Productive Care. Ervaringen tot nu toe. whitepaper

Transcriptie

1 Productive Care Ervaringen tot nu toe whitepaper Annemieke van Groenestijn, CBO Maaike Veenvliet, CC zorgadviseurs Oktober 2014

2 Daar gooien we een föhn overheen is ondertussen een veel gehoorde kreet in zowel zorgorganisatie Careyn als Thebe. In 2013 zijn beide organisaties begonnen met het verbetertraject Productive Care. De föhn is één van de basismodellen die in de methodiek centraal staat. Met de stap-voor-stap aanpak verbeteren teams hun dagelijks werk op de afdeling om meer tijd voor de cliënt te creëren. Wat zijn de opvallendste resultaten van Productive Care binnen deze twee organisaties en wat was een ware eyeopener? Na Productive Care is er nog maar sprake van één onderbreking per uur, in plaats van tien 1. Meer tijd voor directe zorg Bij zorgorganisatie Thebe zijn na de start van het programma Productive Care (PC) direct resultaten zichtbaar geworden. Thebe is een zorgorganisatie gericht op zorg en behandeling van ouderen. Voor aanvang van PC werd 42% van de tijd besteed aan directe zorg, zoals contact met cliënten. Dat houdt in dat 58% werd besteed aan zoeken, overleg, administratie en andere zaken. Na het doorlopen van de PCbasismodules was het resultaat verbluffend. Op de afdeling wordt nu 85% van de tijd besteed aan directe zorg en nog maar 15% aan overige handelingen. Met andere woorden; het zorgteam is minder tijd kwijt aan lopen, zoeken, overleggen en administratieve handelingen en houdt daardoor meer tijd over voor directe zorg. 2. Minder onderbrekingen Daarnaast is het aantal onderbrekingen tijdens het werk sterk afgenomen in Thebe. Voorheen vonden 39 onderbrekingen per dagdeel plaats, dat komt neer op ongeveer 10 per uur. Dit zijn bijvoorbeeld vragen van collega s of van familieleden van cliënten die iets niet weten of niet kunnen vinden. Na Productive Care is er nog maar sprake van één onderbreking per uur. PRODUCTIVE CARE Productive Care is een verbetertraject voor organisaties in de sector verpleging en verzorging. Gericht op het verbeteren van de kwaliteit en veiligheid van zorg en dienstverlening, het verhogen van de cliënttevredenheid en het prettiger en doelmatiger laten werken van medewerkers. Het is een samenwerkingsverband tussen CBO, CC zorgadviseurs, TNO Management Consultants en Vilans.

3 VERDELING DIRECTE ZORG IN THEBE 58% 42% Voor Productive Care 15% 85% Tijdens Productive Care Tijd besteed aan directe zorg Tijd besteed aan zoeken, overleg en administratieve handelingen Redenen waarom het aantal onderbrekingen afneemt, verschilt per organisatie. Soms wordt het veroorzaakt doordat er steeds meer activiteiten plaatsvinden in het appartement van de cliënt, wat zorgt voor meer rust en een duidelijkere taakverdeling. Of omdat het team beter plant en efficiënter overlegt, waardoor teamleden elkaar er minder vaak onderbreken met vragen. 3. De zorgverleners doen het zelf Ook in zorgorganisatie Careyn zijn positieve resultaten direct zichtbaar na de start van het PC programma. Voor de adviseurs van het CBO en CC zorgadviseurs is Careyn geslaagd in het vervullen van één van de belangrijkste doelen: het team kan zelf Productive Care toepassen en een cultuur van continu verbeteren in stand houden. Teams leggen aan elkaar uit dat ze eindelijk begrijpen waarom verbeteringen voorheen vaak niet blijvend waren: een paar stappen uit de föhn werden namelijk overgeslagen. Het is zo mooi om te horen dat de methodiek deel uitmaakt van de dagelijkse praktijk en dat het team aan elkaar uitlegt hoe de aanpak in elkaar zit! Met andere woorden, het team speelt een grote rol bij de handhaving en borging van het verbeterproject. Ze stelt zelf de inhoud vast en maakt zelf afspraken over de werkwijzen, en de teamleden spreken elkaar daarop aan bij de handhaving ervan. 4. Bewustwording De föhn heeft voor bewustwording op de afdeling gezorgd. Voordat er actie wordt ondernomen, denken de teamleden nu eerst goed met elkaar na over het probleem. Bij ruimtegebrek is een Het is zo mooi om te horen dat de methodiek deel uitmaakt van de dagelijkse praktijk

4 Bij ruimtegebrek is een grotere kast niet de automatische oplossing grotere kast niet de automatische oplossing; ze bespreken eerst wat er aan de hand is en vragen zich af of een nieuwe kast echt wel nodig is. Hoe gebruiken we de kast nu eigenlijk? Kan dit beter en efficiënter? Dit zorgt vaak voor een bewustwording onder het team en kreten zoals: We hebben teveel materialen, we kunnen het beter anders indelen. En daarmee kan het team veel ruimte, tijd en geld besparen. 5. Meer inzicht in het werkproces dankzij foto s Met behulp van foto s, video s en multi moment opnames wordt inzicht gegeven in het werkproces en de gewoontes van het team. In veel organisaties zorgt dit voor bijzondere ervaringen. Het geven van inzicht in het werkproces heeft geleid tot veel nieuwe initiatieven, waaronder nieuw ontbijtservies of het invoeren van een handig mandje. In plaats van elk instrument en verzorgingsproduct te zoeken wanneer het nodig is, draagt de verzorgende een mand mee met daarin alle items die eventueel nodig zijn. Dit bespaart een hoop tijd die anders besteed zou worden aan het lopen en zoeken naar producten. 6. Meer focus dankzij prestatiebord Veel organisaties gebruiken al een prestatiebord op de afdeling. Toch is het PC prestatiebord net iets anders: het begint bij de medewerkers zelf. De prestaties die ze weergeven op het bord hebben ze zelf gekozen. Daarmee is een intrinsieke motivatie ontstaan om de prestaties te blijven volgen, wat tot fundamenteel verschil leidt in de effectiviteit van het bord. Bij Careyn heeft de invoering van het PC prestatiebord veel nut. Het geeft de teams focus. Ze zien hoe hun werkzaamheden gerelateerd zijn aan hun afdelingsvisie en de visie van de organisatie. Het prestatiebord geeft op een inzichtelijke en makkelijk toepasbare manier vorm en inhoud aan het PC programma. De foto s van de fysioruimte zorgde voor een shock! Sommige rommel zie je als medewerker niet meer. We werken nu veel georganiseerder. Je ziet gelijk wat er mist, alles heeft een plek en spullen zijn goed vindbaar. Fysiotherapeut

5 7. Frisse wind voor de behandelaren Voor veel behandelaren binnen zorgorganisaties voelt Productive Care als een frisse wind. Door het programma zijn ze cliëntgerichter gaan werken en zijn er veel nieuwe initiatieven ontstaan, zoals een prestatiebord speciaal voor behandelaren met de vier kerndimensies erop. Dit bord hangt bewust op een openbare locatie en wordt veel bezocht. Zo ontstaan er discussies tussen behandelaren en teams die leiden tot nieuwe inzichten en verbeteringen. Veel behandelaren zijn cliëntgerichter gaan werken en er zijn veel nieuwe initiatieven ontstaan WAAROM STARTEN ORGANISATIES MET PRODUCTIVE CARE? Voordat er gestart wordt met een Productive Care traject horen de adviseurs van Productive Care regelmatig kreten als: We willen niet weer een project, dat weten we nu wel. We maken hier toch nooit iets af. Maar PC is meer dan project. Het is een programma dat toewerkt naar nieuwe manieren van werken. Daarmee is het een programma voor altijd. Lean & Six Sigma De kracht van het programma is onder andere dat het gebruikmaakt van Lean en Six Sigma, zonder dat de medewerkers daarvoor een nieuwe vocabulaire moeten leren. PC vertaalt de theorie naar makkelijk toepasbare aanpakken, taal en methodes. Zo kunnen de medewerkers zelf aan de slag en neemt hun werkplezier toe. Bottom Up Productive Care is daarmee een bottom-up benadering. Het team gaat zelf meten en ziet zo zelf wat er nog beter kan op de afdeling en waarom. Het gevolg is dat verbeteringen niet een opdracht van de teammanager is, maar de verantwoordelijkheid wordt van het team zelf. Het is daardoor geen trucje, maar onderdeel van de cultuur en het gedrag van het team. Dit is essentieel om verandering duurzaam tot stand te brengen in een organisatie. Klantperspectief in beeld Daarnaast krijgt het team handvatten om het klantperspectief in beeld te krijgen, een belangrijk onderdeel van PC. Dit gebeurt veel nadrukkelijker dan daarvoor sprake was. Teams gaan nu echt in gesprek met cliënten en daar hebben ze ontzettend veel plezier in. Bijvoorbeeld door samen naar het prestatiebord te kijken en verbeteringen te bespreken. De cliënt en/of naasten hebben inbreng in wat verbeterd wordt op de afdeling en worden daadwerkelijk betrokken bij het verbeterproces.

6 Het allerleukste van Productive Care vind ik dat het team met elkaar in gesprek raakt. We zijn nu bezig met het analyseren en verbeteren van de maaltijden. Dit hebben we gefilmd. Tijdens de bijeenkomst vragen we aan het team: Wat komt er op je af? Hoe kunnen jullie het beter organiseren? Wat vindt je zelf belangrijk? Zo ontstaat er een verbetercyclus. Teammanager Iets voor u? Bent u geïnteresseerd geraakt in Productive Care? Wij informeren u graag. Neem vrijblijvend contact op met ons door een bericht te sturen naar info@productivecare.nl.