Apeldoorn: 15 maart 2010 Referentie: advies besluitvormingsprocessen Europese aanbestedingen.

Transcriptie

1 Wmo-raad gemeente Apeldoorn. Secretariaat: Postbus 9033, 7300 ES APELDOORN , Aan het college van B & W. cc.: contactambtenaar mevrouw F. Kruitbosch. Apeldoorn: 15 maart 2010 Referentie: advies besluitvormingsprocessen Europese aanbestedingen. Geacht College, 1. Inleiding In de afgelopen periode zijn er verschillende Europese aanbestedingen geweest. Bij deze trajecten wordt de Wmo-raad regelmatig betrokken. Voor deze Europese aanbestedingen worden echter ook vaak door u bijeenkomsten georganiseerd waar verschillende -adviesraden, cliëntenraden uit de regio worden uitgenodigd. Het gaat bij deze bijeenkomsten vaak om de beleidsmatige uitgangspunten bij de aanbesteding en het programma van eisen. Inmiddels heeft de Wmo-raad en de ambtenaren en/of aanbestedingsteams ervaring opgedaan met deze Europese aanbestedingen en is het op dit moment in onze ogen niet verkeerd stil te staan bij hoe de participatie geregeld is en zo mogelijk verbeterd zou kunnen worden. Middels dit advies wil de Wmo-raad een bijdrage leveren aan de verdere optimalisering van de participatie. Wij attenderen u er op dat we ons in dit advies alleen richten op de Europese aanbestedingen. Het advies is als volgt opgebouwd. In de tweede paragraaf beschrijven geven wij een samenvatting van onze ervaringen van afgelopen periode. In de derde paragraaf leest u onze adviezen. In de vierde paragraaf vindt u het voorstel voor verdere behandeling. 2. Ervaringen afgelopen periode Op 23 maart 2009 heeft de Wmo-raad een gespreksnotitie over besluitvormingsprocessen bij Europese aanbesteding verstuurd naar onze contactambtenaar op de afdeling SAM. De aanleiding voor het schrijven van deze brief en ons voorstel om hier gezamenlijk over te praten, was de workshop die op 19 februari 2009 gehouden werd over het kernassortiment hulpmiddelen en de beleidsmatige uitgangspunten betreffende deze aanbesteding. In ons advies van 12 maart 2009 (betreffende het: Programma van eisen kernassortiment hulpmiddelen en beleidsmatige uitgangspunten Europese aanbesteding voor de inkoop van hulpmiddelen volgens de Wmo ), heeft de Wmo-raad naar aanleiding van deze workshop geattendeerd op: a. Het samen laten vallen van een voorlichtingsbijeenkomst van uw kant over uw voorgenomen besluit, met het officiële adviesmoment van de betrokken -adviesraden en/of cliëntenraden en op, Wmo-raad, advies besluitvormingsprocessen Europese aanbestedingen 1

2 b. artikel 2.5, dat de Wmo-raad binnen vier weken na ontvangst van de adviesaanvraag, zijn advies dient uit te brengen. De Wmo-raad heeft in deze gespreksnotitie een voorstel voor aanpak ontwikkeld, hoe om te gaan met Europese aanbestedingen en participatie. Op heeft de Wmo-raad uw antwoord op ons advies aanbesteding hulpmiddelen ontvangen. Wij waarderen het zeer dat u in dit antwoord stelde dat u in de toekomst eerder met ons zult afstemmen hoe en wanneer wij betrokken worden bij de aanbestedingsprocessen en dat u tevens rekening zult houden met de 4 weken die wij nodig hebben om ons advies voor te bereiden. Een aantal leden van de Wmo-raad heeft op 27 augustus 2009 een gesprek gehad met onze contactambtenaar van de afdeling SAM, mevrouw Kruitbosch en de beleidsambtenaar mevrouw Eppink over de eerder genoemde gespreksnotitie van de Wmo-raad. In dit gesprek zijn de verschillende fasen binnen Europese aanbestedingen doorgelopen en toegelicht door de ambtenaren. Tevens is uitgelegd hoe en waar de geheimhouding een rol speelt en waarom. De ambtenaren adviseerden een ongevraagd advies te schrijven uitgaande van de gespreksnotitie. Dit advies zal worden beschreven in de derde paragraaf. 3. Het advies van de Wmo-raad: voorstel voor aanpak 3.1. De planning van het besluitvormingsproces (zie ook: schema op pagina 6) In hoofdlijnen bestaat de aanbesteding uit de volgende stappen: 1. Ambtenaren starten met ontwikkelen beleid: voorbereidende bijeenkomsten/overleggen door ambtenaren, (die leiden tot de eerste interne notities). 2. Het opstellen van aanbestedingsdocumenten (het bestek met het Programma van eisen) als voorgenomen besluit. 3. Vaststellen van het besluit. 4. Publicatie van de uitnodiging om als mogelijke opdrachtnemer een offerte uit te brengen. 5. Beoordeling van aanbieders door gemeente. 6. Gunning van de opdracht aan opdrachtnemers. 7. Monitoring en evaluatie van de gunning. In onze ogen is de meest ideale situatie dat op het moment dat een beleidsambtenaar de verantwoordelijkheid voor een aanbesteding krijgt, gelijk gekeken wordt hoe de participatie geregeld wordt in de hiervoor genoemde 7 fasen. De Wmo-raad stelt voor: a. Een transparante planning te maken voor het gehele traject (eventueel met behulp van een format/checklist). b. Een duidelijk aanspreekpunt=verantwoordelijk ambtenaar aan te wijzen: wie is aanspreekbaar voor welke fase/welk onderdeel Vroegtijdig betrekken in fase 1 Wmo-raad, advies besluitvormingsprocessen Europese aanbestedingen 2

3 In een aantal gevallen zal het mogelijk zijn de Wmo-raad te informeren in fase 1 (wel/niet onder geheimhouding). Er kan dan afgesproken worden hoe de Wmo-raad wil participeren. Bijvoorbeeld: alleen informeren, al een pré advies geven met de eerste reacties. a. De Wmo-raad stelt voor, in fase 1 de raad te betrekken en gezamenlijk af te spreken hoe en op welke manier de raad wil participeren De fase van het voorgenomen besluit: fase 2 In stadium 2 zijn de (concept) hoofdlijnen van beleid bekend en het programma van eisen; er is sprake van een voorgenomen besluit dat aan verschillende groeperingen voorgelegd kan worden om te adviseren. Dit kan op lokaal niveau zijn en/of regionaal niveau. In deze fase is het vooral belangrijk dat het voorgenomen besluit op een dusdanig tijdstip ter advisering voorgelegd wordt aan de betrokkenen zodat er sprake kan zijn van wezenlijke invloed op het te nemen besluit. Daarnaast dient de informatie voor de onderbouwing van het voorgenomen besluit volledig te zijn: beweegredenen/motieven, randvoorwaarden, eisen, gevolgen, hoe mogelijke negatieve gevolgen opgevangen worden, maatregelen, tijdsplanning. etc.. Bijvoorbeeld: een progamma van eisen kan niet op hetzelfde moment uitgereikt worden als ook op dat moment om een advies gevraagd wordt. Dit laatste voorbeeld laat zien dat het volgens ons noodzakelijk is dat na een bijeenkomst waar het voorgenomen besluit gepresenteerd is, er een datum afgesproken dient te worden waarbinnen de schriftelijke advisering van de betrokkenen binnen dient te zijn. Voor de Wmo-raad is vanaf het moment van de adviesaanvraag (= voorgenomen besluit) deze termijn vier weken volgens de huidige regeling cliëntparticipatie. Voor de andere groeperingen dient er realistische tijd vastgesteld te worden. Samenvattend: de presentatie van het voorgenomen besluit (de voorlichting, het informeren over) dient gescheiden te worden van het moment van advisering van de betrokken partijen (een reactie geven, een mening, een standpunt innemen is niet gelijk aan een advies geven!). De Wmo-raad stelt voor in fase 2: a. Het voorgenomen besluit op een dusdanig tijdstip aan de betrokkenen voor te leggen dat er sprake kan zijn van wezenlijke invloed op het te nemen besluit. b. Een goed onderbouwd (volledig gedocumenteerd) voorgenomen besluit te presenteren. c. De reglementen van de regeling cliëntparticipatie gemeente Apeldoorn toe te passen vanaf het moment van adviesaanvraag (= voorgenomen besluit). d. Voor de andere - en cliëntenraden (in regionaal verband) een realistische datum vast te stellen voor advisering Vaststellen van het besluit, fase 3 Het besluit zal worden vastgesteld door de burgemeesters en wethouders van de betrokken gemeenten. Wmo-raad, advies besluitvormingsprocessen Europese aanbestedingen 3

4 2.5. Fase 4, 5, 6 In deze fase geldt bij veel aanbestedingen in Apeldoorn een strikte geheimhouding en is er geen inzage mogelijk in de onderliggende stukken, bestek. In dit advies willen wij niet ingaan op deze geheimhouding. Wij komen hier in een later stadium op terug. In dit advies adviseren wij u (zoals het tot nu toe gebruikelijk is: de Wmo-raad te blijven informeren over het verloop van de aanbesteding. Dit kan in de Wmoraad vergaderingen gebeuren Monitoring en evaluatie, fase 7 Wanneer de aanbesteding gegund is dan is het belangrijk het traject te volgen en te monitoren. Hiervoor kunnen verschillende vormen afgesproken worden. Belangrijk is dat afgesproken wordt op welke manier dit zal gebeuren en hoe de Wmo-raad hierbij betrokken wordt. Een systematische evaluatie na een jaar, waar eventueel het programma van eisen bijgesteld kan worden, lijkt ons de minimale variant. De Wmo-raad stelt u dan ook voor: a. Bij iedere Europese aanbesteding een afspraak te maken voor inzage in het bestek met een afvaardiging van de Wmo-raad. b. Bij iedere Europese aanbesteding met een schriftelijk voorstel te komen hoe en op welke manier u monitort en evalueert en op welke wijze u de Wmo-raad (en/of andere cliëntenraden/- raden wilt betrekken). c. Per jaar het programma van eisen te evalueren met de Wmo-raad en andere cliëntenraden/- raden zodat het programma van eisen (eventueel) bijgesteld kan worden. 4. Voorstel voor verdere behandeling Mochten er nog vragen en/of onduidelijkheden bestaan m.b.t. het bovengestelde dan bieden wij u nadere toelichting aan. Op ons gegeven schriftelijke advies en onze gestelde vragen, ontvangen wij gaarne een schriftelijk gemotiveerd antwoord. Met vriendelijke groeten, J. Kemeling, Voorzitter Wmo-raad gemeente Apeldoorn. Wmo-raad, advies besluitvormingsprocessen Europese aanbestedingen 4

5 Bijlage 1: de fasen van besluitvorming en afspraken. Ambtenaren Wmo-raad Wat af te spreken Hoe reageren en andere ambtenaren op regionale adviezen organen Fase 1: Ambtenaren ontwikkelen eerste ideeën. Voorbereidende bijeenkomsten/overleggen door ambtenaren, (die leiden tot eerste memo s =interne notities). Wmo-raad, informeren en eventuele interne memo s/concepten overleggen. 1. Welke ambtenaar is verantwoordelijk en aanspreekpunt. 2. Hoe verloopt tijdsplanning. 3. Vallen de interne notities wel/niet onder geheimhouding. 4. Wil de Wmo-raad wel/niet al een preadvies geven? Wanneer Wmo-raad preadvies geeft zal het antwoord van de ambtenaar d.m.v. schriftelijke mededeling gedaan worden (of in WMO-vergadering, echter dan met wederzijds goedgekeurde notulen betreffende dit deel). Dit alles om te voorkomen dat ambtenaar tweemaal een schriftelijke reactie op een advies dient te geven. Fase 2: Ambtenaren ontwikkelen hoofdlijnen van beleid en bestek. Het opstellen van aanbestedingsdocumenten (het bestek met het Programma van eisen) als voorgenomen besluit. Voorgenomen besluit voorleggen aan Wmoraad en regionale raden. 1. Het voorgenomen besluit wordt schriftelijk voorgelegd aan de Wmoraad en regionale -raden, d.w.z. er wordt voldoende info verstrekt betreffende het voorgenomen besluit. (start datum advies traject = ontvangstdatum voorgenomen besluit) 2. Binnen 2 weken wordt een workshop gehouden, waar nadere informatie verstrekt wordt, discussie plaats kan vinden. Adviezen kunnen zo gewenst al mondeling doorgegeven worden. 3. Betrokken raden geven dan binnen vier weken schriftelijk advies (zo gewenst vanaf de startdatum, totale tijd is 6 weken). Adviezen worden zoveel mogelijk meegenomen. Schriftelijke reactie op het advies wordt gegeven binnen 2 weken na de gunningsfase of eerder (= fase 6). Schriftelijk antwoord op beide adviezen na fase 6. Fase 3,4,5,6. * Vaststellen van het besluit. * Publicatie van de uitnodiging om als mogelijke opdrachtnemer een offerte uit te brengen. * Beoordeling van aanbieders door gemeente. * Gunning van de opdracht aan opdrachtnemers. Wmo-raad wordt geïnformeerd over het verdere verloop in de Wmo-raad vergaderingen. Planning/tijdstippen Schriftelijke onderbouwde reactie op advies wordt gegeven binnen 2 weken na de gunning (of eerder). Fase 7. Monitoring en evaluatie van de gunning. Wel/niet meedoen aan overleg. Ambtenaren doen voorstel hoe en op welke wijze de aanbesteding gemonitord en geëvalueerd wordt en hoe de - raden daarbij betrokken worden. Wmo-raad, advies besluitvormingsprocessen Europese aanbestedingen 5