Kwaliteitsproject AVG opleiding Jaarlijks consult bij de AVG Natasja Verkade, aios AVG (2015-4) Werkzaam bij: Ipse de Bruggen, Nootdorp
Inleiding In het kader van de AVG opleiding moet een AIOS in het derde jaar een project opzetten om de kwaliteit van zorg te verbeteren. Voor dit kwaliteitsproject wordt gebruik gemaakt van de cirkel van Deming. Deze cirkel wordt op de volgende pagina uitgelegd. De cirkel moet minimaal twee keer doorlopen worden. De aanleiding van mijn kwaliteitsproject was het invoeren van een jaarlijks behandeloverleg binnen onze organisatie: Ipse de Bruggen heeft als doel een eenduidige behandellijn voor elke cliënt binnen langdurige zorg met één aanspreekpunt, de coördinator behandelzorg. Binnen de huidige IDO-zorgplan-structuur komt deze rol niet voldoende uit de verf. Tijdens de IDO s, georganiseerd door de woonlocatie, kunnen vaak niet alle betrokken disciplines aanschuiven. De gedragsdeskundige is niet genoeg op de hoogte van alle behandelingen die een cliënt heeft en er is vaak sprake van niet georganiseerde overleggen ( wandelgangoverleg ) tussen behandelaars. Daarnaast moet de gedragsdeskundige vaak zoeken naar wie er betrokken is en dus input zou moeten geven. Op deze manier kan geen eenduidige behandellijn uitgezet worden. Het is van groot belang dat een behandellijn, bestaande uit één of meer behandelingen, overzichtelijk, interdisciplinair afgestemd is en dus transparant voor cliënt en wettelijk vertegenwoordiger. Om dit te kunnen realiseren wordt voor elke cliënt een behandeloverleg georganiseerd. Tot nu toe is er sprake van een jaarlijkse zorgplanbespreking op de woning. Elke woning organiseert dit zelf. Vaak kunnen niet alle betrokken disciplines aanschuiven. De gedragsdeskundige isn niet genoeg op de hoogte van alle behandelingen die een cliënt heeft en er is vaak sprake van niet georganiseerde overleggen ( wandelgangoverleggen ) tussen behandelaars. Daarnaast moet de gedragsdeskundige vaak zoeken naar wie er betrokken is en dus input zou moeten geven. Op deze manier kan geen eenduidige behandellijn uitgezet worden. Vandaar dat bij Ipse de Bruggen het behandeloverleg wordt ingevoerd. Het behandeloverleg zal centraal georganiseerd worden door het secretariaat van het behandelcentrum. Het overleg zal ook plaatsvinden in het behandelcentrum en niet op de woning. Daarnaast wordt het gelijk ingepland in de agenda s van de betrokken behandelaars. Ook de ouders/wettelijk vertegenwoordigers worden uitgenodigd om bij dit overleg aanwezig te zijn. Dit zal zeer waarschijnlijk leiden tot een hele verbetering in de zin van multidisciplinair werken en afstemmen. Voorafgaand aan het behandeloverleg is een medische inventarisatie nodig door middel van een jaarlijkse screening door de AVG. Dit is een vereiste. Dit was voor mij de reden om een eenduidige werkwijze rondom het jaarlijks consult bij de AVG op te stellen. Kwaliteitsproject Jaarlijks consult bij de AVG 2
Cirkel van Deming Dit is een veelgebruikt model om kwaliteitsverbetering te krijgen én te behouden. Hierbij worden vier fasen onderscheiden. PLAN: DO: CHECK: ACT: Het probleem wordt gedefinieerd. Stel hierna een plan samen waarin gestelde doelen en geplande activiteiten zo concreet mogelijk gedefinieerd worden. Voer het plan uit. Dit is de controlerende stap. Het resultaat van de verbetering wordt gemeten, door deze te vergelijken met de oorspronkelijke situatie en door dit te toetsen aan de vastgestelde doelstellingen. De verbeteringen worden geanalyseerd en zonodig bijgesteld. Het is de bedoeling dat de cirkel steeds weer wordt doorlopen zodat er sprake is en blijft van een kwaliteitsverbetering. Veel verbeteringstrajecten blijven hangen in de plan-do fase. Terwijl juist de fase van check en act ontzettend belangrijk zijn om kwaliteitsverbetering te bewerkstelligen en te behouden. Kwaliteitsproject Jaarlijks consult bij de AVG 3
PLAN 1: Huidige situatie binnen onze organisatie: Bij Ipse de Bruggen, locatie Nootdorp, is er wel degelijk aandacht voor de jaarlijkse controle van cliënten. Echter is de werkwijze verschillend per arts. De ene arts geeft bij het jaarlijkse zorgplanbespreking over de cliënt op de woning aan dat de persoonlijk begeleider een afspraak moet maken op de poli. De andere arts plant het in via de actielijst in Medicom. Op sommige woningen zijn ze gewend om voorafgaand aan het jaarlijks overleg zelf al een consult in te plannen, op andere woningen blijft dit liggen. Al met al is er geen eenduidig beleid en dit betekent dat niet alle cliënten jaarlijks worden gezien. Bovendien is het vaak het geval dat cliënt bij het jaarlijkse consult begeleid wordt door iemand die de cliënt niet goed kent. Hierdoor is het lastig om een goed beeld te krijgen van de cliënt te krijgen over het afgelopen jaar. Daarnaast mist er vaak belangrijke informatie, zoals bijvoorbeeld defaecatielijsten, bij het consult. Doelstelling: Alle cliënten worden jaarlijks door de AVG gezien voorafgaand aan het behandeloverleg. De cliënt komt samen met een begeleider die hem/haar goed kent. En de benodigde gegevens worden meegenomen naar het consult. Hierbij richt ik mij vooral op de praktische gang van zaken. Hoe zorgen we ervoor dat iedereen wordt opgeroepen? En hoe zorgen we ervoor dat dit ruim voor het behandeloverleg plaatsvindt? DO 1: Tijdsplanning maken met de te nemen stappen en wie waarvoor verantwoordelijk is. Lijst maken met daarin de informatie die bij het consult aanwezig moet zijn Brief/uitnodiging maken voor de woning CHECK 1: Tijdsplanning, taken, brief en lijst met benodigdheden heb ik aan artsen, praktijkverpleegkundigen en doktersassistente voorgelegd. ACT 1: Met de op- en aanmerkingen en verbeterpunten die voortkwamen uit de check-fase heb ik de formulieren verder aangepast. Kwaliteitsproject Jaarlijks consult bij de AVG 4
PLAN 2: Het plan was om een proef te gaan draaien met een aantal van mijn cliënten aan de hand van de ingeplande behandeloverleggen. Helaas werd het invoeren van de behandeloverleggen steeds maar uitgesteld waardoor ik niet verder kon gaan met mijn kwaliteitsproject. Aangezien er al wel een planning is vanuit de woningen voor een jaarlijkse zorgplanbespreking ben ik me daar op gaan richten. Daarvoor moest ik helaas mijn werkwijze/procedure wel aanpassen. Ik kon het jaarlijkse consult niet centraal in laten plannen door de secretaresses. Gelukkig was de doktersassistente bereid om deze taak op zich te nemen. DO 2: Ik heb het overlegschema van mijn woningen doorgegeven aan de doktersassistente. Zij heeft een aantal afspraken voor een jaarlijks consult in mijn agenda ingepland volgens het schema. CHECK 2: De afspraken zijn door de doktersassistente ingepland. Dit heeft haar veel moeite gekost. Omdat de persoonlijk begeleider niet altijd aanwezig is. En omdat zijn/haar werkschema niet altijd overeen kwam met mijn agendaplanning. De persoonlijk begeleider was niet goed telefonisch te bereiken en reageerde niet op mail. Bovendien had doktersassistente nog veel meer belangrijkere taken te doen dan voor mij afspraken in te moeten plannen. Gelukkig is het haar gelukt om vier afspraken in te plannen. Eén cliënt is niet verschenen. Helaas was bij twee van de drie afspraken geen begeleider aanwezig die de cliënt echt goed kende. Bij navraag naar de reden was dit toch plan-technisch in de zin van dat de ervaren kracht achter moet blijven op de woning voor de andere cliënten en de minder ervaren kracht mee moest naar de poli. Ook werden de benodigde gegevens slecht meegenomen. De doktersassistente gaf aan dat ze wel mondeling had aangegeven dat er een begeleider mee moest die de cliënt goed kent en dat er lijsten en dergelijke meegenomen moesten worden. Maar helaas was ze in alle drukte vergeten om de begeleidende brief te versturen naar de woning.. ACT 2: Met deze ervaringen heb ik de werkwijze nogmaals aangepast. Kwaliteitsproject Jaarlijks consult bij de AVG 5
Conclusie: Mijn kwaliteitsproject is zeker nog niet geslaagd. Het is mij wel gelukt om een eenduidige werkwijze op papier te zetten waarmee de collegae het eens zijn. Binnenkort worden dan toch echt de jaarlijkse behandeloverleggen ingevoerd. Op dat moment kan ik weer een proef gaan draaien met mijn werkwijze. Dan kan ik het plannen van de afspraak en het versturen van de begeleidende brief neerleggen bij de secretaresse. Ik hoop dat de mijn werkwijze dan soepeler zal verlopen. Ook dan zal ik de cirkel van Deming zeker nog meerdere keren moeten doorlopen voordat de werkwijze echt goed verloopt. Het is een project dat ik bewust heel klein heb gehouden. Maar als de werkwijze goed verloopt heb ik al meerdere ideeën uitgewerkt om de werkwijze uit te breiden. Zoals bijvoorbeeld de taakverdeling nog meer aanscherpen, waardoor ook de praktijkverpleegkundige een rol kan spelen in het vooraf invullen van het medisch jaarverslag. Daarnaast kan zij al wat lichamelijk onderzoek doen. Ook kan er een schema/checklist gemaakt worden van wat er tijdens het consult allemaal nagevraagd moet worden. Wat er qua lichamelijk onderzoek nodig is tijdens het jaarlijkse consult is het onderwerp geweest van het kwaliteitsproject van mijn collega-aios. Borging: Ik blijf in dienst van Ipse de Bruggen en dit project zal zeker mijn aandacht blijven houden. Omdat het project nog lang niet geslaagd is voel ik me des te meer verantwoordelijk. Zodra het jaarlijkse behandeloverleg wordt ingevoerd ga ik weer aan de slag met dit project. Mijn collegae staan achter de werkwijze. Er is consensus over de noodzaak van een jaarlijks consult bij de AVG. Kwaliteitsproject Jaarlijks consult bij de AVG 6
Literatuur: Bij Ipse de Bruggen is er onder de artsen consensus over een jaarlijks consult bij de AVG. Het is ons streven om elke cliënt jaarlijks op de poli te spreken en lichamelijk te onderzoeken. Ook vanuit de organisatie wordt dit van ons gevraagd. Tijdens mijn presentatie bleek dat meerdere AVG s bij andere instellingen niet het nut zien van een jaarlijks consult. Sommige AVG s doen dit tweejaarlijks, anderen alleen op indicatie. In Nederland is het zeker niet verplicht om iedereen jaarlijks op consult te zien voor een check-up. In de NHG-standaard preventief consult wordt wel aangeraden om vanaf de leeftijd van 45 jaar actief op zoek te gaan naar risicofactoren. Ook bij verstandelijk beperkten is er in Nederland geen verplichting of advies om jaarlijks gescreend te worden. Vanuit het Gezond OUDer onderzoek wordt het advies gegeven om jaarlijks een preventief consult te verrichten bij verstandelijk beperkten vanaf 50 jaar. Daarnaast wordt er ook gezegd dat verstandelijk beperkten op jongere leeftijd al meerdere lichamelijke kwalen hebben die vaak niet bekend zijn. Er zijn een aantal richtlijnen van de NVAVG die aangeven dat een cliënt jaarlijks gecontroleerd moet worden, bv de richtlijn obstipatie, epilepsie, psychofarmaca. Ook zijn er van een aantal syndromen een healthwatch waarin ook wordt aangegeven dat een cliënt jaarlijks preventief onderzocht moet worden. In Engeland zijn er een aantal onderzoeken verricht waarbij de conclusie is dat een jaarlijks preventief consult bij alle verstandelijke beperkten erg nuttig is. Dit wordt ook gepromoot vanuit de regering: Br J Gen Pract. 2014 Feb; 64(619): 101 102. Narrowing the health inequality gap by annual health checks for patients with intellectual disability Nurs Stand. 2010 Aug 18-24;24(50):35-40. Annual health checks for people with learning disabilities. McGrath A 1. Kwaliteitsproject Jaarlijks consult bij de AVG 7
Bijlage 1 Procedure jaarlijks consult bij de AVG Procedure Jaarlijks consult bij de AVG Wanneer Stappen Hoe Wie 2 maanden voor het behandeloverleg Plannen afspraak bij AVG (Afspraak minimaal 4 weken voor het behandeloverleg) Telefonisch uitnodigen cliënt, pb r, evt familie. Daarna schriftelijk bevestigen middels standaard brief. Secretaresse Duur 1 uur in onderzoekskamer(plannen in Medicom). In de week voor poliafspraak Individueel medisch jaaroverzicht voor zover mogelijk verder invullen Aan de hand van gegevens uit Medicom Inplannen in onze agenda s: 1 uur voor nieuw jaaroverzicht, ½ uur voor het vervolg AVG Tijdens/na poliafspraak Individueel medisch jaaroverzicht aanvullen met verkregen info en uitkomt alo(nu nog geen plek daarvoor in het verslag) Aan de hand van de gegevens vanuit het polibezoek AVG
Bijlage 2 Brief aan de woning Aan: [Woning] Betreft: uitnodiging jaarlijks consult AVG Nootdorp, 17 december 2015 Beste begeleider, In verband met het aankomende behandeloverleg/ido willen we onderstaande cliënt(e) uitnodigen voor het jaarlijkse consult bij de AVG. Naam: [naam] Hij/zij wordt verwacht op [datum] om [tijd] Het is zeer belangrijk dat er tijdens het onderzoek een begeleider aanwezig is die de cliënt goed kent. Een familielid/wettelijk vertegenwoordiger is daarnaast natuurlijk ook van harte welkom. Tijdens het consult wordt de gezondheid van het afgelopen jaar doorgesproken en de medicatie geëvalueerd. Daarnaast vindt er een lichamelijk onderzoek plaats. Het consult zal ongeveer 45-60 minuten duren. De opbrengst van dit consult wordt meegenomen in het behandeloverleg/ido. Aangezien het behandeloverleg/ido al gepland staat, is het noodzakelijk dat deze afspraak doorgang kan vinden. Daarnaast is het belangrijk dat onderstaande documenten, indien van toepassing, worden meegenomen naar het consult: Huidig beleid medisch ingrijpende beslissingen Indien cliënt bekend is met epilepsie: aanvalslijst, aanvalsbeschrijving, coupeerbeleid, begeleidingseisen/codering Indien cliënt bekend is met obstipatie: defaecatielijsten Bij gedragsproblemen: signaleringsplan, observatielijsten Gewichtslijst Alvast bedankt voor je medewerking! Met vriendelijke groeten, Secretariaat Medische dienst Ipse de Bruggen Nootdorp Brasserskade 4 2631 NC Nootdorp Tel: 088-9671245