Workshop Leren van ROM

Improving Mental Health by Sharing Knowledge Workshop Leren van ROM Joran Lokkerbol Gerdien Franx Marjolein Veerbeek Margot Metz

Workshop Kennismaking 09:00 09:30 Opfrissing 09:30 09:50 Voorbeeld 09:50 10.35 Pauze 10:35 10:50 Methode 10:50 11:00 Uitkomstmaten bespreken 11:00 11:30 Zelf aan de slag 11:30 12:30 Vervolgstappen 12:30 13:00 2

Kennismaking Voorstelrondje Doelen van vandaag Leren van ROM concreet maken Weten wat van jullie wordt verwacht Weten wat jullie van ons kunnen verwachten 3

Opfrissing Leren van ROM op basis van data inzicht verkrijgen in de manier waarop een belangrijke uitkomstmaat tot stand komt, om deze vervolgens te kunnen verbeteren. Ernstmaten: OQ-45, HONOS, etc. Succesmaten: herstel (RCI), etc. 4

Opfrissing Één verdiepingsslag maken: Uitkomstmaat afzetten tegen achtergrondvariabele Verbetering OQ-45 per locatie Percentage herstel per soort therapie Percentage herstel per aantal sessies Verbetering Honos igv wel/geen werk client Etc Kijk welke vragen dit oproept 5

Stap 1: focus bepalen met data 1. Hoe ziet onze uitkomstmaat er uit? 4. Wat kan hier een verklaring voor zijn? 2. Wat kan hier mogelijk op van invloed zijn? 3. Zien we verschillen ontstaan? Kan hierin worden verbeterd? Zie ommezijde. Of: Moeten we hiervoor nieuwe data verzamelen? Doorbraak ROM: Geheugensteuntje Leren van ROM

Stap 2: verbeteracties met PDCA 4. Bijstellen verbeteractie? PLAN 1. Wat is onze verbeteractie? ACT DO 3. Evalueren verbeteractie CHECK 2. Invoeren verbeteractie Doorbraak ROM: Geheugensteuntje Leren van ROM

Verschillen gelijk trekken Van verschillen leren

Hoe ziet dit er uit? 9

Hoe ziet dit er uit? Wat is er gaande met de groep patiënten die slechts 1 week in behandeling zijn? 10

Voorbeeld 11

Voorbeeld GGZ instelling XYZ Behandelt mensen met angst en/of depressie Problemen met de duur van trajecten Trajecten duren soms langer dan een jaar, dit kan niet de bedoeling zijn! => de instelling besluit de duur van de trajecten te verbeteren en start een project 12

Voorbeeld Projectteam opgestart die wat tijd krijgt toegekend Komt bij elkaar om te overleggen 13

Voorbeeld Wat zou jullie eerste stap zijn? 14

Voorbeeld Wat is dat eigenlijk, de duur van de trajecten Vanaf intake? Vanaf behandeling? Tot laatste sessie? Tot geregistreerd ontslag? Definitie: de duur vanaf de (eerste) intake tot en met het geregistreerde ontslag, per cliënt Het doel is om de duur minder dan 200 dagen te houden 15

Voorbeeld Wat is de volgende stap? 16

Voorbeeld Analyse huidige situatie: Jullie vragen iemand om alle data uit de systemen te halen en sturen de data naar het Trimbos 17

Vb: analyse huidige situatie 18

Vb: analyse huidige situatie Wat valt op aan de data? Er lijkt sprake van meerdere pieken in de data rond 0, 125, 250 en 400 dagen => eerst inzoomen op de piek rondom 400 dagen 20

Vb: 400 dagen Het gaat hier om 7 patiënten Op basis van dossieronderzoek blijkt dat deze trajecten al maanden terug zijn afgesloten, maar dat dit niet goed geregistreerd is. Deze data worden verwijderd 21

Vb: 400 dagen De resterende data worden gecheckt en er blijkt sprake van nog een 15-tal onterecht geopende trajecten, die snel weer werden gesloten. Ook deze data worden verwijderd. 23

Vb: analyse huidige situatie Nog 2 pieken over die we niet kunnen verklaren Wat kan er mogelijk achter zitten? 25

Invloedsfactoren Wat is het verschil tussen de trajecten voor mensen met angst en mensen met depressie? => verschillende behandelaars, verschillende manier van inplannen, verschillende patiënten => het team besluit om de planning verder te onderzoeken 27

Aanmelden / registreren Afspraak Intake plannen Behandeling Behandeling plannen Intake Behandeling afronden Dossier afsluiten

Aanmelden / registreren Duur: 30 min FTE: 0,25 Capaciteit: 3 Afspraak Intake plannen Duur: 10 min FTE: 0,4 Capaciteit: 14 2 w 95% Behandeling 1,5 w Behandeling 1 w plannen Intake Duur: 45 min FTE: 10 Capacity: 80 Duur: 10 min FTE: 0,4 Capaciteit: 14 Duur: 90 min FTE: 1 Capacity: 4 Behandeling afronden 2 w Dossier afsluiten Duur: 45 min FTE: 11 Capacity: 8 Duur: 30 min FTE: 0,05 Capaciteit: 0,6

1 w Aanmelden / registreren 1,5 w Afspraak Intake plannen Duur: 30 min FTE: 0,25 Capaciteit: 3 10% Duur: 10 min FTE: 0,4 Capaciteit: 14 2 w 95% Behandeling 2,2 w Behandeling 1 w plannen Intake Duur: 45 min FTE: 10 Capacity: 80 Duur: 10 min FTE: 0,4 Capaciteit: 14 Duur: 90 min FTE: 1 Capacity: 4 Behandeling afronden 2 w Dossier afsluiten Duur: 45 min FTE: 11 Capacity: 8 Duur: 30 min FTE: 0,05 Capaciteit: 0,6

Planning Tijd tussen intake en behandeling: Depressie: gemiddeld 2 weken Angst: gemiddeld 4 weken Tijd tussen behandelingen: Depressie: gemiddeld 1,5 weken Angst: gemiddeld 2,2 weken 31

Planning Tijd tussen intake en behandeling: Door bij Angst de fouten gedurende registratie op te lossen en direct de intake te plannen, daalt de gemiddelde tijd bij angst van 4 naar 2 weken Tijd tussen behandelingen: Door bij Angst verder vooruit te plannen, daalt de gemiddelde tijd tussen behandelingen van 2,2 naar 1,7 weken 32

1 w Aanmelden / registreren 1,5 w Afspraak Intake plannen Duur: 30 min FTE: 0,25 Capaciteit: 3 10% Duur: 10 min FTE: 0,4 Capaciteit: 14 2 w 95% Behandeling 2,2 w Behandeling 1 w plannen Intake Duur: 45 min FTE: 10 Capacity: 80 Duur: 10 min FTE: 0,4 Capaciteit: 14 Duur: 90 min FTE: 1 Capacity: 4 Behandeling afronden 2 w Dossier afsluiten Duur: 45 min FTE: 11 Capacity: 8 Duur: 30 min FTE: 0,05 Capaciteit: 0,6

Aanmelden / registreren Duur: 30 min FTE: 0,25 Capaciteit: 3 Afspraak Intake plannen Duur: 10 min FTE: 0,4 Capaciteit: 14 2 w 95% Behandeling 1,7 w Behandeling 1 w plannen Intake Duur: 45 min FTE: 10 Capacity: 80 Duur: 10 min FTE: 0,4 Capaciteit: 14 Duur: 90 min FTE: 1 Capacity: 4 Behandeling afronden 2 w Dossier afsluiten Duur: 45 min FTE: 11 Capacity: 8 Duur: 30 min FTE: 0,05 Capaciteit: 0,6

Nieuw proces 35

Einde voorbeeld Trajectduur is sterk afgenomen en het proces voldoet veel vaker aan de eisen In een volgende ronde onderzoekt het team overige factoren die de trajectduur beïnvloeden 36

Pauze 37

Methode Definiëren: Doel project Meten: Uitkomstmaat operationaliseren Metingen valideren en verzamelen Analyseren: Huidige situatie in kaart brengen Mogelijke invloedsfactoren bepalen 38

Methode Verbeteren: Invloed bepalen van invloedsfactoren Verbeteracties vormgeven Controleren: Nieuwe proces monitoren Borgen dat verbeteringen gehandhaafd blijven 39

Methode D(efine) M(easure) A(nalyse) I (mprove) C(ontrol) Lean Six Sigma methodiek 40

Proces, randvoorwaarden, cultuur Rapport J Huyser (2015) over leren van uitkomstmaten in de zorg: Sluit aan bij de intrinsieke motivatie van behandelaars. Wees duidelijk over de doelen waarvoor ROM wordt ingezet. Teamleren is not for free. Maak duidelijk wat de rollen en verantwoordelijkheden zijn en spreek verwachtingen uit over te behalen doelen. 41

Data BRaM van SBG Zelf aan de slag Wat valt je op aan de data: In welke mate presteert het volgens de norm? Zijn er zaken die je niet zou verwachten? Wat kan hier aan ten grondslag liggen? Valt dit te beïnvloeden? 42

Vervolgstappen Een jaar de tijd Heldere definitie uitkomstmaat en doel Analyse huidige situatie Onderzoeken invloedsfactoren Invoeren verbeteracties Begeleiding 2 dagen per team Maandelijks afstemmen: ± 1 a 1,5 uur 43

Improving Mental Health by Sharing Knowledge Contact Joran Lokkerbol jlokkerbol@trimbos.nl