Handleiding migratie H-schijf naar OneDrive Inleiding In het kader van de hele beweging naar Office 365 hebben we al twee belangrijke stappen genomen: de mailmigratie en de installatie van Lync. De volgende stap is de verhuis van onze persoonlijke mappen (ook wel gekend als H-schijf of home directory en herkenbaar aan jouw gebruikersnaam in de mapnaam) naar OneDrive. OneDrive is een onderdeel van Office 365 en staat toe om bestanden op te slaan op het internet ( cloud ). Je kan OneDrive perfect gebruiken zoals je nu de persoonlijke map gebruikt maar het is eigenlijk bedoeld om bestanden te delen tussen collega s (bv. i.p.v. een mail met een bijlage naar een collega te sturen, stuur je een link naar het document in OneDrive naar je collega). Stappenplan Dit is het stappenplan dat we volgen: Stap 0: Opruimen H-schijf Stap 1: OneDrive toewijzen in verkenner als P-schijf Stap 2: Je persoonlijke map kopiëren naar de harde schijf van je computer Stap 3: Bestanden knippen van je harde schijf en plakken in OneDrive/P-schijf in je verkenner Stap 4: OneDrive gebruiken Stap 0: Opruimen H-schijf Neem deze gelegenheid te baat om je persoonlijke map eerst op te ruimen. We denken hierbij aan: - Oude bestanden die niet meer relevant zijn. - Dubbele bestanden die je meermaals hebt opgeslagen. - Publieke bestanden die je ook elders (bv. intranet) kan vinden. - Mediabestanden (muziek, foto, film, ) die veel ruimte in beslag nemen. - Privébestanden die je beter op je privécomputer bijhoudt. Stap 1: OneDrive toewijzen in verkenner als P-schijf In deze stap zorgen we ervoor dat OneDrive een vaste locatie krijgt in je verkenner zodat je deze kan gebruiken zoals je nu je persoonlijke map gebruikt. 1.0 Als je nog nooit op je webmail bent geweest sinds de mailmigratie dan moet je eerst eens inloggen op je webmail (https://webmail.wpaas.be ) met je gebruikersnaam@ict.vlaanderen en bijhorend wachtwoord 1. 1.1 Open Internet Explorer en navigeer naar https://vo.mysite.proximuscloudsharepoint.be/ 1.2 Log in met je gebruikersnaam@ict.vlaanderen en bijhorend wachtwoord. Klik nu rechts boven aan op OneDrive 2 en ga met je cursor op Mijn Documenten (links) staan. Klik rechtermuisknop en selecteer Snelkoppeling kopiëren 1 Als je je wachtwoord vergeten bent dan kan je dit opnieuw instellen op https://wachtwoord.wpaas.be 2 Als OneDrive niet onmiddellijk verschijnt moet een aantal keren klikken want de eerste keer hapert dit soms. 1
1.3 Nu ga je naar je verkenner. Een gouden tip: om snel je verkenner op te roepen gebruik je volgende toetsencombinatie: de toets met het Windows-teken op (, linksbeneden op je toetsenbord) en de letter E. Verkenner opent zich 1.4 Vervolgens klik je op netwerkverbinding maken in de werkbalk: Volgend venster opent zich: 2
1.5 Vul volgende waarden in: - Bij station kies je de letter P - Bij map klik je op je rechtermuisknop en kies je plakken. - Verwijder in de link volgend gedeelte achteraan: Forms/All.aspx - Laat het vinkje voor Opnieuw verbinding maken bij aanmelden zeker aanstaan. Klik vervolgens op voltooien. Dit scherm verschijnt kort (afhankelijk van de snelheid van je verbinding): En tenslotte wordt gevraagd om jouw gebruikersnaam (opgelet: @ict.vlaanderen toevoegen) en wachtwoord te geven (hetzelfde als dat van je mail): 3
Klik op OK en OneDrive is toegevoegd aan verkenner en heet Documents. Deze P-schijf is dus verbonden met je OneDrive die je ook via het internet kan raadplegen (zie stap 4). Als dit niet lukt, gelieve contact op te nemen met je IT-aanspreekpunt 3. Stap 2: Je persoonlijke map kopiëren naar de harde schijf van je computer Voor de zekerheid gaan we je bestanden op de H-schijf kopiëren naar de harde schijf op je computer. 2.1 Open verkenner (zie 1.1, gouden tip ;-)) 2.2 Ga naar je H-schijf en selecteer al de mappen/bestanden door de toetsencombinatie CTRL en de letter A (gouden tip nr. 2). 2.3 Vervolgens klik je rechtermuisknop en kies je Kopiëren : 2.4 Ga naar Mijn documenten en maak een map (rechtermuisknop in de witte ruimte rechts, kies Nieuw en vervolgens Map ) en noem deze map: Kopie persoonlijke map (of iets dergelijks). 3 Voor een lijst van de IT-aanspreekpunten: http://intrawvg.vonet.be/jongerenwelzijn/assets/docs/actueel/2015/6/3/it_aanspreekpunten_jw.pdf 4
2.5 Open de map en klik op je rechtermuisknop in de witte ruimte rechts en kies Plakken : je bestanden worden gekopieerd van je H-schijf naar de harde schijf van je computer. Afhankelijk van de grootte van je H-schijf kan dit enige tijd in beslag nemen. Je kan ondertussen werken op je pc maar vermijd aanpassingen aan bestanden die op je H-schijf staan. Stap 3: Bestanden knippen van je harde schijf en plakken in OneDrive/P-schijf in je verkenner Nu gaan we de bestanden knippen van je kopie persoonlijke map op je harde schijf naar de OneDrive in je verkenner (P-schijf). We kiezen bewust voor knippen omdat op deze manier duidelijk te zien is welke bestanden al weg zijn naar je OneDrive en welke nog op je kopie persoonlijke map staan. 3.1 Open verkenner (zie 1.1) 3.2 Ga naar de map kopie persoonlijke map en selecteer alle mappen/bestanden door de toetsencombinatie CTRL en de letter A. (Je kan ook map per map te werk gaan. Je herhaalt dan de stappen 3.3 t.e.m. 3.7 per map.) 3.3 Vervolgens klik je rechtermuisknop en kies je Knippen : 3.4 Ga naar de OneDrive die je in stap 1 hebt toegevoegd aan je verkenner als P-schijf. 3.5 Vervolgens klik je rechtermuisknop in de witte ruimte rechts en kies je Plakken : je bestanden worden gekopieerd van je harde schijf van je computer naar OneDrive. Afhankelijk van de grootte van je persoonlijke map kan dit enige tijd in beslag nemen. Je kan ondertussen werken op je pc maar vermijd aanpassingen aan bestanden die op je H-schijf staan. Opgelet: Kopieer de mappen/bestanden niet in de map Gedeeld met iedereen want dan kan iedereen jouw bestanden raadplegen. 3.6 Tijdens het kopiëren ga je wellicht enkele keren geconfronteerd worden met meldingen van het systeem in deze trant (een bloemlezing): 5
6 Deze melding gebeurt omdat: - Een bestandnaam te lang is (max. 256 karakters voor bestanden en 250 voor mappen). Het is de volledige padnaam die telt (bv. H:\Brieven rapporten onderzoek\standaardbrieven\standaardbrieven release 6_12\Opgeladen\Piloot\Oost- Vlaanderen\SDJ\CLIENT.docx). - Een van volgende tekens in de bestandnaam voorkomt: o / o \ o ~ o : o * o? o " o < o > o o #
o % o & o Een. (punt) op het einde van een bestandnaam Je vinkt dan Dit voor alle huidige items doen aan en klikt op Overslaan (zeker niet Annuleren kiezen want dan stopt het kopieerproces). Het kan ook gebeuren dat er een fout in een mapnaam staat. Dan krijg je deze melding: Hier kan je alleen maar kiezen voor Opnieuw proberen (kan je altijd proberen maar levert zelden succes op zodat je dit scherm opnieuw krijgt) of Annuleren. Onthoud over welke map het gaat en kies Annuleren. Het hele kopieerproces stopt nu. Ga naar je de map kopie persoonlijke map en zoek de mapnaam die het probleem oplevert en verander deze van naam (haal het verboden teken weg of verkort de naam). Start vervolgens terug bij stap 3.1 3.7 Als het kopieerproces voltooid is, ga je naar de map Kopie persoonlijke map en kijk je na welke bestanden niet gekopieerd zijn. Als je de bestanden niet meer nodig hebt kan je ze verwijderen. Als je ze alsnog wil kopiëren moet je de bestandsnaam wijzigen (door op het bestand te gaan staan en F2 op je toetsenbord in te drukken, waarna je de naam kan wijzigen) zodat er geen verboden tekens in voorkomen. Als je dit gedaan hebt dan kan je deze bestanden knippen en plakken naar OneDrive op de hierboven omschreven manier. Let op dat je zeker bestanden kopieert en geen mappen want dat geeft soms foutmeldingen omdat deze al gekopieerd zijn naar OneDrive. Als dit niet lukt, gelieve contact op te nemen met je IT-aanspreekpunt. 7
Stap 4: OneDrive gebruiken OneDrive in verkenner kan je gebruiken zoals je vandaag je persoonlijke map gebruikt. Het enige nadeel is dat je iedere dag bij het eerste gebruik van je OneDrive moet inloggen. Je klikt dan op de P- schijf en het systeem zal je wachtwoord vragen. Dit moet je ook doen als je je computer terug opstart. OneDrive kan je ook gebruiken op de manier dat Microsoft het bedoeld heeft: op het internet (dit betekent dat je altijd en overal aan je persoonlijke map kan, ook op andere toestellen en van thuis): 1. Je opent Internet Explorer (ander browsers kunnen ook maar de enige die succes garandeert is Internet Explorer). 2. Je surft naar: https://vo.mysite.proximuscloudsharepoint.be/ : 3. Je logt in met je gebruikersnaam (gebruikersnaam@ict.vlaanderen) en bijhorend wachtwoord. 4. Je klikt rechts bovenaan op OneDrive en je krijgt dan je bestanden op OneDrive te zien: 8
Enkele tips om met OneDrive te werken: o Als je doorklikt op een map kan je altijd terug door op de (naar mijn mening goed verborgen) navigatie te klikken: o Je hebt drie tabbladen: bladeren (om in je mappen te navigeren), bestanden (om acties uit te voeren op bestanden in jouw OneDrive) en bibliotheken (te negeren als je geen ervaren gebruiker bent) o Om bestanden te bekijken klik je erop. Het document opent zich in de browser. Om ze te bewerken kies je vervolgens bestand bewerken en dan het programma waarin je het wil bewerken. o Om een bestand te delen kan je het gewenste bestand selecteren (aanvinken) en vervolgens Delen ( )kiezen in de tab bestanden : o Je kan dan collega s uitnodigen om het bestand mee te delen (opgelet: werkt enkel voor collega s van het agentschap of ministerie, niet voor externen). Je geeft de naam in, kiest of het mag worden bewerkt of enkel worden weergegeven en kan eventueel een boodschap meegeven. Vervolgens wordt er een mail gestuurd naar de collega met wie je wenst te delen. BELANGRIJK: Rechts bovenaan, onder je naam staat er SYNC : 9
Dit is een handige functionaliteit die we echter voorlopig niet gaan gebruiken. Deze staat toe om je OneDrive te synchroniseren met een kopie op je harde schijf zodat je ook op je bestanden kan werken als je geen internet hebt. Gebruik dit voorlopig niet tot je bericht van ons krijgt dat dit is toegestaan. o Op deze linken vind je meer handleidingen: http://windows.microsoft.com/nl-be/windows-8/getting-started-onedrivetutorial https://hbplus.be/artikel/hb-plus-persoonlijke-data 10