ZG 1
Het college heeft op 10 maart jl. om onderstaande motiverende redenen tot bovengenoemde partijen (ODRU en RMN) besloten. Met het oog op het tempo wat het college voor ogen heeft, is het van belang dat de aanbiedende partijen in staat zijn om snel te leveren. Bekendheid met de werkzaamheden (takenpakketten), werkwijze en wijze van aansturing is daarbij essentieel. Zowel de ODRU als RMN zijn bekend met UW Samenwerking en dus met de wijze waarop sturing en verantwoording gegeven en gevraagd wordt. RMN is tevens bekend met het werken conform beeldkwaliteitsplannen. Op basis van wetgeving zijn we verplicht om een aantal taken onder te brengen bij de ODRU. Het is dan ook logisch om het resterende deel van de werkzaamheden bij dezelfde partij te beleggen. Het is voor ons een logische keuze om in gesprek te gaan met die partijen waarvan we in potentie weten dat we met die partijen kunnen komen tot sluitende businesscases. Op basis van onderzoek, vergelijkingen en reeds gedane voorbereidingen, met de daarbij behorende kosten, heeft IJsselstein in het verleden de keus voor deze partijen gemaakt. Deze kosten zijn aanzienlijk geweest en wij hebben er niet voor gekozen, vanuit financieel oogpunt, om dit traject opnieuw te doorlopen. Een ander belangrijk argument voor ons is dat het huidig personeel wordt overgenomen. Zowel de ODRU als RMN kennen gelijkluidende arbeidsvoorwaarden en cao waardoor wij de ambtelijke positie kunnen waarborgen. Er zijn geen andere partijen voorhanden die de ambtelijke positie kunnen waarborgen. Dit maakt ook dat bijvoorbeeld openbare aanbesteding niet aan de orde is. In de eerste plaats omdat wij besloten hebben tot samenwerking. Daarnaast gaat het bij aanbesteding om het aanbesteden van werk en niet om aanbesteding van personeel. Deze variant is voor ons geen optie. Als laatste argument streven wij ernaar om binnen UW Samenwerking zo min mogelijk diversiteit te laten ontstaan. IJsselstein is reeds aangesloten bij de ODRU en RMN. Daarnaast is in het kader van integriteitsvraagstukken door (o.a.) het onderzoeksbureau Eiffel een onderzoek gedaan naar de onderdelen die zich bezighouden met vergunningverlening en handhaving. Conclusie is dat die onderdelen kwalitatief op orde zijn maar dat de complexheid van de vraagstukken en de kwetsbaarheid van de uitvoering een opschaling van de omvang van deze uitvoering nodig maakt. De aanbevelingen die opgenomen zijn in de diverse onderzoeksrapporten Integriteit ondersteunen het eerder voorgenomen besluit om de uitvoerende onderdelen op afstand te plaatsen. Tevens is ook in het recent gesloten coalitieakkoord opgenomen dat de uitvoerende taken overgedragen zullen worden aan respectievelijk de ODRU en RMN. Businesscase Vergunning Verlening en Handhaving / ODRU De ODRU is de omgevingsdienst in de regio die in haar productencatalogus naast milieutaken ook het uitvoeren en verzorgen van WABO-taken heeft opgenomen. De gemeente heeft tot nu toe alle milieu gerelateerde werkzaamheden ondergebracht bij de ODRU. Aan de hand van een Dienstverleningsovereenkomst worden hiervoor jaarlijks uitvoeringsplannen opgesteld en gemonitord. Aangezien de gemeente al is toegetreden tot de ODRU en daarmee deelnemende gemeente is ligt het in de logische lijn dat de gemeente de ODRU heeft gevraagd om te onderzoeken of de WABO taken eveneens bij hen kunnen worden ondergebracht. Het college heeft de ODRU formeel per brief gevraagd of zij bereid is een passende aanbieding te doen met betrekking tot de uitbreiding van het takenpakket. Deze aanbieding is op 18 december 2015 door ons ontvangen (versie 8.0 d.d. 18 december 2015). Welke taken? Onderzocht is welke taken en werkzaamheden kunnen worden overgedragen naar de ODRU. In eerste instantie is ingezoomd op de taakveld Bouwen" zoals uitgevoerd door het voormalig team vergunning verlening en handhaving. Daarnaast is gekeken welke overige taken eveneens passen in het productenboek van de ODRU: Gemeente Kasteelplein 5 3417 JG Postbus 41 3417 ZG 2
- behandelen, coördineren en afgeven Omgevingsvergunningen, waaronder: o coördineren adviesaanvragen archeologie (bouw gerelateerd) o afhandelen meldingen asbest o coördineren en (laten) uitvoeren beoordelingen constructie, - toezicht en handhaving omgevingsvergunningen, - begeleiden van het opstellen van bestemmingsplannen, - behandelen juridische taken (bouw gerelateerd), - uitvoeren APV & Bijzondere wetten in relatie tot de Wabo omgevingsvergunningen, - behandeling en vergunnen aanvragen Drank & Horeca (bebouwd, geen evenementen), - begeleiding van Bibob trajecten. Naast de over te dragen taken is uitgezocht welke taken worden uitgevoerd binnen huidige team die niet aansluiten bij het productenboek van de ODRU. Deze taken blijven uitgevoerd worden voor de gemeente door UW Samenwerking: - privaatrechtelijke handhaving/illegale ingebruikname gemeentegrond/snippergroen verhuur en verkoop, - straatnaambesluiten, - begeleiding commissie aanwijzingen monumenten, - opstellen beleidsuitgangspunten Ruimtelijke ordening. Speciale aandacht verdient het onderdeel Bezwaar en beroep. Dit onderdeel is nog niet opgenomen in het productenboek van de ODRU en kan nu nog niet worden aangeboden. Wel is door de ODRU aangegeven dat zij dit kansrijk achten om te kunnen gaan aanbieden. Begin 2016 zal nader worden bekeken wat hiervoor voor nodig is om ook deze taken bij de ODRU te kunnen onderbrengen. Voor zullen dezelfde uitgangspunten dan gelden (kwaliteit van de dienstverlening, financieel en personeel technisch) bij een eventuele afname van Bezwaar en beroep. Kwaliteit van dienstverlening Zoals aangegeven biedt de ODRU, naast de wettelijke milieutaken ook het uitvoeren en verzorgen van WABO taken aan. Sinds 2013 voert de ODRU het volledige WABO pakket uit voor de gemeente IJsselstein. Gebleken is dat de ODRU deze taken op een professionele wijze uitvoert conform de wet- en regelgeving en hanteert daarbij de wettelijke criteria van functiescheiding. De ODRU heeft een hoog kennisniveau; zowel in de breedte van integraliteit als voor specifieke vakinhoudelijke zaken. Uitbreiding van het uitvoeren van de WABO taken voor deelnemende gemeenten past binnen de toekomstvisie Koers 2018 van de ODRU. Voor de beoordeling van het uitgangspunt kwaliteit blijft minimaal gelijk is de conclusie dat dit het geval is en naar verwachting zal verbeteren door het strikt toepassen van de landelijke kwaliteitscriteriadie gelden voor vergunningverlening en handhaving. Financiële consequenties Voor de beoordeling is ten aanzien van de financiële consequentie is het uitgangspunt gehanteerd dat de kosten van de uitvoering op termijn niet hoger mogen zijn. De ODRU aanbieding is meerjarig vergeleken met de begroting. Gemeente Kasteelplein 5 3417 JG Postbus 41 3417 ZG 3
Huidige kosten Vergunningverlening en handhaving: Jaar Formatiekosten Overige kosten Overhead Totaal huidige kosten 2016 414.400 89.600 231.700 735.700 2017 414.400 96.200 231.700 742.300 2018 414.400 96.200 231.700 742.300 2019 414.400 96.200 231.700 742.300 2020 414.400 96.200 231.700 742.300 De huidige kosten zijn opgebouwd uit kosten van formatie voor zover die onderwerp van deze business case is. De overige kosten bestaan hoofdzakelijk uit de kosten van inzet van handhaving en de kosten voor o.a. constructieberekening, zoals opgenomen in de begroting van de gemeente. De kosten van overhead is samengesteld uit formatie van overheadfuncties en enkele specifieke kostenposten zoals het softwarepakket voor de WABO en andere kantoorkosten. Incidentele posten: Incidentele extra kosten Incidentele Frictie Dekking uit flankerend Totaal incidentele Jaar ODRU korting ODRU overhead beleid posten 2016 146.800-65.700 115.800 P.M. 196.900 2017 0-65.700 57.900 0-7.800 2018 0 0 0 0 0 2019 0 0 0 0 0 2020 0 0 0 0 0 In het voorstel van de ODRU is aangegeven dat enkele incidentele kosten gemaakt moeten worden. Dit betreft kosten voor: Opleiding van personeel; Digitalisering van dossiers; Inhaalslag achterstallige aanpak handhavingsdossiers. Verder geeft de ODRU korting in de jaren 2016 en 2017 (van 7,50 op het uurtarief) doordat geen personeel in overheadfuncties over gaat naar de ODRU. Deze korting dient dan ook ter dekking van de frictiekosten op de overhead. In de uitwerking van deze business case is ervan uitgegaan dat de overhead die betrekking heeft op deze taken niet meteen vanaf 2016 volledig afgebouwd kunnen worden. Ingeschat is dat in 2016 50% overhead achterblijft (frictie) en in 2017 25%. Vanaf 2018 is de overhead volledig afgeraamd. Vergelijking totale kosten 1ST en SOLL: Reguliere bijdrage aan ODRU Resultaat incl. incidentele posten Jaar Huidige kosten Resultaat Incidentele posten 2016 735.700 731.000 4.700 196.900-192.200 2017 742.300 737.600 4.700-7.800 12.500 2018 742.300 737.600 4.700 0 4.700 2019 742.300 737.600 4.700 0 4.700 2020 742.300 737.600 4.700 0 4.700 Gemeente Kasteelplein 5 3417 JG Postbus 41 3417 ZG 4
De business case laat alleen voor 2016 een nadelig beeld zien. Dat is het gevolg van de incidentele posten die betrekking hebben op dat jaar. Vanaf 2017 is het saldo van de business case voordelig. Wij stellen voor om dit ten gunste van de taakstelling uit Keuzes Maken te brengen. Personele consequenties Vooruitlopend op de nadere uitwerking zijn de medewerkers van het bouwteam per 1 juli 2015 gedetacheerd bij de ODRU. De VTH werkzaamheden bouwen zijn sindsdien onder regie van de ODRU uitgevoerd. Vanaf 1 juli 2015 heeft de ODRU zich een beeld kunnen vormen over het volume van taken en werkzaamheden en benodigde formatie om deze taken uit te voeren. Daarbij is gekeken naar de formatie voor het primaire proces en de formatie voor de overhead. Aansluitend heeft de ODRU beoordeeld in hoeverre de huidige bezetting kan worden geplaatst in hun functiehuis. De beschikbare formatie is groter dan de formatieve bezetting. Deze wordt nu deels ingevuld met inhuur, ook vanuit de ODRU. In de aanbieding geeft de ODRU aan dat circa 1 fte aan werkzaamheden in het primaire proces kan worden herverdeeld binnen de huidige formatie van de ODRU. Hiermee wordt efficiency gerealiseerd in het proces. Gevolg hiervan is dat de medewerker die deze werkzaamheden uitvoert niet kan worden geplaatst binnen het functiehuis van de ODRU en bij UW Samenwerking achterblijft. Binnen UW Samenwerking wordt gezocht naar passende aanvullende werkzaamheden. Hierover is inmiddels overleg gevoerd met desbetreffende medewerker. Voor de overige medewerkers in het primaire proces VTH bouwen geldt dat deze allen kunnen worden geplaatst op een functie binnen de ODRU. Een functie die overeenkomt met de huidige functie en invulling geeft aan het uitgangspunt mens volgt werk. Met alle medewerkers is inmiddels gesproken over hun plaatsing in het functiehuis ODRU. Daarnaast is er formatie beschikbaar waarvoor geen bezetting is; dit betreft vacatureruimte binnen het primaire proces en overhead. Deze worden in de aanbieding vertaald naar zogenaamde trekkingsrechten. UW Samenwerking is in eerste instantie de leverancier van geschikte kandidaten. Na overdracht van taken per 1 januari 2016 gaan beide HR afdelingen in overleg voor de invulling van de formatieruimte. De feitelijke effectuering betreffende de overdracht van de medewerkers vindt pas plaats nadat de OR een positief advies heeft uitgebracht en nadat het GO een positief besluit heeft genomen ten aanzien van de arbeidsvoorwaarden. Het besluit van het GO is medio januari 2016 voorzien. Tot die tijd zullen de detacheringsovereenkomsten van de medewerkers bij de ODRU worden verlengd. Wij vertrouwen erop u met dit schrijven volledig te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN MONTFOORT de secretaris F.J. Henseler Gemeente Kasteelplein 5 3417 JG Postbus 41 3417 ZG 5 *